Agenda and draft minutes
Lleoliad: Ystafell Bwllgor 1a, Neuadd y Sir, Rhuthun LL15 1YN
Rhif | Eitem |
---|---|
YMDDIHEURIADAU Cofnodion: Derbyniwyd
ymddiheuriadau am absenoldeb oddi wrth y Cynghorydd Joe Welch a’r Cynghorydd
Joan Butterfield. |
|
Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd fel un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn. Cofnodion: Ni chafodd unrhyw
gysylltiad ei ddatgan. |
|
MATERION BRYS FEL Y CYTUNWYD GAN Y CADEIRYDD Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B (4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972. Cofnodion: Dim eitemau brys. |
|
COFNODION Y CYFARFOD DIWETHAF PDF 218 KB Cael cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 20 Hydref 2017 (copi ynghlwm). Cofnodion: Cyflwynwyd cofnodion
cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 20 Hydref 2017
i’w cymeradwyo. PENDERFYNWYD cymeradwyo
cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 20
Hydref 2017 fel cofnod cywir. |
|
ADRODDIAD BLYNYDDOL PANEL ANNIBYNNOL CYMRU AR GYDNABYDDIAETH ARIANNOL 2018/19 PDF 240 KB Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaeth
Democrataidd (copi ynghlwm) i roi gwybod am benderfyniadau’r Panel ar gyfer 2018
/ 19 mewn perthynas â thaliadau i aelodau ac aelodau cyfetholedig ac ystyried
argymhellion y Panel yn benodol i’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd y
Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd Adroddiad Blynyddol Panel Annibynnol Cymru ar
Gydnabyddiaeth Ariannol 2018/19 (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Dywedodd y
Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd fod y Panel wedi penderfynu darparu codiad
ariannol £200 y flwyddyn i gyflog sylfaenol bob Cynghorydd. Dywedwyd hefyd na
fyddai newid i lefelau cyflogau uwch na chyflogau dinesig o’r llynedd. Fodd
bynnag, mae’r Panel wedi dileu’r opsiynau talu dwy haen i aelodau Cabinet a
chadeiryddion pwyllgorau. Trafododd Aelodau
rôl y Panel a’i nod o gyfrannu at wella amrywiaeth mewn llywodraeth leol. Roedd
gosod cyflogau priodol sy’n gallu denu ystod fwy amrywiol a chynrychioladol o
bobl i sefyll i gael eu hethol i lywodraeth leol yn un o gamau gweithredu
allweddol y Panel. Gyda nifer o gynghorwyr
sir yn gwasanaethu ar eu cynghorau dinas, tref neu gymuned lleol hefyd,
mynegodd nifer o aelodau bryderon y gallai penderfyniadau’r Panel o ran
taliadau gan Gynghorau Dinas, Tref neu Gymuned roi pwysau ar eu cyllid. PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor
Gwasanaethau Democrataidd yn nodi cynnwys yr adroddiad. |
|
HYFFORDDIANT A DATBLYGU AELODAU Ystyried adroddiad ar lafar gan
y Rheolwr Gwasanaeth Democrataidd i adolygu darpariaeth hyfforddiant a datblygu a chyfranogi ar gyfer aelodau. Cofnodion: Cyflwynodd y
Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd adroddiad ar lafar am hyfforddiant a datblygu
aelodau, darpariaeth a chyfranogiad. Dywedodd y
Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd mai pwrpas yr adroddiad oedd cael barn aelodau’r
Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd am yr hyfforddiant roeddent wedi’i gael a
pha hyfforddiant ddylid ei gynnig i aelodau yn y dyfodol. Dywedodd y
Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y gellid cynnal hyfforddiant naill ai’n
fewnol gan swyddogion neu gyda hwyluswyr allanol. Codwyd y pwyntiau
canlynol yn y drafodaeth yn dilyn cyflwyniad y Rheolwr Gwasanaethau
Democrataidd: ·
Gofynnodd
Aelodau bod cofnodion unigol o’r hyfforddiant a ddilynwyd gan aelodau yn cael
eu cadw. ·
Codwyd
mater diogelu data ac a fyddai unrhyw hyfforddiant ar gael i aelodau. Dywedodd Pennaeth y Gyfraith, Adnoddau
Dynol a Gwasanaethau Democrataidd fod y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a’r
Rheolwr Tîm Gwybodaeth Fusnes yn datblygu hyfforddiant i aelodau o ran y
Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR). ·
Codwyd
cwestiwn am a allai cynghorau cymuned gael hyfforddiant gan Gyngor Sir
Ddinbych. Dywedodd Pennaeth y Gyfraith, Adnoddau
Dynol a Gwasanaethau Democrataidd fod hyfforddiant i gynghorwyr cymuned am y
cod ymddygiad ar gael. PENDERFYNWYD – Bod y
Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn argymell bod cofnod o hyfforddiant ar
gyfer aelodau unigol yn cael ei gadw. |
|
CRAFFU AR Y BWRDD GWASANAETHAU CYHOEDDUS YN Y DYFODOL PDF 387 KB Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi
ynghlwm) ar ddiweddariad ar y Craffu o’r byrddau
Gwasanaethau Cyhoeddus. Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd y Cydlynydd Craffu yr adroddiad i hwyluso trafodaeth
ar gyfer trefniadau craffu effeithiol a chynaliadwy posibl yn y dyfodol ar
gyfer y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus wrth sicrhau eu bod yn cydymffurfio gyda
gofynion statudol (dosbarthwyd eisoes). Dywedodd yr
Hwylusydd Craffu wrth y pwyllgor fod tri dewis wedi’u cynnig am sut i symud
ymlaen gyda chraffu ar y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus. ·
Parhau
â threfniadau presennol o ddefnyddio Pwyllgorau Craffu’r awdurdodau lleol
unigol i oruchwylio agweddau gwaith pob Cyngor ar gyfer y Bwrdd Gwasanaethau
Cyhoeddus ar y cyd. ·
Datblygu
Pwyllgor Craffu Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Conwy a Sir Ddinbych ar y cyd. ·
Cynnal
cyfarfod anffurfiol ar y cyd o’r ddau bwyllgor Craffu. Roedd y materion
a godwyd gan Aelodau yn cynnwys: ·
Roedd
Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Craffu y Cyngor a’r Bwrdd
Gwasanaethau Cyhoeddus wedi rhoi ystyriaeth i’r trefniadau Craffu posibl ac
roedd y ddau o blaid sefydlu Cydbwyllgor Craffu ffurfiol ar gyfer y Bwrdd
Gwasanaethau Cyhoeddus. ·
Yr
effaith debygol y gallai papur gwyrdd Llywodraeth Cymru ar lywodraeth leol ei
chael. O ran unrhyw ad-drefnu awdurdodau lleol,
byddai Conwy a Sir Ddinbych yn debygol o gael eu huno i gwmpasu’r un ardal â’r
Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus presennol. ·
Cytunodd
y Pwyllgor mai sefydlu cydbwyllgor Craffu ffurfiol gyda Chonwy oedd y dewis gorau
ar gyfer craffu ar y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus strategol traws-sirol. PENDERFYNWYD - Bod y
Pwyllgor yn cefnogi sefydlu Cyd-bwyllgor Craffu ffurfiol rhwng Conwy a Sir
Ddinbych i graffu ar waith Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Conwy a Sir Ddinbych. |
|
ADRODDIAD BLYNYDDOL DRAFFT PWYLLGORAU CRAFFU’R CYNGOR 2017/18 PDF 216 KB Ystyried adroddiad draft gan Gydlynydd Archwilio
(copi ynghlwm) ar y trefniadau arfaethedig i lunio Adroddiad Blynyddol Pwyllgorau Archwilio’r Cyngor. Cofnodion: Cyflwynodd y Cydlynydd
Craffu adroddiad i geisio barn aelodau am y trefniadau arfaethedig ar
gyfer cynhyrchu Adroddiad Blynyddol Drafft Pwyllgorau Craffu’r Cyngor ar gyfer 2017/18. Gofynnodd yr Hwylusydd Craffu a oedd unrhyw awgrymiadau neu unrhyw wybodaeth
ychwanegol yr hoffai ei weld wedi’u cynnwys yn yr Adroddiad Blynyddol a gaiff
ei gyflwyno i’r Cyngor Blynyddol fis Mai 2018. Dywedodd yr Hwylusydd Craffu wrth aelodau fod holiadur wedi’i ddosbarthu
i’r holl gynghorwyr, aelodau cyfetholedig a swyddogion a oedd yn ymgysylltu’n
rheolaidd gyda Chraffu. Roedd cyfanswm o 60 holiadur wedi’u dosbarthu a
dychwelwyd 15. Gan ymateb i’r holiadur, cododd aelodau’r materion a ganlyn. Cafwyd awgrym o ran sut gallai’r gyfradd ymateb isel gan gynghorwyr fod
wedi bod yn rhannol oherwydd anawsterau roedd rhai aelodau wedi’u profi o ran
cwblhau’r holiadur ar-lein neu oherwydd bod modd i arolygon a ddosbarthwyd drwy
e-bost gael eu colli’n rhwydd ymhlith y nifer fawr o negeseuon e-bost mae
aelodau’n eu cael. PENDERFYNWYD – Bod y Pwyllgor yn cefnogi’r gwerthusiad o effeithiolrwydd
swyddogaeth Craffu’r Cyngor a chyfranogiad aelodau a swyddogion perthnasol yn
yr ymarfer gwerthuso. |
|
ADOLYGIAD ETHOLIADOL SIR DDINBYCH PDF 193 KB Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau
Democrataidd (copi ynghlwm) ar y goblygiadau
cynigion a gyflwynir i’r Comisiwn Ffiniau a Democratiaeth Leol Cymru. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd y
Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd yr adroddiad am Adolygiad Etholiadol Sir Ddinbych.
Gwnaeth y Rheolwr
Gwasanaethau Democrataidd grynhoi’r meini prawf sy’n cael eu defnyddio gan
adolygiad Comisiwn Ffiniau a Democratiaeth Leol Cymru o Sir Ddinbych. Nod yr
adolygiad oedd gwella cydraddoldeb etholiadol drwy’r sir drwy gysoni nifer yr
etholwyr a gynrychiolir gan bob cynghorydd er bod y Comisiwn yn teimlo bod
maint cyffredinol y Cyngor (h.y. nifer y cynghorwyr) yn briodol yn amodol ar
unrhyw fân addasiadau i wella cydraddoldeb etholiadol ar lefel ward. Roedd y Comisiwn
wedi darparu map gyda chod lliw o’r sir, yn seiliedig ar yr anghysonder
presennol o ran cynrychiolaeth etholiadol, a’r wardiau oren neu â llinellau
oren toredig yw’r wardiau gyda’r anghysonder mwyaf (naill ai ddim digon neu
ormod o etholwyr fesul cynghorydd) ac felly’r rhain sy’n peri’r pryder mwyaf. Dywedwyd wrth
Aelodau na fyddai trosglwyddo ardaloedd rhwng Sir Ddinbych ac unrhyw un o’i
awdurdodau cyfagos yn cael ei ganiatáu dan reolau’r adolygiad, fel bod modd
cynnwys unrhyw newidiadau i ffiniau’r ward o fewn ffin y sir. Gan ymateb i
gwestiwn, cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd bod modd i gynigion
presennol Llywodraeth Cymru ar ad-drefnu llywodraeth leol effeithio ar yr
adolygiad presennol o ffiniau etholiadol. PENDERFYNWYD – Bod y
Pwyllgor yn cymeradwyo argymhellion a chrynodeb y Gweithgor Aelodau. |
|
RHAGLEN GWAITH I’R DYFODOL PDF 272 KB Ystyried rhaglen gwaith i’r dyfodol y Pwyllgor (copi ynghlwm). Cofnodion: Cyflwynodd y
Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol a chytunwyd ar
yr eitemau a ganlyn:
PENDERFYNWYD - yn amodol ar
y diwygiadau uchod, y dylid cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol. Daeth y cyfarfod
i ben am 11:38. |