Agenda and draft minutes

Yn sgil y cyfyngiadau presennol ar deithio a’r gofyniad i gadw pellter cymdeithasol o ganlyniad i bandemig y coronafeirws, cynhaliwyd y cyfarfod o bell trwy gyfrwng fideo gynadledda ac nid oedd ar agor i’r cyhoedd. Cafodd pob aelod gyfle i fynychu fel arsylwyr a chafodd y Gohebydd Democratiaeth Leol wahoddiad i arsylwi hefyd.

Ni dderbyniwyd unrhyw ymddiheuriadau.

Yr Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd y byddai gan bob un o’r aelodau a oedd yn bresennol gysylltiad personol ag eitem rhif 8 ar y rhaglen – Adroddiad Blynyddol Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol 2022 / 2023, gan ei fod yn penderfynu ar gyflogau Cynghorwyr. Nid oedd hyn yn cael ei ystyried fel cysylltiad sy'n rhagfarnu o dan y Cod Ymddygiad.

Datganodd yr holl Gynghorwyr a oedd yn bresennol gysylltiad personol ag Adroddiad Blynyddol Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol 2022/23.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw faterion brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 12 Mawrth 2021 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 12 Mawrth 2021.

Tudalen 8 – Eitem 7 ar y rhaglen – Canllawiau Diwygiedig Drafft ar y Cod Ymddygiad – roedd Aelodau’n teimlo fod y term ‘croen mwy trwchus’ yn amhriodol.  Pwysleisiodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd, fod yr ymadrodd wedi ei ddefnyddio yn y canllawiau gan yr Ombwdsmon ac mewn Dyfarniad Uchel Lys ar y Cod Ymddygiad.

Penderfynwyd: - derbyn a chymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 12 Mawrth 2021 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad ar y cynigion a grëwyd drwy waith Grŵp Tasg a Gorffen Ffyrdd Newydd o Weithio Aelodau ac a fwriedir i fod yn berthnasol i’r Cyngor newydd yn dilyn yr etholiadau ym mis Mai 2022 (copi ynghlwm).

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd yr adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw). Cynigiodd ei ymddiheuriadau am y dryswch gyda'r atodiadau sy'n ymwneud â'r eitem ar yr agenda.

Roedd yr Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol yn bresennol ar gyfer yr eitem. Cadarnhaodd fod gweithgor wedi ei sefydlu i adolygu a thrafod ffyrdd newydd o weithio. Cadarnhawyd fod y gweithgor wedi cyfarfod ar 19 Hydref 2021 ac wedi cytuno ar yr argymhellion a gyflwynir i aelodau yn yr adroddiad.

Pwysleisiwyd fod y cynigion a osodir gan y gweithgor wedi eu cyflwyno i gynorthwyo’r trefniant cyfarfod hybrid a galluogi aelodau i gael mynediad i gyfarfodydd o bell os oeddent yn dymuno gwneud hynny. Y cynnig oedd i ddarparu dau ddarn o dechnoleg i bob aelod, gliniadur a ffôn symudol gyda sgrin fawr. Roedd y gweithgor wedi penderfynu peidio rhoi IPad i aelodau.

Pwysleisiodd yr Aelod Arweiniol y byddai’r newidiadau i’r dechnoleg a ddefnyddir ar ôl yr etholiadau nesaf ac y byddai hyfforddiant TGCh yn cael ei ddarparu i’r holl aelodau.

Cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd i aelodau fod deddfwriaeth bresennol yn gorfodi awdurdodau lleol i gael darpariaeth i’w aelodau i fynychu cyfarfodydd o bell. Roedd y rhan fwyaf o gyfarfodydd cyhoeddus bellach yn cael eu cynnal o bell gyda'r cyfarfod yn cael ei ffrydio'n fyw drwy we-ddarllediad y cyngor.Roedd hyn yn caniatáu i'r cyhoedd a'r wasg arsylwi ar y cyfarfod. Atgoffwyd yr Aelodau y byddai strwythur y cyfarfod safonol yn dal i fod yn berthnasol, ac mae'n dal yn ofynnol i aelodau ddatgan unrhyw ddatganiadau a dogfennau rhan 2 sy'n weddill yn gyfrinachol. Arweiniwyd yr Aelodau drwy'r egwyddorion a'r protocolau cyffredinol a gynigiwyd.

Cadarnhaodd y Pennaeth Busnes, Gwelliant a Moderneiddio y byddai hyfforddiant yn cael ei ddarparu i aelodau ar y dechnoleg newydd. Pwysleisiodd bwysigrwydd cael technoleg i alluogi mwy o fynediad i aelodau a hwylustod wrth fynychu cyfarfodydd yn rhithiol. Byddai staff TGCh ar gael i gynnig cefnogaeth ac arweiniad i aelodau. Fe longyfarchodd aelodau ar y dysgu cyflym a wnaed ganddynt yn ystod y pandemig i alluogi cyfarfodydd i barhau. 

Diolchodd y Cadeirydd i’r swyddogion am y gefnogaeth roedd wedi ei dderbyn yn gosod ei ddyfeisiau i’w alluogi i weithio o gartref.

Diolchodd yr aelodau i’r Aelod Arweiniol a swyddogion am y wybodaeth a ddarparwyd, yn ystod y drafodaeth codwyd y pwyntiau canlynol:

·         Anogodd y Panel Annibynnol ar Gydnabyddiaeth Ariannol aelodau i ddefnyddio’r ddarpariaeth ar gyfer hawlio treuliau gan gynnwys y cyfleuster gofal plant. Os oedd gan aelodau dderbynebau ar gyfer treuliau yna gellid hawlio i gefnogi aelodau i fynychu cyfarfodydd.

·         Byddai swyddogion a’r gweithgor yn edrych ar ddewisiadau i aelodau ar sail unigol a chynorthwyo gyda sefydlu’r dechnoleg sydd ei hangen ar aelodau i fynychu cyfarfodydd o leoliadau pell.

·         Roedd angen lefel o ffurfioldeb a gweddustra o hyd ar gyfarfodydd o bell. Fe allai cyfleuster y cefndiroedd aneglur gael ei fabwysiadu gan aelodau i ychwanegu preifatrwydd. Cadarnhawyd y byddai gofod ar gael yn adeiladau’r cyngor er mwyn i aelodau ei ddefnyddio i fynychu cyfarfodydd. Ar hyn o bryd dim ond Siambr y Cyngor yn Neuadd y Sir, Rhuthun oedd wedi ei osod yn dechnegol i gefnogi cyfarfodydd hybrid.

·         Mae’n bosibl na fydd y defnydd o gyfarfodydd hybrid / o bell yn addas ar gyfer yr holl gyfarfodydd. Ar gyfer rhai cyfarfodydd nad ydynt yn cael eu gweinyddu gan y Gwasanaethau Democrataidd fel panel mabwysiadu mae’n bosibl na fyddai’n ymarferol i gynnal cyfarfod o bell.

·         Roedd yr aelodau yn deall yr angen i recordio cyfarfodydd, gofynnwyd am wneud aelodau yn ymwybodol pan fyddai cyfarfodydd yn cael eu recordio.

·         Fe allai’r ddyfais symudol  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad ar waith Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (CLlLC) fel rhan o’i Raglen Amrywiaeth mewn Democratiaeth (copi ynghlwm).

Arweiniodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd yr aelodau drwy'r adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw). Cafodd aelodau eu hatgoffa fod adroddiad wedi ei gyflwyno i’r Cyngor Sir ar 7 Medi 2021 ar ‘Amrywiaeth mewn Democratiaeth’. Yn y cyfarfod hwnnw fe gymeradwyodd aelodau'r datganiad a nodwyd yn Atodiad 3 i’r adroddiad a dirprwywyd y broses o baratoi cynllun gweithredu i gefnogi’r datganiad i’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd.

Roedd yr adroddiad yn sôn am waith Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (CLlLC) fel rhan o’i Raglen Amrywiaeth mewn Democratiaeth. Wedi’i gynnwys yng ngwaith CLlLC roedd Rhaglen Amrywiaeth mewn Democratiaeth uchelgeisiol i geisio sicrhau bod siambrau cynghorau yn fwy cynrychioliadol o’r cymunedau y maent yn eu gwasanaethu. Amlygwyd yn yr adroddiad nifer o rwystrau a oedd wedi eu nodi’n flaenorol gan gynnwys;

• Ymrwymiad amser ac amseroedd cyfarfodydd;

• Diwylliant gwleidyddol a sefydliadol;

• Gofal plant a chyfrifoldebau gofalu eraill;

• Beirniadaeth gan y cyhoedd a chamdriniaeth ar-lein;

• Tâl ac effaith ar gyflogaeth; a

• Diffyg modelau rôl amrywiol a chyfnod mewn swydd.

Pwysleisiodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd gyda’r ffyrdd newydd o weithio a’r system hybrid o ran cyfarfodydd y gobaith oedd y byddai rhwystr ymrwymiad amser a theithio i gyfarfodydd yn cael ei leddfu ar gyfer ymgeiswyr posibl.  Cadarnhawyd hefyd fod adroddiad penodol yn cael ei gyflwyno i’r Cyngor Sir yn dilyn pob etholiad i drafod amseroedd cyfarfodydd ac unrhyw ofynion penodol.

Tynnodd Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd Adnoddau Dynol sylw at y ffaith bod camau a gynhwyswyd yn y cynllun gweithredu yn gamau i wella'r ffyrdd y cynhaliwyd cyfarfodydd i sicrhau bod pobl a allai fod mewn cyflogaeth amser llawn, yn rhedeg eu busnes eu hunain, neu sydd ag anabledd neu gyfrifoldebau gofalu yn gallu cymryd rhan mewn democratiaeth leol. Pwysleisiwyd mai rôl bwysig Cynghorydd etholedig oedd i gefnogi’r ymrwymiad i ddod yn gyngor amrywiol. Roedd cynyddu ymgysylltiad gyda’r cyhoedd a chodi ymwybyddiaeth o rôl cynghorydd a’r cyfraniad cadarnhaol mae cynghorwyr yn ei wneud i awdurdodau lleol yn hanfodol. Clywodd aelodau fod CLlLC wedi lansio gwefan ‘Byddwch yn Gynghorydd’ a oedd yn cynnwys gwybodaeth ynglŷn â rôl cynghorydd ac yn cynnig cefnogaeth a chyfleoedd datblygu. Cadarnhawyd y byddai canllawiau hyfforddi ar gyfer y cyngor newydd yn cael eu darparu gan CLlLC.

Cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd fod y disgrifiad a ddarparwyd yn yr adroddiad wedi ei ddarparu gan CLlLC gan gynnwys y geiriad a ddefnyddiwyd ar gyfer y meini prawf ar gyfer ymgeiswyr posibl. Hysbyswyd yr Aelodau bod agenda genedlaethol wedi dechrau mynd i'r afael â phryderon a materion yn ymwneud â defnyddio cyfryngau cymdeithasol. Pwysleisiodd aelodau fod y gamdriniaeth a’r aflonyddu a dderbyniwyd dros y cyfryngau cymdeithasol wedi bod yn ofnadwy. Pwysleisiodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd bwysigrwydd cefnogi a chynorthwyo’r rhaglenni hyn.

Cadarnhawyd i aelodau ei bod wedi bod yn ofyniad cyfreithiol i gynnwys manylion cyswllt ar gyfer Cynghorwyr, ond roedd disgwyl i’r ddeddfwriaeth gael ei newid yn fuan. Atgoffwyd aelodau hefyd o’r protocol sydd mewn grym ar hyn o bryd os oedd ganddynt unrhyw bryderon neu os oeddent eisiau codi unrhyw faterion. Nododd unrhyw bryderon neu sylwadau yn ymwneud â hyfforddiant er mwyn ymdrin â hwy ac fe fyddai’n hapus i dderbyn adborth aelodau ar yr hyfforddiant a ddarperir.

Awgrymodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd i aelodau y dylid cyflwyno’r cynllun gweithredu i aelodau er mwyn cael sylwadau. Gofynnodd aelodau am i gyfarfod gael ei gynnal i dderbyn y cynllun gweithredu er mwyn cael trafodaeth ar y cynnig. Roedd yr holl aelodau yn gytûn.

Felly,

PENDERFYNWYD fod aelodau yn nodi’r adroddiad a bod  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ar y pwynt hwn yn y cyfarfod roedd rhaid i nifer o aelodau adael. Disgynnodd lefel presenoldeb y cyfarfod yn is na’r gofyniad ar gyfer cworwm. Penderfynwyd parhau gyda busnes y cyfarfod.

Ystyried adroddiad ar gynigion i greu rôl Cefnogwr Pobl Ifanc (copi ynghlwm).

Pwysleisiodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd bwysigrwydd rôl newydd arfaethedig y Cefnogwr Pobl Ifanc. Cafodd aelodau eu harwain drwy’r adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) a rhoddwyd gwybodaeth gefndir iddynt yn ymwneud â’r rôl.

Atgoffwyd aelodau y penderfynwyd, yn dilyn cyflwyno rhybudd o gynnig i’r Cyngor Sir ym Medi 2021, y byddai adroddiad ar y rôl Cefnogwr Pobl Ifanc yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd i ddiffinio'r rôl ac y byddai adroddiad pellach yn cael ei gyflwyno i’r Cyngor Llawn. Hysbyswyd aelodau fod yr Aelod Arweiniol yn cytuno y gellid cynnig y rôl i unrhyw aelod a oedd yn dymuno ymgymryd â’r swydd. Cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd fod y disgrifiad drafft o’r rôl wedi ei greu yn unol â rolau Cefnogwyr presennol o fewn yr awdurdod.

Yn dilyn y drafodaeth, trafododd yr aelodau'r canlynol yn fanylach:

·         Mae’r Cefnogwr Pobl Ifanc yn ymdrin â phob oed hyd at 25 nid 18 fel y nodwyd yn yr adroddiad drafft.

·         Roedd yn hanfodol fod y Cefnogwr a ddewisir yn ymgysylltu gyda phobl ifanc ac ysgolion.

·         Cytunodd aelodau fod angen y rôl ac y byddai’n darparu cyswllt cadarnhaol ar gyfer pobl ifanc a'r awdurdod.

·         Pwysleisiodd aelodau bwysigrwydd derbyn adborth gan y rhai a oedd yn cyflawni Rôl Cefnogwyr yn yr awdurdod i ddysgu a datblygu dealltwriaeth.

·         Cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd y byddai’r rôl yn cynnwys rhestr benodol o rinweddau i’r ymgeisydd eu cyflawni ar gyfer y rôl. Byddai’r unigolyn a ddewisir yn gweithio’n agos gyda’r Aelod Arweiniol gan hyrwyddo pobl ifanc ar ran y cyngor.

Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd wrth aelodau gan nad oedd y pwyllgor bellach â chworwm na allent gywiro’r argymhelliad ond fe allent gefnogi’r disgrifiad o’r rôl.

Felly,

NODWYD, fod aelodau yn dangos cefnogaeth eang tuag at y disgrifiad o’r Cefnogwr Pobl Ifanc ac yn dangos cefnogaeth eang i’r rôl ar gyfer unigolyn a benodir neu Gynghorydd.

Ystyried adroddiad ar adroddiad blynyddol drafft Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol (y Panel) ar gyfer y flwyddyn ddinesig 2022-2023 (copi ynghlwm).

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) mewn perthynas ag adroddiad blynyddol Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol (IRPW) ar gyfer blwyddyn ddinesig 2022/2023.

Cafodd aelodau eu hatgoffa fod Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol wedi ei sefydlu yn 2008. Cafodd cylch gwaith a swyddogaethau’r Panel eu hymestyn ym Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011. Mae cylch gwaith y Panel yn cynnwys cynghorwyr, aelodau o awdurdodau parciau cenedlaethol, awdurdodau tân ac achub Cymru a chynghorau tref a chymuned yn ogystal â chynghorau sir a bwrdeistref sirol. Roedd y Panel yn gallu pennu swm gwirioneddol y taliad y gall awdurdod ei wneud i aelod a’r dyletswyddau a’r cyfrifoldebau a all wneud cynghorwyr yn gymwys i dderbyn taliadau.

Pwysleisiodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd fod rhaid i’r awdurdod gydymffurfio gyda’r argymhellion a bod rhaid iddo dalu’r cyflog sylfaenol. Roedd pob aelod wedi eu hannog i dderbyn y cyflog yr oedd ganddynt hawl iddo. Cadarnhawyd y cynigiwyd i'r cyflog sylfaenol gynyddu i £16800 o £14368, sef cynnydd o 17%.

Cafodd aelodau eu harwain drwy’r adroddiad a oedd yn darlunio’r gwahanol gyflogau a gâi eu talu ar gyfer swyddi uwch.

Hysbyswyd aelodau mai i’r Cadeirydd yn unig y caiff y cyflog a delir i Gadeirydd pwyllgor ei roi, os yw’r Is-gadeirydd am unrhyw reswm yn ymgymryd â rôl y Cadeirydd ar sail hirdymor roedd adran o’r adroddiad drafft yn darparu trefniadau i’r awdurdod eu dilyn. 

Pwysleisiwyd i aelodau y byddai argymhellion yr adroddiad terfynol yn rhwymo ac y byddai’n rhaid i’r holl awdurdodau lleol lynu at yr adroddiad.

Felly,

NODWYD gan y pwyllgor benderfyniadau Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol ar gyfer 2022 – 2023 mewn perthynas â thalu cyflogau a thaliadau i aelodau cyfetholedig.

Ystyried Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Gwasanaeth Democrataidd i’w hystyried.

Cadarnhaodd y Cadeirydd y byddai’r cyfarfod nesaf ar 25 Mawrth 2022. Cytunodd aelodau y dylai cyfarfod ar wahân gael ei drefnu os yn bosibl cyn cyfarfod mis Mawrth i drafod y Cynllun Gweithredu Cyngor Amrywiol unwaith yr oedd drafft manwl wedi ei lunio.

Cytunodd aelodau i gynnwys eitem yn rhaglen y cyfarfod nesaf ar CLlLC – y Broses Gyflwyno.

NODODD aelodau y wybodaeth ddiweddaraf ar lafar.