Agenda and draft minutes

Cafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr Hugh Irving, Melvyn Mile a Joan Vaughan.

Yr Aelodau i ddatgan unrhyw fuddinat personol neu sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Nid oedd unrhyw un yn datgan cysylltiad personol nac un oedd yn rhagfarnu.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Nid oedd unrhyw faterion brys wedi eu codi gyda’r Cadeirydd cyn y cyfarfod.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Cyd-Bwyllgor Trosolwg a Chraffu ar gyfer Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Siroedd Conwy a Dinbych a gynhaliwyd ar 11 Mehefin 2021 (copi’n amgaeëdig).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Conwy a Sir Ddinbych a gynhaliwyd ar 11 Mehefin 2021 er cymeradwyaeth. Ni chodwyd unrhyw fater mewn perthynas â chynnwys y cofnodion.

Penderfynwyd:  Cymeradwyo a llofnodi cofnodion cyfarfod y Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Conwy a Sir Ddinbych a gynhaliwyd ar 11 Mehefin 2021 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan Swyddog Cefnogi y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus (copi’n amgaeëdig) sy’n disgrifio’r dull ymgysylltu a ddefnyddiwyd i lywio’r Asesiad Lles.

Croesawodd y Cadeirydd Fran Lewis, Pennaeth Gwella Corfforaethol ac Adnoddau Dynol (PGCAD) Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy i gyflwyno’r eitem hon ar y rhaglen (a ddosbarthwyd ymlaen llaw). 

Arweiniodd y Pennaeth Gwella Corfforaethol ac Adnoddau Dynol aelodau drwy’r adroddiad a’r broses a gwblhawyd i lywio asesiad lles 2022.  Atgoffwyd aelodau ei bod yn ofyniad statudol i bob Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus gynhyrchu Asesiad Lles Lleol. Yn yr un modd ag arfer, defnyddiwyd barn y gymuned ac ymchwil data a thueddiadau demograffig i lywio’r asesiad.  Nodwyd bod ymgysylltu wedi bod yn heriol iawn yn sgil cyfyngiadau Covid.  Roedd swyddogion wedi addasu eu dull o ymgysylltu â’r gymuned.

Sylweddolwyd y byddai’n rhaid cwblhau’r broses ymgysylltu o bell.  Roedd swyddogion yn ymwybodol, fodd bynnag, er bod pobl ar y cyfan wedi addasu i weithio ar lein, roedd yn rhaid cydbwyso hynny gyda ‘blinder zoom’.  Pwysleisiwyd bod swyddogion wedi gweithio’n galed i hyrwyddo’r ymgysylltiad ac wedi defnyddio dull cynhwysol er mwyn sicrhau nad oedd pobl yn cael eu neilltuo’n ddigidol.

Cynhaliwyd ymgyrch Sgwrs y Sir ar draws Siroedd Conwy a Dinbych hefyd.  Roedd y dulliau ymgysylltu ychydig yn wahanol ac wedi cael eu haddasu ar gyfer y ddwy sir.  Yn Sir Ddinbych, cynhaliwyd cyfres o gyfarfodydd ar-lein yn ôl ardaloedd daearyddol, a chynhaliwyd cyfarfodydd ar-lein yn ôl themâu lles dinasyddion yng Nghonwy.  Roedd y ddau ddull wedi casglu barn y gymuned.

Roedd Swyddogion yn teimlo bod y dull hwn yn llwyddiannus, fodd bynnag, nodwyd bod y gyfradd ymateb yn isel.  Cwblhawyd darn o waith i ddadansoddi’r gwaith ymgysylltu blaenorol a gwblhawyd yn y 18-24 mis blaenorol i gefnogi’r sesiynau ymgysylltu ar-lein.  Er mwyn sicrhau nad oedd unigolion wedi’u heithrio, cynhaliodd y ddau awdurdod arolwg ar-lein i’w gwblhau gan gymunedau gan sicrhau bod copïau caled ar gael hefyd.

Amlygwyd bod y digwyddiad rhanbarthol a gomisiynwyd i gasglu barn grwpiau nas clywir yn aml wedi gweithio’n dda.  Cynhaliwyd y digwyddiad gyda chefnogaeth gan y fforwm Lleisiau Cymunedol.  Daeth dros 40 o sefydliadau i’r digwyddiad.

Clywodd Aelodau bod gwaith ymgysylltu wedi cael ei gwblhau gyda nifer o grwpiau cymunedol gwahanol, a rhoddwyd pwyslais arbennig ar y pwysigrwydd o geisio barn pobl ifanc.  Ymgysylltwyd â Chyngor Ieuenctid Sir Ddinbych a grwpiau ieuenctid yng Nghonwy, fodd bynnag, roedd hyn wedi bod yn heriol yn ystod yr adolygiad hwn.

Drwy’r broses, nododd y Pennaeth Gwella Corfforaethol ac Adnoddau Dynol bod swyddogion wedi gallu casglu barn a’u cysylltu gyda themâu perthnasol a’u defnyddio i gadarnhau gwybodaeth ymchwil a demograffig. 

Roedd crynodeb demograffig wedi’i gynnwys yn y pecyn (Atodiad i’r adroddiad).  

Diolchodd y Cadeirydd i’r Pennaeth Gwella Corfforaethol ac Adnoddau Dynol am y cyflwyniad manwl ac atgoffwyd aelodau bod yr eitem hon wedi’i chynnwys ar y rhaglen er mwyn i aelodau ystyried y broses ymgysylltu yn benodol. 

Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau, eglurodd y Pennaeth Gwella Corfforaethol ac Adnoddau Dynol:

·         Bod y rheswm dros y gwahaniaeth rhwng nifer yr ymatebion yn y ddau awdurdod yn aneglur.  O ran hysbysebu a hyrwyddo’r digwyddiadau, mabwysiadwyd dull tebyg iawn.  Defnyddiwyd llwyfannau’r cyfryngau cymdeithasol gan y ddau awdurdod ac roedd aelodau hefyd wedi cefnogi drwy hyrwyddo’r ymgysylltiad. 

·         Gobeithiwyd y byddai cynnal digwyddiadau ar amseroedd gwahanol yn annog cyfranogiad pellach.  Nodwyd nad oedd yr ymateb yn llawer gwell gyda’r nos.   Yn y dyfodol, efallai y gallai’r Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu helpu swyddogion gydag ymgysylltiadau ac ymgynghoriadau cyhoeddus er mwyn cyflawni rhagor o gyfranogiad. 

·         Diolchodd Aelodau i’r swyddogion am eu gwaith caled yn trefnu’r digwyddiadau ymgysylltu.  Teimlwyd yn aml iawn nad oedd trigolion yn dymuno ymgysylltu â digwyddiadau ac roedd hynny’n cael effaith ar nifer yr ymatebion. 

·         Roedd trigolion ar y cyfan yn ymgysylltu’n well ar faterion sydd o  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad gan Swyddog Cefnogi y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus (copi’n amgaeëdig) sy’n cyflwyno Asesiad Llesiant Drafft 2022 y Cyd-Fwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus i’r Pwyllgor i’w adolygu fel rhan o’r broses ymgynghori, ac sydd hefyd yn ceisio argymhellion y Pwyllgor mewn perthynas a’i gynnwys a'i ganfyddiadau.

Cyflwynodd Nicola Kneale, Cyngor Sir Ddinbych - Rheolwr Cynllunio Strategol yr adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) gan nodi bod yr adroddiad yn darparu manylion yr asesiad lles a oedd wedi cael ei ddatblygu dros y 12 mis diwethaf.  Rhoddodd yr adroddiad gyfle i adolygu canfyddiadau allweddol yr Asesiad Lles Lleol a gwneud argymhellion fel rhan o’r broses ymgynghori. 

Atgoffwyd aelodau o bwysigrwydd y drafodaeth am yr asesiad yn unol â’r gofynion statudol mewn perthynas â phrosesu a chynhyrchu asesiad lles 2022.  Roedd yr adroddiad yn cynnig sicrwydd i aelodau ar y broses ddadansoddi gadarn a gwblhawyd i ddatblygu’r asesiad. 

Pwysleisiwyd bod y ddogfen strategol hon yn allweddol dan Ddeddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol 2015. Y bwriad oedd defnyddio’r asesiad i ategu at gynlluniau strategol cyrff cyhoeddus yng Nghymru. 

Darparodd y Rheolwr Cynllunio Strategol gefndir cryno ar y gwaith a oedd wedi’i gwblhau i gyflawni’r asesiad.  Eglurwyd bod y camau cychwynnol yn cynnwys sefydlu tîm golygyddol traws sector a thraws sirol o ymchwilwyr ac arbenigwyr o wahanol sefydliadau yn y sector cyhoeddus.  Roedd gofyn i’r tîm archwilio lles yr ardal yn seiliedig ar y Saith Nod Lles dan Ddeddf Cenedlaethau’r Dyfodol.  Rhoddwyd gwybod i aelodau bod swyddogion wedi defnyddio arbenigedd y sector cyhoeddus o ran data ac ymchwil, sylwadau proffesiynol ac wedi datblygu cysylltiadau proffesiynol gyda chyrff ymchwil cenedlaethol i fwydo’r asesiad.  Roedd ymgysylltiad â gweithwyr proffesiynol, trigolion ac aelodau etholedig hefyd wedi cyfrannu at yr asesiad.  Defnyddiwyd y wybodaeth a gasglwyd i adolygu a diweddaru’r asesiad cyfredol. 

Cynhaliwyd y cam ymchwil a dadansoddi o fis Ionawr tan fis Medi, yn dilyn hynny, gwiriwyd ansawdd y gwaith dadansoddol a’r ymgynghoriadau gan y tîm golygyddol a oedd wedi cael ei sefydlu ynghyd â chydweithwyr o sefydliadau allanol.   Cynhaliwyd y gwiriadau ansawdd cyn cyhoeddi’r asesiad ar gyfer yr ymgynghoriad.  

Nodwyd bod y wybodaeth yn yr asesiad ar gael ar wefan Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Conwy a Sir Ddinbych ar fformat  'Wikipedia', fel yr oedd yn flaenorol.

Pwysleisiodd y Rheolwr Cynllunio Strategol bod gwneud synnwyr o’r wybodaeth a oedd ar gael i swyddogion yn ystod y cam ymchwil, sut i ddadansoddi’r wybodaeth  a dod i gasgliad wedi bod yn heriol.  Teimlwyd bod y crynodeb gweithredol wedi darparu trosolwg o’r pynciau a’r themâu allweddol a oedd yn codi o’r gwaith ymchwil a gwblhawyd.  Roedd yr asesiad yn canolbwyntio ar y sefyllfa gyfredol yn ogystal â thueddiadau cyfredol a blaenorol gan ragweld dyfodol y pynciau y cyfeiriwyd atynt. 

Eglurwyd y pum cwestiwn yn yr ymgynghoriad a restrir isod i’r Aelodau (fel y manylir yn yr adroddiad) - 

i. Ydych chi’n cytuno gyda’r canfyddiadau yn yr Asesiad Lles?

ii. Oes unrhyw beth y mae angen i ni ei newid?

iii. Oes yna unrhyw beth rydym ni wedi’i fethu?

iv. Ydych chi’n debygol o ddefnyddio’r Asesiad Lles a’i gynnwys? 

v. Unrhyw sylwadau neu syniadau eraill am yr Asesiad Lles?

Diolchodd y Cadeirydd i’r Rheolwr Cynllunio Ategol am yr adroddiad manwl a chynhwysfawr ac atgoffwyd aelodau o’r cyfoeth o wybodaeth sydd ar gael ar-lein.

Gan ymateb i gwestiynau'r Aelodau, fe wnaeth Rheolwr y Tîm Cynllunio Strategol y pwyntiau canlynol:

·         Roedd swyddogion yn ymwybodol o’r anawsterau a oedd ynghlwm â chynhyrchu asesiad yn ystod y cyfnod digynsail hwn.  Cydnabuwyd yr angen i fonitro ac adolygu rhai o’r canfyddiadau a’r casgliadau, yn flynyddol o bosibl wrth i sefyllfaoedd ddatblygu.  Byddai’r asesiad yn cael ei gyhoeddi ar-lein, er mwyn galluogi’r ddogfen i barhau i fod yn fyw ac er mwyn gwneud unrhyw ddiweddariadau neu newidiadau allweddol yn ôl yr angen.

·         Roedd cyfeiriadau a phenawdau’r Crynodeb Gweithredol a’r Asesiad yn cynnwys y boblogaeth hŷn a phobl ifanc.  Roedd swyddogion wedi cydnabod y broblem o  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Derbyn adroddiad ar lafar am y casgliadau y daethpwyd iddynt yng ngweithdy'r Cyd-bwyllgor Trosolwg a Chraffu a gynhaliwyd cyn y cyfarfod.

Gan gyflwyno’r eitem, cynghorodd y Cadeirydd bod aelodau’r Pwyllgor a swyddogion cefnogi wedi cynnal gweithdy cyn cyfarfod y Pwyllgor.   Nod y gweithdy oedd rhoi cyfle i aelodau adolygu’r argymhellion a oedd wedi’u cynnwys ym mhapur trafod Archwilio Cymru, ‘Adolygiad o Fyrddau Gwasanaethau Cyhoeddus yng Nghymru (Hydref 2019)’ a oedd yn ymwneud yn benodol â chraffu Byrddau Gwasanaethau Cyhoeddus, sef:

(a)  er mwyn gwella ei brosesau craffu, bod y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus yn defnyddio canfyddiadau Papur Archwilydd Cyffredinol Cymru, chwe thema i helpu gwneud craffu yn ‘Barod at y dyfodol’ i adolygu ei berfformiad presennol a nodi ble mae angen iddynt gryfhau trefniadau; a

(b)  bod y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus yn sicrhau fod gan bwyllgorau craffu ymgysylltiad digonol gydag ystod o fudd-ddeiliaid perthnasol sy’n gallu helpu i ddal y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus i gyfrif.

Darparodd y Cydlynydd Craffu, Rhian Evans, grynodeb o’r agweddau amrywiol o rôl y Pwyllgor a drafodwyd yn ystod y gweithdy, a’r chwe thema i wneud craffu yn ‘barod at y dyfodol’.   Sef, bod y Pwyllgor yn:

·         gwybod ei rôl

·         gyfarwydd gyda’r pwerau a ymddiriedwyd iddo, beth mae’n gallu ei wneud a beth nad yw’n gallu ei wneud

·         deall yr hyn y mae’n ceisio ei gyflawni

·         cynllunio ei waith i gyflawni ei nodau

·         ymwybodol o’r trefniadau cymorth sydd ar gael iddo a’r offer a’r mecanweithiau mae’n gallu eu defnyddio i gyflawni ei nodau; a

·         gwerthuso ei effeithlonrwydd yn rheolaidd gyda’r nod o nodi unrhyw fylchau mewn gwybodaeth a meysydd sydd angen eu gwella wrth iddo ymdrechu’n barhaus i wynebu heriau i’r dyfodol

Yn ystod y gweithdy, fe ddaeth yn amlwg bod y Cydbwyllgor yn gyfarwydd â’i rôl, yn ogystal â graddau ei bwerau i graffu’r Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus a’i ddal i gyfrif.   Ers ei sefydlu, roedd y Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu wedi bod yn awyddus i ddeall rôl pob partner o’r Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus statudol a sut mae’r partneriaid hynny’n teimlo eu bod wedi elwa o fod yn aelod o’r Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus.   Felly, cytunodd y Pwyllgor Trosolwg a Chraffu i gael eitem sefydlog ar ei raglen fusnes ar ‘gyfraniad partneriaid, a’r manteision i bartneriaid Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Conwy a Sir Ddinbych’, gan wahodd pob partner statudol i roi cyflwyniad ar y thema hon yn eu tro.   Er bod y rhaglen hon wedi dechrau ac  yn ymddangos fel ffordd effeithiol o ddeall gwaith y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus a’r buddion ar gyfer trigolion a phartneriaid, bu i’r pandemig Covid-19 ein taro a bu’n rhaid defnyddio adnoddau sefydliadau partner er mwyn ymateb i’r pandemig.   Fodd bynnag, gan fod y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus yn fforwm strategol lefel uchel, roedd aelodau’r Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu o’r farn y byddai’n werth i’r Cydbwyllgor newydd barhau â’r ymarfer hwn yn dilyn yr etholiadau awdurdodau lleol unwaith y byddwn wedi dychwelyd i ‘fusnes arferol’.   Dylid parhau i rannu rhaglenni cyfarfodydd y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus ag aelodau’r Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu er gwybodaeth yn ogystal ag annog aelodau’r Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu i fynychu cyfarfodydd y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus i arsylwi’r trafodion.

Roedd yn amlwg y byddai disgwyl i awdurdodau lleol a chyrff sector cyhoeddus eraill roi rhagor o ystyriaeth i ddatblygiadau rhanbarthol a gweithio gyda’i gilydd ar sail ranbarthol yn y dyfodol, h.y. drwy Gydbwyllgorau Corfforaethol.    Byddai felly’n allweddol i’r Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu ddeall sut i weithio’n effeithiol yn lleol, yn is-ranbarthol ac yn rhanbarthol.   Byddai’r Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu yn cyfrannu at sicrhau synergedd rhwng gwaith y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus a chyrff amrywiol megis Cydbwyllgorau Corfforaethol, Bwrdd Partneriaeth Rhanbarthol Gogledd Cymru, Bwrdd Uchelgais Economaidd Gogledd Cymru ac ati.  

Byddai’n hanfodol yn y dyfodol i’r Pwyllgor Trosolwg a Chraffu sicrhau fod ei argymhellion yn  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Derbyn ac ystyried blaenraglen waith arfaethedig y Cyd-Bwyllgor (copi’n amgaeëdig).

Cyflwynodd Swyddog Gwasanaethau Pwyllgorau a Chraffu Conwy, Dawn Hughes, raglen gwaith i’r dyfodol y Cydbwyllgor (a ddosbarthwyd ymlaen llaw).   Gan fod yr Asesiad Lles wedi cael ei drafod, ac argymhellion wedi cael eu gwneud mewn perthynas â’r Asesiad, nid oedd unrhyw fusnes strategol i’w drafod yn y cyfarfod a oedd wedi’i drefnu ym mis Mawrth 2022, felly cytunwyd y dylid canslo cyfarfod nesaf y Cydbwyllgor a drefnwyd ar gyfer 11 Mawrth 2022.

Cynghorwyd Aelodau, yn dilyn etholiadau’r awdurdod lleol ym mis Mai 2022 a chyn cyfarfod nesaf y Cydbwyllgor ar 21 Hydref 2022, y byddai digwyddiad ymgyfarwyddo a datblygu’n cael ei gynnal ddiwedd mis Medi neu ddechrau mis Hydref 2022 ar gyfer y Cydbwyllgor newydd.   Byddai’r dyddiad yn cael ei gadarnhau cyn gynted â phosibl.   Byddai hyn yn rhoi digon o amser i aelodau etholedig ymgyfarwyddo â’u rolau awdurdod cyfansoddol a mynychu digwyddiadau hyfforddiant a datblygu aelodau sylfaenol cyn dechrau eu rôl ar Gydbwyllgor.  

Yn y cyfarfod ar 21 Hydref 2022, byddai gofyn i aelodau’n archwilio datblygiad Cynllun Lles y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus a byddai modd i’r Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu ei hun ddatblygu ei raglen gwaith i’r dyfodol.

Yn ogystal â hynny, roedd dyddiad dros dro ar gyfer cyfarfod o’r Cydbwyllgor wedi’i drefnu ar gyfer 10 Mawrth 2023.   Byddai’r dyddiad hwn yn cael ei gadarnhau yn nes at yr amser.

Penderfynwyd::

(i)           canslo cyfarfod nesaf y Cydbwyllgor a oedd wedi’i drefnu ar gyfer 11 Mawrth 2022; a

(ii)          chytuno i gynnal digwyddiad ymgyfarwyddo a datblygu ar gyfer aelodau’r Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu ddiwedd mis Medi neu ddechrau mis Hydref 2022, cyn cyfarfod cyntaf y Cydbwyllgor yn nhymor newydd awdurdodau lleol ar 21 Hydref 2022.

Diolchodd y Cadeirydd i aelodau am gymryd rhan yn y gweithdy a’r cyfarfod.   Diolchodd iddynt hefyd am eu cyfraniadau at waith y Cydbwyllgor Trosolwg a Chraffu yn ystod ei dymor cyntaf, a dymunodd yn dda iddynt i’r dyfodol.