Agenda and draft minutes
Lleoliad: YSTAFELL BWLLGOR 1A, NEUADD Y SIR, RHUTHUN
Rhif | Eitem |
---|---|
Ymddiheuriadau |
|
DATGAN CYSYLLTIAD Dylai’r Aelodau
ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw
fater a nodwyd yn un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn. Cofnodion: Datganodd y
Cynghorwyr Bill Cowie, Arwel Roberts, Gwyneth Kensler, Meirick Lloyd Davies a
Martyn Holland i gyd gysylltiad personol ag Eitem 5 – Cyrff Allanol. |
|
MATERION BRYS FEL Y CYTUNWYD GAN Y CADEIRYDD Rhybudd o eitemau
y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn
unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972. Cofnodion: Ni chodwyd unrhyw
fater brys. |
|
COFNODION Y CYFARFOD DIWETHAF PDF 49 KB Derbyn a
chymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a
gynhaliwyd ar 1 Gorffennaf 2016 (copi ynghlwm). Cofnodion: Cyflwynwyd cofnodion
cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 1 Gorffennaf 2016
i’w cymeradwyo. Materion yn codi: Tudalen 4, Eitem
6 – Hyfforddi a Datblygu Aelodau Etholedig. Eglurodd y Rheolwr Gwasanaethau
Democrataidd bod posibilrwydd y bydd presenoldeb Aelodau yn cael ei gyfeirio
fel mater at y Pwyllgor Safonau yn y dyfodol. Awgrymwyd yn y
Papur Gwyn diweddar, i gynghorwyr gael eu cosbi oherwydd diffyg presenoldeb,
byddai angen i 20% o'r ward arwyddo deiseb cyn y gallai hynny ddigwydd. Byddai
presenoldeb Aelodau’n cael ei drafod o dan Eitem 6 y Rhaglen bresennol –
Protocol Presenoldeb i Aelodau Etholedig. PENDERFYNWYD, yn
amodol ar yr uchod, derbyn a chymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir. |
|
Ystyried
adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a
Democrataidd (copi ynghlwm) sy’n gofyn am farn yr aelodau am fanteision ac
anfanteision parhau i benodi aelodau i’r cyrff allanol a restrir yn Atodiad 1. Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd
Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democratiaeth adroddiad
(a oedd eisoes wedi’i ddosbarthu) i geisio barn yr aelodau am fanteision ac
anfanteision parhau i benodi aelodau i’r cyrff allanol a restrir yn Atodiad 1
yr adroddiad atodedig. Yn 2012,
derbyniodd y Cabinet adroddiad ar benodi aelodau etholedig i gyrff allanol a
gofynnwyd iddo benderfynu pa gyrff ar y rhestr a ddylai barhau i dderbyn
penodiadau. O ganlyniad i’r ymarferiad
hwn rhoddwyd y gorau i benodi aelodau i rai cyrff allanol. Byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno
i’r Cabinet newydd naill ai ym mis Mehefin neu fis Gorffennaf 2017 i bennu
unwaith eto pa gyrff ar y rhestr a ddylai barhau i dderbyn penodiadau. Gofynnwyd i’r
Aelodau a oeddent yn teimlo fod rhai cyrff allanol yn chwarae rhan bwysig yn y
gwaith o helpu’r cyngor i gyflawni ei flaenoriaethau corfforaethol. Yn ystod y
drafodaeth codwyd y pwyntiau canlynol: Ø
Roedd
yn bwysig nodi y dylai Aelodau a benodir i gynrychioli'r Cyngor ar gyrff
allanol gael hawl i nodi eu presenoldeb yn y cyfarfodydd yng nghyswllt cyrraedd
yr isafswm statudol ar gyfer parhau i ddal eu swydd. Cytunodd Aelodau y dylai cofnod o’u presenoldeb
mewn cyfarfodydd fel hyn gael ei wneud yn gyhoeddus a chadarnhaodd y Rheolwr
Gwasanaethau Democrataidd y byddai’n ymchwilio i sut y gellid gwneud hyn. Ø
Yn
hytrach na mynd drwy’r rhestr yn ystod y cyfarfod, cadarnhawyd y byddai’r
rhestr o gyrff allanol yn cael ei ddosbarthu i bob cynghorydd am adborth. Cadarnhaodd Aelodau’r Pwyllgor nad oedd y
canlynol bellach yn bodoli: v
Asiantaeth
Mentrau Sir Ddinbych v
Cymdeithas
Parc Isaf Dinbych, a v
Bwrdd
Partneriaeth Grug a Bryngaerau Cadarnhaodd yr Aelodau hefyd fod Asiantaeth Gofal a Thrwsio Dinbych bellach
wedi cyfuno. Ø
Holwyd
pam fod cynrychiolwyr yn eistedd ar Fwrdd Cysgodol Coleg Glannau Dyfrdwy ac Iâl
yn ogystal â Chorff Llywodraethu Coleg Glannau Dyfrdwy. Ø
Mynegodd
y Cynghorydd Martyn Holland nad oedd yn cytuno â bod yn gysylltiedig â Chwmnïau
Cyfyngedig. Ø
Soniwyd
am y gofyn i Aelodau sy’n mynychu cyfarfodydd cyrff allanol i adrodd yn ôl i’r
Cyngor i roi esboniad o'r gwaith gyda'r corff hwnnw. Cynigwyd bod aelodau a benodir i gorff
allanol yn gorfod mynychu hyfforddiant ynglŷn â bod yn aelod o gorff allanol
a hefyd sut i adrodd yn ôl i'r
Cyngor. Roedd Atodiad 3 yr adroddiad yn
cynnwys templed adrodd drafft i aelodau i’w fabwysiadau ar gyfer ystyriaeth y
Pwyllgor. Roedd y Pwyllgor yn argymell y
dylai’r ffurflen fod yn syml ac y dylai nodi nifer y cyfarfodydd a fynychwyd
mewn blwyddyn, sawl gwaith yr oedd y Pwyllgor yn cyfarfod a p’un a oedd wedi
darparu gwerth am arian. Ø
Cadarnhawyd
fod rhai cyrff allanol e.e. Awdurdod Tân Gogledd Cymru ac Awdurdod Heddlu
Gogledd Cymru yn gorfod cael cydbwysedd gwleidyddol yn eu pwyllgorau felly
maent yn rhoi gwybod i’r Awdurdodau Lleol aelodau o ba bleidiau gwleidyddol
penodol sy’n ofynnol ganddynt. Ø
Cyn
dyrannu Aelodau ar gyrff allanol perthnasol, byddai swydd-ddisgrifiad yn cael
ei ddosbarthu yn cadarnhau swyddogaethau’r grŵp. Byddai hyn yn galluogi Arweinwyr y Grŵp
i benodi’r unigolyn priodol. PENDERFYNWYD
– Ø
Fod y rhestr o
gyrff allanol yn cael ei dosbarthu i bob Cynghorydd i gael eu sylwadau
ynglŷn â nifer y cyrff allanol sydd angen cynrychiolaeth Ø
Bod presenoldeb
aelodau mewn cyfarfodydd cyrff allanol yn cael ei nodi yn eu hystadegau
presenoldeb Ø
Bod adborth o
gyfarfodydd yn cael ei gasglu i’w gyflwyno i’r cyngor bob 6 neu 12 mis Ø
Nododd y
Pwyllgor y canllawiau a roddir i aelodau ar gyrff allanol yn Atodiad 2 yr adroddiad. |
|
PROTOCOL PRESENOLDEB AELODAU ETHOLEDIG Derbyn adroddiad
llafar gan Bennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd. Cofnodion: Cyflwynodd
Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democratiaeth adroddiad
llafar ynglŷn â'r Protocol Presenoldeb i Aelodau Etholedig. Er mwyn
llywodraethu’r Cyngor yn dda, nodwyd ei bod yn hanfodol i aelodau sy’n
ymgysylltiol a deallus fynychu cyfarfodydd cyrff sy'n llunio penderfyniadau a
Phwyllgorau Archwilio yn yn rheolaidd.
Roedd nifer o aelodau wedi mynegi eu rhwystredigaeth o ran lefelau presenoldeb
mewn nifer o Bwyllgorau. Roedd y Protocol
Presenoldeb yn ceisio egluro: ·
Beth
oedd cyfarfod perthnasol at ddibenion y Protocol? ·
Y
lefelau presenoldeb isaf a ddisgwylir. ·
Ar ba
sail y gellir cyfiawnhau absenoldeb aelod o gyfarfod penodol. ·
Y canlyniadau
os bydd aelod yn methu â chynnal lefelau presenoldeb derbyniol. ·
Adrodd
am gofnodion presenoldeb. Cyfarfodydd
perthnasol at ddibenion y Protocol oedd: ·
Cyfarfodydd
llawn y Cyngor ·
Cyfarfodydd
briffio’r Cyngor gan gynnwys Gweithdai Cyllideb. ·
Pob un
o gyfarfodydd Pwyllgorau y mae’r Cynghorwyr yn aelodau sefydlog ohonynt ·
Cyfarfodydd
cyrff mewnol megis Byrddau, Grwpiau Tasg a Gorffen a chyfarfodydd Heriau
Gwasanaeth os oedd y Cynghorydd yn Aelod Arweiniol perthnasol neu’n
gynrychiolydd enwebedig Pwyllgor Craffu. Y lefelau
presenoldeb disgwyliedig a nodir yn y swydd-ddisgrifiadau yn y Cyfansoddiad ar
gyfer aelodau etholedig yw mynychu pob cyfarfod perthnasol. Wrth fabwysiadu’r Protocol hwn, derbyniodd
aelodau fod disgwyl rhesymol iddynt fynychu pob cyfarfod perthnasol oni bai fod
rheswm cyfiawn y tu hwnt i'w rheolaeth dros eu habsenoldeb. Os oes unrhyw
aelod yn methu â bod yn bresennol, bydd yn hysbysu'r Gwasanaethau Democrataidd
cyn gynted ag y bydd yn ymwybodol o’r ffaith na fydd yn gallu mynychu, ac mewn
unrhyw achos, cyn amser dechrau disgwyliedig y cyfarfod. Ni dderbynnir
ymddiheuriadau yn y cyfarfod ar ran yr aelod gan aelodau eraill ac eithrio mewn
amgylchiadau argyfyngus. Mewn achosion o
absenoldebau ailadroddus, mae’n bosibl y bydd y Swyddog Monitro yn gofyn am
dystiolaeth o’r rheswm dros yr absenoldeb ac yn pennu a oedd yr absenoldeb
parhaus yn gyfiawn ac yn parhau i'w gofnodi felly. Gall unrhyw aelod a dramgwyddir gan unrhyw un
o benderfyniadau’r Swyddog Monitro gyfeirio’r mater at y Prif Weithredwr. PENDERFYNWYD fod
y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn
cytuno ar y Protocol Presenoldeb i Aelodau Etholedig. |
|
Ar y pwynt hwn (11.25 am) cafwyd egwyl o 10 munud. Ailddechreuodd y cyfarfod am 11.35am. |
|
CYNNAL BUSNES YN YSTOD CYFARFODYDD Y CYNGOR Derbyn adroddiad
llafar gan Bennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd.
Cofnodion: Cyflwynodd y
Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democratiaeth adroddiad
llafar ynglŷn â Chynnal Busnes yng Nghyfarfodydd y Cyngor. Cadarnhawyd mai'r
Cyngor Llawn oedd y cyfarfod mwyaf ac mewn sawl ffordd dyma’r cyfarfod anoddaf
i’r Cadeirydd ei reoli. Roedd sawl Aelod
wedi mynegi rhwystredigaeth â’r ffordd yr oedd cyfarfodydd yn cael eu cynnal
a’r difrod posibl y gallai hyn ei achosi i enw da’r cyngor o ganlyniad. Cafodd y cyfarfod
ei ddarlledu’n fyw i’r cyhoedd drwy system weddarlledu’r Cyngor ac roedd modd
ei wylio ar wefan y Cyngor am hyd at chwe mis ar ôl y cyfarfod. Gallai enw da’r Cyngor cael ei bardduo pe bai
cyfarfodydd yn cael eu gweld fel rhai anhrefnus ac amhroffesiynol. Dylai’r ffordd y
caiff y cyfarfodydd eu cynnal gynorthwyo ac nid rhwystro gallu’r cyhoedd i
ddilyn yr hyn a drafodir a deall y mater dan sylw a hefyd y penderfyniad. Awgrymwyd y dylid
meithrin rhywfaint o ddisgyblaeth a threfn er mwyn cynorthwyo’r cadeirydd a’r
Aelodau i gyflawni'r nodau hyn. Mae pleidiau
gwleidyddol yn cyfarfod cyn bob Cyngor Llawn ac awgrymwyd bod Pleidiau
Gwleidyddol yn enwebu llefarydd cyn y cyfarfod i siarad ar ran eu Plaid
ynglŷn ag unrhyw fater penodol. Byddai’r
llefarydd hwnnw yn cyflwyno barn y Blaid er mwyn ei gwneud yn haws i Aelodau
eraill a'r cyhoedd ddilyn y ddadl. Lle bo hynny’n
bosibl, dylid cyfeirio cwestiynau sy'n gofyn am eglurhad neu fanylion at awdur
yr adroddiad cyn y cyfarfod. Os yw Aelod yn
dymuno cynnig newid i argymhelliad, byddai o gymorth pe bai hynny’n cael ei
wneud gan lefarydd enwebedig y Blaid.
Byddai hefyd o gymorth pe bai’r Swyddog Monitro / Pennaeth Gwasanaethau
Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democratiaeth yn cael eu hysbysu cyn y cyfarfod
lle trafodir y newid a fwriedir, yn ysgrifenedig os yw hynny’n bosibl, fel bo
modd iddo ystyried p’un a ellir caniatáu’r newid o dan Reolau Gweithdrefnol y
Cyngor. Dim ond Aelodau
sy’n chwilio am gyngor am Reolau Gweithdrefnol y Cyngor a gynhwysir yn y
Cyfansoddiad, neu gwestiwn cyfreithiol ddylai godi ar bwyntiau o drefn. PENDERFYNWYD fod
y Pwyllgor yn cytuno ar y dull cynnal busnes yng nghyfarfodydd y Cyngor. |
|
HYFFORDDIANT AELODAU PDF 444 KB Ystyried
adroddiad gan Reolwr y Gwasanaethau Democrataidd (copi ynghlwm) er mwyn i’r
Pwyllgor ystyried y rhaglen sefydlu a hyfforddiant ar ôl yr etholiad. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd y
Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd yr adroddiad (a oedd eisoes wedi’i
ddosbarthu) i geisio barn y Pwyllgor ynglŷn â chynnwys a chyfeiriad y
rhaglen hyfforddi a datblygu. Roedd y wybodaeth
a adroddwyd wedi dangos fod y rhaglen hyfforddiant yn 2008 wedi bod yn
annigonol ond bod y rhaglen hyfforddiant yn 2012 wedi bod yn rhy ddwys. Gan hynny,
lluniwyd y rhaglen hyfforddi bresennol i gynnwys modiwlau e-ddysgu i Aelodau
fel eu bod yn gallu ymgymryd â hyfforddiant a briffiau ar amseroedd ac mewn
lleoliadau cyfleus iddyn nhw. Gallai rhai o'r modiwlau hyn ategu
at sesiynau arferol lle bo'n briodol. Yn unol â Mesur
Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 roedd gofyn i Adolygiad Datblygu Personol (ADP)
fod ar gael i bob cynghorydd. Nid
arfarniad o berfformiad oedd yr ADP ond modd o gefnogi a datblygu aelodau. Nid oedd gofyn i'r Aelodau ymgymryd ag ADP ond byddai’r cyfle yn
cael ei gynnig i bob cynghorydd yn ystod 2017. Roedd y Rhaglen
Hyfforddi a Datblygu Aelodau wedi'i datblygu mewn ymgynghoriad â'r deiliad
portffolio, y Cynghorydd Barbara Smith, ac ystyriwyd drafft cynharach o'r
Rhaglen gan aelodau etholedig mewn sesiwn Briffio'r Cyngor ar 6 Mawrth 2017. Roedd aelodau a
fynychodd y sesiwn Briffio’r Cyngor wedi cefnogi nodau ac amcanion y Rhaglen
Hyfforddi a Datblygu. Roedd Swyddogion
wedi cymryd rhan yn natblygiad y Rhaglen a byddent yn parhau i wneud hynny. Holodd aelodau
pwy fyddai’n gyfrifol am dalu am y cyrsiau preswyl a ddarperir gan CLlLC ar 7-8
Tachwedd a 12-13 Rhagfyr. Hefyd pwy fyddai’n gyfrifol am dalu am
Weithdy Rhanbarthol CLlLC ar 3 Tachwedd, neu a fyddai’n cael ei gynnal am
ddim? Cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaethau
Democrataidd y byddai’n canfod pwy sy’n gyfrifol am dalu ac yn rhannu’r
wybodaeth ag Aelodau. PENDERFYNWYD y
dylai aelodau wneud nodyn o'r Rhaglen Hyfforddi a Datblygu. |
|
TGCH AR GYFER AELODAU Derbyn adroddiad
llafar gan Reolwr y Gwasanaethau Democrataidd. Cofnodion: Cyflwynodd y
Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd adroddiad llafar ynglŷn â TGCh i Aelodau. Treialwyd pedair
dyfais Windows ond cafwyd adborth negyddol am bob un ohonynt. Gan hynny, penderfynwyd dosbarthu ipads i’r
holl Gynghorwyr ym mis Mai yn dilyn yr etholiad. PENDERFYNWYD y
dylai aelodau nodi’r wybodaeth a ddarparwyd ynglŷn â TGCh i Aelodau. |
|
CYNLLUN GWAITH I’R DYFODOL Derbyn adroddiad
llafar gan Reolwr y Gwasanaethau Democrataidd. Cofnodion: Cyflwynodd y
Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y Cynllun Gwaith i’r Dyfodol. Hysbysodd yr
Aelodau fod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn cwrdd ddwywaith y flwyddyn
ac os oedd Aelodau am ychwanegu eitemau at y Cynllun Gwaith i'r Dyfodol, dylent
gysylltu ag ef yn uniongyrchol. PENDERFYNWYD fod
Aelodau yn gwneud nodyn o'r Cynllun Gwaith i'r Dyfodol. |
|
Gan mai dyma
gyfarfod olaf y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd cyn yr etholiad ym mis Mai,
ar y pwynt hwn datganodd y Cadeirydd, y Cynghorydd Barry Mellor, ei fod am
ddiolch i’r Cynghorydd Bill Cowie (a oedd wedi penderfynu peidio â sefyll i
gael ei ail-ethol) am ei holl waith caled ar y Pwyllgor. Daeth y cyfarfod i ben am 12.35pm. |