Eitem ar yr agenda

Ystyried adroddiad (copi ynghlwm) gan y Swyddog Cwynion Corfforaethol sy'n gofyn i'r Pwyllgor adolygu perfformiad y Cyngor wrth ymdrin ag adborth cwsmeriaid a dysgu oddi wrth gwynion.

11am – 11.30am

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Gwsmeriaid a Llyfrgelloedd yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn darparu trosolwg o’r sylwadau, awgrymiadau a chwynion y mae Cyngor Sir Ddinbych wedi eu derbyn dan ‘Eich Llais’ (polisi adborth cwsmeriaid y cyngor) yn ystod Chwarter 1 2016/17.

Roedd y Prif Reolwr Interim: Gwasanaethau Cefnogi yn rhoi manylion am gynnwys yr adroddiad ac eglurodd y meysydd perfformiad a amlygwyd yn yr adroddiad.  Wrth ymateb i gwestiynau'r Aelodau, roedd yr Aelod Arweiniol, y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Cymunedau, a swyddogion yn dweud:

os oedd gan y Pwyllgor bryderon am nifer y cwynion a dderbyniwyd mewn perthynas â gwasanaethau a weinyddir ar ran y Cyngor gan ddarparwyr allanol, e.e. Civica, Kingdom ac ati, neu eu perfformiad wrth ddelio â'r cwynion hynny, gallai'r Pwyllgor wahodd y darparwyr allanol i gyfarfod yn y dyfodol i drafod y pryderon hynny.  Hysbyswyd yr Aelodau bod y mathau o wasanaethau a ddarperir gan y darparwyr hyn yn tueddu i fod yn wasanaethau "amhoblogaidd" ac, felly, maent yn fwy tebygol o gofrestru nifer uwch o gwynion.  Roedd y swyddogion wedi darparu data ar nifer y cwynion a gyflwynwyd yn erbyn y Gwasanaeth Refeniw a Budd-daliadau tra roedd yn rhan o'r Adran Gyllid o gymharu â'r nifer a dderbyniwyd ers iddo fod o dan reolaeth Civica;

·       byddai ymholiadau’n cael eu gwneud ynghylch a yw apeliadau a gyflwynwyd yn erbyn y mater o Rybuddion Cosb Benodedig ar gyfer tramgwyddau parcio yn cael eu hystyried fel "cwynion";

·       mewn perthynas â risg ariannol posibl i'r Cyngor fod â chwynion heb eu datrys dros ben, roedd y Pwyllgor wedi cael gwybod y byddai yna bob amser risg y gallai'r Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus roi dirwy i’r Cyngor.  Fodd bynnag, rhaid i'r Cyngor gydbwyso'r risg hon yn erbyn yr angen i gael penderfyniad boddhaol a fyddai yn y pen draw yn arwain at wella pethau ar gyfer y cwsmer a thrigolion yn gyffredinol yn y tymor hir;

·roedd yn rhaid i bob cwyn gael ei chofnodi fel cwyn unigol, hyd yn oed os oeddent yn cael eu cyflwyno gan yr un unigolyn.  Serch hynny, roedd gan y Cyngor Bolisi Cwsmeriaid Anodd ar gyfer delio gyda chwynion blinderus.

Ynghlwm wrth yr adroddiad yn Atodiad 2 oedd Adroddiad Blynyddol Adborth Cwsmeriaid y Gwasanaethau Cymdeithasol ar gyfer 2015/16. Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Cymunedau fod hwn yn adroddiad allweddol ar gyfer y Gwasanaeth gan ei fod yn crynhoi effeithiolrwydd delio gydag adborth a chwynion a dysgu oddi wrthynt.  Roedd hyn bellach yn ofyniad allweddol o waith y Gwasanaethau Cymdeithasol yn unol â darpariaethau Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014. 

Cafodd dyfyniad o adroddiad diweddar a gyhoeddwyd gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ei ddarllen allan gan y Prif Reolwr Interim: Gwasanaethau Cefnogi, lle dywedwyd bod y nifer o gwynion a gyflwynwyd i’r Ombwdsmon yn erbyn Sir Ddinbych wedi cynyddu gan 10 y llynedd o'i gymharu â'r flwyddyn flaenorol. 

Roedd y nifer a gyflwynwyd mewn perthynas â Gwasanaethau Cymdeithasol yn Sir Ddinbych wedi cynyddu i 7, a oedd 2 yn uwch na'r cyfartaledd cenedlaethol.  Hefyd, bu 5 o gwynion cod ymddygiad yn erbyn Cynghorwyr Sir Ddinbych, dim un ohonynt wedi symud ymlaen i ymchwiliad gan yr Ombwdsmon.  Mewn ymateb i’r ystadegyn sy'n ymwneud â nifer y cwynion a gyflwynwyd yn erbyn Adran Gwasanaethau Cymdeithasol Sir Ddinbych, dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Cymunedau, fod y rhain yn ymwneud â gweithredu polisi amhoblogaidd.  Mewn ymateb i gwynion a dderbyniwyd, roedd y Gwasanaeth wedi gwrando ar deuluoedd ac yn gweithio gyda nhw i fynd i'r afael â'r sefyllfa.

Yn dilyn trafodaeth fanwl:

PENDERFYNODD y Pwyllgor yn amodol ar y sylwadau uchod, i dderbyn yr adroddiad ar berfformiad y Cyngor wrth ymdrin â chwynion, canmoliaeth ac awgrymiadau o dan weithdrefn gorfforaethol "Eich Llais" yn ystod chwarter cyntaf y flwyddyn 2016/17.