Agenda and draft minutes

Cafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr Hugh Irving, Christine Marston, Andrew Thomas a Joe Welch.

Hysbysodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd y Pwyllgor nad oedd cworwm yn y cyfarfod. Cytunodd y Pwyllgor i barhau gyda busnes y cyfarfod ar sail anffurfiol.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn. 

Cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd y byddai gan bob un o’r aelodau sy’n bresennol gysylltiad personol ag eitem rhif 5 ar y rhaglen - Adroddiad Blynyddol Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol 2019/2020, ond nad oedd hwn yn cael ei ystyried yn gysylltiad sy'n rhagfarnu dan y Cod Ymddygiad.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Nid oedd unrhyw fater brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 19 Hydref 2018 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion drafft cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 19 Hydref 2018 (a ddosbarthwyd ymlaen llaw).

PENDERFYNWYD cymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 19 Hydref 2018 fel cofnod cywir.

I ystyried adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd (copi ynghlwm) i gynghori ynghylch penderfyniadau'r Panel ar gyfer 2019 / 20 mewn perthynas â thaliadau i aelodau ac aelodau cyfetholedig

Cyflwynodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) oedd yn ymwneud ag adroddiad blynyddol Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol (IRPW) 2019/20.

Hysbyswyd yr Aelodau yr arferwyd mynd ag adroddiadau blynyddol yr IRPW at y Cyngor llawn, ond bod yr IRPW wedi cadarnhau’n ddiweddar nad oedd angen gwneud hynny, gan mai’r Panel ei hun sy’n gwneud y penderfyniadau yn hytrach na’r awdurdodau lleol.

Amlinellodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd gylch gwaith yr IRPW o ran gosod lefelau tâl aelodau prif gynghorau, fel Sir Ddinbych, yn ogystal â chyrff cyhoeddus eraill, am gyflawni amrywiol ddyletswyddau a chyfrifoldebau. Dywedodd bod rhaid i'r IRPW gynhyrchu adroddiad blynyddol, a’i fod, ar gyfer 2019/2020, yn darparu £268, neu 1.97%, o gynyddran i gyflogau sylfaenol yr aelodau yn ogystal â £532 o gynyddran i uwch gyflogau aelodau’r Cabinet, a bod crynodeb lawn o'r newidiadau i'w gweld yn adroddiad y Pwyllgor.

Cyfeiriodd y Cynghorydd Graham Timms at lythyr yr IRPW i Gyngor Sir Ddinbych mewn perthynas â chynnig i godi cyflog un o brif swyddogion y Cyngor. Disodlwyd y llythyr a atodwyd wrth adroddiad blynyddol yr IRPW gan lythyr dilynol gan yr IRPW ond, gan ei fod yn rhan o’r adroddiad blynyddol, y llythyr gwreiddiol oedd y fersiwn oedd yn dal i fod ar led yn gyhoeddus.

Trafododd y Pwyllgor rôl yr IRPW mewn perthynas â chyflogau prif swyddogion. Dywedodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democrataidd fod Llywodraeth Cymru wedi ychwanegu materion cyflogau prif weithredwyr a phrif swyddogion at swyddogaethau IRPW. Felly gallai’r IRPW ystyried a gwneud argymhellion ar newidiadau arfaethedig i’r cyflogau hynny (oni bai fod y newidiadau’n gymwys i swyddogion eraill yr awdurdod hefyd). Roedd rhaid i’r awdurdod roi sylw i’r argymhellion a wnaed gan yr IRPW yn ôl y gyfraith, ond nid oedd rhaid iddo eu rhoi ar waith.

Mynegodd y Pwyllgor bryder fod llythyrau sy’n ymwneud â mater parhaus yn cael eu hatodi wrth yr adroddiadau blynyddol, a chytunodd y dylid gofyn i Lywodraeth Cymru ystyried cael gwared â rôl yr IRPW mewn perthynas â chyflogau swyddogion.

Trafododd y Pwyllgor nod yr IRPW o ran annog amrywiaeth yn siambrau cynghorau llywodraeth leol, sef nod yr oedd yn ei chefnogi. Croesawyd y defnydd o gyflogau aelodau a chost lwfansau gofal i helpu’r unigolion hynny na allai fforddio eu rhoi eu hunain ymlaen, ond cydnabuwyd y gallai’r taliadau effeithio’n negyddol ar ganfyddiad y cyhoedd o aelodau etholedig.

Trafododd yr aelodau benderfyniadau blaenorol yr IRPW i adael i awdurdodau lleol benderfynu rhwng cyfres o ddewisiadau lefelau cyflog ar gyfer swyddi penodol. Cefnogodd y Pwyllgor yr egwyddor o gymryd y penderfyniadau am lwfansau aelodau allan o ddwylo’r awdurdodau lleol, gan argymell i’r IRPW na ddylid rhoi dewisiadau ar lefelau cyflog. Nododd y Pwyllgor fod yr IRPW wedi ymateb i adborth tebyg gan gynghorau drwy dynnu’r dewisiadau hynny o’r adroddiad blynyddol newydd.

PENDERFYNWYD y byddai’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn:

(i)        cefnogi nodau Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol i sicrhau lefelau derbyniol a fforddiadwy o gyflogau aelodau, fydd yn cyfrannu at wella amrywiaeth mewn llywodraeth leol;

(ii)       mynegi ei bryder i Banel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol fod llythyrau sy’n ymwneud â materion parhaus mewn perthynas â chyflogau swyddogion yn cael eu hatodi wrth yr adroddiadau blynyddol;

(iii)      argymell i Lywodraeth Cymru y dylai ailystyried rôl Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol mewn perthynas â chyflogau swyddogion; ac yn

(iv)      cefnogi Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol i dynnu penderfyniadau ar lefelau cyflog swyddi penodol oddi ar yr awdurdodau lleol yn Adroddiad Blynyddol 2019/2020.

I ystyried adroddiad gan y Rheowr Gwasanaethau Democrataidd (copi ynghlwm) i geisio safbwyntiau'r Pwyllgor ar gynnwys a chyfeiriad y Rhaglen Hyfforddiant a Datblygu.

Cyflwynodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd adroddiad ar hyfforddiant a datblygiad aelodau (a ddosbarthwyd ymlaen llaw), oedd yn ceisio barn y Pwyllgor am gynnwys a chyfeiriad y rhaglen hyfforddi a datblygu.

Atgoffodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd y Pwyllgor fod y Cyngor wedi cytuno ar ei ofynion hyfforddiant gorfodol ar gyfer aelodau ym mis Medi 2018, sef:

·         Cod Ymddygiad – unwaith y tymor, ac roedd pob aelod wedi mynychu’r hyfforddiant hwn.

·         Cynllunio – dau ddigwyddiad hyfforddi y flwyddyn (ar gyfer Aelodau’r Pwyllgor Cynllunio)

·         Trwyddedu – dau ddigwyddiad hyfforddi y flwyddyn (ar gyfer Aelodau’r Pwyllgor Trwyddedu)

·         Diogelu Data a GDPR – hyfforddiant blynyddol

·         Cyllid Llywodraeth Leol – unwaith y tymor

·         Diogelu – unwaith y tymor

·         Rhianta Corfforaethol – unwaith y tymor.

Dywedodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd fod yr hyfforddiant ar gyfer cynghorwyr ar ddiogelu data a materion GDPR yn fwy na’r hyn sy’n ofynnol i swyddogion y Cyngor. Adroddodd fod swyddogion diogelu data’r Cyngor o’r farn nad oedd angen hyfforddiant mor aml â hyn ar yr aelodau, ac y byddai cynnal hyfforddiant blynyddol ar gyfer yr holl aelodau yn dargyfeirio eu hadnoddau.

Cytunodd y Pwyllgor y dylai hyfforddiant diogelu data barhau’n hyfforddiant gorfodol, ond y dylid ei gyflawni unwaith ym mhob tymor y Cyngor yn hytrach na bob blwyddyn.

Cododd yr aelodau’r pwyntiau canlynol hefyd mewn perthynas â hyfforddiant:

·         Byddai cynnig sesiynau hanner diwrnod gyda phob adran i gynghorwyr newydd yn eu helpu i ddysgu am wasanaethau’r Cyngor a’u rôl hwy o ran eu llunio a'u cefnogi.

·         Arferwyd cynnig hyfforddiant ar flaenoriaethu llwythi gwaith, a gallai hynny fod yn ychwanegiad buddiol a phoblogaidd i’r rhaglen hyfforddi.

·         Byddai hyfforddiant i aelodau newydd ar reolau sefydlog y Cyngor ac ymgyfarwyddo â chymryd rhan mewn cyfarfodydd gweddarlledu yn cael ei groesawu.

Cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democrataidd y gwahoddwyd pob aelod i sesiwn hyfforddi fis Rhagfyr diwethaf oedd yn ymwneud â bod yn effeithiol yn eu rolau, a bod hyn wedi cynnwys prosesau a rheolau sefydlog y Cyngor.

Cytunodd y Pwyllgor fod angen mwy o hyfforddiant i aelodau ar gyfarpar TGCh, yn enwedig i aelodau newydd. Roedd y Cynghorydd Timms wedi canfod nad oedd iPads yn ddyfeisiau priodol ar gyfer ymgymryd ag amrywiaeth o ddyletswyddau a ddisgwyliwyd gan gynghorwyr, gan nodi y byddai wedi croesawu hyfforddiant ar ddefnyddio iPads i drefnu gwybodaeth a chofnodion.

Hysbysodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democrataidd y Pwyllgor am y broses a ddefnyddiwyd i ddewis y cyfarpar TGCh ar gyfer y Cyngor newydd ar ôl etholiadau 2017. Dywedodd y bu grŵp o aelodau’n treialu amrywiaeth o ddyfeisiau ychydig cyn yr etholiadau. iPads oedd y Cyngor wedi’u defnyddio’n flaenorol, ac roedd y ffaith fod yr aelodau presennol yn gyfarwydd â’r rhain yn rhan o’u hapêl. Ond yn ychwanegol at hyn, roedd y grŵp treialu wedi canfod fod cysylltedd symudol 4G ac oes batri hirach yr iPads (o’u cymharu â’r dyfeisiau eraill a dreialwyd) wedi eu harwain i argymell iPads ar gyfer tymor newydd y Cyngor.

Cyfeiriodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd at rwymedigaeth statudol y Cyngor i gynnig Adolygiad Datblygiad Personol i’r aelodau. Mae'r Adolygiadau’n ffordd i’r aelod a'r Cyngor fynd ati ar y cyd i asesu anghenion datblygiad personol yr aelod.  Byddai'r adolygiad yn cael ei osod yng nghyd-destun rôl yr aelod, eu dyheadau ar gyfer yr hyn yr hoffent ei gyflawni, diben a dyheadau'r Awdurdod ac anghenion y gymuned. Nid arfarniad perfformiad oedd y rhain.

Adroddodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd y gwahoddwyd aelodau i gymryd rhan mewn Adolygiad y llynedd, ond na ddangoswyd fawr o ddiddordeb ar y pryd, ac y byddai'r wybodaeth yn cael ei dosbarthu unwaith eto eleni.

PENDERFYNWYD y byddai’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

I ystyried adroddiad llafar gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd.

Cyflwynodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd adroddiad llafar ar raglen gwaith i’r dyfodol y Pwyllgor.

Dywedodd fod cyfarfod nesaf y Pwyllgor wedi’i drefnu ar gyfer mis Hydref 2019, ac mai pynciau posib y cyfarfod hwnnw oedd:

·         Y wybodaeth ddiweddaraf am hyfforddiant a datblygiad aelodau

·         Trefniadau diogelwch personol cynghorwyr

·          Y wybodaeth ddiweddaraf am Gyd-graffu ar y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus

·         Trefniadau craffu ar gyfer Bwrdd Uchelgais Economaidd Gogledd Cymru

·         Trefniadau i annog ystod amrywiol a chynrychiadol o ymgeiswyr ar gyfer yr etholiadau llywodraeth leol

PENDERFYNWYD nodi’r adroddiad.