Agenda and draft minutes

Cafodd y Cadeirydd wybod y byddai'r Cynghorydd Hugh Irving yn ymuno â’r cyfarfod yn nes ymlaen oherwydd ymrwymiadau eraill.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiad.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw fater brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 02 Hydref 2020 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 02 Hydref 2020 i’w cymeradwyo.

Penderfynwyd: - derbyn a chymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 02 Hydref 2020 fel cofnod cywir.

Derbyn adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd (copi'n amgaeedig) yn adolygu ac yn diweddaru'r cylch gorchwyl ar gyfer y Grwpiau Ardal Aelod.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) oedd yn sôn am adolygu a diweddaru’r cylch gorchwyl ar gyfer Grwpiau Ardal yr Aelodau. Roedd y mater yn cael ei gyflwyno i’r pwyllgor yn dilyn sylwadau gan aelodau yn ddiweddar, gan bod diffyg manylion yn y cylch gorchwyl presennol.

Cafodd yr aelodau wybod bod y telerau drafft ynghlwm yn Atodiad Un yr adroddiad. Rhoddodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd sicrwydd mai fersiwn cynnar iawn oedd y drafft, a byddai’n cael ei gyflwyno i'r Uwch Dîm Arweinyddiaeth, gan bod uwch swyddogion yn chwarae rhan allweddol yng nghyfarfodydd Grŵp Ardal Aelodau. Yna byddai’r adroddiad yn mynd i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ac Archwilio, ac yna yn y pendraw, byddai’n mynd i’r Cyngor. Fe awgrymodd y pwyllgor y byddai’n syniad da petai’r cylch gorchwyl yn mynd i bob Grŵp Ardal yr Aelodau.

Cafodd y mapiau yn yr adroddiad eu hamlinellu, roeddynt yn hen a byddent yn cael eu diweddaru er mwyn adlewyrchu ardaloedd y Grwpiau Ardal Aelodau presennol maes o law. Atgoffwyd yr aelodau nad oedd y grwpiau yn grwpiau oedd yn gwneud penderfyniadau, rôl gynghori ar faterion lleol oedd gan y grwpiau, heb unrhyw bwerau dirprwyedig.

Fe aeth y pwyllgor trwy’r Cylch Gorchwyl newydd gan dynnu sylw at feysydd o ddiddordeb yn fersiwn ddrafft y Cylch Gorchwyl.

·         Aelodaeth – Ar y cyfan roedd y pwyllgor yn teimlo bod aelodaeth yn ddryslyd, y rheswm am hyn oedd bod y mapiau'n hen, ond byddai rhai o'r pentrefi bychain yn cyfuno â threfi y tu allan i ardal Grŵp Ardal Aelodau. Cafodd Grŵp Ardal Aelodau Dyffryn Dyfrdwy ei drafod gan mai tri aelod oedd yn mynychu’r cyfarfod ar hyn o bryd, roedd aelodau’n teimlo y byddai’r Grŵp Ardal yn elwa trwy gynyddu’r ardal o ddylanwad. Dywedodd Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y byddai yna bedwerydd aelod etholedig ar gyfer Grŵp Ardal Aelodau Dyffryn Dyfrdwy ac roedd dau aelod o Grŵp Ardal Aelodau Rhuthun yn cael eu gwahodd i gyfarfodydd Grŵp Ardal Aelodau Dyffryn Dyfrdwy, ond anaml yr oeddynt yn mynychu.

·         Cadeirydd ac Is-gadeirydd – Nid oedd unrhyw sylwadau gan y pwyllgor ynghylch penodi Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion.

·         Pleidleisio - Croesawodd y pwyllgor yr wybodaeth oedd yn y cylch gorchwyl gan fod pleidleisio yng Ngrwpiau Ardal yr Aelodau ar hyn o bryd yn seiliedig ar gonsensws cyffredinol. Serch hynny, gan fod niferoedd amrywiol ym mhob Grŵp Ardal, roedd aelodau yn teimlo y dylid cyflwyno dull canran o bleidleisio er tegwch yn hytrach na dull mwyafrif o bleidleisio.

·         Cworwm – Nid oedd yna sylwadau gan y pwyllgor ynglŷn ag agwedd cworwm y cylch gorchwyl.

·         Rhaglenni Gwaith i’r Dyfodol – Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ei bod hi’n fanteisiol i gyfleu cymaint o wybodaeth â phosibl pan roeddynt eisiau i eitemau gael eu cynnwys yn y rhaglen gwaith i'r dyfodol, byddai hyn yn sicrhau bod pob swyddog yn deall beth oedd yn cael ei ofyn.

·         Presenoldeb ac Arsylwadau mewn cyfarfodydd Grŵp Ardal Aelodau a Chefnogaeth ar gyfer y Grwpiau Ardal Aelodau – Ni drafodwyd mwy ar y ddau eitem yn y cylch gorchwyl na’r manylion sydd wedi’u cynnwys yn yr adroddiad.

·         Dosbarthu a Mynediad at Ddogfennau – Gofynnodd y pwyllgor a oedd modd dosbarthu’r dogfennau ar gyfer Grwpiau Ardal Aelodau gyda phobl y tu allan i'r cyfarfodydd. Roedd y pwyllgor yn teimlo y byddai rhai o’r dogfennau oedd yn cael eu rhannu gyda’r Grwpiau Ardal Aelodau o fudd i bobl leol. Roedd y pwyllgor yn teimlo y dylai dogfennau’r Grŵp Ardal ddynodi a oedd y ddogfen yn gyfrinachol. Yna dylai Aelodau’r grŵp allu teimlo bod rhwydd hynt iddynt rannu  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Derbyn adroddiad gan y rheolwr Gwasanaethau Democrataidd ar flynyddol Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol (y ‘Panel’) ar gyfer 2021/22 (copi’n amgaeedig).

Cyflwynodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) oedd yn ymwneud ag adroddiad blynyddol Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol (IRPW) 2020/21. Cyhoeddwyd yr adroddiad yma ym mis Chwefror 2020.

Sefydlwyd Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol yn 2008. Cafodd cylch gwaith a swyddogaethau’r Panel eu hymestyn ym Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011. Mae cylch gwaith y Panel yn cynnwys cynghorwyr, aelodau o awdurdodau parciau cenedlaethol, awdurdodau tân ac achub Cymru a chynghorau tref a chymuned yn ogystal â chynghorau sir a bwrdeistref sirol. Mae'r Panel yn gallu pennu’r swm gwirioneddol y taliad y caiff awdurdod ei wneud i aelod a dyletswyddau a chyfrifoldebau a all wneud cynghorwyr yn gymwys i dderbyn taliadau.

Eleni roedd y Panel wedi penderfynu darparu cynnydd o £150 i £14,368 y flwyddyn i gyflog sylfaenol bob Cynghorydd. Byddai uwch gyflogau’n cael eu cynyddu 1.06% i’r ffigurau a ddangosir yn nhabl 3 yr Adroddiad Blynyddol.

Mae’r Panel yn bendant o’r farn nad yw cynnal gwerthoedd democrataidd llywodraeth leol yn ddigost. Roedd tâl a ariennir yn gyhoeddus ar gael i annog amrywiaeth o bobl leol bodlon a medrus i ymgymryd â rôl mewn llywodraeth leol, drwy eu swyddogaethau etholedig, penodedig neu gyfetholedig.

PENDERFYNWYD

(i)    Bod y Pwyllgor yn nodi penderfyniadau Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol ar gyfer 2021-2022 mewn perthynas â thalu cyflogau a thaliadau i aelodau cyfetholedig.

(ii)  Bod y Pwyllgor yn nodi lefel y gefnogaeth a roddir i aelodau i ymgymryd â’u dyletswyddau, o ran ‘Penderfyniadau’ 9 a 10 a 40 yr Adroddiad Blynyddol.

Ar y pwynt hwn (11.25 am) cafwyd egwyl o 10 munud.

Ailddechreuodd y cyfarfod am 11.35am.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Monitro (copi ynghlwm) yn hysbysu’r Aelodau am ymgynghoriad a gwblheir gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru (yr Ombwdsman), ynghylch canllawiau drafft newydd i aelodau etholedig ar y Cod Ymddygiad.

Cyflwynodd y Swyddog Monitro Ymgynghoriad Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru – Canllawiau Diwygiedig Drafft ar y Cod Ymddygiad ar gyfer Aelodau o Gynghorau Sir, Tref, Dinas a Chymuned (a ddosbarthwyd ymlaen llaw). Roedd yr adroddiad yn sôn am ymgynghoriad gan Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, (yr Ombwdsman) ynghylch canllawiau drafft newydd i aelodau etholedig ar y Cod Ymddygiad.

Cyhoeddwyd Canllawiau presennol yr Ombwdsman ar y Cod Ymddygiad i Aelodau ym mis Awst 2016. Lluniwyd y canllawiau i gynorthwyo aelodau i ddeall eu rhwymedigaethau dan y Cod Ymddygiad. Mae’r pwrpas yn parhau i fod yr un fath ar gyfer y drafft diweddaraf hefyd.

Roedd y canllawiau diwygiedig drafft yn destun ymgynghoriad yn dilyn fformat tebyg i’r canllawiau blaenorol. Mae’n ymddangos bod y ddogfen wedi’i diwygio i gynnwys rhagor o eglurder ac mae rhagor o enghreifftiau wedi’u cynnwys i gefnogi hyn, mae’n bosibl y bydd aelodau’n eu hadnabod o fersiynau blaenorol o Lyfr Achosion y Cod Ymddygiad.  Mae’r canllawiau diwygiedig drafft yn teimlo’n fwy cyfoes na’r canllawiau sydd ar waith ar hyn o bryd ac mae’n debyg y byddant o gymorth i gynghorwyr presennol ac aelodau etholedig newydd yn 2022. Mae’n debyg y bydd y dogfennau hyn yn cynorthwyo â darparu hyfforddiant yn dilyn etholiadau 2022.

Gwrthododd Panel Dyfarnu apêl gan Gynghorydd Cymuned yn erbyn penderfyniad pwyllgor safonau lleol ei fod wedi methu â dangos parch ac ystyriaeth o eraill trwy bostio sylwadau amrywiol ar-lein yn beirniadu'r aelodau eraill a’r ffordd roedd y Cyngor yn cael ei redeg. Casgliad yr Uchel Lys oedd er bod ei sylwadau yn goeglyd ac yn wawdiol a bod y tôn yn gwawdio ei gyd aelodau, “mynegiad gwleidyddol” oedd ei sylwadau gan fod mwyafrif y sylwadau yn ymwneud â'r ffordd roedd y Cyngor yn cael ei redeg, sut roedd ei benderfyniadau'n cael eu cofnodi, a chymhwysedd yr aelodau. Yn ôl y dyfarniad, ni roddwyd unrhyw ystyriaeth i’r angen bod rhaid i wleidyddion fod yn “groendew”.

Yn yr ail achos, clywodd yr Uchel Lys apêl yn erbyn penderfyniad y Panel Dyfarnu bod aelod o gyngor sir wedi torri’r Cod 14 gwaith, trwy fethu â dangos parch ac ystyriaeth i swyddogion y Cyngor, defnyddio ymddygiad o fwlio, ceisio cyfaddawdu ar ddidueddrwydd swyddogion a dwyn anfri ar swyddfa’r aelod. Digwyddodd yr achosion o dorri’r Cod dros gyfnod o ddwy flynedd ac roeddynt yn cynnwys sylwadau ac ymddygiad oedd yn feirniadol o uwch swyddogion a swyddogion iau ac yn fygythiol tuag atynt. Daeth y Llys i'r casgliad bod y Cod wedi cael ei dorri’n fwriadol ym mhob achos a bod rhywfaint o’r camymddwyn yn ddifrifol.

Dywedodd y Swyddog Monitro wrth y pwyllgor bod yr adroddiad wedi cael ei drafod yn flaenorol yn y Pwyllgor Safonau, roeddynt yn credu bod y canllawiau yn hawdd i’w darllen, serch hynny roeddynt yn teimlo y dylai fod yna ganllawiau ychwanegol am elfen cyfryngau cymdeithasol o fod yn gynghorydd.

Trafodwyd y pwyntiau canlynol mewn mwy o fanylder -

·         Fe dynnodd yr aelodau sylw at yr achos cyntaf y soniwyd amdano, am y gwahaniaeth rhwng sylwadau gwleidyddol a phersonol, roeddynt yn teimlo ei bod hi’n anodd derbyn bod yn rhaid i’r rhai mewn swydd gyhoeddus fod yn “groendew”. Teimlwyd bod yr agwedd hon o fod yn gynghorydd yn lleihau awydd pobl rhag bod eisiau sefyll mewn etholiad.

·         Gofynnodd y pwyllgor petaent yn gweld Cynghorydd arall yn torri’r cod ymddygiad, a fyddai hawl ganddynt ymyrryd i’w hysbysu eu bod yn torri’r rheolau. Fe atebodd y Swyddog Monitro gan ddweud bod yr Ombwdsmon yn ffafrio bod mân broblemau lleol rhwng aelodau yn cael eu trin trwy weithdrefnau datrysiad lleol lle y bo’n bosibl. Fe ychwanegodd nad oedd yna unrhyw beth yn  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

I ystyried adroddiad llafar gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd.

Cyflwynodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd adroddiad llafar ar raglen gwaith i’r dyfodol y Pwyllgor.

·         Fe awgrymodd y pwyllgor y gellir trafod hyfforddiant aelodau cyn yr etholiadau lleol sydd i ddod, er mwyn sicrhau y bydd unrhyw aelodau etholedig newydd yn derbyn hyfforddiant digonol.

·         Cafodd amrywiaeth o fewn y Cyngor ei godi oherwydd pan gafodd yr aelodau eu hethol, fe soniwyd y byddai yna brosiect yn ei le, gofynnodd yr aelodau am ddiweddariad yng nghyfarfod mis Hydref.

PENDERFYNWYD nodi’r diweddariad ar lafar.

Daeth y cyfarfod i ben am 12:10pm.