Agenda and draft minutes

Cafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr Michelle Blakeley-Walker, Brian Jones, Delyth Jones ac Elfed Williams.

 

 

Yr Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy’n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd i’w ystyried yn y cyfarfod hwn. 

 

Dim.

 

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B (4) Deddf Llywodraeth Leol 1972. 

 

Ni chodwyd unrhyw eitemau brys gyda’r Cadeirydd cyn dechrau’r cyfarfod.

 

 

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 27 Tachwedd 2023 (copi ynghlwm).

 

Cafodd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 27 Tachwedd 2023 eu cyflwyno.

 

Cywirdeb –

 

Ni chodwyd unrhyw fater mewn perthynas â chywirdeb y cofnodion.

 

Materion yn codi –

 

Tudalen 10 - (Cofnodion) Eitem 8 - Adroddiad Blynyddol drafft Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol 2024 - 2025.

 

Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd bod yr adroddiad blynyddol terfynol wedi cael ei dderbyn ym mis Chwefror oedd yn cadarnhau’r cynigion a wnaed yn yr adroddiad drafft.

 

Felly:

PENDERFYNWYD: yn amodol ar yr uchod, y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Tachwedd 2023 fel cofnod cywir o’r trafodaethau.

 

 

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd, Steve Price (copi ynghlwm, ar Argymhellion y Gweithgor ‘Sut Cynhelir Cyfarfodydd’.

 

 

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Polisi, Cydraddoldeb a Strategaeth Gorfforaethol yr adroddiad i Aelodau (a ddosbarthwyd ymlaen llaw).

 

Roedd yr adroddiad yn sôn am drefniadau’r Cyngor ar gyfer cynnal ei gyfarfodydd ar lefel Aelodau. Roedd yr adroddiad yn cynnwys argymhellion o’r Gweithgor. Diolchodd yr Aelod Arweiniol i’r swyddogion a’r Gweithgor am eu gwaith caled ar yr adroddiad.

 

Arweiniodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd yr aelodau drwy'r adroddiad.

 

Ychydig cyn etholiadau diwethaf y Cyngor, gwnaeth gweinyddiaeth flaenorol y Cyngor benderfyniadau am sut y byddai cyfarfodydd y Cyngor yn cael eu cynnal.  Roedd hyn mewn ymateb i newidiadau yn ystod 2020 a 2021, cyfnod o gyfnodau clo oherwydd y pandemig a arweiniodd at oedi cyfarfodydd wyneb yn wyneb traddodiadol dros dro, newidiadau i’r gyfraith sy’n llywodraethu cyfarfodydd penodol y Cyngor a chyfarfodydd pwyllgor, a’r datblygiadau technegol a wnaed yn ystod y cyfnod hwnnw sydd wedi caniatáu i faterion gael eu trafod gan ddefnyddio cyfarfodydd ar-lein neu gyfarfodydd hybrid. 

 

Ym mis Rhagfyr 2021, ystyriodd y Cyngor llawn adroddiad ar “Gynigion i Aelodau fabwysiadu Ffyrdd Newydd o Weithio”. Roedd yr adroddiad hwnnw’n amlinellu argymhellion a gytunwyd mewn grŵp tasg a gorffen i Aelodau a gan y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a oedd yn edrych ar yr agenda Ffyrdd Newydd o Weithio, gan ganolbwyntio’n bennaf ar sut y dylai cyfarfodydd Aelodau gael eu cynnal, a’r offer TGCh oedd ei angen ar Aelodau.  Roedd yr adroddiad a’r drafodaeth yng nghyfarfod y Cyngor yn ystyried pwyntiau o blaid cyfarfodydd ar-lein a phwyntiau o blaid cyfarfodydd wyneb yn wyneb. 

 

O blaid cyfarfodydd ar-lein

 

·       Roedd y Cyngor wedi datgan Argyfwng Newid Hinsawdd ac Ecolegol. Nid yw cyfarfodydd ar-lein yn arwain at allyriadau carbon a gynhyrchir pan fydd Aelodau a Swyddogion yn teithio i leoliadau cyfarfodydd.

·       Gostyngiad o ran costau teithio.

·       Gostyngiad o ran amser a dreulir yn teithio i gyfarfodydd.

·       Gallai cyfarfodydd ar-lein fod yn fwy hygyrch (gallai cyfranogwyr fynychu o le bynnag maen nhw’n digwydd bod, ac mae’r amser wedi’i gyfyngu i amser y cyfarfod ei hun) ac maen nhw’n debygol o hyrwyddo cyfranogiad mewn democratiaeth leol.

O blaid cyfarfodydd wyneb yn wyneb

·       Roedd rhai Aelodau’n teimlo bod cyfarfodydd wyneb yn wyneb yn eu galluogi i ymgysylltu’n well â thrafodaethau a gallu dehongli awyrgylch cyfarfod neu iaith corff y cyfranogwyr.

·       Roedd rhai Aelodau’n gweld colli buddion cymdeithasol rhyngweithio’n uniongyrchol â’u cyfoedion yn yr un lleoliad.

·       Gallai problemau technegol effeithio ar y materion sy’n cael eu trafod neu gyfranogiad y rhai sy’n cael problem dechnegol.

Roedd y Cyngor yn cydnabod na allai gynnal cyfarfodydd cyhoeddus o’i bwyllgorau statudol fel cyfarfodydd wyneb yn wyneb.  Roedd newidiadau diweddar i’r gyfraith yng Nghymru yn ei gwneud yn ofynnol i Awdurdodau Lleol gynnig presenoldeb o bell ar gyfer y cyfarfodydd hynny, gan adael dewis o gyfarfod ar-lein neu gyfarfod hybrid. 

Yn ogystal â phrif gyfarfodydd cyhoeddus y Cyngor a phwyllgorau, mae Cynghorwyr yn cymryd rhan mewn amrywiaeth o gyfarfodydd mewnol, i baneli a grwpiau a sefydlwyd gan y Cyngor i ymgynghori ac ymgysylltu ag Aelodau ar bynciau penodol.  Nid oedd y cyfarfodydd hyn dan ofynion statudol y pwyllgorau cyhoeddus ac felly gallai’r Cyngor ddewis a fyddant yn cael eu cynnal fel cyfarfodydd wyneb yn wyneb, ar-lein neu hybrid.

 

Yn 2023, galwodd Arweinwyr Grŵp y Cyngor am ffurfio gweithgor aelodau newydd ar gyfer adolygu penderfyniadau 2021 drwy ystyried y fframwaith cyfreithiol a’r dewisiadau sydd ar gael er mwyn cyflwyno unrhyw argymhellion i’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a’r Cyngor llawn.  Penderfynodd y gweithgor, sy’n cael ei gadeirio gan y Cynghorydd Julie Matthews, gyhoeddi arolwg (ynghlwm fel Atodiad 1 ac a ddosbarthwyd ymlaen llaw) i’r Cynghorwyr, aelodau lleyg a’r uwch dîm arweinyddiaeth.  Bu i’r gweithgor hefyd ystyried arfer  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad am Bolisi’r Cyngor ar Hyfforddiant Aelodau (copi ynghlwm gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd, Steve Price.

 

 

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Polisi, Cydraddoldeb a Strategaeth Gorfforaethol yr adroddiad i Aelodau. Croesawyd yr adroddiad, a dylai hyfforddiant i Aelodau gael ei ystyried yn nodwedd gadarnhaol o fod yn Gynghorydd.

 

Fe arweiniodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd yr aelodau drwy'r adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw).

 

Dechreuodd rhaglen o ymsefydlu, hyfforddiant a datblygu i aelodau yn syth ar ôl etholiadau’r Cyngor ym mis Mai 2022. Mae’r sesiynau a gyflwynwyd fel rhan o’r ymsefydlu cychwynnol i aelodau newydd a’r rhai oedd yn dychwelyd, yn cynnwys hyfforddiant ar God Ymddygiad y Cyngor, darpariaeth TGCh aelodau, ymgyfarwyddo â gwasanaethau, cydraddoldeb ac amrywiaeth, diogelu a chyflwyniad i Graffu.

 

Hyfforddiant Gorfodol a Dewisol

 

Gallai’r Cyngor benderfynu dewis hyfforddiant penodol i fod yn orfodol i’r holl aelodau, neu i aelodau sy’n gwneud swyddogaethau penodol.  Roedd mynychu o leiaf un sesiwn hyfforddiant ar God Ymddygiad Aelodau yn ystod bob tymor llawn yn hanfodol, gan fod y gofyniad wedi ei gynnwys yn y Cod Ymddygiad Aelodau. Mae’r Cyngor wedi parhau i gynnal hyfforddiant gorfodol i aelodau’r Pwyllgor Cynllunio, oherwydd y rôl lled farnwrol.  Cafodd hyfforddiant gorfodol a benderfynwyd gan y Cyngor blaenorol ei amlinellu i aelodau. 

 

Ym mis Mehefin 2023, fe argymhellodd y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd osod gofynion hyfforddiant gorfodol rhesymol ar gyfer testunau a swyddi priodol.  Credai’r pwyllgor fod defnyddio ‘unwaith y tymor’ fel amserlen ar gyfer cwblhau hyfforddiant gorfodol yn anaddas. Roedd y pwyllgor yn cefnogi rôl i grwpiau gwleidyddol ac arweinwyr grwpiau i annog cydymffurfiaeth ag unrhyw ofynion hyfforddi gorfodol ac yn cefnogi defnyddio cosbau priodol am fethu â chydymffurfio.

 

Ym mis Gorffennaf 2023 fe ystyriodd y Cyngor llawn faterion hyfforddiant Aelodau, serch hynny nid oedd yn gallu cytuno ar Bolisi Cyngor ar hyfforddiant gorfodol a chyfeiriodd hyfforddiant aelodau i gael ei ystyried gan arweinwyr grwpiau a ofynnodd yn y diwedd bod arolwg yn cael ei gyhoeddi i ganfod barn yr aelodau. 

 

Cafodd canlyniadau’r arolwg, a agorwyd ym mis Chwefror 2024 hyd at 8 Mawrth, ac oedd ar agor i Gynghorwyr, Uwch Swyddogion ac Aelodau Lleyg eu hamlinellu i Aelodau (Atodiad 1 a ddosbarthwyd yn flaenorol).

 

Diolchodd y Cadeirydd i Reolwr Gwasanaethau Democrataidd am yr adroddiad.

 

Fe awgrymodd y Cadeirydd y dylai canlyniadau’r arolwg gael eu defnyddio i lywio penderfyniad y Pwyllgor.  Cytunwyd y byddai pleidlais yn cael ei chynnal ar gyfer pob testun o hyfforddiant. 

 

Dyma oedd canlyniadau pleidleisiau’r Pwyllgor -

·       Cadeirio Cyfarfodydd - Gorfodol i Aelodau penodol

·       Newid Hinsawdd/Argyfwng Ecolegol - Gorfodol i bawb

·       Cod Ymddygiad - Gorfodol i bawb

·       Llywodraethu Corfforaethol - Gorfodol i Aelodau penodol

·       Rhianta Corfforaethol - Gorfodol i bawb

·       Diogelu Data - Gorfodol i bawb

·       Cydraddoldeb/Amrywiaeth - Gorfodol i bawb

·       Sipsiwn a Theithwyr - Gorfodol i bawb

·       Iechyd a Diogelwch - Gorfodol i bawb

·       Cyllid a Gosod Cyllideb Llywodraeth Leol - Gorfodol i bawb

·       Trwyddedu - Gorfodol i Aelodau penodol

·       Iechyd Meddwl a Lles - Gorfodol i bawb

·       Data perfformiad - Ddim yn orfodol

·       Pwyllgor Cynllunio - Gorfodol i Aelodau penodol

·       Sgiliau holi - Ddim yn orfodol

·       Diogelu - Gorfodol

·       Ysgolion ac Addysg - Ddim yn orfodol

·       Craffu - Gorfodol i bawb

·       Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol - Gorfodol i bawb

·       Safonau’r Gymraeg - Ddim yn orfodol

Trafododd yr Aelodau bwysigrwydd hyfforddiant Safonau’r Gymraeg ac fe eglurodd y Swyddog Monitro fod yr hyfforddiant yma’n ymwneud â chynnwys y Gymraeg yng ngwaith y Cyngor bob dydd, er enghraifft gohebiaeth yn Gymraeg y mae angen i’r Cyngor gadw at hynny’n gyfreithiol, ac nid y Gymraeg a Diwylliant Cymru’n ehangach.

Yna fe soniodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd am elfen sancsiynau’r adroddiad.  Roedd angen i Aelodau gytuno ar y sancsiynau yr oeddynt yn dymuno eu cyflwyno i’r Cyngor.

 

Trafododd yr Aelodau yr angen am sancsiynau  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynwyr Craffu ar Drefniadau Craffu Rhanbarthol (copi ynghlwm).

 

Cyflwynodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd, Steve Price, yr adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw).

 

Roedd yr adroddiad hwn yn darparu trosolwg o’r trefniadau craffu amrywiol sydd ar waith ar hyn o bryd, neu sy’n cael eu cynnig, ar gyfer y cyrff gwasanaethau cyhoeddus rhanbarthol/is-ranbarthol sy’n gysylltiedig yn uniongyrchol gydag Awdurdodau Lleol ar draws rhanbarth gogledd Cymru.

 

Gydag Awdurdodau Lleol yn ceisio cydbwyso galw cynyddol am wasanaethau yn erbyn adnoddau sy’n lleihau, a hynny am y dyfodol rhagweladwy, mae’n bosibl y bydd dulliau rheolaeth ranbarthol ar gyfer darparu gwasanaethau cyhoeddus yn dod i’r amlwg. Yn ogystal, roedd Llywodraeth Cymru (LlC) wedi cyfarwyddo y dylai meysydd penodol o ran darparu gwasanaethau gael eu harwain gan gynlluniau rhanbarthol, a dyna pam y penderfynodd sefydlu Cyd-bwyllgorau Corfforedig. Mae’r ffactorau hyn yn atgyfnerthu’r angen i Awdurdodau Lleol fod â threfniadau craffu cadarn ar waith i ddiogelu darpariaeth gwasanaethau o ansawdd uchel, wedi’u cydlynu’n rhanbarthol, yn eu hardaloedd lleol.

 

Fe amlinellodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y Byrddau a Gwasanaethau oedd yn gweithredu ar ôl-troed rhanbarthol neu is-ranbarthol.  Yn debyg i awdurdodau eraill, cyfrannodd Sir Ddinbych at waith y cyrff hyn.

 

Roedd gan Bwyllgorau Craffu’r Awdurdod Lleol rôl bwysig i’w chwarae wrth ymgysylltu ag aelodau a’r cyhoedd o ran darparu gwasanaethau rhanbarthol ac wrth ddarparu her a mesurau atebolrwydd lle bo angen.

 

Tynnodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd sylw at yr esboniadau yn yr adroddiad o drefniadau presennol Sir Ddinbych gyda phob Bwrdd ynghyd â manylion am bwrpasau bob un.

 

Diolchodd y Cadeirydd i’r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd am yr adroddiad a mynegodd y Pwyllgor ei werthfawrogiad am y wybodaeth a  ddarparwyd yn yr adroddiad.

 

Tynnodd yr Aelodau sylw at ddryswch posibl am bwrpas bob Bwrdd a’u lefel o ymgysylltu o ran gweithio gyda Sir Ddinbych.  Roedd Aelodau’n credu y byddai darparu Gweithdy Cyngor i bob aelod yn ddefnyddiol.

 

Fe eglurodd y Swyddog Monitro ymhellach beth oedd y gwahaniaethau rhwng byrddau darparu rhanbarthol ac is-ranbarthol a dywedodd yn sgil yr hinsawdd ariannol, y byddai gwaith partneriaeth yn hanfodol yn y dyfodol. 

 

Croesawodd y Cadeirydd yr adroddiad a dywedodd y byddai gweithdy i bob Aelod yn fanteisiol er mwyn cynorthwyo â dealltwriaeth bellach o sgôp y trefniadau craffu oedd ar waith a’r effaith y gallai hyn ei gael o fewn ardaloedd ward. 

 

PENDERFYNWYD: bod Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn argymell bod gweithdy i bob Aelod yn cael ei gynnal ar sut y mae darpariaeth ranbarthol o wasanaethau’n cael eu trefnu a’u craffu, a sut mae trefniadau rhanbarthol yn effeithio ar Sir Ddinbych.

 

 

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd, Steve Price, ar Raglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor a materion cysylltiedig (copi ynghlwm).

 

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y Rhaglen Waith i’w hystyried.

 

Roedd tair eitem wedi’u rhestru ar gyfer cyfarfodydd pwyllgor mis Medi

 

·       Archif ar gyfer Gweddarllediadau

·       Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru)

·       Cynllun Deisebau

Cafodd Aelodau eu hannog i gysylltu â’r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd os hoffent i unrhyw eitem gael eu hystyried ar gyfer y Rhaglen Waith.

 

PENDERFYNWYD: Cymeradwyo Rhaglen Waith y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd.

 

Daeth y cyfarfod i ben am 12.03PM