Agenda and draft minutes

Cyflwynwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr Michelle Blakeley-Walker, Chris Evans a Cheryl Williams.

Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu sy’n rhagfarnu mewn unrhyw fusnes a nodwyd i’w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiad.

I benodi Cadeirydd i gadeirio y cyfarfod heddiw.

Adroddodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd nad oedd angen cynnwys yr eitem hon ar y rhaglen rhagor.  Atgoffodd y pwyllgor fod cadeirydd y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd wedi cael ei benodi gan y Cyngor Llawn, a bod y Cyngor wedi penodi’r Cynghorydd Martyn Hogg.

Mae’r eitem ar y rhaglen wedi cael ei ychwanegu ar ôl newid i gydbwysedd gwleidyddol y pwyllgor, o ganlyniad i isetholiad sydd wedi golygu bod y cadeirydd wedi colli ei gadair dros dro ar y pwyllgor.  Fodd bynnag fe ddychwelodd y Cynghorydd Hogg fel aelod o’r pwyllgor ac roedd yn gallu parhau yn ei rôl fel cadeirydd y pwyllgor.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Nid oedd unrhyw faterion brys.

Penodi Is-gadeirydd y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd ar gyfer y flwyddyn ddinesig 2022 – 2023, gan fod y penodiad hwn wedi’i ohirio yng nghyfarfod diwethaf y Pwyllgor. Yr Is-Gadeirydd penodedig i ddal y swydd tan y cyfarfod cyntaf y Pwyllgor ym mlwyddyn ddinesig 2023 – 2024 (ar 29 Medi 2023).

Roedd cadeirydd y pwyllgor, y Cynghorydd Martyn Hogg, wedi gwahodd enwebiadau ar gyfer penodi is-gadeirydd y pwyllgor.

Yn absenoldeb cynigion fe gynghorodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y pwyllgor fod is gadeirydd yn gallu cael ei benodi mewn cyfarfod dilynol.

PENDERFYNWYD – bod penodi is-gadeirydd o’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn cael ei ohirio i’w ystyried mewn cyfarfod dilynol.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democratiadd a gynhaliwyd ar 30 Medi 2022 (copi ynghlwm).

Cafodd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 30 Medi 2022 eu cyflwyno.

PENDERFYNWYD - cadarnhau cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 30 Medi 2022 fel cofnod cywir.

I ystyried adrodiad gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd (copi ynghlwm) ynghylch penderfyniadau'r Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol ar gyfer 2023 - 2024 mewn perthynas â thaliadau i aelodau ac aelodau cyfetholedig.

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Polisi, Cydraddoldeb a Strategaeth Gorfforaethol, y Cynghorydd Julie Matthews yr eitem ar Adroddiad Blynyddol Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol 2023 - 2024.

Cafodd y pwyllgor ei hysbysu gan Banel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol fod corff wedi cael ei sefydlu gan Lywodraeth Cymru sy’n gosod penderfyniadau a dewisiadau penodol ym mholisïau cynghorau ar daliadau a chefnogaeth i aelodau wedi’u hethol ac aelodau lleyg. Y mis blaenorol roedd y Panel wedi cyhoeddi Adroddiad Blynyddol ar gyfer y flwyddyn ariannol newydd a ddechreuwyd ym mis Ebrill.

Cafodd y pwyllgor ei atgoffa o ddynodiad rolau Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol  a oedd yn cael eu talu ar gyflogau sylfaenol, uwch a dinesig, ac mae’r rheolau ynghylch tâl cyflogau o’r fath yn dibynnu ar agweddau fel maint pleidiau’r cyngor y mae’r Panel yn ei ddefnyddio i osod lefelau cyflog.           

Cafodd aelodau wybod:

•         Byddai Cynghorwyr yn derbyn cynnydd o 4.76% yn eu lwfansau sylfaenol oedd yn golygu cynnydd mewn cyflogau sylfaenol o £800 i £17,600.

•         Mae cyflogau uwch ar gyfer y Cabinet wedi derbyn y cynnydd llawn o 4.76% h.y. mae elfen gyflog sylfaenol a’r cyflog uwch ar gyfer dyletswyddau Cabinet wedi cael eu cynyddu gyda’r cyfanswm hynny.

•         Mae elfen y rôl ar gyfer cadeiryddion pwyllgor ac arweinydd yr wrthblaid fwyaf wedi cael ei gynyddu o 3.15% a gydag elfen Gyflog Ddinesig ar gyfer Cadeirydd y Cyngor.

•         Mae’r cyflog dinesig ar gyfer Is-gadeirydd y Cyngor wedi derbyn y cynnydd i’r cyflog sylfaenol yn unig.

O ran yr aelodau lleyg a’r aelodau cyfetholedig mae’r pwyllgor wedi cynghori fod y Panel heb newid y rheolau neu’r cyfansymiau sy’n daladwy.  Amlinellodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd fod:

•         Mae aelodau cyfetholedig sydd â hawliau pleidleisio yn derbyn ffi ddyddiol neu hanner diwrnod yn ôl yr ymrwymiad amser sydd ynghlwm.

•         Mae cyfarfodydd sy’n gymwys am daliad ffi yn cynnwys cyfarfodydd pwyllgor, gweithgorau, sesiynau briffio a hyfforddiant ac mae disgwyl i aelodau cyfetholedig fynychu’r rhain.

•         Mae’r Panel wedi caniatáu digon o amser i baratoi ac i allu hawlio unrhyw amser teithio.

•         Gall y Cyngor benderfynu ar yr uchafswm o ddyddiau y gall aelodau cyfetholedig dderbyn tâl amdanynt mewn blwyddyn.

•         Mae’r Panel yn galluogi pob cyngor i benderfynu ar yr hyn sy’n rhesymol wrth benderfynu beth y mae graddfa diwrnod llawn yn ei gynnwys.

•         Dydi Sir Ddinbych heb osod cap ar nifer y dyddiau y gellir hawlio tâl, ond fe ddefnyddiodd cyfradd ‘diwrnod llawn’ sengl i fod yr uchafswm y gellir ei hawlio ar gyfer mynychu un cyfarfod  neu ddigwyddiad, a oedd yn cynnwys unrhyw waith paratoi ac amser teithio. 

•         Mae’r ffi hanner diwrnod yn cael ei dalu am unrhyw ymrwymiad amser cymwys o hyd at 4 awr.

Adroddodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd eu bod wedi gofyn am safbwyntiau’r pwyllgor os ddylai’r cyngor gynnal neu newid ei ffordd o weithio (o fewn y paramedrau sy’n cael eu caniatáu gan y Panel) i dalu cyfradd diwrnod llawn i aelodau cyfetholedig.

Canolbwyntiodd yr aelodau eu trafodaeth ar daliadau i aelodau cyfetholedig, yn enwedig o ran y pwyntiau canlynol:

•         Ni ddylai ymagwedd y Cyngor i daliadau aelodau cyfetholedig fod yn rhwystr i recriwtio neu gynnal aelodau cyfetholedig effeithiol gyda phleidlais.

•         Mae’r aelodau cyfetholedig â phleidlais yn mynychu’r Pwyllgor Safonau, y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, y pwyllgorau Craffu ac wedi eistedd ar rai paneli mewnol.  O ystyried yr ystod o ddyletswyddau sy’n cael eu  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd (copi ynghlwm). Pwrpas yr adroddiad yw amlinellu newidiadau i’r trefniadau cefnogi ar gyfer y swyddogaeth Graffu.

Mae’r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd wedi cyflwyno adroddiad (dosbarthwyd ymlaen llaw) sy’n amlinellu’r newidiadau i’r trefniadau cefnogaeth ar gyfer y swyddogaeth Craffu.

Yn ôl y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ac o dan Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 mae gan y Pwyllgor rôl mewn adolygu pa mor ddigonol yw'r ddarpariaeth gan yr awdurdod o ran staff, llety ac adnoddau eraill i gyflawni swyddogaethau gwasanaethau democrataidd. Mae’r rhain wedi ategu rôl y Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd gyda hyrwyddo a chefnogi rôl y pwyllgorau Craffu.

Cafodd aelodau wybod:

•         Bod y Cyngor yn arfer cyflogi 2 Swyddog Craffu yn y gorffennol ond fe gafodd hynny ei leihau i 1 swyddog yn dilyn ‘Adolygiad Effeithiolrwydd Gwasanaethau Democrataidd’. Arweiniodd hynny at ddogni gweithgareddau Craffu fel eu bod nhw’n canolbwyntio ar y prif gyfarfodydd pwyllgorau i raddau llawer mwy nac o’r blaen.

•         Yn 2018 dyma adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru yn adolygu swyddogaeth Craffu Sir Ddinbych. Yn eu hadroddiad ‘Trosolwg a Chraffu - Parod at y dyfodol?  - dyma ‘Cyngor Sir Ddinbych’ yn canmol ansawdd eu darpariaeth Craffu ond roedd y Cyngor yn ymwybodol nad oedd ganddo'r cymhwysedd i roi sylw i bopeth y disgwylir iddo’i wneud.

•         Felly roedd Swyddog Archwilio Cymru yn argymell bod y Cyngor yn ‘Adolygu digonolrwydd trefniadau cefnogi o ran y maint a’r math o gefnogaeth sydd o bosib ei angen ar bwyllgorau trosolwg a chraffu’. 

•         Ardal bwysig sydd angen mwy o gefnogaeth yw’r defnydd o grwpiau tasg a gorffen Craffu ar gyfer materion cymhleth na ellir mynd i’r afael â nhw drwy’r ymagwedd ‘adrodd i’r pwyllgor’ arferol.  Mae’r diffyg cymhwysedd hwn i gefnogi gweithgorau aelodau wedi achosi anawsterau cynyddol yn ddiweddar.

•         Fwyfwy mae swyddogaeth Craffu’r Cyngor hefyd angen gallu craffu’r datblygu a’r trefniadau llywodraethu rhanbarthol ac ar y cyd sy’n effeithio’r sir ac yn aml iawn yn achosion cymhleth.

•         Mae’r Cyngor wedi cydnabod bod angen 2 swyddog craffu unwaith eto ac mae hynny wedi cael ei gyflawni erbyn hyn yn dilyn ymarfer recriwtio llwyddiannus.

•         Gofynnwyd am adroddiad i’r pwyllgor yn amlinellu’r sefyllfa o ran trefniadau craffu ar gyfer trefniadau llywodraethu rhanbarthol ac ar y cyd.

PENDERFYNWYD - bod y pwyllgor yn nodi’r adroddiad ac yn gofyn am adroddiad pellach yn amlinellu’r sefyllfa o ran trefniadau craffu ar gyfer trefniadau llywodraethu rhanbarthol ac ar y cyd.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd am Raglen Gwaith y Pwyllgor a materion cysylltiedig (copi ynghlwm).

Cyflwynodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd Raglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Dyma’n atgoffa’r pwyllgor fod y wybodaeth ym mharagraffau 4.1 i 4.3 o’r adroddiad o ran cadeirio’r pwyllgor wedi cael ei ddatrys. Mae’r adroddiad hefyd yn crynhoi darganfyddiadau arolwg y cynghorwyr ar amseriad y cyfarfodydd a gweminar  Gymdeithas Llywodraeth Leol ym mis Chwefror ar ddiogelwch personol i gynghorwyr sydd wedi cael ei wneud ar gael i aelodau o’r cyngor ymuno. 

Cyfeiriodd y RhGD at gyfarfod arbennig o’r pwyllgor a oedd yn cael ei drefnu ar gyfer 9 Mehefin 2023, yn arbennig i hwyluso’r drafodaeth o hyfforddiant aelodau a materion adolygu datblygiad personol.

Mae’r pwyllgor wedi cytuno i eitemau ar fynd i’r afael ag ymddygiad bygythiol yn erbyn aelodau ac ar ddarpariaethau pleidleisio trosglwyddadwy sengl i gael eu hychwanegu i’r rhaglen gwaith i'r dyfodol ar gyfer cyfarfod mis Medi o’r pwyllgor.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, bod Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y pwyllgor yn cael ei gymeradwyo.