Agenda and draft minutes

Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiadau personol neu rai sy’n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni fu i unrhyw Aelod ddatgan cysylltiad personol na chysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fusnes a oedd i’w ystyried yn y cyfarfod.

Rhybudd o faterion y dylid ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B (4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

☻Ni chodwyd unrhyw eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Cael cofnodion cyfarfodydd y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar: -

(a)  28 Tachwedd, 2014 (copi ynghlwm).

(b)  13 Mawrth, 2015 (copi ynghlwm).

(a)            Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 28 Tachwedd 2014 i’w cymeradwyo.

Cadarnhaodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd na fyddai'r cofnodion yn cael eu cadarnhau yn y cyfarfod hwn oherwydd y cworwm yn y Pwyllgor.

PENDERFYNWYD:- yn amodol ar eu cadarnhau yn y cyfarfod nesaf, derbyn a chymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir.

(b)          Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 13 Mawrth 2015 i’w cymeradwyo.

Cadarnhaodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd na fyddai'r cofnodion yn cael eu cadarnhau yn y cyfarfod hwn oherwydd y cworwm yn y Pwyllgor.

PENDERFYNWYD:- yn amodol ar eu cadarnhau yn y cyfarfod nesaf, derbyn a chymeradwyo’r cofnodion fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad ar y cyd gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd a’r Cydlynydd Archwilio (copi ynghlwm) ar y cynnydd hyd yma wrth ddatblygu a gwella swyddogaeth archwilio'r Cyngor.

☻Roedd adroddiad ar y cyd gan Reolwr y Gwasanaethau Democrataidd (RhGD) a Chydlynydd Archwilio (CA), a oedd yn manylu ar y cynnydd a wnaed o ran datblygu swyddogaeth archwilio’r Cyngor i gefnogi'r gwaith o gyflawni ei flaenoriaethau corfforaethol a’i wella yn unol â gweledigaeth rheolyddion er mwyn craffu ar draws Cymru, wedi cael ei ddosbarthu gyda'r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Cyflwynodd y RhGD yr adroddiad ac eglurodd fod y Pwyllgor eisoes wedi ystyried adroddiad ar sut i ddatblygu archwilio yn Sir Ddinbych er mwyn sicrhau ei fod yn gweithio’n fwy effeithlon ac effeithiol, oedd yn canolbwyntio ar gefnogi cyflawni'r Cynllun Corfforaethol ac ychwanegu gwerth at y broses o wneud penderfyniadau.  Fe ddarparwyd dolen i'r adroddiad.  Nod y cynigion a gyflwynwyd oedd mynd i’r afael ag argymhellion a wnaed yn adroddiad cenedlaethol Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) ym mis Mai 2014 ar archwilio yng Nghymru, Craffu Da? Cwestiwn da!

Mewn ymateb i adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru fe luniwyd Cynllun Gweithredu, Atodiad 1, i fynd i'r afael ag argymhellion y rheoleiddwyr, ac i symud ymlaen wrth roi’r arferion da a arsylwyd gan Aelodau Archwilio yn ystod ymweliadau cyfoedion a thrafodaethau a ffurfiodd rhan o broses adolygu SAC, ar waith.

Nododd argymhelliad 7 o'r adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru, y dylai swyddogaeth archwilio pob Awdurdod Lleol "ymgymryd â hunan-arfarniad rheolaidd o archwilio gan ddefnyddio'r 'canlyniadau a nodweddion trosolwg a chraffu effeithiol llywodraeth leol' a ddatblygwyd gan Rwydwaith y Swyddogion Craffu Cymru”.  Ym mis Tachwedd 2014, cefnogodd yr Aelodau mabwysiadu'r 'nodweddion'.  Fel rhan o'r broses o baratoi ar gyfer Adroddiad Blynyddol y Pwyllgorau Archwilio y llynedd, cynhaliwyd  hunanwerthusiad ar sail y nodweddion uchod.  Serch hynny, oherwydd y gyfradd ymateb isel i'r holiadur hunan-arfarnu, ni chafodd y canfyddiadau eu cynnwys yn yr Adroddiad Blynyddol, oherwydd teimlwyd nad oedd modd i’r casgliadau fod yn rhai ansoddol.  Roedd Atodiad 2 yn cynnwys canlyniadau'r ymarferiad hunan arfarnu, ac er gwaethaf y gyfradd dychwelyd isel, fe nodwyd rhai themâu cyson ar gyfer gwella yn Atodiad 2.

Yn ystod yr hydref 2016, roedd y Cyngor fod yn destun Asesiad Corfforaethol Swyddfa Archwilio Cymru.  O ganlyniad, gofynnwyd i’r Pwyllgor ystyried y cynnydd a wnaed hyd yn hyn wrth ddatblygu archwilio yn Sir Ddinbych, nodi meysydd i'w gwella ymhellach ac argymell y dylai'r holl Gynghorwyr Sir, Aelodau'r Pwyllgor a'r swyddogion gymryd rhan yn yr ymarferiad hunan-arfarnu archwilio nesaf er mwyn i'r swyddogaeth gael ei gwerthuso'n iawn ac o ganlyniad, ei gryfhau ymhellach.

Eglurodd y Cydlynydd Archwilio fod gan swyddogaeth archwilio aneffeithiol y potensial i achosi i'r Cyngor beidio cyflawni ei Gynllun Corfforaethol, neu bod y Cabinet neu swyddogion ddim yn cael eu herio a ddim yn cael eu dwyn i gyfrif am eu penderfyniadau.  Gallai hyn arwain at adroddiadau rheoleiddio anffafriol ac hyd yn oed ymyrraeth gan Lywodraeth Cymru.  Gallai sicrhau bod gan yr Awdurdod swyddogaeth archwilio effeithiol a allai gael ei ddatblygu i ddiwallu gofynion a heriau newydd liniau’r risg o adroddiadau anffafriol neu ymyrraeth.  Dylai swyddogaeth archwilio gadarn ac effeithiol hefyd arwain at benderfyniadau gwell yn seiliedig ar dystiolaeth.

Eglurodd y RhGD ei fod yn teimlo bod yr Awdurdod mewn sefyllfa i ddangos bod newidiadau wedi cael eu rhoi ar waith yn dilyn cyflwyno'r Cynllun Gweithredu, gan gynnwys:-

-        Mewnbwn ac archwilio’r Cabinet.

-        Aelod Arweiniol yn bresennol ym Mhwyllgorau Archwilio, pan fo angen.

-        Arweinydd yn bresennol yng nghyfarfodydd Grŵp Archwilio Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion pan fo angen.

-        Adolygiad o weithdrefnau dethol ar gyfer eitemau i'w cyflwyno i archwilio.

-        Amlinelliad o waith y Grwpiau Tasg a Gorffen.

-        Cynorthwyo gyda datblygiad y trefniadau ar gyfer GwE

-        Rhoddwyd ystyriaeth i lefel yr adnoddau sydd ar gael i’w harchwilio.  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd (copi ynghlwm) ar y newidiadau a chynigion i ddiwygio fframwaith deddfwriaethol llywodraeth leol Cymru.

☻Roedd copi o adroddiad gan Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd (RhGD), ar y newidiadau a chynigion i ddiwygio fframwaith deddfwriaethol Llywodraeth Leol Cymru, wedi ei ddosbarthu gyda'r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Cyflwynodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd yr adroddiad ac esboniodd fod Llywodraeth Cymru wedi bod yn adolygu sut y dylai'r llywodraeth leol yng Nghymru weithredu a gwneud cynigion gan gynnwys deddfwriaeth Papur Gwyn Grym i Bobl Leol, Deddf Llywodraeth Leol (Cymru) 2015 newydd ac ymgynghoriad drafft Mesur Llywodraeth Leol (Cymru). Eglurodd y RhGD fod yr adroddiad yn crynhoi rhai o'r materion allweddol o'r diwygiadau.

Roedd darpariaethau Deddf Llywodraeth Leol (Cymru) 2015 newydd, a oedd wedi cael ei gymeradwyo ar 25 Tachwedd 2015, yn caniatáu ar gyfer gwaith paratoadol i alluogi rhaglen o uno a diwygio llywodraeth leol a chynnwys darpariaethau ar gyfer uno cynnar gwirfoddol dau neu fwy o Siroedd neu Gynghorau Bwrdeistref Sirol erbyn Ebrill 2018. Roedd y Ddeddf yn diwygio Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 o ran Panel Taliadau Annibynnol Cymru, a oedd yn gosod taliadau lwfans ar gyfer Aelodau, ac arolwg o Gynghorwyr ac ymgeiswyr aflwyddiannus, yn ogystal â Deddf Llywodraeth Leol (Democratiaeth) (Cymru) 2013 o ran arolygon etholiadol.  Mae dolen i Ddeddf 2015 wedi ei chynnwys yn yr adroddiad.

Roedd Llywodraeth Cymru wrthi’n ymgynghori ar Fesur drafft  Llywodraeth Leol (Cymru), gyda sylwadau i'w dychwelyd erbyn 15 Chwefror, 2016. Amcan y Mesur drafft oedd cwblhau'r rhaglen o uno awdurdodau lleol a nodi fframwaith ddeddfwriaethol newydd a diwygiedig  ar gyfer democratiaeth, atebolrwydd, perfformiad ac elfennau o gyllid awdurdodau lleol.  Byddai hefyd yn sefydlu Comisiwn Staff Gwasanaethau Cyhoeddus statudol.

Cyfeiriwyd at y diddordeb yn yr uno arfaethedig Cynghorau Sir a Bwrdeistref Sirol, a oedd wedi ei nodi yn Rhan 1 o'r Mesur Seneddol.  Hyd yn oed heb y cynigion hynny, byddai Rhannau 2 i 8 o'r Mesur arwain at y diwygiad mwyaf arwyddocaol o lywodraeth leol yng Nghymru ers Deddf Llywodraeth Leol 2000, a gyflwynodd y model gweithredol / craffu ar lywodraethu.  Roedd Atodiad 1 yn rhoi crynodeb o rai o'r prif bwyntiau.  Cafodd dolen i'r dogfennau ymgynghori llawn a chyfarwyddiadau ar sut i ymateb i gynigion Llywodraeth Cymru ei ddarparu.

Darparodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd grynodeb manwl o'r meysydd canlynol a oedd wedi'u cynnwys yn ei Gyflwyniad PowerPoint:-

·                 Ad-drefnu Llywodraeth Leol

·                 Dewis Cyngor Sir Ddinbych

·                 Llinell Amser

·                 Pwyllgor pontio

·                 Cyfranogiad y cyhoedd

·                 Pwyllgor Ardal Cymuned

·                 Mynediad i Gyfarfodydd

·                 Cymwysterau etholiadol

·                 Y Cabinet a'r Prif Weithredwr a Swyddogaethau

·                 Asedau

·                 Gwelliannau mewn Llywodraethu

·                 Cynghorau Cymuned

Darparodd y swyddogion yr ymatebion canlynol i faterion a chwestiynau a godwyd gan yr Aelodau:-

-               Mynegwyd pryderon, er bod Llywodraeth Cymru wedi argymell cyflwyno a defnyddio mynychu o bell, nid oeddent wedi mabwysiadu a defnyddio systemau o'r fath.  Eglurodd y RhGD fod yna broblemau technegol gyda defnyddio offer o'r fath.

-               Amlygodd y Cyng. W.L. Cowie yr agweddau negyddol o gyflwyno hyfforddiant gorfodol ar gyfer aelodau o'r cyhoedd sy'n ymgymryd â dyletswyddau ar sail wirfoddol.

-               Gofynnodd y Cyng. W.L. Cowie effaith penderfyniadau a wnaed yn y dyfodol, o ran Ad-drefnu Llywodraeth Leol, o ran gwaith y gwaith sy’n cael ei wneud sy'n cael ei wneud ar hyn o bryd.  Cadarnhaodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd nad oedd unrhyw benderfyniad wedi ei wneud mewn perthynas â'r cynlluniau at y dyfodol a'r map a fyddai’n cael ei fabwysiadu.  Cyfeiriodd at yr heriau sy'n wynebu'r Awdurdod yn y dyfodol, o ran y penderfyniadau sydd i'w gwneud a'r gwaith sydd i'w wneud gan yr Awdurdodau Cysgodol.  Cyfeiriodd y Cydlynydd Archwilio at benderfyniad y Pwyllgor Archwilio Partneriaethau i gymeradwyo'r gwaith sy'n cael ei wneud, rhwng Cynghorau Sir Ddinbych a Chonwy, i fwrw ymlaen â ffurfio Cyd-fwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus.  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried eitemau ar gyfer y dyfodol.

☻Eglurodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd bod cais wedi dod i law gan yr Aelod Arweiniol ar gyfer hyfforddiant, y Cynghorydd B.A. Smith, ar gyfer cynnwys eitem fusnes am ddarparu hyfforddiant yn rhaglen waith i’r dyfodol y Pwyllgor.

Mewn ymateb i bryderon a godwyd gan y Cadeirydd ynglŷn â’r cynnydd gyda gwaith amddiffynfeydd llifogydd yn ardal y Rhyl, a chan y Cynghorydd M.Ll. Davies ynghylch materion llifogydd a gwaith cynnal a chadw amddiffynfeydd rhag llifogydd yn ardal Rhuthun, cytunwyd y dylai'r materion a amlygwyd gan eu hanfon ymlaen at y Rheolwr Ymgysylltu â’r Gymuned, gyda’r bwriad o gyfleu pryderon a godwyd gyda’r Grwpiau Aelodau Ardal perthnasol.

PENDERFYNWYD:-

(a)          cynnwys eitem fusnes ar hyfforddiant yn y rhaglen waith i’r dyfodol i’w ystyried yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor, a

(b)          anfon y pryderon a drafodwyd gan y pwyllgor, o ran materion llifogydd, at y Rheolwr Ymgysylltu â’r Gymuned.