Agenda and draft minutes

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd yn un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Datganodd y Cynghorwyr Bill Cowie, Arwel Roberts, Gwyneth Kensler, Meirick Lloyd Davies a Martyn Holland i gyd gysylltiad personol ag Eitem 5 – Cyrff Allanol.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw fater brys.

Derbyn a chymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 1 Gorffennaf 2016 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 1 Gorffennaf 2016 i’w cymeradwyo.

Materion yn codi:

Tudalen 4, Eitem 6 – Hyfforddi a Datblygu Aelodau Etholedig.

 Eglurodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd bod posibilrwydd y bydd presenoldeb Aelodau yn cael ei gyfeirio fel mater at y Pwyllgor Safonau yn y dyfodol.

Awgrymwyd yn y Papur Gwyn diweddar, i gynghorwyr gael eu cosbi oherwydd diffyg presenoldeb, byddai angen i 20% o'r ward arwyddo deiseb cyn y gallai hynny ddigwydd.

Byddai presenoldeb Aelodau’n cael ei drafod o dan Eitem 6 y Rhaglen bresennol – Protocol Presenoldeb i Aelodau Etholedig.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, derbyn a chymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd (copi ynghlwm) sy’n gofyn am farn yr aelodau am fanteision ac anfanteision parhau i benodi aelodau i’r cyrff allanol a restrir yn Atodiad 1.

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democratiaeth adroddiad (a oedd eisoes wedi’i ddosbarthu) i geisio barn yr aelodau am fanteision ac anfanteision parhau i benodi aelodau i’r cyrff allanol a restrir yn Atodiad 1 yr adroddiad atodedig.

Yn 2012, derbyniodd y Cabinet adroddiad ar benodi aelodau etholedig i gyrff allanol a gofynnwyd iddo benderfynu pa gyrff ar y rhestr a ddylai barhau i dderbyn penodiadau.  O ganlyniad i’r ymarferiad hwn rhoddwyd y gorau i benodi aelodau i rai cyrff allanol.

 Byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Cabinet newydd naill ai ym mis Mehefin neu fis Gorffennaf 2017 i bennu unwaith eto pa gyrff ar y rhestr a ddylai barhau i dderbyn penodiadau.

Gofynnwyd i’r Aelodau a oeddent yn teimlo fod rhai cyrff allanol yn chwarae rhan bwysig yn y gwaith o helpu’r cyngor i gyflawni ei flaenoriaethau corfforaethol.

Yn ystod y drafodaeth codwyd y pwyntiau canlynol:

Ø  Roedd yn bwysig nodi y dylai Aelodau a benodir i gynrychioli'r Cyngor ar gyrff allanol gael hawl i nodi eu presenoldeb yn y cyfarfodydd yng nghyswllt cyrraedd yr isafswm statudol ar gyfer parhau i ddal eu swydd.  Cytunodd Aelodau y dylai cofnod o’u presenoldeb mewn cyfarfodydd fel hyn gael ei wneud yn gyhoeddus a chadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y byddai’n ymchwilio i sut y gellid gwneud hyn.

Ø  Yn hytrach na mynd drwy’r rhestr yn ystod y cyfarfod, cadarnhawyd y byddai’r rhestr o gyrff allanol yn cael ei ddosbarthu i bob cynghorydd am adborth.  Cadarnhaodd Aelodau’r Pwyllgor nad oedd y canlynol bellach yn bodoli:

v Asiantaeth Mentrau Sir Ddinbych

v Cymdeithas Parc Isaf Dinbych, a

v Bwrdd Partneriaeth Grug a Bryngaerau

Cadarnhaodd yr Aelodau hefyd fod Asiantaeth Gofal a Thrwsio Dinbych bellach wedi cyfuno.

Ø  Holwyd pam fod cynrychiolwyr yn eistedd ar Fwrdd Cysgodol Coleg Glannau Dyfrdwy ac Iâl yn ogystal â Chorff Llywodraethu Coleg Glannau Dyfrdwy.

Ø  Mynegodd y Cynghorydd Martyn Holland nad oedd yn cytuno â bod yn gysylltiedig â Chwmnïau Cyfyngedig.

Ø  Soniwyd am y gofyn i Aelodau sy’n mynychu cyfarfodydd cyrff allanol i adrodd yn ôl i’r Cyngor i roi esboniad o'r gwaith gyda'r corff hwnnw.  Cynigwyd bod aelodau a benodir i gorff allanol yn gorfod mynychu hyfforddiant ynglŷn â bod yn aelod o gorff allanol a hefyd  sut i adrodd yn ôl i'r Cyngor.   Roedd Atodiad 3 yr adroddiad yn cynnwys templed adrodd drafft i aelodau i’w fabwysiadau ar gyfer ystyriaeth y Pwyllgor.  Roedd y Pwyllgor yn argymell y dylai’r ffurflen fod yn syml ac y dylai nodi nifer y cyfarfodydd a fynychwyd mewn blwyddyn, sawl gwaith yr oedd y Pwyllgor yn cyfarfod a p’un a oedd wedi darparu gwerth am arian.

Ø  Cadarnhawyd fod rhai cyrff allanol e.e. Awdurdod Tân Gogledd Cymru ac Awdurdod Heddlu Gogledd Cymru yn gorfod cael cydbwysedd gwleidyddol yn eu pwyllgorau felly maent yn rhoi gwybod i’r Awdurdodau Lleol aelodau o ba bleidiau gwleidyddol penodol sy’n ofynnol ganddynt.

Ø  Cyn dyrannu Aelodau ar gyrff allanol perthnasol, byddai swydd-ddisgrifiad yn cael ei ddosbarthu yn cadarnhau swyddogaethau’r grŵp.  Byddai hyn yn galluogi Arweinwyr y Grŵp i benodi’r unigolyn priodol.

PENDERFYNWYD –

Ø  Fod y rhestr o gyrff allanol yn cael ei dosbarthu i bob Cynghorydd i gael eu sylwadau ynglŷn â nifer y cyrff allanol sydd angen cynrychiolaeth

Ø  Bod presenoldeb aelodau mewn cyfarfodydd cyrff allanol yn cael ei nodi yn eu hystadegau presenoldeb

Ø  Bod adborth o gyfarfodydd yn cael ei gasglu i’w gyflwyno i’r cyngor bob 6 neu 12 mis

Ø  Nododd y Pwyllgor y canllawiau a roddir i aelodau ar gyrff allanol yn Atodiad 2 yr adroddiad.

Derbyn adroddiad llafar gan Bennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd.

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democratiaeth adroddiad llafar ynglŷn â'r Protocol Presenoldeb i Aelodau Etholedig.

Er mwyn llywodraethu’r Cyngor yn dda, nodwyd ei bod yn hanfodol i aelodau sy’n ymgysylltiol a deallus fynychu cyfarfodydd cyrff sy'n llunio penderfyniadau a Phwyllgorau Archwilio yn yn rheolaidd.  Roedd nifer o aelodau wedi mynegi eu rhwystredigaeth o ran lefelau presenoldeb mewn nifer o Bwyllgorau.

Roedd y Protocol Presenoldeb yn ceisio egluro:

·       Beth oedd cyfarfod perthnasol at ddibenion y Protocol?

·       Y lefelau presenoldeb isaf a ddisgwylir.

·       Ar ba sail y gellir cyfiawnhau absenoldeb aelod o gyfarfod penodol.

·       Y canlyniadau os bydd aelod yn methu â chynnal lefelau presenoldeb derbyniol.

·       Adrodd am gofnodion presenoldeb.

Cyfarfodydd perthnasol at ddibenion y Protocol oedd:

·       Cyfarfodydd llawn y Cyngor

·       Cyfarfodydd briffio’r Cyngor gan gynnwys Gweithdai Cyllideb.

·       Pob un o gyfarfodydd Pwyllgorau y mae’r Cynghorwyr yn aelodau sefydlog ohonynt

·       Cyfarfodydd cyrff mewnol megis Byrddau, Grwpiau Tasg a Gorffen a chyfarfodydd Heriau Gwasanaeth os oedd y Cynghorydd yn Aelod Arweiniol perthnasol neu’n gynrychiolydd enwebedig Pwyllgor Craffu.

Y lefelau presenoldeb disgwyliedig a nodir yn y swydd-ddisgrifiadau yn y Cyfansoddiad ar gyfer aelodau etholedig yw mynychu pob cyfarfod perthnasol.   Wrth fabwysiadu’r Protocol hwn, derbyniodd aelodau fod disgwyl rhesymol iddynt fynychu pob cyfarfod perthnasol oni bai fod rheswm cyfiawn y tu hwnt i'w rheolaeth dros eu habsenoldeb.

Os oes unrhyw aelod yn methu â bod yn bresennol, bydd yn hysbysu'r Gwasanaethau Democrataidd cyn gynted ag y bydd yn ymwybodol o’r ffaith na fydd yn gallu mynychu, ac mewn unrhyw achos, cyn amser dechrau disgwyliedig y cyfarfod.

Ni dderbynnir ymddiheuriadau yn y cyfarfod ar ran yr aelod gan aelodau eraill ac eithrio mewn amgylchiadau argyfyngus.

Mewn achosion o absenoldebau ailadroddus, mae’n bosibl y bydd y Swyddog Monitro yn gofyn am dystiolaeth o’r rheswm dros yr absenoldeb ac yn pennu a oedd yr absenoldeb parhaus yn gyfiawn ac yn parhau i'w gofnodi felly.  Gall unrhyw aelod a dramgwyddir gan unrhyw un o benderfyniadau’r Swyddog Monitro gyfeirio’r mater at y Prif Weithredwr.

PENDERFYNWYD fod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn cytuno ar y Protocol Presenoldeb i Aelodau Etholedig.

Ar y pwynt hwn (11.25 am) cafwyd egwyl o 10 munud.

Ailddechreuodd y cyfarfod am 11.35am.

Derbyn adroddiad llafar gan Bennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd.

Cyflwynodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democratiaeth adroddiad llafar ynglŷn â Chynnal Busnes yng Nghyfarfodydd y Cyngor.

Cadarnhawyd mai'r Cyngor Llawn oedd y cyfarfod mwyaf ac mewn sawl ffordd dyma’r cyfarfod anoddaf i’r Cadeirydd ei reoli.  Roedd sawl Aelod wedi mynegi rhwystredigaeth â’r ffordd yr oedd cyfarfodydd yn cael eu cynnal a’r difrod posibl y gallai hyn ei achosi i enw da’r cyngor o ganlyniad.

Cafodd y cyfarfod ei ddarlledu’n fyw i’r cyhoedd drwy system weddarlledu’r Cyngor ac roedd modd ei wylio ar wefan y Cyngor am hyd at chwe mis ar ôl y cyfarfod.  Gallai enw da’r Cyngor cael ei bardduo pe bai cyfarfodydd yn cael eu gweld fel rhai anhrefnus ac amhroffesiynol.

Dylai’r ffordd y caiff y cyfarfodydd eu cynnal gynorthwyo ac nid rhwystro gallu’r cyhoedd i ddilyn yr hyn a drafodir a deall y mater dan sylw a hefyd y penderfyniad.

Awgrymwyd y dylid meithrin rhywfaint o ddisgyblaeth a threfn er mwyn cynorthwyo’r cadeirydd a’r Aelodau i gyflawni'r nodau hyn.

Mae pleidiau gwleidyddol yn cyfarfod cyn bob Cyngor Llawn ac awgrymwyd bod Pleidiau Gwleidyddol yn enwebu llefarydd cyn y cyfarfod i siarad ar ran eu Plaid ynglŷn ag unrhyw fater penodol. 

Byddai’r llefarydd hwnnw yn cyflwyno barn y Blaid er mwyn ei gwneud yn haws i Aelodau eraill a'r cyhoedd ddilyn y ddadl.

Lle bo hynny’n bosibl, dylid cyfeirio cwestiynau sy'n gofyn am eglurhad neu fanylion at awdur yr adroddiad cyn y cyfarfod. 

Os yw Aelod yn dymuno cynnig newid i argymhelliad, byddai o gymorth pe bai hynny’n cael ei wneud gan lefarydd enwebedig y Blaid.  Byddai hefyd o gymorth pe bai’r Swyddog Monitro / Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democratiaeth yn cael eu hysbysu cyn y cyfarfod lle trafodir y newid a fwriedir, yn ysgrifenedig os yw hynny’n bosibl, fel bo modd iddo ystyried p’un a ellir caniatáu’r newid o dan Reolau Gweithdrefnol y Cyngor.

Dim ond Aelodau sy’n chwilio am gyngor am Reolau Gweithdrefnol y Cyngor a gynhwysir yn y Cyfansoddiad, neu gwestiwn cyfreithiol ddylai godi ar bwyntiau o drefn.

PENDERFYNWYD fod y Pwyllgor yn cytuno ar y dull cynnal busnes yng nghyfarfodydd y Cyngor.

Ystyried adroddiad gan Reolwr y Gwasanaethau Democrataidd (copi ynghlwm) er mwyn i’r Pwyllgor ystyried y rhaglen sefydlu a hyfforddiant ar ôl yr etholiad.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd yr adroddiad (a oedd eisoes wedi’i ddosbarthu) i geisio barn y Pwyllgor ynglŷn â chynnwys a chyfeiriad y rhaglen hyfforddi a datblygu.

Roedd y wybodaeth a adroddwyd wedi dangos fod y rhaglen hyfforddiant yn 2008 wedi bod yn annigonol ond bod y rhaglen hyfforddiant yn 2012 wedi bod yn rhy ddwys.   Gan hynny, lluniwyd y rhaglen hyfforddi bresennol i gynnwys modiwlau e-ddysgu i Aelodau fel eu bod yn gallu ymgymryd â hyfforddiant a briffiau ar amseroedd ac mewn lleoliadau cyfleus iddyn nhw.  Gallai rhai o'r modiwlau hyn ategu at sesiynau arferol lle bo'n briodol.

Yn unol â Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 roedd gofyn i Adolygiad Datblygu Personol (ADP) fod ar gael i bob cynghorydd.   Nid arfarniad o berfformiad oedd yr ADP ond modd o gefnogi a datblygu aelodau.  Nid oedd gofyn i'r  Aelodau ymgymryd ag ADP ond byddai’r cyfle yn cael ei gynnig i bob cynghorydd yn ystod 2017.

Roedd y Rhaglen Hyfforddi a Datblygu Aelodau wedi'i datblygu mewn ymgynghoriad â'r deiliad portffolio, y Cynghorydd Barbara Smith, ac ystyriwyd drafft cynharach o'r Rhaglen gan aelodau etholedig mewn sesiwn Briffio'r Cyngor ar 6 Mawrth 2017.

Roedd aelodau a fynychodd y sesiwn Briffio’r Cyngor wedi cefnogi nodau ac amcanion y Rhaglen Hyfforddi a Datblygu.  Roedd Swyddogion wedi cymryd rhan yn natblygiad y Rhaglen a byddent yn parhau i wneud hynny.

Holodd aelodau pwy fyddai’n gyfrifol am dalu am y cyrsiau preswyl a ddarperir gan CLlLC ar 7-8 Tachwedd a 12-13 Rhagfyr.   Hefyd pwy fyddai’n gyfrifol am dalu am Weithdy Rhanbarthol CLlLC ar 3 Tachwedd, neu a fyddai’n cael ei gynnal am ddim?  Cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y byddai’n canfod pwy sy’n gyfrifol am dalu ac yn rhannu’r wybodaeth ag Aelodau.

PENDERFYNWYD y dylai aelodau wneud nodyn o'r Rhaglen Hyfforddi a Datblygu.

Derbyn adroddiad llafar gan Reolwr y Gwasanaethau Democrataidd.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd adroddiad llafar ynglŷn â TGCh i Aelodau.

Treialwyd pedair dyfais Windows ond cafwyd adborth negyddol am bob un ohonynt.  Gan hynny, penderfynwyd dosbarthu ipads i’r holl Gynghorwyr ym mis Mai yn dilyn yr etholiad.

PENDERFYNWYD y dylai aelodau nodi’r wybodaeth a ddarparwyd ynglŷn â TGCh i Aelodau.

Derbyn adroddiad llafar gan Reolwr y Gwasanaethau Democrataidd.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y Cynllun Gwaith i’r Dyfodol. 

Hysbysodd yr Aelodau fod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn cwrdd ddwywaith y flwyddyn ac os oedd Aelodau am ychwanegu eitemau at y Cynllun Gwaith i'r Dyfodol, dylent gysylltu ag ef yn uniongyrchol.

PENDERFYNWYD fod Aelodau yn gwneud nodyn o'r Cynllun Gwaith i'r Dyfodol.

Gan mai dyma gyfarfod olaf y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd cyn yr etholiad ym mis Mai, ar y pwynt hwn datganodd y Cadeirydd, y Cynghorydd Barry Mellor, ei fod am ddiolch i’r Cynghorydd Bill Cowie (a oedd wedi penderfynu peidio â sefyll i gael ei ail-ethol) am ei holl waith caled ar y Pwyllgor.

Daeth y cyfarfod i ben am 12.35pm.