Agenda and draft minutes

Cafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr Joan Butterfield a Win Mullen-James.

Cyfeiriodd y Swyddog Monitro at Gyfansoddiad y Pwyllgor Safonau ac eglurodd nad oedd gan y Pwyllgor gworwm. Cytunodd yr Aelodau i fwrw ymlaen â'r cyfarfod ar sail anffurfiol a bod unrhyw gamau a gymerir yn cael eu cymeradwyo yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu sy’n rhagfarnu mewn unrhyw fusnes a nodwyd i’w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni fu i unrhyw Aelod ddatgan cysylltiad personol na chysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fusnes a oedd i’w ystyried yn y cyfarfod.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Ni chodwyd unrhyw eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar y 7 Chwefror 2014 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 7 Chwefror 2014 i’w cymeradwyo.

Materion yn codi:-

6. Holodd yr Aelodau a allai’r Cynghorydd Meirick Lloyd-Davies wneud argymhellion i'r Pwyllgor fel sylwedydd. Ymatebodd y Swyddog Monitro gan ddweud na allai, gan egluro wedyn i’r Cadeirydd roi caniatâd i’r Cynghorydd Lloyd-Davies siarad ac iddo gynnig awgrym. Yn dilyn hynny roedd 2 aelod o'r pwyllgor wedi cynnig argymhelliad a’i eilio.

PENDERFYNWYD – y dylid, yn amodol ar yr uchod ac ar gadarnhau hynny yn y cyfarfod nesaf, dderbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad (copi ynghlwm). Nod yr adroddiad yw datblygu a gweithredu cynigion ar sut y gellir gwella swyddogaeth Archwilio'r Cyngor.

Cyflwynodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn egluro bod cynigion i newid y ffordd y dewisir eitemau i graffu arnynt, er mwyn gweithio'n fwy effeithlon a chanolbwyntio ar y Cynllun Corfforaethol ac osgoi eitemau nad ydynt yn flaenoriaeth ac nad ydynt yn ychwanegu gwerth at y broses o graffu.

Ychwanegodd y Cydlynydd Archwilio bod pynciau’n aml yn cael eu hawgrymu heb fod gwybodaeth ddigonol ynglŷn â’r materion penodol y mae angen craffu arnynt. Pan ddigwydd hynny, bydd aelodau a swyddogion yn gwastraffu amser gwerthfawr yn llunio ac yn cyflwyno adroddiadau ac yn craffu ar faterion, heb roi sylw, o reidrwydd, i’r mater y bwriadwyd craffu arno.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i ddefnyddio ffurflenni i gynnig eitem i graffu arni fel modd o ychwanegu pynciau i raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgorau archwilio. Cyflwynid y ffurflenni hyn i'r pwyllgor perthnasol neu i Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion y Pwyllgorau Archwilio a fyddai wedyn yn dyrannu'r eitem i’r Pwyllgor Archwilio perthnasol. Cytunodd yr Aelodau mewn egwyddor â'r cynnig gan geisio sicrwydd y byddai canllawiau ar gael ynglŷn â dyrannu eitemau naill ai fel eitemau ar gyfer rhaglenni’r pwyllgorau archwilio neu i’w cynnwys mewn adroddiadau gwybodaeth.

Trafododd y Pwyllgor y posibilrwydd o wneud Cadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn aelodau o Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion y Pwyllgorau Archwilio. Teimlwyd gan fod y Grŵp yn trafod eitemau rhaglen ac arferion da ar draws y Pwyllgorau Archwilio y byddai'n fuddiol bod cynrychiolydd ar ran y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn aelod o’r grŵp. Byddai angen i’r Cyngor addasu aelodaeth Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion y Pwyllgorau Archwilio yn ffurfiol.

Cyfeiriodd y Cydlynydd Archwilio at adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru ac at adroddiad Williams sy'n ymwneud â chanlyniadau’r broses graffu a nodweddion craffu effeithiol, gan esbonio fod disgwyl i bob awdurdod fesur eu hunain yn erbyn y nodweddion hynny a gâi eu defnyddio gan y rheoleiddwyr wrth adolygu'r swyddogaeth craffu. Trafododd yr aelodau nodweddion ymgysylltu cyhoeddus yn fanwl a'r anhawster a geir wrth annog trigolion i fynychu cyfarfodydd neu gymryd rhan mewn adolygiadau craffu.

Awgrymwyd y gallai pwyllgorau archwilio wahodd aelodau o'r cyhoedd i siarad mewn pwyllgorau neu i gyfrannu at waith grwpiau tasg a gorffen sy'n llai ffurfiol a chytunwyd y dylid cynnwys cwestiynau ynglŷn â hyn ac ynglŷn â chynnwys tystion arbenigol ar ffurflen gynnig yr Aelodau. Holodd yr aelodau a oedd cronfa ddata o grwpiau cymunedol / lobïo neu bartïon â diddordeb y gellid eu defnyddio i raeadru gwybodaeth er mwyn hysbysu pentrefi a chymunedau’n defnyddio’r cyfryngau cymdeithasol ac ati fod pynciau perthnasol yn cael eu trafod ac i sôn am gyfarfodydd cysylltiedig.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd:

(i)        Yn cymeradwyo gwneud defnydd o ffurflenni cynigion i’w defnyddio gan aelodau i ychwanegu testunau i raglenni gwaith i’r dyfodol y pwyllgorau archwilio;

(ii)       Yn argymell bod y ffurflen gynnig derfynol yn cynnwys y siart llif sy’n cynnig canllawiau, a welir ar gefn y fersiwn gyntaf sydd ynghlwm i'r adroddiad, gyda'r cwestiynau a geir yn yr ail fersiwn;

(iii)      Yn cefnogi'r gweithgareddau datblygu ar gyfer gwella craffu yn Sir Ddinbych a all gyfrannu’n effeithiol at y gofynion presennol i wneud arbedion mawr yn y gyllideb a chyflawni targedau’r Cynllun Corfforaethol;

(iv)      Yn cymeradwyo mabwysiadu’r canlyniadau a’r nodweddion ar gyfer craffu effeithiol a’r egwyddorion ar gyfer ymgysylltu â'r cyhoedd a amlinellwyd yn atodiadau 3, 4 a 5; ac

(v)       Yn argymell bod y Cyngor yn diwygio aelodaeth Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion y Pwyllgorau Archwilio i gynnwys cadeirydd y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd.

Ystyried adroddiad (copi ynghlwm). Mae'r adroddiad hwn yn cynnwys gwybodaeth ac yn gofyn am sylwadau ar amserlennu ac ar faterion sy’n ymwneud â’r pwyllgorau.

Nododd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd fod yr Aelodau, wrth gymeradwyo'r amserlen flaenorol, wedi gofyn am ymestyn yr amserlen dros gyfnod hirach. Atgoffodd y Pwyllgor hefyd fod yr aelodau, fel rhan o’r ymarfer Rhyddid a Hyblygrwydd, wedi cytuno i gael gwared ag un cyfarfod y flwyddyn o amserlen pob pwyllgor. I'r perwyl hwnnw roedd amserlen 18 mis newydd yn cael ei pharatoi i’w chyflwyno ger bron y Cyngor llawn.

Roedd y Pwyllgor yn gwerthfawrogi pa mor anodd yw rhaglennu'r holl gyfarfodydd amrywiol i fod yn gyfleus i’r holl aelodau ond gofynnwyd a ellid rhoi ystyriaeth benodol i:

·       geisio osgoi cynnal nifer o gyfarfodydd pwysig yn ystod yr un wythnos pan yn bosibl

·        y gwaith papur / darllen y mae angen ei wneud cyn mynychu cyfarfodydd

·     Cynghorwyr sy’n gweithio a allai ei chael yn anodd trefnu amser o’r gwaith.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn nodi’r angen i bwyllgorau gynnal un cyfarfod yn llai y flwyddyn ac yn cefnogi amserlen pwyllgor 18 mis

Ystyried adroddiad (copi ynghlwm) i rhoi gwybod i’r Pwyllgor am y Rheoliadau a thrafod y diwygiadau i Reolau Sefydlog y Cyngor sy’n ofynnol cyn i’r Cyngor gytuno arnynt.

Cyflwynodd Pennaeth y Gyfraith, Adnoddau Dynol a’r Gwasanaethau Democrataidd yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn nodi'r newidiadau y mae angen eu gwneud i'r Rheolau Sefydlog er mwyn rhagnodi'r amodau pan fo gan aelod hawl i absenoldeb teuluol.

O dan ddeddfwriaeth bresennol mae angen i aelodau fynychu un cyfarfod mewn cyfnod o 6 mis oni bai y gwnaed cais am estyniad cyn y daw’r cyfnod hwnnw i ben. Byddai’r rheoliadau newydd yn golygu y byddai’n rhaid i’r Cyngor wneud Rheolau Sefydlog i gynnwys 5 gwahanol fath o absenoldeb teuluol a fyddai’n eithrio cynghorwyr rhag gorfod mynychu cyfarfodydd cyhyd â’u bod yn bodloni’r amodau yn y Rheoliadau.

Byddai Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd yn gyfrifol am adolygu ceisiadau am absenoldeb teuluol ac am weinyddu'r broses. Pe bai Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd yn gwrthod caniatáu'r absenoldeb teuluol, byddai angen iddo hysbysu Cadeirydd y Cyngor a hwyluso apêl. Argymhellwyd ffurfio’r panel apêl o blith aelodau'r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd.

Os caniateir cyfnod o absenoldeb byddai hawl gan yr aelod i barhau i gael ei dalu. Gallai aelodau'r cabinet enwebu eilydd yn ystod cyfnod o absenoldeb teuluol. Telir yr eilydd yn ôl disgresiwn yr Awdurdod. Os cytunir talu eilydd yna byddai'n rhaid rhoi gwybod i’r Panel Cydnabyddiaeth Ariannol.

Bydd Pennaeth y Gyfraith, Adnoddau Dynol a’r Gwasanaethau Democrataidd yn paratoi adroddiad i’w gyflwyno ger bron y Cyngor er mwyn ychwanegu'r Rheolau Sefydlog i'r Cyfansoddiad gan nodi y dylid ffurfio’r panel apêl o blith aelodau'r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd.

PENDERFYNWYD - Bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn cymeradwyo’r argymhellion canlynol i’r Cyngor llawn:

(i)         Dirprwyo awdurdod i’r Swyddog Monitro i wneud y newidiadau angenrheidiol i Gyfansoddiad y Cyngor ac i lunio Rheolau Sefydlog er mwyn rhoi grym i ofynion y Mesur a’r Rheoliadau; a

(ii)        Dylid llunio panel gwleidyddol gytbwys o 3 o aelodau’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd i benderfynu ar unrhyw apeliadau neu gwynion os yw Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd yn gwrthod rhoi cyfnod o absenoldeb teuluol.