Agenda and draft minutes

PENDERFYNWYD – penodi’r Cynghorydd S.A. Davies yn Is-gadeirydd y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd am y flwyddyn i ddod.

Ni chafwyd datganiadau o fuddiant personol na niweidiol mewn unrhyw fusnes a oedd wedi ei nodi i’w ystyried yn y cyfarfod.

Ni chodwyd unrhyw faterion y dylid eu hystyried, ym marn y Cadeirydd, fel mater o frys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

Roedd copi o adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd wedi ei gylchredeg efo’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Esboniodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd (PGCaD) bod Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011 yn cyfarwyddo’r Awdurdod Lleol i gael Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd (PGD).  Cylch gwaith y PGD fyddai adolygu digonolrwydd yr adnoddau i gefnogi’r swyddogaeth ddemocratig, gyda phwyslais arbennig ar y broses graffu.  Roedd yn ofynnol hefyd yn ôl y Mesur i’r PGD ddynodi un o swyddogion y Cyngor i ymgymryd ag ystod o wasanaethau democrataidd.  Byddai’r swyddog dynodedig yn cael ei alw’n Bennaeth y Gwasanaethau Democrataidd. 

Roedd y Cyngor Sir wedi penderfynu y byddai aelodaeth y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd (PGD) newydd yn cynnwys un ar ddeg o Gynghorwyr, gyda chydbwysedd gwleidyddol, na fyddai’n cynnwys Aelod Cabinet.  Byddai dynodiad y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd yn swydd statudol, wleidyddol gyfyngedig a’i rôl fyddai ymgymryd â’r swyddogaethau a fynegir yn adran 9 y Mesur ac roedd manylion y swyddogaethau wedi eu cynnwys yn yr adroddiad.

Roedd Adran 8 (4) y Mesur yn datgan na châi’r Cyngor ddynodi unrhyw un o’r canlynol fel Pennaeth  Gwasanaethau Democrataidd:-

·         Pennaeth Gwasanaeth Cyflogedig

·         Swyddog Monitro

·         Prif Swyddog Cyllid

Roedd paragraff 3.18 y Canllawiau Statudol ar gyfer Mesur 2011 yn datgan ‘mewn llawer o achosion, fe fydd yna berson amlwg sydd eisoes yn cyflawni rhan helaeth o swyddogaeth y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd.  Byddid yn disgwyl i Bennaeth y Gwasanaeth Cyflogedig argymell pwy fyddai’n ymgeisydd addas i’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd.’

Roedd llawer o Awdurdodau Lleol wedi dynodi’r swyddog a oedd yn uniongyrchol gyfrifol am reoli gwasanaethau democrataidd/pwyllgor.  Byddai hyn yn osgoi dyblygu a gwrthdaro potensial rhwng darpariaeth y gwasanaeth a swyddogaethau statudol sydd yr un yn eu hanfod.  Yn ogystal byddid yn osgoi unrhyw risg o ddyblygu swyddogaethau, cyngor a llinellau rheolaeth y gwasanaeth.  Er na allai’r Swyddog Monitro fod yn Bennaeth y Gwasanaethau Democrataidd nid oedd yna unrhyw gyfyngiad ar i’r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd adrodd yn uniongyrchol i’r Swyddog Monitro.

Hysbyswyd y Pwyllgor fod ymgynghoriadau wedi eu cynnal yn unol â’r Canllawiau Statudol ar gyfer Mesur 2011.  Roedd Pennaeth y Gwasanaeth Cyflogedig ac Aelodau eraill CET wedi eu hymgynghori.  Roedd CET wedi argymell dynodi Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd yn Bennaeth y Gwasanaethau Democrataidd. 

Rhoddodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd amlinelliad byr o swyddogaeth a chylch gwaith y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd ac, yn dilyn trafodaeth fer:-

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn cytuno i ddynodi Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y Cyngor yn ‘Bennaeth Gwasanaethau Democrataidd’ y Cyngor i ddibenion Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011.

Roedd copïau o adroddiad gan Reolwr y Gwasanaethau Democrataidd wedi eu cylchredeg efo’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Craffu ar y Cyd

Esboniodd Pennaeth y Gwasanaethau Democrataidd fod Adran 58 Mesur Llywodraeth Leol 2011 yn grymuso Gweinidogion Cymreig i wneud rheoliadau i ganiatáu i ddau neu fwy o Awdurdodau Lleol benodi Cyd-bwyllgor Trosolwg a Chraffu ac i roi canllawiau statudol y bydd yn rhaid i’r Cydbwyllgorau Trosolwg a Chraffu eu hystyried wrth ymarfer eu swyddogaethau.  Roedd Adran 5 hefyd yn grymuso’r Gweinidogion Cymreig i roi canllawiau statudol y bydd yn rhaid i’r Awdurdodau Lleol eu hystyried wrth wneud trefniadau ar gyfer cynhyrchu adroddiadau blynyddol dan Adran 5.

Roedd Llywodraeth Cymru’n cynnal ymarferiad ymgynghori’n gyfredol i gael barn ar y Cydbwyllgorau Craffu, Atodiad 1, a chynhyrchiad Adroddiadau Blynyddol gan Aelodau, Atodiad 2.  Gellid trosglwyddo unrhyw farn a fynegir gan y Pwyllgor i Lywodraeth Cymru.  Cadarnhawyd y byddid yn cyflwyno adroddiad tebyg i Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu ar Ragfyr 13^eg, 2012 er mwyn sylwadau ar y trefniadau Craffu ar y cyd.

Rhoddodd y Mesur rym i ddau neu fwy o Awdurdodau Lleol ffurfio Cydbwyllgorau Craffu i gryfhau trefniadau craffu drwy hyrwyddo cydweithredu a rhannu arbenigedd craffu.  Byddai Cydbwyllgorau’n ei gwneud yn haws craffu gwasanaethau neu faterion a oedd yn torri ar draws ffiniau daearyddol.  Roedd y Canllawiau drafft yn rhoi enghreifftiau o achosion lle gallai Cyd-bwyllgor fod yn briodol ac roedd y rhain wedi eu hamlinellu yn yr adroddiad. 

Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd M.L. Holland, rhoddodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd amlinelliad o’r Mesur a oedd yn datgan y gall Awdurdodau Lleol benodi Cydbwyllgorau Craffu Trosolwg ond ni fyddai yna unrhyw rwymedigaeth i wneud hynny.  Cyfeiriodd at ddarpariaeth gwasanaethau rhanbarthol ac isranbarthol, a allai elwa o drefniadau craffu ar y cyd, ac at fater personau dynodedig.  Esboniwyd y byddai yna Orchymyn a fyddai’n nodi cyrff cyhoeddus eraill a allai fod yn destun craffu ar y cyd.  Ni allai Cyd-bwyllgor Craffu ddelio â materion y gellid eu hystyried gan y ‘Pwyllgor Trosedd ac Anhrefn’, (Pwyllgor Craffu Partneriaethau yn Sir Ddinbych), dan Ddeddf Heddlu a Chyfiawnder 2006.  Roedd y rhain yn cynnwys gwaith y Bartneriaeth Diogelwch Cymunedol a gwahanol faterion trosedd ac anhrefn lleol. 

Mynegwyd pryderon gan y Cynghorydd W.L. Cowie ynglŷn ag adnoddau staffio, y posibilrwydd o ddyblygu gwaith a’r cynnydd mewn costau o ganlyniad.  Cyfeiriodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd at y gefnogaeth ddeddfwriaethol a darpariaeth y pwerau priodol i sicrhau effeithiolrwydd y broses graffu ar y cyd.  Esboniodd y Cynghorydd G.M. Kensler bod lefel y gefnogaeth graffu a ddarperir gan rai awdurdodau lleol eraill yng Ngogledd Cymru’n fwy na’r gefnogaeth yn Sir Ddinbych, gan gyfeirio’n arbennig at lefelau staffio.  Cyfeiriodd at sylwadau diweddar gan y Prif Weithredwr ynglŷn â’r angen i gymedroli costau drwy leihau nifer y cyfarfodydd a gynhelir, ac mewn ymateb i awgrym y dylid cyflwyno fideo-gynadledda i isafu costau teithio.  Esboniodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd nad oedd y cyfleuster yma ar gael ar hyn o bryd ar gyfer cyfarfodydd fel  Cyd-bwyllgorau Craffu ond gellid ei ddefnyddio ar gyfer Gweithgorau neu Is-bwyllgorau.  Esboniodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd bod Gwasanaeth Gwella Effeithiolrwydd Ysgolion Rhanbarthol Gogledd Cymru’n cael ei redeg gan Gyd-bwyllgor, a theimlai’r Cynghorydd Kensler y dylai’r Pwyllgor Addysg Rhanbarthol fod yn destun craffu gan Sir Ddinbych a chraffu ar y cyd, o bosib.  Esboniodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd y byddai ffurfiant Pwyllgor felly’n amodol ar ystyriaeth gan y Pwyllgorau Craffu unigol.

Mynegodd y Cynghorydd M.L. Holland bryder ynglŷn â chyfarwyddebau a roddwyd gan Lywodraeth Cymru ynglŷn â chydweithio.  Amlygodd yr angen i archwilio  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Mae copi o adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd, a oedd yn amlinellu rôl y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd ac yn gofyn am ystyriaeth materion yn y dyfodol i’w hystyried gan y Pwyllgor, wedi ei ddosbarthu efo’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Cyflwynodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd yr adroddiad ac esboniodd, gan mai dyma gyfarfod cyntaf y Pwyllgor, y’i hystyrid yn briodol trafod ei gylch gwaith a datblygu blaenraglen waith. 

Cyfeiriodd y Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd at ddyluniad a chynhyrchiad templed i gynorthwyo Aelodau wrth gwblhau eu hadroddiadau blynyddol a gellid cyflwyno’r templed unwaith y byddai wedi ei gwblhau, i’r Pwyllgor ar gyfer sylwadau ac awgrymiadau.  Cytunwyd hefyd, yn dilyn y cyfnod ymgynghori, bod manylion sy’n ymwneud â’r canllawiau terfynol ar gyfer craffu ar y cyd ac adroddiadau blynyddol yn cael eu hadrodd i’r Pwyllgor.

Esboniodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd fod arolwg wedi ei gynnal yn ystod tymor pob Cyngor i geisio barn a gofynion Aelodau Etholedig o ran amserlen a hyblygrwydd cyfarfodydd y cyngor o ran amlder, amseriad a lleoliad. Cadarnhaodd fod tua hanner yr Aelodau wedi ymateb i’r arolwg ac awgrymodd bod y Pwyllgor yn ystyried yr ymateb pan y’i derbynnir ac yna roi argymhellion i’r Cyngor llawn.  Cytunodd y Pwyllgor i Arweinwyr Grwpiau gael eu darparu â manylion yr Aelodau nad oedd wedi ymateb hyd yma.

Yn ateb i gwestiynau gan y Cynghorydd M.L. Holland, rhoddodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd fanylion Telerau Gorchwyl y Pwyllgor a oedd yn cynnwys adolygu digonolrwydd a darpariaeth staff, llety ac adnoddau eraill gan yr Awdurdod i gyflawni swyddogaethau gwasanaethau democrataidd, yn enwedig cymorth craffu, gweinyddiad pwyllgorau a gwasanaethau aelodau.  Ni wnâi’r Pwyllgor benderfyniadau terfynol o ran y materion hyn ond gallai drafod â’r Pennaeth Gwasanaethau Democrataidd, y Prif Swyddog Cyllid ac Aelodau Arweiniol priodol a chyflwyno adroddiadau ffurfiol ar y materion hyn i’r Cyngor llawn. 

Esboniodd y Cynghorydd C. Hughes, er bod cymorth craffu yn Sir Ddinbych wedi bod yn dda iawn, roedd lefel cymorth a darpariaeth adnoddau wedi bod gryn lawer yn is na’r hyn a ddarperir gan Awdurdodau Lleol eraill.  Cytunai Aelodau bod adroddiad i’w gyflwyno i’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn nodi’r adnoddau a’r cymorth a ddarperir ar gyfer craffu yn Sir Ddinbych, ynghyd â chymariaethau ag Awdurdodau Lleol eraill yng Ngogledd Cymru.

Yn ateb i bryderon a fynegwyd gan y Cynghorydd A. Roberts ac M.L. Holland, rhoddodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd fanylion y rheolau sy’n ymwneud â gofynion presenoldeb Aelodau, a oedd yn datgan na ellid diarddel Cynghorydd am ddiffyg presenoldeb os oedden nhw wedi mynychu un cyfarfod yn ystod cyfnod o chwe mis.  Cadarnhaodd fod yna broblemau’n ymwneud â chreu diwylliant ynghylch presenoldeb Aelodau yng nghyfarfodydd y Cyngor a allai olygu ymyriad Grŵp ynglŷn ag Aelodau ar Bwyllgorau.

Yn dilyn trafodaeth fer:-

PENDERFYNWYD –

(a)    Cyflwyno adroddiad i’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn nodi’r adnoddau a’r cymorth a ddarperir ar gyfer craffu yn Sir Ddinbych, ynghyd â chymariaethau gydag Awdurdodau Lleol eraill yng Ngogledd Cymru;

(b)    Yn dilyn y cyfnod ymgynghori, bod adroddiad yn nodi’r canllawiau terfynol ar gyfer caffael ar y cyd ac adroddiadau blynyddol yn cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor;

(c)    Bod copi o’r templed, o’i gwblhau, yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor ar gyfer sylwadau ac awgrymiadau;

(d)    Cyflwyno adroddiad yn nodi gofynion Aelodau o ran amserlen a hyblygrwydd cyfarfodydd y cyngor o ran amlder, amseru a lleoliad, i’r Pwyllgor cyn rhoi argymhelliad i’r Cyngor llawn o ran y materion hyn;

(e)    Arweinwyr Grŵp i’w darparu â manylion yr Aelodau nad oedd eto wedi darparu ymateb i’r arolwg diweddar.