Agenda and draft minutes
Lleoliad: YSTAFELL BWLLGOR 1A, NEUADD Y SIR, RHUTHUN LL15 1YN
Rhif | Eitem |
---|---|
YMDDIHEURIADAU Cofnodion: Derbyniwyd
ymddiheuriadau gan y Cynghorwyr Huw Jones, Gwyneth Kensler, Christine Marston a
Graham Timms a Phennaeth y Gyfraith, Adnoddau Dynol a Gwasanaethau Democrataidd
(GW). Dywedodd Rheolwr
y Gwasanaethau Democrataidd nad oedd cworwm ar gyfer y pwyllgor hwn ond
cytunodd yr aelodau a oedd yn bresennol i barhau ar sail anffurfiol. |
|
Yr Aelodau i
ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw
fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn. Cofnodion: Ni chafodd unrhyw
gysylltiad ei ddatgan.
|
|
EITEMAU BRYS Hysbysiad o
eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys
yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972. Cofnodion: Nid oedd unrhyw
fater brys. |
|
Derbyn cofnodion
cyfarfod y pwyllgor a gynhaliwyd ar 29 Mawrth 2019 (copi’n amgaeedig). Cofnodion: Cyflwynwyd
cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 29
Mawrth 2019. Eitem 5 - Panel
Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol – roedd y Pwyllgor wedi mynegi pryderon
ynghylch y Panel yn cyhoeddi ei lythyrau i awdurdodau lleol a oedd yn ymdrin â
materion parhaus yn ymwneud â chyflogau prif swyddogion unigol. Cyflwynodd Rheolwr y Gwasanaethau
Democrataidd ymateb y Panel sef ei fod bellach yn cyhoeddi’r penderfyniad ond
nid y llythyrau, fel ag yr arferai ei wneud yn y gorffennol. Roedd y Panel
hefyd wedi cadarnhau y byddai ei rôl statudol ar gyfer prif swyddogion yn dod i
ben ar 31 Mawrth 2020. PENDERFYNWYD cymeradwyo
cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 29
Mawrth, 2019 fel cofnod cywir. |
|
HYFFORDDIANT A DATBLYGIAD AELODAU PDF 223 KB Derbyn adroddiad
gan Reolwr y Gwasanaethau Democrataidd ar ofynion hyfforddi, cydymffurfiad â
hyfforddiant gorfodol; adolygiadau datblygiad personol ac e-ddysgu ar gyfer
aelodau. Cofnodion: Esboniodd Rheolwr
y Gwasanaethau Democrataidd eu bod yn profi i weld os oes modd defnyddio’r
system iTrent i gofnodi ac adrodd ar holl gofnodion hyfforddiant y cynghorwyr.
Ar hyn o bryd roedd hyfforddiant yn cael ei drefnu’n uniongyrchol gan y
gwasanaethau a oedd yn gyfrifol am y pwnc ac felly roedd cadw cofnodion yn heriol
iawn. Cytunodd yr
aelodau y byddai’n fuddiol i gael yr holl wybodaeth ar un system hygyrch y
gellir ei defnyddio i lunio adroddiadau ar gyfer y grwpiau gwleidyddol ac
aelodau unigol ar yr hyfforddiant sydd wedi’i gynnal, ac unrhyw hyfforddiant
gorfodol arall heb ei gyflawni. Wrth wneud
hyfforddiant Cynllunio’n orfodol i aelodau’r Pwyllgor Cynllunio, holodd yr
aelodau am y cyfyngiadau ward aml-aelod ar aelodaeth – lle dim ond un
cynghorydd, mewn ward a gynrychiolir gan fwy nag un cynghorydd, all fod yn
aelod o’r Pwyllgor Cynllunio. Cadarnhaodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd
fod Llywodraeth Cymru wedi cyflwyno’r rheoliadau hyn a oedd wedi’u rhwymo mewn
cyfraith, er cytunodd y Rheolwr eu bod yn broblem yn Sir Ddinbych. Roedd yr aelodau
o’r farn bod awdurdodau eraill hefyd yn cael problemau tebyg ac fe wnaethant
awgrymu bod llythyr yn cael ei anfon at Lywodraeth Cymru er mwyn adolygu’r
broses. O ran e-ddysgu,
esboniodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd fod y wefan a’r modiwlau e-ddysgu
cenedlaethol yn anodd i’w defnyddio ar ddyfeisiau symudol megis iPads yr
aelodau ac roedd angen diweddaru llawer iawn o’r modiwlau. Dywedodd fod
Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru yn cydlynu‘r gwaith yr oedd awdurdodau lleol
yn ei wneud i ddiweddaru’r modiwlau hyfforddiant ac roedd y gwaith i wella’r
wefan e-ddysgu yn datblygu. Roedd Sir
Ddinbych wedi gwirfoddoli i ddiweddaru modiwl ar faterion ‘cydraddoldeb’ a
dywedodd y Cynghorwyr Irving a Welch y byddent yn fodlon profi’r modiwl fel
defnyddwyr pan oedd yn barod. PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor
yn nodi’r adroddiad. |
|
DIOGELWCH PERSONOL CYNGHORWYR PDF 218 KB Derbyn adroddiad
gan Reolwr y Gwasanaethau Democrataidd ar oblygiadau diogelwch rolau aelodau
etholedig (dogfen wedi’i chyfieithu i ddilyn). Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd
Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) ar
ddiogelwch personol i gynghorwyr ac roedd wedi casglu gwybodaeth gan Gymdeithas
Llywodraeth Leol Cymru a’r Gymdeithas Llywodraeth Leol ar ganllawiau diogelwch
personol yn benodol i Gynghorwyr. Nododd yr adroddiad y gallai gweithio ar eu pen eu hunain beri neu gynyddu
risgiau i gynghorwyr, megis cynnal cymorthfeydd ar eu pen eu hunain mewn
adeilad sydd fel arall yn wag neu ymweld ag etholwyr yn eu cartrefi. Dywedodd Rheolwr y Gwasanaethau
Democrataidd fod gan y Cyngor weithdrefnau i weithwyr sy'n gweithio ar eu pen
eu hunain ar y Fewnrwyd sydd yn berthnasol i staff ac aelodau. Dywedodd y Cynghorydd Welch ei fod wedi derbyn negeseuon digymell ar
Whatsapp a thrafododd yr aelod sut y gallai ymateb i negeseuon Facebook arwain
atynt yn cael eu hystyried yn 'ffrind' a allai achosi anawsterau wrth iddynt ymgymryd
â’u rolau fel cynghorwyr. PENDERFYNWYD dosbarthu’r
adroddiad i’r holl aelodau er gwybodaeth a gofyn i TGCh ystyried darparu
arweiniad i aelodau mewn perthynas â’r cyfryngau cymdeithasol a’r dechnoleg
a ddefnyddir gan gynghorwyr. |
|
CYD GRAFFU - DIWEDDARIAD PDF 221 KB Derbyn adroddiad
gan reolwr y Gwasanaethau Democrataidd ar drosolwg cynnar o Bwyllgor Cyd Craffu
Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Conwy a Sir Ddinbych. Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynodd
Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn
diweddaru’r Pwyllgor ar gynnydd y trefniadau cyd-graffu oedd ar waith i graffu
ar y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus. Comisiynwyd yr adroddiad gan y Pwyllgor er
mwyn darparu trosolwg cynnar o’r trefniadau cyd-graffu. Ystyriodd y
Pwyllgor y canlynol: ·
Cynhaliwyd
sesiwn hyfforddi a chyflwyno ym mis Chwefror ar gyfer aelodau’r Cydbwyllgor
Craffu newydd. ·
Cynhaliwyd
cyfarfod cyntaf y Cydbwyllgor ym mis Mai.
Etholwyd y Cynghorydd Brian Cossey (Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy) yn
Gadeirydd ac fe etholwyd y Cynghorydd Graham Timms o Gyngor Sir Ddinbych yn
Is-Gadeirydd. ·
Bu
i’r Cydbwyllgor gymeradwyo Adroddiad Blynyddol 2018 – 2019 y BGC a’i dri maes blaenoriaeth,
sef lles meddyliol, ymrymuso'r gymuned a chadernid amgylcheddol. ·
Gohiriwyd
cyfarfod a oedd wedi’i drefnu ar gyfer mis Medi gan nad oedd y sefydliad
arweiniol ar gyfer y maes blaenoriaeth cadernid amgylcheddol ar gael. Cytunodd yr
aelodau y byddai diweddariad o weithgareddau Craffu’r BGC yng nghyfarfodydd y
Gwasanaethau Democrataidd yn y dyfodol yn fuddiol. PENDERFYNWYD bod diweddariad
ar drefniadau’r Cydbwyllgor Craffu yn cael ei roi yng nghyfarfod nesaf y
Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd. |
|
TREFNIADAU AR GYFER CRAFFU AR FWRDD UCHELGAIS ECONOMAIDD GOGLEDD CYMRU Derbyn adroddiad
ar lafar gan Bennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democrataidd i asesu
opsiynau ar gyfer craffu llywodraeth leol. Cofnodion: Nid oedd Pennaeth
y Gyfraith, Adnoddau Dynol a’r Gwasanaethau Democrataidd wedi gallu bod yn
bresennol yn y cyfarfod heddiw i annerch y Pwyllgor ar Fwrdd Uchelgais
Economaidd Gogledd Cymru. Rhoddodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd drosolwg
cryno o’r Bwrdd a datblygiad y trefniadau craffu i sicrhau bod y Bwrdd yn cael
ei ddal yn gyfrifol drwy ddefnyddio trefniadau craffu llywodraeth leol. PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor yn gwahodd Pennaeth y
Gyfraith, Adnoddau Dynol a’r Gwasanaethau Democrataidd i gyfarfod yn y dyfodol
i drafod datblygiad trefniadau craffu ar gyfer y cydbwyllgor rhanbarthol hwn.
|
|
RHAGLEN GWAITH I'R DYFODOL PDF 88 KB Ystyried rhaglen
gwaith i’r dyfodol y pwyllgor (copi ynghlwm). Cofnodion: Cyflwynodd
Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd y Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol. Nododd yr
aelodau’r eitemau a ychwanegwyd i’r rhaglen gwaith i'r dyfodol yn ystod y
cyfarfod ac ychwanegu diweddariad ar y Bil Llywodraeth Leol (Cymru) i’r
rhaglen. PENDERFYNWYD, yn amodol ar
yr uchod, y dylid cymeradwyo'r rhaglen gwaith i'r dyfodol. |