Agenda and draft minutes

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan y Cynghorwyr Huw Jones, Gwyneth Kensler, Christine Marston a Graham Timms a Phennaeth y Gyfraith, Adnoddau Dynol a Gwasanaethau Democrataidd (GW).

Dywedodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd nad oedd cworwm ar gyfer y pwyllgor hwn ond cytunodd yr aelodau a oedd yn bresennol i barhau ar sail anffurfiol.

Yr Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni chafodd unrhyw gysylltiad ei ddatgan.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Nid oedd unrhyw fater brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y pwyllgor a gynhaliwyd ar 29 Mawrth 2019 (copi’n amgaeedig).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 29 Mawrth 2019.

Eitem 5 - Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol – roedd y Pwyllgor wedi mynegi pryderon ynghylch y Panel yn cyhoeddi ei lythyrau i awdurdodau lleol a oedd yn ymdrin â materion parhaus yn ymwneud â chyflogau prif swyddogion unigol. Cyflwynodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd ymateb y Panel sef ei fod bellach yn cyhoeddi’r penderfyniad ond nid y llythyrau, fel ag yr arferai ei wneud yn y gorffennol. Roedd y Panel hefyd wedi cadarnhau y byddai ei rôl statudol ar gyfer prif swyddogion yn dod i ben ar 31 Mawrth 2020.

PENDERFYNWYD cymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 29 Mawrth, 2019 fel cofnod cywir.

Derbyn adroddiad gan Reolwr y Gwasanaethau Democrataidd ar ofynion hyfforddi, cydymffurfiad â hyfforddiant gorfodol; adolygiadau datblygiad personol ac e-ddysgu ar gyfer aelodau.

Esboniodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd eu bod yn profi i weld os oes modd defnyddio’r system iTrent i gofnodi ac adrodd ar holl gofnodion hyfforddiant y cynghorwyr. Ar hyn o bryd roedd hyfforddiant yn cael ei drefnu’n uniongyrchol gan y gwasanaethau a oedd yn gyfrifol am y pwnc ac felly roedd cadw cofnodion yn heriol iawn.

Cytunodd yr aelodau y byddai’n fuddiol i gael yr holl wybodaeth ar un system hygyrch y gellir ei defnyddio i lunio adroddiadau ar gyfer y grwpiau gwleidyddol ac aelodau unigol ar yr hyfforddiant sydd wedi’i gynnal, ac unrhyw hyfforddiant gorfodol arall heb ei gyflawni.

Wrth wneud hyfforddiant Cynllunio’n orfodol i aelodau’r Pwyllgor Cynllunio, holodd yr aelodau am y cyfyngiadau ward aml-aelod ar aelodaeth – lle dim ond un cynghorydd, mewn ward a gynrychiolir gan fwy nag un cynghorydd, all fod yn aelod o’r Pwyllgor Cynllunio. Cadarnhaodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd fod Llywodraeth Cymru wedi cyflwyno’r rheoliadau hyn a oedd wedi’u rhwymo mewn cyfraith, er cytunodd y Rheolwr eu bod yn broblem yn Sir Ddinbych.

Roedd yr aelodau o’r farn bod awdurdodau eraill hefyd yn cael problemau tebyg ac fe wnaethant awgrymu bod llythyr yn cael ei anfon at Lywodraeth Cymru er mwyn adolygu’r broses.

O ran e-ddysgu, esboniodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd fod y wefan a’r modiwlau e-ddysgu cenedlaethol yn anodd i’w defnyddio ar ddyfeisiau symudol megis iPads yr aelodau ac roedd angen diweddaru llawer iawn o’r modiwlau. Dywedodd fod Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru yn cydlynu‘r gwaith yr oedd awdurdodau lleol yn ei wneud i ddiweddaru’r modiwlau hyfforddiant ac roedd y gwaith i wella’r wefan e-ddysgu yn datblygu.

Roedd Sir Ddinbych wedi gwirfoddoli i ddiweddaru modiwl ar faterion ‘cydraddoldeb’ a dywedodd y Cynghorwyr Irving a Welch y byddent yn fodlon profi’r modiwl fel defnyddwyr pan oedd yn barod.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor yn nodi’r adroddiad.

Derbyn adroddiad gan Reolwr y Gwasanaethau Democrataidd ar oblygiadau diogelwch rolau aelodau etholedig (dogfen wedi’i chyfieithu i ddilyn).

Cyflwynodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) ar ddiogelwch personol i gynghorwyr ac roedd wedi casglu gwybodaeth gan Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru a’r Gymdeithas Llywodraeth Leol ar ganllawiau diogelwch personol yn benodol i Gynghorwyr.

Nododd yr adroddiad y gallai gweithio ar eu pen eu hunain beri neu gynyddu risgiau i gynghorwyr, megis cynnal cymorthfeydd ar eu pen eu hunain mewn adeilad sydd fel arall yn wag neu ymweld ag etholwyr yn eu cartrefi. Dywedodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd fod gan y Cyngor weithdrefnau i weithwyr sy'n gweithio ar eu pen eu hunain ar y Fewnrwyd sydd yn berthnasol i staff ac aelodau.

Dywedodd y Cynghorydd Welch ei fod wedi derbyn negeseuon digymell ar Whatsapp a thrafododd yr aelod sut y gallai ymateb i negeseuon Facebook arwain atynt yn cael eu hystyried yn 'ffrind' a allai achosi anawsterau wrth iddynt ymgymryd â’u rolau fel cynghorwyr.

PENDERFYNWYD dosbarthu’r adroddiad i’r holl aelodau er gwybodaeth a gofyn i TGCh ystyried darparu arweiniad i aelodau mewn perthynas â’r cyfryngau cymdeithasol a’r dechnoleg a ddefnyddir gan gynghorwyr.

Derbyn adroddiad gan reolwr y Gwasanaethau Democrataidd ar drosolwg cynnar o Bwyllgor Cyd Craffu Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Conwy a Sir Ddinbych.

Cyflwynodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn diweddaru’r Pwyllgor ar gynnydd y trefniadau cyd-graffu oedd ar waith i graffu ar y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus. Comisiynwyd yr adroddiad gan y Pwyllgor er mwyn darparu trosolwg cynnar o’r trefniadau cyd-graffu.

Ystyriodd y Pwyllgor y canlynol:

·         Cynhaliwyd sesiwn hyfforddi a chyflwyno ym mis Chwefror ar gyfer aelodau’r Cydbwyllgor Craffu newydd.

·         Cynhaliwyd cyfarfod cyntaf y Cydbwyllgor ym mis Mai. 

Etholwyd y Cynghorydd Brian Cossey (Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy) yn Gadeirydd ac fe etholwyd y Cynghorydd Graham Timms o Gyngor Sir Ddinbych yn Is-Gadeirydd.

·         Bu i’r Cydbwyllgor gymeradwyo Adroddiad Blynyddol 2018 – 2019 y BGC a’i dri maes blaenoriaeth, sef lles meddyliol, ymrymuso'r gymuned a chadernid amgylcheddol.

·         Gohiriwyd cyfarfod a oedd wedi’i drefnu ar gyfer mis Medi gan nad oedd y sefydliad arweiniol ar gyfer y maes blaenoriaeth cadernid amgylcheddol ar gael.

Cytunodd yr aelodau y byddai diweddariad o weithgareddau Craffu’r BGC yng nghyfarfodydd y Gwasanaethau Democrataidd yn y dyfodol yn fuddiol.

PENDERFYNWYD bod diweddariad ar drefniadau’r Cydbwyllgor Craffu yn cael ei roi yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd.

Derbyn adroddiad ar lafar gan Bennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democrataidd i asesu opsiynau ar gyfer craffu llywodraeth leol.

Nid oedd Pennaeth y Gyfraith, Adnoddau Dynol a’r Gwasanaethau Democrataidd wedi gallu bod yn bresennol yn y cyfarfod heddiw i annerch y Pwyllgor ar Fwrdd Uchelgais Economaidd Gogledd Cymru. Rhoddodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd drosolwg cryno o’r Bwrdd a datblygiad y trefniadau craffu i sicrhau bod y Bwrdd yn cael ei ddal yn gyfrifol drwy ddefnyddio trefniadau craffu llywodraeth leol. 

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor yn gwahodd Pennaeth y Gyfraith, Adnoddau Dynol a’r Gwasanaethau Democrataidd i gyfarfod yn y dyfodol i drafod datblygiad trefniadau craffu ar gyfer y cydbwyllgor rhanbarthol hwn.

Ystyried rhaglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor (copi ynghlwm).

Cyflwynodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol. Nododd yr aelodau’r eitemau a ychwanegwyd i’r rhaglen gwaith i'r dyfodol yn ystod y cyfarfod ac ychwanegu diweddariad ar y Bil Llywodraeth Leol (Cymru) i’r rhaglen.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, y dylid cymeradwyo'r rhaglen gwaith i'r dyfodol.