Agenda and draft minutes

Cafwyd ymddiheuriadau gan y Cynghorydd Graham Timms.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd fel un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Roedd yr holl aelodau oedd yn bresennol yn gofyn a fyddai angen datgan cysylltiad o ran Adroddiad Blynyddol Drafft Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol oedd yn pennu cyflogau cynghorwyr.

Ymatebodd y swyddog monitro gan ddweud y byddai pob Cynghorydd angen datgan cysylltiad personol ond nid cysylltiad sy’n rhagfarnu.

Roedd yr holl aelodau oedd yn bresennol yn datgan cysylltiad personol yn Adroddiad Blynyddol drafft Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B (4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Dim eitemau brys.

Cael cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 23 Mawrth 2018 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 23 Mawrth.

Tudalen 8 – Eitem 9: Gofynnwyd am y wybodaeth ddiweddaraf ar Adolygiad Etholiadol o Sir Ddinbych.  Dywedodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd bod y cynigion wedi eu cyhoeddi.   Trefnir cyfarfod gyda gweithgor yr aelodau i drafod y cynigion cyn dod i’r Cyngor ym mis Ionawr. 

PENDERFYNWYD cymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 20 Hydref 2017 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd (copi ynghlwm) i adolygu adroddiad blynyddol drafft ACGA ac ystyried ymateb i ymarfer ymgynghori'r panel.

Cyflwynodd Pennaeth Gwasanaethau’r Gyfraith, Adnoddau Dynol a Democrataidd adroddiad ar yr ymgynghoriad ar Adroddiad Blynyddol Drafft Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol ar gyfer 2019-2020 (dosbarthwyd yn flaenorol).

Hysbyswyd y pwyllgor bod y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd a Chadeirydd y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn cwrdd â chynrychiolwyr Panel Cydnabyddiaeth Ariannol Annibynnol ym mis Tachwedd a byddai’n cyflwyno unrhyw bryderon neu sylwadau oedd gan y pwyllgor. 

Amlinellodd Pennaeth Gwasanaethau'r Gyfraith, Adnoddau Dynol a Democrataidd bod yr adroddiad blynyddol drafft yn cynnig cynnydd yn y cyflog sylfaenol o 1.97% (£268) i £13,868 a fyddai ar gael i bob cynghorydd.   Mewn ymateb i ymholiadau ynglŷn â derbyn y taliad, cadarnhaodd Pennaeth Gwasanaethau’r Gyfraith, Adnoddau Dynol a Democrataidd os byddai’r adroddiad drafft yn cael ei gadarnhau y byddai’r cynnydd yn cael ei weithredu.   Fodd bynnag, os oedd unrhyw Gynghorydd yn dymuno gwrthod y cynnydd yna byddai angen cyflwyno hysbysiad ysgrifenedig i'r Gwasanaethau Democrataidd. 

Roedd y cynnydd yng nghyflog Aelodau Cabinet yn £532, ac roedd o ganlyniad i’r ffaith nad oedd aelodau’r Cabinet wedi cael codiad cyflog ers chwe blynedd.

Mynegwyd pryder am gynghorau cymuned llai ac a fyddai'r taliadau blynyddol yn cyfrif am y rhan fwyaf o'u praesept.  Roedd y pwyllgor yn nodi y gallai cynghorau tref a chymuned barhau i wrthod derbyn eu cyflogau ar ôl cyflwyno hysbysiad ysgrifenedig i’w clercod. 

PENDERFYNWYD – Bod y pwyllgor yn nodi cynnwys adroddiad blynyddol drafft Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd (copi ynghlwm) i ystyried canlyniadau yr arolwg a gwneud argymhellion i’r Cyngor o ran amseriad a lleoliadau cyfarfodydd y Cyngor.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd adroddiad ar Amseriad Cyfarfodydd y Cyngor (dosbarthwyd yn flaenorol). 

Hysbysodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y pwyllgor bod yr adroddiad yn amlinellu canlyniadau’r holiadur a ddosbarthwyd yn Awst a Medi.   Roedd y canlyniadau’n cefnogi’r arfer bresennol o gynnal y rhan fwyaf o gyfarfodydd yn y bore a ffafrio cynnal cyfarfodydd yn Rhuthun.

Hysbyswyd yr aelodau bod yr holiadur wedi cynnwys ymatebion gan 35 aelod oedd yn cynrychioli 74% o aelodaeth y Cyngor. 

Yn dilyn y cyflwyniad trafododd yr aelodau ganlyniadau arolwg Amseriad Cyfarfodydd y Cyngor - 

·         Pryderon am gyfarfodydd min nos a’r goblygiadau cost posibl, o’r angen i gael adeiladau’n agored yn hwyrach nag oriau swyddfa.   

·         Aelodaeth cyrff eraill e.e. cyrff llywodraethu ysgolion, cynghorau tref a chymuned.

Cynhaliwyd y cyfarfodydd hyn fin nos a gallai achosi gwrthdaro.

·         Roedd Aelodau hefyd yn dweud bod llawer o gyflogwyr nawr yn cynnig patrymau gweithio'n hyblyg oedd yn hwyluso presenoldeb mewn cyfarfodydd yn ystod y dydd tra bod cyfarfodydd min nos a chyfrifoldebau teuluol yn gwneud cyfarfodydd min nos yn anaddas i lawer o rieni gyda phlant bach. 

Yn dilyn y drafodaeth roedd y pwyllgor yn nodi cynnwys yr arolwg.   Roedd y pwyllgor yn cymeradwyo canlyniadau’r arolwg a pharhau â’r trefniadau presennol ar gyfer amser a lleoliad cyfarfodydd.

PENDERFYNWYD – Bod y pwyllgor yn argymell i’r Cyngor bod y trefniant presennol ar gyfer amser a lleoliad cyfarfodydd yn parhau, yn unol â chanlyniadau arolwg aelodau etholedig 2018.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd (copi ynghlwm) gyda gwybodaeth ar y cynnydd a wnaed tuag at sefydlu cyd-bwyllgor Craffu ffurfiol ar gyfer Cynghorau Conwy a Sir Ddinbych i graffu ar waith y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus (BGC).

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd adroddiad ar y Cydbwyllgor Craffu Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus (dosbarthwyd yn flaenorol).

Hysbyswyd yr aelodau mai diben yr adroddiad oedd rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r pwyllgor ar y cynnydd a wnaed i sefydlu cydbwyllgor craffu ffurfiol Cynghorau Sir Ddinbych a Chonwy i graffu ar y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus.

Hysbyswyd yr Aelodau am rai newidiadau i’r cynnig drafft, roedd yna newid i’r niferoedd o aelodau etholedig o bob Cyngor o 6 i 8.  Byddai tymor cadeiryddion y pwyllgor yn ddwy flynedd a byddai awdurdod y cadeirydd etholedig yn darparu Ysgrifenyddiaeth.  Hysbyswyd yr aelodau fod Conwy wedi cytuno i’r cylch gorchwyl drafft.    

Yn dilyn y cyflwyniad trafodwyd y pwyntiau canlynol -

·         Gofynnodd yr aelodau a oedd yn hysbys pa Gyngor fyddai’n cadeirio’r cyfarfod cyntaf.

Mewn ymateb eglurwyd ei bod yn dibynnu pwy fyddai’n cael ei ethol fel cadeirydd yn y cyfarfod.  Hysbyswyd yr aelodau y byddai Sir Ddinbych yn creu’r pecyn rhaglen ar gyfer y cyfarfod cyntaf. 

·         Byddai cydbwysedd gwleidyddol yn aelodaeth pob Cyngor ar y Pwyllgor Craffu.

PENDERFYNWYD

      i.        bod y Pwyllgor yn argymell i’r Cyngor sefydlu Cydbwyllgor Craffu ffurfiol i graffu ar waith Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Conwy a Sir Ddinbych;

    ii.        bod y Pwyllgor yn cefnogi cymeradwyaeth y Cyngor ar gylch gorchwyl drafft a'r rheolau gweithredu ar gyfer y cydbwyllgor craffu; a

   iii.        bod y Pwyllgor yn argymell na ddylai cydnabyddiaeth fod ar gael i gadeirydd y cydbwyllgor Craffu.

Ystyried rhaglen gwaith i’r dyfodol y Pwyllgor (copi ynghlwm).

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol.

Hysbyswyd yr aelodau nad oedd y rhaglen waith wedi’i phoblogi ar hyn o bryd ond byddai’n cael ei phoblogi cyn y cyfarfod nesaf. 

PENDERFYNWYD – Bod swyddogion yn cysylltu â’r cadeirydd i boblogi rhaglen gwaith i’r dyfodol ar gyfer cyfarfod nesaf y pwyllgor. 

Daeth y cyfarfod i ben am 11:26am