Agenda and draft minutes

Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fusnes a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni ddatganodd yr Aelodau unrhyw gysylltiad personol neu sy’n rhagfarnu mewn unrhyw fusnes a nodwyd i’w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972.                

Derbyn a chymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 14 Tachwedd 2013 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 14^eg Tachwedd, 2013.

Materion  yn codi:-

Cyfeiriodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd at Eitemau Busnes yn y Rhaglen Waith i’r Dyfodol ac eglurodd na chafwyd unrhyw awgrym o ran pryd y byddai’r Gorchymyn Personau Dynodedig yn cael ei wneud.

Hysbyswyd y Pwyllgor, o ganlyniad i adborth gan aelodau, y byddai templedi diwygiedig yn cael eu cylchredeg a fyddai’n ymgorffori canllawiau mwy eglur ynghyd â manylion ynghylch y math o wybodaeth i’w chynnwys yn yr adroddiad. Rhoddwyd cadarnhad nad oedd rhaid i Aelodau ddarparu Adroddiad Blynyddol.

7.  Gweddarlledu Cyfarfodydd y Cyngor - Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd W.L. Cowie, darparodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd fanylion am y trefniadau ariannu. Eglurodd nad oedd gweddarlledu cyfarfodydd y Cyngor yn ofyn cyfreithiol ac y byddai rhaid i’r Cyngor wneud penderfyniad o ran p’un ai i wneud cytundeb pellach yn dilyn y cyfnod cychwynnol o ddwy flynedd.

9.  Fersiwn Ddrafft Adroddiad Blynyddol Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol – Hysbysodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y Pwyllgor nad oedd y Fersiwn Ddrafft o Adroddiad Blynyddol Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol wedi’i chyhoeddi eto.

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd A. Roberts, cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd, o ran sylwadau a wnaed “y dylai Is-gadeiryddion Pwyllgorau Archwilio dderbyn taliad ychwanegol am dderbyn swydd Is-gadeirydd”, eu bod wedi’u cyflwyno i’r Panel Annibynnol ar Gydnabyddiaeth Ariannol a’u bod yn disgwyl ymateb.

Cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y byddai nodi Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion y gwahanol bwyllgorau yn cael ei gynnwys ar yr agendau yn y dyfodol.

PENDERFYNWYD – yn amodol ar yr uchod, y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 14^eg Tachwedd, 2013 fel cofnod cywir.                          

Derbyn adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd (copi ynghlwm) yn rhoi’r datganiad sefyllfa diweddaraf ar y cynnydd tuag at we-ddarlledu rhai cyfarfodydd yn 2014.

Roedd copi o adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd (RhGD) oedd yn rhoi’r datganiad sefyllfa diweddaraf ar y cynnydd tuag at weddarlledu rhai cyfarfodydd yn 2014 wedi’i gylchredeg gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.                

Adroddodd y RhGD fod y gwaith o osod yr offer gweddarlledu a’r feddalwedd wedi dechrau ym mis Rhagfyr a’i fod wedi’i gwblhau ddoe gyda’r disgwyl y byddai’r gwaith terfynol o sicrhau cysylltiad band eang ar gyfer y ddwy linell ADSL yn cael ei wneud ddydd Sadwrn. Hysbysodd y RhGD y Pwyllgor y byddai manylion ysgrifenedig am brotocol, fyddai’n darparu canllawiau mewn perthynas â gweddarlledu, yn cael eu cylchredeg i bob Aelod. Eglurodd hefyd y rhoddwyd ystyriaeth i roi cyflwyniad byr i’r Aelodau yng nghyfarfod briffio’r Cyngor ar 19^eg Chwefror 2014 a rhoddodd yr Aelodau eu caniatâd i wneud hynny.

Roedd y Cyngor yn bwriadu gweddarlledu tua 60 awr y flwyddyn o gyfarfodydd y Cyngor a’r Pwyllgor Cynllunio, fyddai’n cael eu gweddarlledu o Siambr y Cyngor yn Neuadd y Sir. Mewn ymateb i gwestiynau gan Aelodau ynghylch gweddarlledu cyfarfodydd ychwanegol fel y Cabinet a Phwyllgorau Archwilio, eglurodd y RhGD fod y gwasanaethau gweddarlledu wedi’u caffael yn defnyddio grant £40,000 LlC am gyfnod o ddwy flynedd, ac y byddai unrhyw benderfyniad i ymestyn neu adnewyddu’r cytundeb  yn cael ei wneud gan yr Aelodau. Rhoddwyd gwybod i’r Aelodau fod Llywodraeth Cymru yn ddiweddar iawn wedi hysbysu awdurdodau lleol y gellid cario’r arian grant drosodd i 2014 / 2015, fyddai’n caniatau digon o amser i’r Cyngor roi’r trefniadau ar gyfer gweddarlledu ar waith. Byddai cyflwyno a gweithredu’r trefniadau yn golygu bod angen neilltuo amser gan swyddog ychwanegol i fynd i gyfarfodydd sy’n cael eu gweddarlledu. Nid oedd sicrwydd eto beth fyddai effaith hyn, ond disgwylid y byddai’r trefniadau gweddarlledu yn cael eu cyflenwi o fewn adnoddau presennol. Gallai fod rhai goblygiadau o ran adnoddau i’r gwasanaethau TGCh, er y byddai disgwyl i’r cyflenwr allanol ddarparu cefnogaeth fel rhan o’r cytundeb.                                                                                                                                                  

Gyda chymorth cyflwyniad PowerPoint, darparodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd (PGCD) fanylion am y system gweddarlledu ac amlinellodd yr hyn y gallai’r system ei wneud.

Darparwyd yr ymatebion a ganlyn i gwestiynau a materion a godwyd gan yr Aelodau:-

-                  Ar hyn o bryd nid oedd unrhyw gyllid ar gael i newid lleoliad botymau coch y meicroffonau ar y desgiau yn Siambr y Cyngor. Fodd bynnag, gellid ystyried hyn yn y dyfodol pe byddai digon o gyllid ar gael i ail-gynllunio’r Siambr.                       

-                  Cadarnhaodd y RhGD y byddai cofnodion ysgrifenedig yn cael eu llunio ar gyfer cyfarfodydd oedd wedi’u gweddarlledu.

-                  Hysbysodd y PGCD yr Aelodau fod y darparwyr gwasanaeth wedi cynhyrchu ystadegau oedd yn dangos lefel uwch o ymgysylltu ymhlith y cyhoedd yn sgil gweddarlledu cyfarfodydd Cyngor.

-                  Darparwyd manylion am swyddogaethau gweddarlledu, o ran cyfryngau cymdeithasol  a chyfathrebu, y gellid eu defnyddio gan y Cyngor i wella ymgysylltiad â’r cyhoedd a defnyddwyr gwasanaeth.

-                  Mewn ymateb i gwestiwn gan Aelodau, cytunodd y PGCD i ymgynghori â’r darparwr gwasanaeth ynghylch materion mewn perthynas â hawlfraint.     

-                  Awgrymodd y Cadeirydd y gellid defnyddio gweddarlledu at ddibenion addysgol o ran hyrwyddo gwaith y Cyngor Sir ac ennyn diddordeb y genhedlaeth iau.                             

Yn dilyn trafodaeth bellach:-

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataid yn cefnogi’r trefniadau a’r cynnydd mewn perthynas â gweddarlledu cyfarfodydd yn 2014.

Derbyn adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd (copi ynghlwm) sy'n rhoi gwybodaeth ac yn gofyn am benderfyniadau ar faterion yn ymwneud â’r Pwyllgor.

Roedd copi o adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd (RhGD) oedd yn rhoi gwybodaeth ac yn gofyn am benderfyniadau ar faterion yn ymwneud â’r Pwyllgor wedi’i gylchredeg gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Cyflwynwyd yr amserlen ddrafft ar gyfer cyfarfodydd 2014/15, Atodiad 1, i’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd ei hystyried a byddid yn gofyn i’r Cyngor llawn ystyried a chymeradwyo’r amserlen. Rhoddwyd gwybod i’r Aelodau fod yr amserlen ddrafft wedi’i datblygu trwy ymgynghori ag amryw swyddogion oedd yn ymwneud â’r amryw bwyllgorau. Cyfeiriodd y RhGD at yr eglurhad fesul pwyllgor yn yr atodiad ynghylch y ffactorau oedd wedi effeithio’r dyddiadau a’r cylchoedd oedd yn llunio’r amserlen.                          

Adroddodd y RhGD fod rhai Aelodau, yn 2013, wedi awgrymu y dylid ymestyn yr amserlen i gwmpasu cyfnod hirach, a gofynnodd am farnau’r Pwyllgor ar y mater hwn. 

Eglurodd y RhGD ei bod yn ofynnol i’r Cyngor ystyried, o leiaf bob blwyddyn, sut mae aelodaeth ei bwyllgorau’n gysylltiedig â chydbwysedd gwleidyddol y grwpiau.  Roedd newidiadau i aelodaeth pwyllgorau a chryfder y grwpiau gwleidyddol yn golygu nad oedd pob pwyllgor yn wleidyddol gytbwys, fel y dangosir yn Atodiad 2. Rhoddwyd gwybod i’r Aelodau y byddai’r newidiadau i swyddi dinesig cadeirydd ac is-gadeirydd y Cyngor ym mis Mai yn effeithio aelodaeth a chydbwysedd gwleidyddol rhai pwyllgorau.

Roedd manylion mewn perthynas â phenodi cadeiryddion y pwyllgorau wedi’u hymgorffori yn yr adroddiad.   

Yn ystod y drafodaeth ddilynol, awgrymodd y Cynghorydd M.Ll. Davies y dylid ymestyn yr amserlen i gwmpasu cyfnod o ddwy flynedd. Cynigiodd y Cynghorydd W.L. Cowie ddiwygiad i’r argymhelliad yn yr adroddiad, a eiliwyd gan y Cynghorydd P.W. Owen, oherwydd pwysigrwydd y mater o amserlennu cyfarfodydd, y dylid cael barn y Cyngor Sir ynglŷn â’r mater hwn. Ar ôl pleidleisio, derbyniwyd y diwygiad.                                            

Yn dilyn trafodaeth bellach:-

PENDERFYNWYD - bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd:-

(a)            yn derbyn ac yn nodi cynnwys amserlen ddrafft y pwyllgor, a (b) yn cytuno y byddid yn ceisio barn y Cyngor Sir mewn perthynas ag ymestyn yr amserlen dros ddwy flynedd neu ragor.

Derbyn diweddariad llafar gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd.

Cyflwynodd y RhGD yr adroddiad ac eglurodd fod yr eitemau Busnes a ganlyn yn aros ar Raglen Waith y Pwyllgor i’r Dyfodol:-           

(i)              Gorchymyn Personau Dynodedig - i’w ystyried ar ôl derbyn rhagor o wybodaeth ac arweiniad gan Lywodraeth Cymru.

(ii)            Adroddiad Terfynol Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol - i’w gynnwys yn y Rhaglen Waith i’r Dyfodol.          

PENDERFYNWYD – i nodi’r sefyllfa.