Agenda and draft minutes

Cyflwynwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr Delyth Jones a Diane King.

Penodi Cadeirydd o grŵp anweithredol (grŵp di-Gabinet) ar gyfer cyfarfod heddiw o'r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd.'

Ystyriodd y Pwyllgor benodi aelod i gadeirio cyfarfod heddiw.

PENDERFYNWYD – fod y Pwyllgor yn penodi’r Cynghorydd Hugh Evans fel Cadeirydd ar gyfer cyfarfod heddiw.

Penodi is-gadeirydd y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd ar gyfer blwyddyn ddinesig 2022 – 2023.

PENDERFYNWYD – fod penodi Is-gadeirydd ar gyfer y Pwyllgor yn cael ei ohirio tan ar ôl i’r Cyngor benodi Cadeirydd ar gyfer y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd.

Ni chafodd unrhyw gysylltiad ei ddatgan.

Ni chodwyd unrhyw fater brys.

Cafodd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 28 Ionawr 2022 eu cyflwyno.

Materion yn codi

Eitem 6, Rôl y Cefnogwr Amrywiaeth. Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Llywodraethu a Busnes y byddai adroddiad ar aelodau sy'n gefnogwyr yn cael ei ystyried gan y Cyngor llawn.

PENDERFYNWYD - cadarnhau cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 28 Ionawr 2022 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad sy'n amlinellu'r gofynion statudol o dan Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 (y 'Mesur') mewn perthynas ag arolygu aelodau etholedig ar amseriad a lleoliad cyfarfodydd y Cyngor (copi ynghlwm).

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd adroddiad ar arolwg Amseriad Cyfarfodydd 2022 (a ddosbarthwyd yn flaenorol).  Amlinellodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y gofynion statudol o dan Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 i gynnal arolwg i geisio barn aelodau etholedig ynglŷn ag amser cyfarfodydd y Cyngor.

Dywedwyd wrth y Pwyllgor mai un o nodau’r Mesur yw hyrwyddo a chefnogi aelodaeth awdurdodau lleol. Gall yr amseroedd pan gaiff cyfarfodydd eu cynnal fod yn ffactor allweddol o ran galluogi aelodau presennol y Cyngor i’w mynychu a gallai gael effaith ar p’run ai yw ymgeiswyr posibl yn sefyll am etholiad. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y dylai awdurdodau lleol o dan y Mesur gynnal arolwg gyda’u haelodau o leiaf unwaith y tymor.

Cyfeiriodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd aelodau at gwestiynau’r arolwg drafft sydd wedi eu hatodi fel atodiad i’r adroddiad.

Trafododd yr Aelodau’r pwyntiau canlynol:

·       Y posibilrwydd y gallai amser y cyfarfodydd wella hygyrchedd y cyfarfodydd a, thrwy fod yn atyniadol i ymgeiswyr cyngor posibl, gwella amrywiaeth aelodau yn siambr y cyngor.

·       Roedd rhai cynghorwyr yn profi anawsterau gyda chael amser i ffwrdd o’r gwaith i fynychu cyfarfodydd a gallai cwestiynau’r arolwg drafft gasglu gwybodaeth werthfawr yn ymwneud â hyn.

·       Roedd rhai o’r aelodau yn teimlo fod cyfarfodydd hybrid yn ddelfrydol gan gynnig cyfleustra cyfarfodydd rhithiol gyda’r profiad o gyfarfodydd wyneb yn wyneb, a hynny yn unol ag anghenion y rhai oedd yn mynychu a’r hyn maent yn ei ffafrio.

·       Yr effaith posibl ar staff yn mynychu cyfarfodydd gyda’r nos, a pha safbwyntiau allai fod gan y swyddogion hynny.

·       Bwriad y Cyngor i osod mwy o offer cyfarfodydd hybrid ym mhrif swyddfeydd y Cyngor.

Cytunodd y Pwyllgor y dylai’r arolwg gynnwys cwestiwn yn ymwneud ag unrhyw anawsterau o ran cael amser o’r gwaith i fynychu cyfarfodydd.

PENDERFYNWYD - yn ddibynnol ar gynnwys cwestiwn yn ymwneud â’r anawsterau a brofir yn cael amser o’r gwaith i fynychu cyfarfodydd, fod cwestiynau’r arolwg sydd wedi eu hatodi i’r adroddiad yn cael eu cymeradwyo gan y Pwyllgor.

Ystyried adroddiad sy'n darparu diweddariadau a gwybodaeth am yr anwythiad a'r hyfforddiant wedi'r etholiad; ac ar hyfforddiant a datblygiad aelodau (copi ynghlwm).

Cyflwynodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd adroddiad ar Hyfforddiant a Datblygu Aelodau (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Diben yr adroddiad oedd i ddarparu gwybodaeth am y rhaglen hyfforddi a datblygu aelodau ar ôl yr etholiad a cheisio safbwyntiau’r Pwyllgor ar gynnwys a chyfeiriad y rhaglen ar gyfer y dyfodol.

Dywedodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd fod rhaglen o ymsefydlu, hyfforddiant a datblygu i aelodau wedi dechrau yn syth ar ôl etholiadau’r Cyngor ym Mai 2022. Mae’r sesiynau a ddarparwyd hyd yma wedi cynnwys ymsefydliad aelodau newydd ac aelodau sydd wedi dychwelyd drwy fynd dros y ddarpariaeth TGCh, ymgyfarwyddo â gwasanaethau a gwybodaeth ynglŷn ag ymgymryd â rolau penodol fel aelodau (er enghraifft hyfforddiant ar y Cod Ymddygiad, eistedd ar y Pwyllgor Cynllunio neu weithredu fel ‘rhiant corfforaethol’).

Ystyriodd y Pwyllgor y gwaith a wnaed yn ddiweddar i sicrhau fod e-ddysgu ar gael i aelodau a’r modiwlau e-ddysgu a oedd wedi eu paratoi. Hefyd adolygodd aelodau bolisi’r Cyngor blaenorol ar hyfforddiant ‘gorfodol’ a’r Adolygiadau Datblygu Personol sydd ar gael o dan Fesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011. Mewn ymateb i gwestiwn cadarnhaodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd y byddai Arweinwyr Grŵp yn cael eu cefnogi pe gofynnai eu haelodau iddynt i ymgymryd â’u Hadolygiadau Datblygu Personol.

Dywedodd y Cynghorydd Hugh Evans fod gan Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru nawr gyllideb hyfforddi i gefnogi aelodau awdurdod lleol. Roedd y gyllideb hyfforddi wedi ei lleihau’n flaenorol fel rhan o’r toriadau llymder.

Nododd yr Aelod Arweiniol gyda chyfrifoldeb dros hyfforddiant a datblygu aelodau, y Cynghorydd Julie Matthews, fod yr adroddiad yn ymdrin â’r materion hyfforddiant a datblygiad perthnasol.

PENDERFYNWYD - fod y Pwyllgor yn nodi’r adroddiad ar Hyfforddiant a Datblygu Aelodau.

I ystyried adroddiad sy'n amlinellu dyletswyddau a phwerau statudol y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd (copi ynghlwm).

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd adroddiad ar Rôl y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Diben yr adroddiad oedd i amlinellu dyletswyddau a phwerau statudol y pwyllgor a oedd yn amserol gan mai cyfarfod heddiw oedd cyfarfod cyntaf y pwyllgor ers yr etholiadau.

Hysbysodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y pwyllgor fod gan bob cyngor sir neu gyngor bwrdeistref sirol yng Nghymru Bwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yr oedd ei ddyletswyddau statudol yn cynnwys adolygu, a lle bo hynny’n briodol adrodd ar ddigonolrwydd staff, gofod ac adnoddau eraill i gyflawni swyddogaethau’r gwasanaethau democrataidd.

Nododd yr Aelodau gylch gwaith y pwyllgor.

Yn ystod y drafodaeth i ddilyn cododd aelodau fater penodiadau cynghorwyr i gyrff allanol (h.y. cynghorwyr yn cael eu penodi gan y Cyngor i eistedd ar grwpiau a sefydliadau allanol) a mecanweithiau adrodd. Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Llywodraethu a Busnes, fod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn fforwm priodol i aelodau adrodd ar faterion sy’n codi o’u haelodaeth o gyrff allanol. Ar hyn o bryd fodd bynnag nid oedd yna fecanwaith sefydledig na threfniadau cefnogi ar gyfer adborth o gyrff allanol a rhai paneli mewnol.  Dywedwyd wrth Aelodau fod rhaid i rai o’r cynghorwyr a benodwyd i gyrff allanol weithredu ac adrodd er budd y corff allanol (er enghraifft fel ymddiriedolwr) ac nid er budd y Cyngor.

Holodd y Pwyllgor ynglŷn â’r effaith yn sgil Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021. Trafododd Aelodau yn gryno y newidiadau a wnaed gan y Ddeddf i aelodaeth o Bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio’r Cyngor, hyrwyddo cyfranogiad cyhoeddus a mynediad i lywodraeth leol a’r etholiadau llywodraeth leol.

Yn nhermau darpariaethau’r Ddeddf yn ymwneud ag ymddygiad aelodau, cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol fod y Ddeddf yn gosod dyletswyddau newydd ar arweinwyr y grwpiau gwleidyddol i hyrwyddo a chynnal safonau uchel o ymddygiad gan aelodau o’r grŵp.

Holodd y Cynghorydd Hogg am y diffiniad o grŵp gwleidyddol. Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol fod grŵp gwleidyddol yn cael ei ffurfio pan fo dau neu fwy o gynghorwyr yn arwyddo ac yn darparu hysbysiad ysgrifenedig yn datgan eu dymuniad i gael eu hystyried fel grŵp gwleidyddol (yn unol â Rheoliadau Llywodraeth Leol (Pwyllgorau a Grwpiau Gwleidyddol) 1990).

PENDERFYNWYD –

(a) Bod y Pwyllgor yn nodi dyletswyddau a phwerau statudol y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd.

(b) Cyflwyno adroddiad ar ddarpariaethau Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 o fewn cylch gwaith y Pwyllgor i gyfarfod y Pwyllgor yn y dyfodol; a

(c) Dosbarthu rhestr o’r penodiadau i Gyrff Allanol i aelodau o’r Pwyllgor.

Ystyried adroddiad ar wybodaeth am ofal personol a diogelwch ar gyfer aelodau etholedig lleol (copi ynghlwm).

Cyflwynodd y Cynghorydd Julie Matthews, aelod arweiniol Polisi, Cydraddoldeb a Strategaeth Gorfforaethol, adroddiad ar Ofal Personol a Diogelwch i Aelodau (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Hysbyswyd y Pwyllgor o ganfyddiadau’r Comisiwn Etholiadol ar ôl etholiadau llywodraeth leol Mai 2022. Roedd y Comisiwn wedi canfod fod cyfran nodedig o ymgeiswyr a oedd wedi ymateb i’w harolwg wedi profi rhyw ffurf o gamdriniaeth neu fygythiad. Dywedwyd wrth Aelodau fod Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (CLlLC) yn argymell i aelodau fod yn ymwybodol o’r peryglon pan maent er enghraifft yn:

·       Ymweld â phobl yn eu cartrefi

·       Derbyn pobl sy’n galw i gartref y cynghorydd

·       Cynnal cymorthfeydd

·       Teithio, p’run ai gyda chludiant cyhoeddus neu breifat, a phan maent ar eu pen eu hunain

·       Cyfathrebu ar-lein

Roedd adroddiad y Pwyllgor heddiw’n cynnwys nifer o ddolenni i adnoddau’n ymwneud â diogelwch personol ar gyfer aelodau y mae CLlLC yn cyfeirio atynt a hefyd cyfeirio at argaeledd y gefnogaeth a’r cyngor ar ddiogelwch personol o fewn y Cyngor.

Trafododd Aelodau eu profiadau a’u canfyddiadau o’r gamdriniaeth a’r bygythiadau a anelir at ymgeiswyr ac aelodau etholedig. Un canlyniad i hyn fu newidiadau yn y gyfraith a oedd yn flaenorol wedi ei gwneud yn ofynnol i gyfeiriadau cartref ymgeiswyr ac aelodau i gael eu cyhoeddi.

Awgrymodd yr aelod arweiniol y gallai sesiwn hyfforddi i aelodau, yn ymgorffori’r adnoddau a amlygir yn adroddiad y Pwyllgor ac a osodir o fewn cyd-destun Sir Ddinbych, fod yn ddefnyddiol. Cymeradwyodd y Pwyllgor yr awgrym.

Cyfeiriodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol at Bolisi Gweithwyr sy’n Gweithio ar eu Pen eu Hunain y Cyngor fel ffynhonnell bosibl o wybodaeth berthnasol ar gyfer aelodau.

PENDERFYNWYD - yn unol â’r materion a godwyd uchod, fod y Pwyllgor yn argymell fod sesiwn hyfforddi ar gyfer aelodau o’r Cyngor ar Ofal Personol a Diogelwch yn cael ei gynnal.

Ystyried Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor (copi ynghlwm).

Cyflwynodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd Raglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Trafododd Aelodau y broses ar gyfer diwygio’r rhaglen a chadarnhawyd y gallai aelodau pwyllgor anfon ceisiadau yn uniongyrchol at Gadeirydd y Pwyllgor neu Reolwr y Gwasanaethau Democrataidd. Roedd y pwyllgor yn gallu diwygio ei raglen gwaith i’r dyfodol ym mhob cyfarfod, o dan yr eitem sefydlog yn y rhaglen sef ‘Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol’.

Cytunodd y Pwyllgor y dylai swyddogion cefnogi, y tu allan i gyfarfodydd y pwyllgor, gydgysylltu gyda Chadeirydd y Pwyllgor ar eitemau a awgrymir ar gyfer y rhaglen.

Yn ogystal â’r eitem gynharach ar y rhaglen ar rôl y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd, cyfeiriodd aelodau at gylch gwaith y pwyllgor. Y rôl statudol yw i adolygu pa mor ddigonol yw’r ddarpariaeth gan yr awdurdod o ran staff, gofod ac adnoddau eraill i gyflawni swyddogaethau gwasanaethau democrataidd, ac i lunio adroddiadau a gwneud argymhellion i'r awdurdod mewn perthynas â'r ddarpariaeth honno. Fe allai’r Pwyllgor benderfynu sut i arfer y swyddogaethau hyn.

PENDERFYNWYD – nodi Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor.