Agenda and draft minutes

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb oddi wrth y Cynghorydd Joe Welch a’r Cynghorydd Joan Butterfield.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd fel un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni chafodd unrhyw gysylltiad ei ddatgan.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B (4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Dim eitemau brys.

Cael cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 20 Hydref 2017 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 20 Hydref 2017 i’w cymeradwyo.

PENDERFYNWYD cymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 20 Hydref 2017 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaeth Democrataidd (copi ynghlwm) i roi gwybod am benderfyniadau’r Panel ar gyfer 2018 / 19 mewn perthynas â thaliadau i aelodau ac aelodau cyfetholedig ac ystyried argymhellion y Panel yn benodol i’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd Adroddiad Blynyddol Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol 2018/19 (a ddosbarthwyd yn flaenorol).

Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd fod y Panel wedi penderfynu darparu codiad ariannol £200 y flwyddyn i gyflog sylfaenol bob Cynghorydd. Dywedwyd hefyd na fyddai newid i lefelau cyflogau uwch na chyflogau dinesig o’r llynedd. Fodd bynnag, mae’r Panel wedi dileu’r opsiynau talu dwy haen i aelodau Cabinet a chadeiryddion pwyllgorau.

Trafododd Aelodau rôl y Panel a’i nod o gyfrannu at wella amrywiaeth mewn llywodraeth leol. Roedd gosod cyflogau priodol sy’n gallu denu ystod fwy amrywiol a chynrychioladol o bobl i sefyll i gael eu hethol i lywodraeth leol yn un o gamau gweithredu allweddol y Panel.

Gyda nifer o gynghorwyr sir yn gwasanaethu ar eu cynghorau dinas, tref neu gymuned lleol hefyd, mynegodd nifer o aelodau bryderon y gallai penderfyniadau’r Panel o ran taliadau gan Gynghorau Dinas, Tref neu Gymuned roi pwysau ar eu cyllid.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn nodi cynnwys yr adroddiad.

Ystyried adroddiad ar lafar gan y Rheolwr Gwasanaeth Democrataidd i adolygu darpariaeth hyfforddiant a datblygu a chyfranogi ar gyfer aelodau.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd adroddiad ar lafar am hyfforddiant a datblygu aelodau, darpariaeth a chyfranogiad.

Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd mai pwrpas yr adroddiad oedd cael barn aelodau’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd am yr hyfforddiant roeddent wedi’i gael a pha hyfforddiant ddylid ei gynnig i aelodau yn y dyfodol.

Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y gellid cynnal hyfforddiant naill ai’n fewnol gan swyddogion neu gyda hwyluswyr allanol.

Codwyd y pwyntiau canlynol yn y drafodaeth yn dilyn cyflwyniad y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd:

·         Gofynnodd Aelodau bod cofnodion unigol o’r hyfforddiant a ddilynwyd gan aelodau yn cael eu cadw.

·         Codwyd mater diogelu data ac a fyddai unrhyw hyfforddiant ar gael i aelodau.

Dywedodd Pennaeth y Gyfraith, Adnoddau Dynol a Gwasanaethau Democrataidd fod y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a’r Rheolwr Tîm Gwybodaeth Fusnes yn datblygu hyfforddiant i aelodau o ran y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR).

·         Codwyd cwestiwn am a allai cynghorau cymuned gael hyfforddiant gan Gyngor Sir Ddinbych.

Dywedodd Pennaeth y Gyfraith, Adnoddau Dynol a Gwasanaethau Democrataidd fod hyfforddiant i gynghorwyr cymuned am y cod ymddygiad ar gael.

PENDERFYNWYD – Bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn argymell bod cofnod o hyfforddiant ar gyfer aelodau unigol yn cael ei gadw.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi ynghlwm) ar ddiweddariad ar y Craffu o’r byrddau Gwasanaethau Cyhoeddus.

Cyflwynodd y Cydlynydd Craffu yr adroddiad i hwyluso trafodaeth ar gyfer trefniadau craffu effeithiol a chynaliadwy posibl yn y dyfodol ar gyfer y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus wrth sicrhau eu bod yn cydymffurfio gyda gofynion statudol (dosbarthwyd eisoes).

Dywedodd yr Hwylusydd Craffu wrth y pwyllgor fod tri dewis wedi’u cynnig am sut i symud ymlaen gyda chraffu ar y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus.

·         Parhau â threfniadau presennol o ddefnyddio Pwyllgorau Craffu’r awdurdodau lleol unigol i oruchwylio agweddau gwaith pob Cyngor ar gyfer y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus ar y cyd.

·         Datblygu Pwyllgor Craffu Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Conwy a Sir Ddinbych ar y cyd.

·         Cynnal cyfarfod anffurfiol ar y cyd o’r ddau bwyllgor Craffu.

Roedd y materion a godwyd gan Aelodau yn cynnwys:

·         Roedd Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Craffu y Cyngor a’r Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus wedi rhoi ystyriaeth i’r trefniadau Craffu posibl ac roedd y ddau o blaid sefydlu Cydbwyllgor Craffu ffurfiol ar gyfer y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus.

·         Yr effaith debygol y gallai papur gwyrdd Llywodraeth Cymru ar lywodraeth leol ei chael.

O ran unrhyw ad-drefnu awdurdodau lleol, byddai Conwy a Sir Ddinbych yn debygol o gael eu huno i gwmpasu’r un ardal â’r Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus presennol.

·         Cytunodd y Pwyllgor mai sefydlu cydbwyllgor Craffu ffurfiol gyda Chonwy oedd y dewis gorau ar gyfer craffu ar y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus strategol traws-sirol.

PENDERFYNWYD - Bod y Pwyllgor yn cefnogi sefydlu Cyd-bwyllgor Craffu ffurfiol rhwng Conwy a Sir Ddinbych i graffu ar waith Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Conwy a Sir Ddinbych.

Ystyried adroddiad draft gan Gydlynydd Archwilio (copi ynghlwm) ar y trefniadau arfaethedig i lunio Adroddiad Blynyddol Pwyllgorau Archwilio’r Cyngor.

Cyflwynodd y Cydlynydd Craffu adroddiad i geisio barn aelodau am y trefniadau arfaethedig ar gyfer cynhyrchu Adroddiad Blynyddol Drafft Pwyllgorau Craffu’r Cyngor ar gyfer 2017/18.

Gofynnodd yr Hwylusydd Craffu a oedd unrhyw awgrymiadau neu unrhyw wybodaeth ychwanegol yr hoffai ei weld wedi’u cynnwys yn yr Adroddiad Blynyddol a gaiff ei gyflwyno i’r Cyngor Blynyddol fis Mai 2018.

Dywedodd yr Hwylusydd Craffu wrth aelodau fod holiadur wedi’i ddosbarthu i’r holl gynghorwyr, aelodau cyfetholedig a swyddogion a oedd yn ymgysylltu’n rheolaidd gyda Chraffu. Roedd cyfanswm o 60 holiadur wedi’u dosbarthu a dychwelwyd 15. Gan ymateb i’r holiadur, cododd aelodau’r materion a ganlyn.

Cafwyd awgrym o ran sut gallai’r gyfradd ymateb isel gan gynghorwyr fod wedi bod yn rhannol oherwydd anawsterau roedd rhai aelodau wedi’u profi o ran cwblhau’r holiadur ar-lein neu oherwydd bod modd i arolygon a ddosbarthwyd drwy e-bost gael eu colli’n rhwydd ymhlith y nifer fawr o negeseuon e-bost mae aelodau’n eu cael.

PENDERFYNWYD – Bod y Pwyllgor yn cefnogi’r gwerthusiad o effeithiolrwydd swyddogaeth Craffu’r Cyngor a chyfranogiad aelodau a swyddogion perthnasol yn yr ymarfer gwerthuso.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd (copi ynghlwm) ar y goblygiadau cynigion a gyflwynir i’r Comisiwn Ffiniau a Democratiaeth Leol Cymru.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd yr adroddiad am Adolygiad Etholiadol Sir Ddinbych.

Gwnaeth y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd grynhoi’r meini prawf sy’n cael eu defnyddio gan adolygiad Comisiwn Ffiniau a Democratiaeth Leol Cymru o Sir Ddinbych. Nod yr adolygiad oedd gwella cydraddoldeb etholiadol drwy’r sir drwy gysoni nifer yr etholwyr a gynrychiolir gan bob cynghorydd er bod y Comisiwn yn teimlo bod maint cyffredinol y Cyngor (h.y. nifer y cynghorwyr) yn briodol yn amodol ar unrhyw fân addasiadau i wella cydraddoldeb etholiadol ar lefel ward.

Roedd y Comisiwn wedi darparu map gyda chod lliw o’r sir, yn seiliedig ar yr anghysonder presennol o ran cynrychiolaeth etholiadol, a’r wardiau oren neu â llinellau oren toredig yw’r wardiau gyda’r anghysonder mwyaf (naill ai ddim digon neu ormod o etholwyr fesul cynghorydd) ac felly’r rhain sy’n peri’r pryder mwyaf.

Dywedwyd wrth Aelodau na fyddai trosglwyddo ardaloedd rhwng Sir Ddinbych ac unrhyw un o’i awdurdodau cyfagos yn cael ei ganiatáu dan reolau’r adolygiad, fel bod modd cynnwys unrhyw newidiadau i ffiniau’r ward o fewn ffin y sir.

Gan ymateb i gwestiwn, cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd bod modd i gynigion presennol Llywodraeth Cymru ar ad-drefnu llywodraeth leol effeithio ar yr adolygiad presennol o ffiniau etholiadol.

PENDERFYNWYD – Bod y Pwyllgor yn cymeradwyo argymhellion a chrynodeb y Gweithgor Aelodau.

Ystyried rhaglen gwaith i’r dyfodol y Pwyllgor (copi ynghlwm).

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol a chytunwyd ar yr eitemau a ganlyn:

• Bod ad-drefnu Llywodraeth Leol ac uno yn eitem sefydlog.
• Trefniadau craffu ar gyfer y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus (ar gyfer y cyfarfod nesaf).
• Adroddiad blynyddol drafft Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol (ar gyfer y cyfarfod nesaf).
• Pan fydd ar gael, adroddiad am drefniadau Craffu Bwrdd Twf Gogledd Cymru.

PENDERFYNWYD - yn amodol ar y diwygiadau uchod, y dylid cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol.

Daeth y cyfarfod i ben am 11:38.