Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad gan y Cynghorydd Bobby Feeley, Aelod Arweiniol dros Ofal Cymdeithasol  a Gwasanaethau Plant ac Oedolion (copi ynghlwm) sy’n rhoi gwybod i’r Cabinet am y cynnydd o ran Hafan Deg, Dolwen, Cysgod y Gaer ac Awelon, ac yn ceisio cytundeb yr aelodau ar gyfer yr argymhellion a wnaed gan Aelod Etholedig y Grŵp Gorchwyl a Gorffen.

 

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn gofyn i Swyddogion gynnal –

 

(a)       proses dendro ffurfiol mewn cysylltiad â darpariaeth gwasanaethau yn Hafan Deg (Y Rhyl) gyda’r bwriad o drosglwyddo’r adeilad i sefydliad allanol, gan gomisiynu gwasanaeth gofal dydd yn yr adeilad ac, yn ogystal, galluogi asiantaethau 3ydd sector i ddarparu gweithgareddau ymyrraeth fuan i bobl hŷn sy’n lleihau ynysu cymdeithasol, cefnogi annibyniaeth a hybu gwydnwch;

 

(b)       proses dendro ffurfiol mewn perthynas â darparu gwasanaethau yn Nolwen (Dinbych) gyda sefydliad allanol gyda'r bwriad o drosglwyddo'r adeilad a'r gwasanaeth cyfan i sefydliad allanol a fydd yn cofrestru Dolwen i ddarparu gofal dydd a phreswyl iechyd meddwl yr henoed (IMH);

 

(c)        bod yr holl ddogfennau tendro yn pennu gofynion i ddangos tystiolaeth ar ansawdd y gofal a'r ddarpariaeth Gymraeg fyddai'n cael eu darparu yn y ddau sefydliad, ac

 

(d)       ar ddiwedd y broses dendro bod y bidiau yn cael eu gwerthuso a'u dadansoddi ar gyfer effeithiau posibl gan y Grŵp Tasg a Gorffen cyn cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio Perfformiad a’r Cabinet gydag argymhellion y Darparwr a ffafrir, cyn eu penodi, er mwyn cael cymeradwyaeth lawn y Cabinet ac i sicrhau'r canlyniad mwyaf manteisiol.  (Byddai unrhyw benodiad yn amodol ar y Cabinet yn cael ei fodloni y byddai trosglwyddo asedau a’r ddarpariaeth gwasanaethau a gynlluniwyd yn y sefydliadau hynny er budd gorau'r defnyddwyr gwasanaeth, trigolion a'r Cyngor).

 

[Datganodd y Cynghorydd Mark Young gysylltiad personol yn yr eitem hon i’r graddau ei fod yn cyfeirio at Dolwen, Dinbych gan fod ei dad yn un o’r trigolion yno.]

 

Cyflwynodd y Cynghorydd Bobby Feeley yr adroddiad yn hysbysu'r Cabinet am y cynnydd hyd yma o ran allanoli darpariaeth gwasanaeth gofal mewnol mewn perthynas â Hafan Deg (Y Rhyl), Dolwen (Dinbych), Cysgod y Gaer (Corwen) ac Awelon (Rhuthun), ac roedd yn gofyn am gytundeb yr aelodau i'r argymhellion a wnaed gan y Grŵp Tasg a Gorffen Aelod Etholedig (a sefydlwyd i edrych ar ddarparu gwasanaethau gofal cymdeithasol yn fewnol) a chefnogir gan y Pwyllgor Archwilio Perfformiad.  Roedd yn cydnabod yr amser a gymerwyd wrth ddatblygu’r cynigion ac amlygodd fod y Gwasanaethau Cymorth Cymunedol wedi bod yn gweithio’n ddiflino i sicrhau’r gwasanaethau gorau a oedd yn addas i’r diben ac yn gynaliadwy yn y dyfodol, ac er mwyn sicrhau nad oedd y broses yn cael ei gwestiynu.

 

Roedd y Cabinet wedi derbyn crynodeb byr o ddigwyddiadau oedd yn arwain at yr adroddiad diweddaraf lle tynnwyd sylw at waith y Grŵp Tasg a Gorffen a’r Pwyllgor Archwilio Perfformiad ynghyd â'u hargymhellion i'r Cabinet.  Roedd cynnydd sylweddol wedi cael ei wneud mewn perthynas â Hafan Deg a Dolwen ac roedd argymhellion wedi eu gwneud i ymgymryd â gweithgareddau caffael mewn perthynas â'r gwasanaethau hynny.  Roedd gwaith archwiliadol yn dal ar y gweill mewn perthynas â chynigion ar gyfer Awelon a Chysgod y Gaer a byddai'n cael ei adrodd yn ôl i'r aelodau maes o law.  Ategwyd bod argymhellion yr adroddiad wedi eu datblygu gan y Grŵp Tasg a Gorffen a’u harchwilio gan y Pwyllgor Archwilio Perfformiad cyn cyflwyno i'r Cabinet.

 

Roedd yr opsiynau ar gyfer Hafan Deg a Dolwen wedi eu hystyried yn unigol fel a ganlyn -

 

Hafan Deg (Y Rhyl)

 

Roedd y Cabinet yn gadarnhaol ynghylch moderneiddio'r ddarpariaeth ac yn credu y bydd y cynigion o fudd i drigolion Y Rhyl.  Nid oedd yr adeilad yn cael ei ddefnyddio bron o gwbl ar hyn o bryd a'r gobaith oedd i ehangu gwasanaethau a gweithredu i’w gapasiti llawn, cefnogi annibyniaeth, gwydnwch a lleihau arwahanrwydd cymdeithasol.

 

Mewn ymateb i gwestiynau hysbyswyd yr aelodau -

 

·         o ran yr amserlen rhagwelwyd pe bai’r Cabinet yn cymeradwyo'r argymhellion, byddai tendrau yn mynd allan ym mis Chwefror 2017, a byddai'n cymryd tua phum mis i’r Grŵp Tasg a Gorffen i werthuso a chwblhau cynigion ac argymhellion i'w cyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio Perfformiad a'r Cabinet.

·         roedd angen gwneud gwaith pellach i baratoi ar gyfer yr ymarfer tendro yn cynnwys Cyfreithiol, Rheoli Asedau, Adnoddau Dynol a Chaffael i sicrhau bod y fanyleb gwasanaeth, contract a threfniadau prydles yn ddiogel ac yn diwallu anghenion y Cyngor - byddai tendrau yn cael eu dadansoddi drwy'r broses caffael corfforaethol a’u hasesu ar y sail oedd y mwyaf manteisiol

·         roedd yr aelodau yn nodi fod yna lawer o gynigion cadarnhaol gan ddarparwyr posibl o ran awgrymiadau ar ddefnydd yn y dyfodol yn codi o ddigwyddiad ymgysylltu a holiadur profi'r farchnad - fel rhan o'r broses dendro byddai rhai o'r syniadau hynny yn cael eu cynnwys yn y fanyleb gwasanaeth a byddai gofyn i ddarparwyr posibl ymhelaethu ar yr awgrymiadau hynny a darparu manylion costau i alluogi gwerthuso a dadansoddi manylach

·         nid oedd unrhyw aelodau o’r Rhyl yn bresennol yn y cyfarfod, ond nodwyd bod Cadeirydd y Grŵp Tasg a Gorffen yn aelod o’r Rhyl ac roedd o leiaf un aelod o’r Rhyl ar y Pwyllgor Archwilio Perfformiad

·         byddai unrhyw drosglwyddiad o’r adeilad yn ddarostyngedig i gytundeb cyfreithiol priodol gyda thelerau er mwyn gwarchod buddiannau'r Cyngor a darparu gwasanaethau.

 

Dolwen (Dinbych)

 

Dywedwyd wrth y Cabinet y byddai’r un amserlen yn berthnasol i Dolwen gyda thendrau yn mynd allan ym mis Chwefror 2017.  Byddai ceisiadau tendr yn cael eu gwerthuso a'u dadansoddi gan y Grŵp Tasg a Gorffen cyn eu hargymhellion ar ddarpariaeth gwasanaeth yn y dyfodol i'r Pwyllgor Archwilio Perfformiad a'r Cabinet.

 

Roedd y Cynghorydd Gwyneth Kensler yn siomedig mai dim ond un darparwr oedd wedi mynychu’r digwyddiad ymgysylltu a theimlai fod angen gwneud mwy o waith.  Pwysleisiodd bwysigrwydd Dolwen yn y gymuned leol ac fel y cyfryw roedd yn teimlo y dylai fod yna fwy o gynrychiolaeth gan aelodau lleol ar y Grŵp Tasg a Gorffen.  Dywedodd y swyddogion, er nad oedd darparwyr posibl yn bresennol ar ddiwrnod y digwyddiad, roedd arwyddion o drafodaethau anffurfiol gyda nhw yn dangos y gallent fod â diddordeb mewn cyflwyno cais tendr llawn, a dyna pam yr argymhellwyd bod proses dendro ffurfiol yn cael ei gynnal.   Rhoddwyd sicrwydd hefyd os na fyddai unrhyw un o'r tendrau a gyflwynwyd yn bodloni gofynion y Cyngor yna ni fyddai unrhyw dendr yn cael ei ddyfarnu ac y byddai gwasanaethau cyfredol yn parhau.

 

Mynegodd y Cynghorydd Jason McLellan bryder ynghylch yr argymhellion i ymgymryd â phroses dendro ffurfiol ar gyfer darpariaeth gofal o ystyried bod adroddiad AGGCC diweddar ar ofal cartref wedi tynnu sylw at wendidau yn y broses gomisiynu a chaffael ar gyfer gwasanaethau gofal.   Dywedodd y swyddogion eu bod yn faterion hollol gwahanol ac eglurodd fod yr adroddiad gofal cartref wedi codi materion o ran caffael gofal o ddydd i ddydd ar gyfer defnyddwyr gwasanaeth unigol tra gofynnwyd i’r Cabinet ystyried cynnal proses dendro ffurfiol yn dilyn rheoliadau UE ar gomisiynu gwasanaethau preswyl mawr.  Cyfeiriwyd hefyd at y Strategaeth Gaffael a oedd yn nodi diffiniadau clir ar gyfer comisiynu a chaffael gwasanaethau.  Teimlai'r Cynghorydd McLellan fod angen eglurhad pellach a nodwyd y byddai’r adroddiad gofal cartref yn cael ei ystyried yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol.

 

Ar ôl cael sicrwydd gan swyddogion ynghylch cadernid y broses dendro ac o ystyried nad oedd y materion a godwyd yn yr adroddiad gofal cartref yn berthnasol i argymhellion yr adroddiad -

 

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn gofyn i Swyddogion ymgymryd â -

 

(a)       phroses dendro ffurfiol ynglŷn â darparu gwasanaethau yn Hafan Deg (Y Rhyl) gyda’r bwriad o drosglwyddo'r adeilad i sefydliad allanol, comisiynu gwasanaeth gofal dydd o fewn yr adeilad ac yn ychwanegol, galluogi asiantaethau'r trydydd sector i ddarparu gweithgareddau ymyrraeth gynnar ar gyfer pobl hŷn i leihau unigedd cymdeithasol, cefnogi annibyniaeth a hyrwyddo gwydnwch.

 

(b)       proses dendro ffurfiol mewn perthynas â darparu gwasanaethau yn Nolwen (Dinbych) gyda sefydliad allanol gyda'r bwriad o drosglwyddo'r adeilad a'r gwasanaeth cyfan i sefydliad allanol a fydd yn cofrestru Dolwen i ddarparu gofal dydd a phreswyl iechyd meddwl yr henoed (IMH);

 

(c)        bod yr holl ddogfennau tendro yn pennu gofynion i ddangos tystiolaeth ar ansawdd y gofal a'r ddarpariaeth Gymraeg fyddai'n cael eu darparu yn y ddau sefydliad, ac

 

(d)       ar ddiwedd y broses dendro bod y bidiau yn cael eu gwerthuso a'u dadansoddi ar gyfer effeithiau posibl gan y Grŵp Tasg a Gorffen cyn cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio Perfformiad a’r Cabinet gydag argymhellion y Darparwr a ffafrir, cyn eu penodi, er mwyn cael cymeradwyaeth lawn y Cabinet ac i sicrhau'r canlyniad mwyaf manteisiol.  (Byddai unrhyw benodiad yn amodol ar y Cabinet yn cael ei fodloni y byddai trosglwyddo asedau a darparu gwasanaethau wedi’i gynllunio yn y sefydliadau hynny er budd gorau'r defnyddwyr gwasanaeth, trigolion a'r Cyngor).