Agenda and draft minutes

Cyflwynwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr Michelle Blakeley-Walker, Cheryl Williams ac Elfed Williams.

Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu sy’n rhagfarnu mewn unrhyw fusnes a nodwyd i’w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiad.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Nid oedd unrhyw faterion brys.

Penodi Is-gadeirydd y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd ar gyfer y flwyddyn ddinesig 2022 – 2023, gan fod y penodiad hwn wedi’i ohirio yng nghyfarfod diwethaf y Pwyllgor.

Ni dderbyniodd y pwyllgor unrhyw enwebiadau ar gyfer rôl is-gadeirydd y pwyllgor.

Ystyried adroddiad gan y Pen Swyddog - Marchnata Strategol (copi ynghlwm) i ddiweddaru’r Pwyllgor ar y cynnydd a wnaed hyd yma o ran llunio’r Strategaeth.

Cyflwynodd y Cynghorydd Julie Matthews, aelod arweiniol Polisi, Cydraddoldeb a Strategaeth Gorfforaethol, adroddiad ar strategaeth cyfranogiad y cyhoedd ddrafft (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Rhoddwyd gwybod i aelodau bod yr adroddiad yn anelu at ddiweddaru’r pwyllgor ar y cynnydd a wnaed mewn perthynas â chynhyrchu’r strategaeth, er mwyn ymgysylltu’n gynnar a derbyn adborth ar yr adroddiad drafft, a sicrhau fod y pwyllgor yn cefnogi’r strategaeth.

Darparodd y Swyddog Ymgysylltu â’r Cyhoedd ddisgrifiad manwl o gynnwys y strategaeth ddrafft, a oedd yn anelu at amlinellu sut roedd y Cyngor yn bwriadu annog pobl leol i gymryd rhan ym mhenderfyniadau'r Cyngor.

Byddai’r strategaeth hon yn ategu at y Polisi Ymgysylltu presennol sy’n cynnig canllawiau a chefnogaeth i swyddogion a Chynghorwyr wrth ymgymryd ag ystod o weithgarwch ymgysylltu ac ymgynghori.

Rhoddwyd gwybod i aelodau fod mabwysiadu strategaeth cyfranogiad y cyhoedd yn ofyniad statudol dan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021.  Mae’r Ddeddf yn anelu’n benodol at fynd i’r afael â’r canlynol:

·       ffyrdd o hyrwyddo ymwybyddiaeth ymysg pobl leol o brif swyddogaethau’r Cyngor.

·       ffyrdd o hyrwyddo ymwybyddiaeth ymysg pobl leol o sut i ddod yn aelod o’r prif Gyngor, a beth mae aelodaeth yn ei olygu.

·       ffyrdd o hwyluso mynediad i bobl leol at wybodaeth ynglŷn â phenderfyniadau a wnaed, neu i’w gwneud, gan y prif Gyngor.

·       ffyrdd o hyrwyddo a hwyluso prosesau i bobl leol allu cyflwyno sylwadau i’r prif Gyngor am benderfyniad cyn ac ar ôl iddo gael ei wneud.

·       trefniadau a wnaed, neu i’w gwneud, ar gyfer dyletswydd y Cyngor yn adran 62 Mesur 2011 (dod â barn y cyhoedd i sylw’r Pwyllgorau Trosolwg a Chraffu).

·        ffyrdd o hyrwyddo ymwybyddiaeth ymysg aelodau’r prif Gyngor o fanteision defnyddio’r cyfryngau cymdeithasol i gyfathrebu â phobl leol.

Roedd gofyn i Brif Gynghorau ymgynghori â’r gymuned leol i ddatblygu ac adolygu Strategaeth Cyfranogiad y Cyhoedd. Mae’n rhaid adolygu’r strategaeth hon o leiaf unwaith yn dilyn bob etholiad llywodraeth leol arferol.  Rhoddwyd gwybod i’r pwyllgor fod ymchwilwyr allanol wedi cael eu penodi gan y Cyngor a’u bod wedi cwblhau archwiliad annibynnol o wasanaethau presennol y Cyngor, arolwg ar-lein ac arolygon stryd gydag aelodau’r cyhoedd.  Comisiynwyd rhywfaint o’r gwaith ymchwil hwn ar gyfer prosiect cynllun corfforaethol presennol o’r enw ‘Mae pobl yn cymryd rhan wrth lunio a gwella gwasanaethau,’ gan fod yr ymchwil yn berthnasol i ddatblygiad strategaeth cyfranogiad y cyhoedd.  Cafodd canfyddiadau’r gwaith ymchwil eu cynnwys yn y strategaeth ddrafft.

Rhoddodd y Swyddog Ymgysylltu â’r Cyhoedd wybod y dylid cyflwyno fersiwn derfynol o’r strategaeth ddrafft a’i Hasesiad o Effaith ar Les i’r Grŵp Cydraddoldeb ac Amrywiaeth Strategol ym mis Gorffennaf cyn ei chyflwyno i’r Pwyllgor ym mis Medi.

Wrth ystyried y cyflwyniad, holodd aelodau p’un a allai’r strategaeth groesgyfeirio gwahanol strategaethau’r Cyngor sy’n cyfrannu at, neu’n gorgyffwrdd â, nodau strategaeth cyfranogiad y cyhoedd?

Mewn ymateb i gwestiynau, rhoddodd y Swyddog Ymgysylltu â’r Cyhoedd wybod y gellid ystyried casglu negeseuon cyfryngau cymdeithasol a gwybodaeth sy’n berthnasol i Gynghorwyr yn rheolaidd, i helpu aelodau i rannu cynnwys priodol a allai fod o ddiddordeb i’w preswylwyr.

PENDERFYNWYD - Bod y pwyllgor yn nodi cynnwys Strategaeth Cyfranogiad y Cyhoedd ac yn cytuno i gynnwys y Strategaeth yn y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol ar gyfer cyfarfod mis Medi 2023.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth Dros Dro y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd a’r Dirprwy Swyddog Monitro (copi ynghlwm) i hysbysu’r Pwyllgor am ddyletswydd newydd a roddir ar arweinwyr grwpiau gwleidyddol i hyrwyddo ymddygiad moesegol.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) ar ddyletswydd arweinwyr grwpiau i hyrwyddo ymddygiad moesegol. 

Rhoddwyd gwybod i’r pwyllgor bod Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 yn pennu dyletswydd newydd ar arweinwyr grwpiau gwleidyddol i gymryd camau i hyrwyddo a chynnal safonau uchel o ymddygiad gan eu haelodau. Nodwyd nad oedd y ddyletswydd yn gwneud arweinwyr grwpiau’n atebol am ymddygiad aelodau eraill, roedd y rôl yn ymwneud â chymryd camau rhesymol i hyrwyddo ymddygiad moesegol o fewn eu grwpiau.

Soniodd y Swyddog Monitro am rolau’r pwyllgor o ran y dyletswyddau newydd.  Roedd gan Bwyllgor Safonau’r Cyngor rôl statudol yn monitro cydymffurfiaeth arweinwyr grwpiau â’r ddyletswydd i gynghori a darparu hyfforddiant i arweinwyr grwpiau mewn perthynas â chyflawni’r ddyletswydd.  Ychwanegodd y byddai’n briodol ymgynghori â’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a rhannu’r diweddaraf â hwy mewn perthynas â gweithredu’r ddyletswydd newydd.

Ystyriodd aelodau’r canllawiau statudol drafft a oedd yn cynnwys enghreifftiau o sut gallai arweinwyr grwpiau gyflawni eu dyletswydd, a gweithgareddau perthnasol aelodau’r Pwyllgor Safonau.

Cytunodd y pwyllgor y byddai hyfforddiant ar ddyletswydd arweinwyr grwpiau i hyrwyddo ymddygiad moesegol yn fuddiol.

PENDERFYNWYD - bod y pwyllgor yn nodi’r adroddiad ac yn cymeradwyo darparu hyfforddiant i arweinwyr grwpiau ar y ddyletswydd i hyrwyddo ymddygiad moesegol.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd (copi ynghlwm) i hysbysu’r Pwyllgor am adolygiadau datblygiad personol.

Cyflwynodd y Cynghorydd Julie Matthews, aelod arweiniol Polisi, Cydraddoldeb a Strategaeth Gorfforaethol, adroddiad ar Adolygiadau Datblygiad Personol (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Rhoddwyd gwybod i’r pwyllgor bod Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 yn mynnu bod Adolygiadau Datblygiad Personol (ADP) ar gael i bob Cynghorydd.  Roedd Adolygiadau Datblygu Personol yn ffordd i aelodau a’r Cyngor asesu anghenion datblygu personol aelod a’u gosod o fewn cyd-destun rôl yr aelod, eu dyheadau o ran yr hyn yr hoffent ei gyflawni, pwrpas a dyheadau’r Awdurdod ac anghenion y gymuned.

Rhoddodd aelodau wybod nad pwrpas Adolygiadau Datblygiad Personol oedd gwerthuso eu perfformiad, felly ni fyddai’r hwylusydd yn darparu adborth i Gynghorwyr am eu perfformiad.  Nid oedd yn orfodol i unrhyw aelod gael Adolygiad Datblygiad Personol.  Gallai Adolygiad Datblygiad Personol gynnwys adolygiad o hyfforddiant, datblygiad a chefnogaeth y mae aelod wedi’i dderbyn neu’n dymuno ei dderbyn.  Fe allai hefyd fod yn sgwrs i egluro disgwyliadau a rolau neu sut mae’r Cyngor yn gweithio a’i nodau.

Gallai Cynghorwyr ofyn i’w harweinydd grŵp hwyluso Adolygiad Datblygiad Personol, a chadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd bod cefnogaeth a briff ar gael i unrhyw arweinydd grŵp sy’n cynnal Adolygiad Datblygiad Personol. Fel arall, gallai Cynghorydd ofyn i swyddog priodol gynnal eu Hadolygiad Datblygiad Personol.

Fe soniodd yr aelodau am y canlynol:

·       Dylid dechrau rownd nesaf yr Adolygiadau Datblygiad Personol gan gynnig briff i arweinwyr grwpiau o sut i gynnal Adolygiad Datblygiad Personol.

·       Byddai darparu rhestr o’r hyfforddiant i arweinwyr grwpiau’n ddefnyddiol.

PENDERFYNWYD - Yn amodol ar y sylwadau uchod, bod y pwyllgor yn nodi’r wybodaeth am adolygiadau datblygiad personol i Gynghorwyr.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd (copi ynghlwm) i ddarparu gwybodaeth am faterion hyfforddi a datblygu aelodau.

Cyflwynodd y Cynghorydd Julie Matthews, aelod arweiniol Polisi, Cydraddoldeb a Strategaeth Gorfforaethol, adroddiad ar Bolisi’r Cyngor ar Hyfforddiant aelodau (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Rhoddwyd gwybod i’r pwyllgor bod yr adroddiad hyfforddiant aelodau’n cael ei gyflwyno er mwyn ymgynghori ag aelodau a siapio polisi’r Cyngor ar Hyfforddiant aelodau i’r dyfodol.  Byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Cyngor llawn fis nesaf er mwyn rhoi cyfle i’r pwyllgor wneud unrhyw argymhellion ffurfiol mewn perthynas â’r polisi yn uniongyrchol i’r Cyngor.

Cafodd yr aelodau wybod am y canlynol:

·       Roedd yr adroddiad yn crynhoi rhai o’r rhaglenni hyfforddiant a datblygu a ddarparwyd o’r cyflwyniad cychwynnol yn dilyn yr etholiadau ym mis Mai y llynedd.

·       Roedd hyfforddiant a datblygiad aelodau, yn yr un modd â hyfforddiant a datblygiad swyddogion, yn barhaus eu natur ac fe ddylent adlewyrchu anghenion yr unigolion mewn perthynas â’u rolau a’u dyheadau, a nodau’r sefydliad yn ogystal ag unrhyw ofynion deddfwriaethol. 

·       Darparwyd y mwyafrif o’r cynllun hyfforddi gan swyddogion y Cyngor. Nid oedd hyn yn gofyn am arian ychwanegol ond roedd yn gofyn am amser swyddogion ac roedd hynny’n ffactor ym maint a chymhlethdod y rhaglen hyfforddi y gellid ei darparu. Mae’n bosibl y byddai angen hwyluso rhai mathau o feysydd hyfforddiant yn allanol, a byddai unrhyw gostau sydd ynghlwm â’r hyfforddiant hwn yn dod o’r gyllideb hyfforddiant aelodau.

·       Roedd yr atodiad i’r adroddiad yn cynnig canllawiau byr ar sut i gael mynediad at safle e-ddysgu’r Cynghorwyr ac yn nodi rhestr o’r modiwlau oedd ar gael.

Cyflwynwyd enghraifft o’r hyfforddiant Cod Contract i’r pwyllgor a oedd yn hyfforddiant gorfodol i bob Cynghorydd.  Roedd y gofyniad gorfodol yn rhan o’r Cod ei hun yr oedd Cynghorwyr wedi cytuno i gydymffurfio ag o drwy ddod yn aelod.  Atgoffwyd y pwyllgor y gallai’r Cyngor benderfynu gwneud sesiynau hyfforddiant eraill yn orfodol i bawb, neu aelodau arbennig sy’n cyflawni rolau arbennig, ac roedd manylion polisi hyfforddiant gorfodol blaenorol y Cyngor wedi cael ei gynnwys yn yr adroddiad.

Gan fod aelodau’n ddeiliaid swyddi ac nid yn gyflogeion y Cyngor, nid oedd modd defnyddio’r trefniadau hyfforddiant gorfodol a ddefnyddir ar gyfer staff, ond roedd gan y Cyngor opsiynau i annog cydymffurfiaeth â hyfforddiant gorfodol ymhlith Cynghorwyr.  Rhoddwyd gwybod i’r pwyllgor y gallai’r rhain gynnwys:

·       Darparu cofnodion hyfforddiant i’r arweinwyr grŵp

·       Adrodd ar gofnodion hyfforddiant gorfodol, i’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd er enghraifft

·       Cyhoeddi presenoldeb mewn hyfforddiant a manylion diffyg cydymffurfio â gofynion gorfodol

·       Grwpiau yn ystyried materion hyfforddiant wrth ddyrannu swyddogaethau i’w haelodau.

Trafododd a chytunodd aelodau’r Pwyllgor ar y materion canlynol:

·       Gosod gofynion hyfforddiant gorfodol rhesymol ar gyfer pynciau a rolau priodol. Roedd y pwyllgor yn teimlo bod defnyddio ‘unwaith y tymor’ fel amserlen ar gyfer cwblhau hyfforddiant gorfodol yn anaddas.

·       Ymgysylltu â grwpiau gwleidyddol ac arweinwyr grwpiau i annog cydymffurfiaeth ag unrhyw ofynion hyfforddiant gorfodol. I gefnogi hyn, gofynnodd y pwyllgor i arweinwyr grwpiau gael cofnodion hyfforddi eu haelodau ac unrhyw hyfforddiant a chymorth angenrheidiol i wneud eu dyletswyddau fel arweinwyr grwpiau o ran hyfforddiant aelodau.

·       Ymgysylltiad swyddogion i ddatblygu a hyrwyddo hyfforddiant aelodau.

·       Eglurhad am unrhyw eithriadau rhag sancsiynau i aelodau unigol nad oedd yn rhesymol iddynt gydymffurfio â gofyniad y Cyngor ar hyfforddiant gorfodol. 

·       Bod arweinwyr y grwpiau yn cael gwybod cyn bod unrhyw gofnodion am ddiffyg presenoldeb yn cael eu cyhoeddi.

Penderfynwyd - bod y Pwyllgor yn argymell y pwyntiau a gytunwyd uchod i’r Cyngor mewn perthynas â Pholisi’r Cyngor ar Hyfforddiant Aelodau.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ar Raglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor a materion cysylltiedig (copi ynghlwm).

Cyflwynodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd Raglen Gwaith i’r Dyfodol y pwyllgor (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Atgoffwyd aelodau o gylch gwaith y pwyllgor a thynnwyd sylw at raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor a oedd ynghlwm â’r adroddiad eglurhaol.

Gofynnodd y Cynghorydd Hugh Evans p’un a oedd y pwyllgor yn gyfrifol am oruchwylio neu fonitro trefniadau llywodraethu prosiectau rhanbarthol a chymunedol, megis y rhai a ddatblygir drwy’r Gronfa Ffyniant Gyffredin neu beidio. Rhoddodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol:  Llywodraethu a Busnes wybod mai ar gyfer cylchoedd gwaith y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu neu’r Pwyllgor Craffu yr oedd hyn yn fwyaf addas.  Amlygodd y gellid gwneud cais gan ddefnyddio’r Ffurflen Cynnig Craffu i’r Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Craffu yn gofyn iddynt ystyried dyrannu’r pwnc, i’r Pwyllgor Craffu Partneriaethau o bosibl.

PENDERFYNWYD – nodi rhaglen gwaith i'r dyfodol y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd.