Agenda and draft minutes

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd fel un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Datganodd y Cynghorwyr Rachel Flynn, Hugh Irving, Alan James, Graham Timms, Gwyneth Kensler, Christine Marston, Joan Butterfield a Joe Welch gysylltiad personol ag eitem 5 ar y rhaglen – adroddiad blynyddol drafft Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol 2018/19.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B (4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Dim materion brys.

Cael cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 31 Mawrth 2017 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 13 Mawrth 2015 i’w cymeradwyo.

PENDERFYNWYD cymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 31 Mawrth, 2017 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd (copi ynghlwm) ar fersiwn ddrafft Adroddiad Blynyddol Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd Adroddiad Blynyddol Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol 2018/19 (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Roedd yn ofynnol i'r Panel gynhyrchu adroddiad blynyddol yn nodi lefelau tâl yr aelodau ar gyfer gwahanol ddyletswyddau a chyfrifoldebau ar gyfer y flwyddyn ddinesig. Cyflwynwyd yr adroddiad drafft i’r Pwyllgor am sylwadau.

Mae'r Panel wedi penderfynu cynnig cynnydd yn y lwfans blynyddol sylfaenol ar gyfer aelodau i £13,600 ar gyfer blwyddyn ddinesig 2018/2019.

Gofynnwyd am farn yr Aelodau ar yr adroddiad blynyddol drafft ac ymateb y pwyllgor i ymarfer ymgynghori Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol.

Yn ystod y drafodaeth codwyd y pwyntiau canlynol:

Ø  Cefnogaeth ffôn - roedd ardaloedd gwledig yn cael anhawster i dderbyn signal symudol felly roedd yn rhaid iddynt ddibynnu ar linellau ffôn tir. Nododd yr Aelodau fod amrywiaeth o becynnau ar gael yn eang ar gyfer ffonau symudol a llinellau tir a oedd yn galluogi galwadau am ddim neu negeseuon testun digonol i'w defnyddio gan aelodau ar fusnes y Cyngor a’r etholaeth heb unrhyw gostau ychwanegol i'r aelodau. Felly, teimlai'r Pwyllgor nad oedd angen ffonau symudol gan Gyngor Sir Ddinbych.

Ø  Cynnydd i lwfans cynghorwyr Tref/ Dinas a Chymuned - Roedd gan lawer o gynghorau cymuned bach gyllideb fach. Teimlai'r Aelodau y byddai cynnydd i'r lwfans mewn rhai achosion yn cynrychioli cyfran fawr o braeseptau rhai cynghorau bach ac ychwanegu pwysau ar gynghorau lleol. Fodd bynnag, cydnabu'r Pwyllgor y dylai hyn fod yn fater i'r cynghorau tref a chymuned.

Ø  Darparwyd hyfforddiant i'r aelodau - Trafododd yr aelodau hyfforddiant a arweiniwyd gan swyddogion allanol a mewnol, arsylwyd y manteision o dderbyn y ddau fath o hyfforddiant. Ystyriwyd bod hyfforddiant yn elfen hanfodol i Gynghorwyr Sir.

Ø  Gwelwyd gwahaniaeth barn ymysg aelodau o ran y cynnydd arfaethedig y Panel yn y cyflog sylfaenol i aelodau.

Mewn ymateb i drafodaeth y pwyllgor, hysbysodd y RhGD yr aelodau y byddai ymateb i adroddiad drafft Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol ac y byddai ymgynghoriad yn cael ei ffurfio i gynnwys y pwyntiau allweddol a godwyd. Wedi’i gynnwys yn hyn byddai gwahaniaeth barn y Pwyllgor o'r Panel ynglŷn â darparu cymorth ffôn gan y Cyngor a'r farn gymysg o fewn y Pwyllgor o ran y cynnydd yn y cyflogau sylfaenol. Cyhoeddir adroddiad terfynol Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol yn gynnar yn 2018 gydag adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Cyngor.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Gwasanaeth Democrataidd:

(a)        (a) Yn nodi'r penderfyniadau drafft yn adroddiad blynyddol drafft Panel Annibynnol Cymru Ar Gydnabyddiaeth Ariannol ar gyfer blwyddyn ddinesig 2018-2019;

(b)       b) Hysbysu'r Panel fel rhan o'i ymgynghoriad ar benderfyniadau drafft, o farn y Pwyllgor ar y lefel briodol o ddarpariaeth teleffoni a ddarperir gan y Cyngor ar gyfer aelodau fel yr amlinellir yn y cofnodion uchod; a

(c)        (c) Hysbysu'r Panel o'r farn a fynegwyd gan y Pwyllgor mewn perthynas â'r cynnydd arfaethedig yn lefel y cyflog sylfaenol.

Ystyried adroddiad oddi wrth y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd (copi ynghlwm) ar y gofynion statudol sy’n ymwneud â gwaith archwilio’r awdurdod lleol ar y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd (RhGD) yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Hysbysodd y RhGD wrth y Pwyllgor fod fersiwn o'r adroddiad hwn wedi'i gyflwyno i'r Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Archwilio ar 12 Hydref. Roedd aelodau'r Grŵp wedi mynegi ystod o farn ar rinweddau ffurfio Cydbwyllgor Archwilio gyda Chyngor Bwrdeistref Sirol Conwy i graffu ar y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus (BGC). Esboniodd RhGD bod yr adroddiad i drafod barn yr aelodau cyn datblygu cynigion i sefydlu pwyllgor archwilio ar y cyd. Dywedodd y byddai sefydlu cydbwyllgor yn benderfyniad i'r Cyngor llawn.

Hysbysodd y Pennaeth Gwasanaethau Adnoddau Dynol, Cyfreithiol a Democrataidd yr aelodau y byddai'r cydbwyllgor yn gytundeb rhwng Sir Ddinbych a Chonwy.

Yn ystod y drafodaeth codwyd y pwyntiau canlynol gan yr Aelodau:

Ø  Presenoldeb yng nghyfarfodydd BGC - hysbyswyd yr aelodau y byddai'r cyfarfod BGC nesaf yn agored i'r cyhoedd yn dilyn penderfyniad gan y BGC ym mis Medi i gynnal cyfarfodydd agored a chaniatáu mynediad i bob dogfen gyfarfod BGC nad yw'n gyfrinachol. Anogodd y Cadeirydd yr aelodau i fynychu os oedd ar gael.

Ø  Maint y Pwyllgor - eglurodd y RhGD y byddai maint pwyllgor archwilio ar y cyd yn fater i'w gytuno rhwng Sir Ddinbych a Chonwy.

Ø  Amserlen - Roedd yr Aelodau'n bryderus y byddai'n rhaid gwneud penderfyniad yn gyflym. Sicrhaodd y RhGD yr aelodau nad oedd amserlen ac nid oes dyletswydd i gytuno i gydbwyllgor. Ar hyn o bryd, roedd y Cyngor yn cydymffurfio â gofynion statudol ar gyfer archwilio’r BGC.

Holodd y RhGC a fyddai aelodau'n teimlo y byddai mwy o ymchwiliad yn fuddiol. Byddai gwaith yn cael ei wneud tuag at gynnig i adrodd i'r Cyngor llawn pe bai'r cynnig yn ymddangos i fod â chefnogaeth yr aelodau etholedig. Byddai adroddiad diweddaru yn cael ei gyflwyno yng nghyfarfod mis Mawrth y Gwasanaethau Democrataidd.

Diolchodd y Cadeirydd i'r RhGD a’r cydlynydd archwilio am yr adroddiad a’r eglurhad i bryderon yr aelodau.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Gwasanaeth Democrataidd:

(a)        Yn derbyn yr adroddiad, nodi ei gynnwys ac yn cymeradwyo ymgymryd â gwaith archwilio pellach ar sefydlu pwyllgor archwilio ar y cyd; a

(b)Cynnwys adroddiad diweddaru yn y Rhaglen Waith i'r Dyfodol i'w gyflwyno i'r Pwyllgor yng nghyfarfod Mawrth 2018. 

Cael adroddiad er gwybodaeth oddi wrth y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd (copi ynghlwm) ar ymgynghoriad diweddar Llywodraeth Cymru ar ddiwygio etholiadol.

Arweiniodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd (PGCADD) yr aelodau drwy'r adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Eglurodd y PGCADD wrth yr aelodau am ddarpariaethau Deddf Cymru 2017 ar faterion etholiadol a chofrestru a ddaeth i rym yn 2018.

Yn ystod y drafodaeth codwyd y pwyntiau canlynol:

Ø  Dull pleidleisio – cyflwynwyd syniadau i newid y ffordd y gallai unigolion bleidleisio gan gynnwys pleidleisio electronig. Trafodwyd pleidleisio electronig gan fod gwaith yn cael ei wneud i edrych ar hyn yn y dyfodol. Trafododd yr Aelodau bwysigrwydd cadw gonestrwydd y bleidlais yn flaenoriaeth.

Ø  Y gofyniad i ddangos ID wrth bleidleisio - mynegwyd pryderon y gallai hyn achosi dirywiad yn nifer yr unigolion sy'n pleidleisio gan nad oes gan rai ohonynt ffurf adnabod dilys. Hysbysodd y PGCADD y Pwyllgor y byddai gofyn am ID yn cael ei gyflwyno am gyfnod prawf yn Lloegr yn 2018.

Ø  Cofrestriad awtomatig i bleidleisio yn 16 oed - Teimlwyd pan oedd pobl yn 16 oed ac yn cael eu rhif Yswiriant Gwladol, byddai cofrestru awtomatig i bleidleisio yn fanteisiol.

Diolchodd y Cadeirydd i'r PGCADD am ddarparu gwybodaeth fanwl ynglŷn â'r Ymgynghoriad Diwygio Etholiadol.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn derbyn yr adroddiad Ymgynghoriad ar Ddiwygio Etholiadol a nodi ei gynnwys.

Ystyried rhaglen gwaith i’r dyfodol y Pwyllgor (copi wedi’i amgáu).

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y Cynllun Gwaith i’r Dyfodol.

Hysbysodd yr Aelodau os oeddent am ychwanegu eitemau at y Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol, dylent gysylltu ag ef yn uniongyrchol.

PENDERFYNWYD fod Aelodau yn gwneud nodyn o'r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.