Agenda and draft minutes

Cafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr Michelle Blakeley-Walker, Ellie Chard, Hugh Evans a Delyth Jones.

Ethol is-gadeirydd y pwyllgor ar gyfer 2024 – 2025.

Gofynnodd y Cadeirydd, y Cynghorydd Martyn Hogg am enwebiadau ar gyfer penodi Is-Gadeirydd newydd y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd ar gyfer blwyddyn 2024-2025 y Cyngor.

Cynigiodd y Cynghorydd Cheryl Williams y Cynghorydd Elfed Williams ac eiliodd y Cynghorydd Martyn Hogg.

Ni chafwyd rhagor o enwebiadau.

Cadarnhaodd yr holl aelodau a oedd yn bresennol eu cytundeb i benodi’r Cynghorydd Elfed Williams.

Diolchodd y Cynghorydd Williams i bawb am bleidleisio iddo fod yn Is-Gadeirydd.

PENDERFYNWYD penodi’r Cynghorydd Elfed Williams yn Is-Gadeirydd y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd ar gyfer blwyddyn 2024-2025 y Cyngor.

Yr Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy’n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd i’w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Dim.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B (4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw eitemau brys gyda’r Cadeirydd cyn dechrau’r cyfarfod.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 24 Mawrth 2023 (copi ynghlwm).

Cafodd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 22 Mawrth 2024 eu cyflwyno.

Cywirdeb –

Ni chodwyd unrhyw fater mewn perthynas â chywirdeb y cofnodion.

Materion yn codi –

Tudalen 11 - Trefniadau Craffu Rhanbarthol - Cadarnhaodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y bydd Archwilio Mewnol yn adrodd i’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yr wythnos nesaf ar drefniadau partneriaeth y Cyngor.  Dywedwyd wrth yr Aelodau nad oedd cytundeb wedi bod hyd yma ar ffurfio pwyllgor craffu rhanbarthol ar gyfer Cyd-bwyllgor Corfforedig Gogledd Cymru.

PENDERFYNWYD derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 22 Mawrth 2024 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Cymorth Corfforaethol – Pobl (copi ynghlwm) i drafod y Cynllun Deisebau drafft.

Cyflwynodd Pennaeth y Gwasanaethau Cefnogi Corfforaethol - Pobl yr adroddiad Cynllun Deisebau (dosbarthwyd ymlaen llaw) er mwyn i’r aelodau drafod y Cynllun Deisebau drafft oedd ynghlwm yn Atodiad A.

Mae Adran 42 Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 (Deddf 2021) yn gofyn i gynghorau gynhyrchu a chyhoeddi Cynllun Deisebau sy’n nodi sut mae’r Cyngor yn bwriadu ymdrin â deisebau ac ymateb iddynt, gan gynnwys deisebau electronig.

Pwrpas cyflwyno’r Cynllun Deisebau i’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd oedd caniatáu i aelodau roi sylwadau ac awgrymiadau i’w hargymell i’r Cyngor Llawn ei fabwysiadu. Pan fydd y Cynllun wedi’i fabwysiadu, bydd gwaith yn cael ei wneud i sicrhau bod y wybodaeth yn glir ac yn hygyrch ar y wefan. Bydd angen canllawiau i gynghorwyr a staff hefyd os bydd deiseb yn cael ei derbyn.

Awgrymwyd y dylid ychwanegu cam arall at y canllawiau, sef y dylid cysylltu â’r Adran berthnasol cyn y cam deiseb fel y gellid edrych ar y mater cyn iddo ddod yn fater digon difrifol i gael ei roi mewn deiseb. Cadarnhawyd y byddai’n cael ei gynnwys yn y canllawiau a byddai’n beth cadarnhaol i breswylwyr ymgysylltu â’r Awdurdod.

Cadarnhawyd hefyd, yn y Cynllun roedd yn nodi y byddai angen o leiaf 100 o bobl i lofnodi deiseb, ond byddai gan y Cyngor y disgresiwn i ystyried deisebau â llai na 100. Er enghraifft, pe bai grŵp lleiafrifol â dim ond 25 aelod yn cyflwyno deiseb, gellid ei hystyried.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar y sylwadau uchod, argymell bod y Cynllun Deisebau yn cael ei fabwysiadu ar gyfer Cyngor Sir Ddinbych.

Ystyried adroddiad gan Reolwr y Gwasanaethau Democrataidd (copi ynghlwm) sy’n darparu gwybodaeth i’r Pwyllgor am gynnwys y newidiadau deddfwriaethol diweddar ac arfaethedig.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd (RhGD) y Briff ar Lywodraethu Democrataidd Lleol a Datblygiadau Deddfwriaethol Etholiadol (dosbarthwyd ymlaen llaw) a rhoddodd grynodeb o’r adroddiad i’r Pwyllgor.

Rhoddodd yr adroddiad drosolwg o’r canlynol:

• Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 – Dywedodd y RhGD fod y Ddeddf hon yn cynnwys darpariaeth ar gyfer cofrestru etholwyr, cylchoedd etholiadol yn cadarnhau defnyddio etholiadau llywodraeth leol 5 mlynedd, dewisiadau ar gyfer systemau pleidleisio, hyrwyddo strategaethau cyfranogiad cyhoeddus a chynlluniau deisebau, cadarnhad o ddarpariaeth presenoldeb o bell, a newidiadau i rolau arweinwyr grwpiau i hyrwyddo a chynnal safonau uchel o ymddygiad gan aelodau eu grwpiau.

• Deddf Etholiadau 2022 – Cafodd yr Aelodau wybod bod Deddf 2022 yn ymwneud ag etholiadau ‘wrth gefn’ yng Nghymru; sef y rheiny ar gyfer Senedd y DU a Chomisiynydd yr Heddlu a Throsedd. Roedd darpariaethau’r Ddeddf yn cynnwys cyflwyno prawf adnabod ffotograffig mewn gorsafoedd pleidleisio, cyfyngu ar ymdrin â phleidleisiau post, galluogi ceisiadau ar-lein am bleidlais bost a chyflwyno newidiadau i hawliau pleidleisio ac ymgeisio dinasyddion yr UE a chael gwared ar y ‘rheol 15 mlynedd’ i ddinasyddion Prydeinig sy’n byw dramor.

• Adolygu Ffiniau Seneddol y DU 2023 – Dywedodd y RhGD fod etholiadau Seneddol y DU ym mis Gorffennaf wedi cael eu cynnal ar y ffiniau newydd a gyflwynwyd o ganlyniad i’r adolygiad o ffiniau. Nod yr adolygu ffiniau oedd ailddosbarthu etholwyr fel bod pob aelod o Senedd y DU yn cynrychioli tua’r un faint o etholwyr. O’r herwydd, roedd nifer etholaethau Senedd y DU yng Nghymru wedi gostwng o 40 i 32.

• Deddf Senedd Cymru (Aelodau ac Etholiadau) 2024 – Cafodd yr Aelodau wybod bod y Ddeddf hon yn rhan o raglen ddiwygio etholiadol y Senedd a’i nod oedd cefnogi etholiadau mwy cynhwysol a Senedd fwy cynrychioladol.  Dan Ddeddf 2024, bydd y Senedd yn cynyddu o 60 i 96 o aelodau, yn cael eu hethol drwy system gwbl gyfrannol, rhestr gaeedig. Ar gyfer etholiadau’r Senedd yn 2026, bydd y 32 o etholaethau Senedd y DU yn cael eu paru i greu 16 etholaeth Seneddol, pob un yn ethol 6 Aelod o’r Senedd, a bydd etholaethau’r Senedd yn cael eu cynnal bob 4 blynedd. Disgwylir adolygiad arall o ffiniau i adolygu ffiniau etholaethau’r Senedd ar gyfer etholiadau ar ôl 2026.

• Deddf Etholiadau a Chyrff Etholiadol (Cymru) 2024 – Cafodd y Pwyllgor wybod fod y Ddeddf hon yn galluogi i etholwyr gofrestru heb ymgeisio, sef cofrestru etholwyr awtomatig. Roedd yn rhoi dyletswydd ar Weinidogion Cymru i roi cynlluniau ar waith i gefnogi pobl o grwpiau sy’n cael eu tangynrychioli i sefyll mewn etholiadau ac annog cyhoeddi gwybodaeth amrywiaeth am ymgeiswyr Seneddol.

• Bil Senedd Cymru (Rhestrau Ymgeiswyr Etholiadol) – Cyflwynwyd y Bil i’r Senedd yn gynharach eleni ac mae bellach yn mynd drwy drefn craffu’r Senedd. Bwriedir i’r newidiadau a gyflwynir gan y Bil gael eu gweithredu ar gyfer etholiadau’r Senedd yn 2030. Roedd y cynigion yn cynnwys yr angen i bleidiau gwleidyddol sy’n cyflwyno mwy nag un ymgeisydd mewn etholaeth yn un o etholiadau’r Senedd sicrhau bod o leiaf hanner eu rhestr ymgeiswyr yn ferched a byddai angen i bleidiau gwleidyddol roi merched ar frig o leiaf hanner eu rhestrau ymgeiswyr ar gyfer etholaethau.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn ystyried y newidiadau deddfwriaethol a chynigion a grynhowyd yn yr adroddiad, a’u nodi.

Ystyried adroddiad ar lafar ynglŷn ag archifo a threfniadau cael mynediad at weddarllediadau’r Cyngor sydd wedi dod i ben.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd adroddiad ar lafar ar Archif ar gyfer Gweddarllediadau.

Dywedodd y RhGD fod gweddarllediadau yn cael eu cadw am chwe mis ar wefan Cyngor Sir Ddinbych ond cafwyd ceisiadau o bryd i’w gilydd am weddarllediadau hŷn na hyn. Dywedodd wrth yr Aelodau y gellid ail gyhoeddi gweddarllediadau hŷn dros dro ond y byddai hyn yn golygu amser staff a thâl bychan i’r darparwr gwasanaeth gweddarlledu. Gellid rhannu gweddarllediadau hŷn yn electronig hefyd, ond eto roedd hyn yn gofyn am amser staff a threfniadau i drosglwyddo ffeiliau fideo mawr. Roedd yn bosibl cadw gweddarllediadau’n barhaol, h.y. peidio â dileu mynediad y cyhoedd iddynt ar ôl 6 mis, ond byddai’n golygu cynnydd parhaus yn ffi’r drwydded gan y Cyngor i’r darparwr gwasanaeth gweddarlledu.

Dywedodd y RhGD fod y Cyngor yn archwilio creu archif o weddarllediadau’r Cyngor ar ei wefan YouTube, ble byddent ar gael i’w gweld yn barhaol gan y cyhoedd.

PENDERFYNWYD bod y wybodaeth ddiweddaraf am greu archif o weddarllediadau yn cael ei gyflwyno i gyfarfod mis Mawrth 2025 y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd.

Ystyried Rhaglen Waith y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd (copi ynghlwm).

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd y Rhaglen Waith i’w hystyried.

Eitemau i’w hychwanegu at raglen waith 14 Mawrth 2025 - 

(i)              Archif ar gyfer Gweddarllediadau; 

(ii)             Pleidlais Sengl Drosglwyddadwy - Ymgynghoriad Cyhoeddus

(iii)           Arweinwyr Grwpiau - proses ymddygiad aelodau;

Cafodd Aelodau eu hannog i gysylltu â’r Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd os hoffent i unrhyw eitem gael eu hystyried ar gyfer y Rhaglen Waith.

PENDERFYNWYD cymeradwyo Rhaglen Waith y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn amodol ar yr uchod. 

Daeth y cyfarfod i ben am 10.55am.