Agenda and draft minutes
Lleoliad: YSTAFELL BWLLGOR 1A, NEUADD Y SIR, RHUTHUN LL15 1YN
Rhif | Eitem |
---|---|
YMDDIHEURIADAU Cofnodion: Cafwyd
ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr Hugh Irving, Christine Marston,
Andrew Thomas a Joe Welch. Hysbysodd Rheolwr
y Gwasanaethau Democrataidd y Pwyllgor nad oedd cworwm yn y cyfarfod. Cytunodd y Pwyllgor i barhau gyda busnes
y cyfarfod ar sail anffurfiol. |
|
Dylai’r Aelodau
ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw
fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.
Cofnodion: Cadarnhaodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a
Democrataidd y byddai gan bob un o’r aelodau sy’n bresennol gysylltiad personol
ag eitem rhif 5 ar y rhaglen - Adroddiad Blynyddol Panel Annibynnol Cymru ar
Gydnabyddiaeth Ariannol 2019/2020, ond nad oedd hwn yn cael ei ystyried yn
gysylltiad sy'n rhagfarnu dan y Cod Ymddygiad. |
|
MATERION BRYS Hysbysiad o
eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion
brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972. Cofnodion: Nid oedd unrhyw
fater brys. |
|
Derbyn cofnodion
cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 19 Hydref 2018
(copi ynghlwm). Cofnodion: Cyflwynwyd
cofnodion drafft cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar
19 Hydref 2018 (a ddosbarthwyd ymlaen llaw). PENDERFYNWYD cymeradwyo
cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd a gynhaliwyd ar 19
Hydref 2018 fel cofnod cywir. |
|
ADRODDIAD BLYNYDDOL PANEL ANNIBYNNOL CYMRU AR GYDNABYDDIAETH ARIANNOL 2019 / 2020 PDF 215 KB I ystyried adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd (copi ynghlwm) i gynghori ynghylch penderfyniadau'r Panel ar gyfer 2019 / 20 mewn perthynas â thaliadau i aelodau ac aelodau cyfetholedig Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd
Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) oedd
yn ymwneud ag adroddiad blynyddol Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth
Ariannol (IRPW) 2019/20. Hysbyswyd yr
Aelodau yr arferwyd mynd ag adroddiadau blynyddol yr IRPW at y Cyngor llawn,
ond bod yr IRPW wedi cadarnhau’n ddiweddar nad oedd angen gwneud hynny, gan
mai’r Panel ei hun sy’n gwneud y penderfyniadau yn hytrach na’r awdurdodau
lleol. Amlinellodd
Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd gylch gwaith yr IRPW o ran gosod lefelau
tâl aelodau prif gynghorau, fel Sir Ddinbych, yn ogystal â chyrff cyhoeddus
eraill, am gyflawni amrywiol ddyletswyddau a chyfrifoldebau. Dywedodd bod rhaid
i'r IRPW gynhyrchu adroddiad blynyddol, a’i fod, ar gyfer 2019/2020, yn darparu
£268, neu 1.97%, o gynyddran i gyflogau sylfaenol yr aelodau yn ogystal â £532
o gynyddran i uwch gyflogau aelodau’r Cabinet, a bod crynodeb lawn o'r
newidiadau i'w gweld yn adroddiad y Pwyllgor. Cyfeiriodd y
Cynghorydd Graham Timms at lythyr yr IRPW i Gyngor Sir Ddinbych mewn perthynas
â chynnig i godi cyflog un o brif swyddogion y Cyngor. Disodlwyd y llythyr a
atodwyd wrth adroddiad blynyddol yr IRPW gan lythyr dilynol gan yr IRPW ond,
gan ei fod yn rhan o’r adroddiad blynyddol, y llythyr gwreiddiol oedd y fersiwn
oedd yn dal i fod ar led yn gyhoeddus. Trafododd y
Pwyllgor rôl yr IRPW mewn perthynas â chyflogau prif swyddogion. Dywedodd
Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democrataidd fod Llywodraeth Cymru
wedi ychwanegu materion cyflogau prif weithredwyr a phrif swyddogion at
swyddogaethau IRPW. Felly gallai’r IRPW ystyried a gwneud argymhellion ar
newidiadau arfaethedig i’r cyflogau hynny (oni bai fod y newidiadau’n gymwys i
swyddogion eraill yr awdurdod hefyd). Roedd rhaid i’r awdurdod roi sylw i’r
argymhellion a wnaed gan yr IRPW yn ôl y gyfraith, ond nid oedd rhaid iddo eu
rhoi ar waith. Mynegodd y
Pwyllgor bryder fod llythyrau sy’n ymwneud â mater parhaus yn cael eu hatodi
wrth yr adroddiadau blynyddol, a chytunodd y dylid gofyn i Lywodraeth Cymru
ystyried cael gwared â rôl yr IRPW mewn perthynas â chyflogau swyddogion. Trafododd y
Pwyllgor nod yr IRPW o ran annog amrywiaeth yn siambrau cynghorau llywodraeth
leol, sef nod yr oedd yn ei chefnogi. Croesawyd y defnydd o gyflogau aelodau a
chost lwfansau gofal i helpu’r unigolion hynny na allai fforddio eu rhoi eu
hunain ymlaen, ond cydnabuwyd y gallai’r taliadau effeithio’n negyddol ar
ganfyddiad y cyhoedd o aelodau etholedig. Trafododd yr
aelodau benderfyniadau blaenorol yr IRPW i adael i awdurdodau lleol benderfynu
rhwng cyfres o ddewisiadau lefelau cyflog ar gyfer swyddi penodol. Cefnogodd y
Pwyllgor yr egwyddor o gymryd y penderfyniadau am lwfansau aelodau allan o
ddwylo’r awdurdodau lleol, gan argymell i’r IRPW na ddylid rhoi dewisiadau ar
lefelau cyflog. Nododd y Pwyllgor fod yr IRPW wedi ymateb i adborth tebyg gan
gynghorau drwy dynnu’r dewisiadau hynny o’r adroddiad blynyddol newydd. PENDERFYNWYD y byddai’r
Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd yn: (i) cefnogi nodau Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol i sicrhau
lefelau derbyniol a fforddiadwy o gyflogau aelodau, fydd yn cyfrannu at wella
amrywiaeth mewn llywodraeth leol; (ii) mynegi ei bryder i Banel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol fod
llythyrau sy’n ymwneud â materion parhaus mewn perthynas â chyflogau swyddogion
yn cael eu hatodi wrth yr adroddiadau blynyddol; (iii) argymell i Lywodraeth Cymru y dylai ailystyried rôl Panel Annibynnol Cymru
ar Gydnabyddiaeth Ariannol mewn perthynas â chyflogau swyddogion; ac yn (iv) cefnogi Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol i dynnu penderfyniadau
ar lefelau cyflog swyddi penodol oddi ar yr awdurdodau lleol yn Adroddiad
Blynyddol 2019/2020. |
|
HYFFORDDIANT A DATBLYGIAD AELODAU PDF 213 KB I ystyried adroddiad gan y Rheowr Gwasanaethau Democrataidd (copi ynghlwm) i geisio safbwyntiau'r Pwyllgor ar gynnwys a chyfeiriad y Rhaglen Hyfforddiant a Datblygu. Cofnodion: Cyflwynodd
Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd adroddiad ar hyfforddiant a datblygiad
aelodau (a ddosbarthwyd ymlaen llaw), oedd yn ceisio barn y Pwyllgor am gynnwys
a chyfeiriad y rhaglen hyfforddi a datblygu. Atgoffodd Rheolwr
y Gwasanaethau Democrataidd y Pwyllgor fod y Cyngor wedi cytuno ar ei ofynion
hyfforddiant gorfodol ar gyfer aelodau ym mis Medi 2018, sef: ·
Cod
Ymddygiad – unwaith y tymor, ac roedd pob aelod wedi mynychu’r hyfforddiant
hwn. ·
Cynllunio
– dau ddigwyddiad hyfforddi y flwyddyn (ar gyfer Aelodau’r Pwyllgor Cynllunio) ·
Trwyddedu
– dau ddigwyddiad hyfforddi y flwyddyn (ar gyfer Aelodau’r Pwyllgor Trwyddedu) ·
Diogelu
Data a GDPR – hyfforddiant blynyddol ·
Cyllid
Llywodraeth Leol – unwaith y tymor ·
Diogelu
– unwaith y tymor ·
Rhianta
Corfforaethol – unwaith y tymor. Dywedodd Rheolwr
y Gwasanaethau Democrataidd fod yr hyfforddiant ar gyfer cynghorwyr ar ddiogelu
data a materion GDPR yn fwy na’r hyn sy’n ofynnol i swyddogion y Cyngor.
Adroddodd fod swyddogion diogelu data’r Cyngor o’r farn nad oedd angen
hyfforddiant mor aml â hyn ar yr aelodau, ac y byddai cynnal hyfforddiant
blynyddol ar gyfer yr holl aelodau yn dargyfeirio eu hadnoddau. Cytunodd y
Pwyllgor y dylai hyfforddiant diogelu data barhau’n hyfforddiant gorfodol, ond
y dylid ei gyflawni unwaith ym mhob tymor y Cyngor yn hytrach na bob blwyddyn. Cododd yr
aelodau’r pwyntiau canlynol hefyd mewn perthynas â hyfforddiant: ·
Byddai
cynnig sesiynau hanner diwrnod gyda phob adran i gynghorwyr newydd yn eu helpu
i ddysgu am wasanaethau’r Cyngor a’u rôl hwy o ran eu llunio a'u cefnogi. ·
Arferwyd
cynnig hyfforddiant ar flaenoriaethu llwythi gwaith, a gallai hynny fod yn
ychwanegiad buddiol a phoblogaidd i’r rhaglen hyfforddi. ·
Byddai
hyfforddiant i aelodau newydd ar reolau sefydlog y Cyngor ac ymgyfarwyddo â
chymryd rhan mewn cyfarfodydd gweddarlledu yn cael ei groesawu. Cadarnhaodd
Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democrataidd y gwahoddwyd pob aelod i
sesiwn hyfforddi fis Rhagfyr diwethaf oedd yn ymwneud â bod yn effeithiol yn eu
rolau, a bod hyn wedi cynnwys prosesau a rheolau sefydlog y Cyngor. Cytunodd y
Pwyllgor fod angen mwy o hyfforddiant i aelodau ar gyfarpar TGCh, yn enwedig i
aelodau newydd. Roedd y Cynghorydd Timms wedi canfod nad oedd iPads yn
ddyfeisiau priodol ar gyfer ymgymryd ag amrywiaeth o ddyletswyddau a
ddisgwyliwyd gan gynghorwyr, gan nodi y byddai wedi croesawu hyfforddiant ar
ddefnyddio iPads i drefnu gwybodaeth a chofnodion. Hysbysodd
Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democrataidd y Pwyllgor am y broses a
ddefnyddiwyd i ddewis y cyfarpar TGCh ar gyfer y Cyngor newydd ar ôl etholiadau
2017. Dywedodd y bu grŵp o aelodau’n treialu amrywiaeth o ddyfeisiau
ychydig cyn yr etholiadau. iPads oedd y Cyngor wedi’u defnyddio’n flaenorol, ac
roedd y ffaith fod yr aelodau presennol yn gyfarwydd â’r rhain yn rhan o’u
hapêl. Ond yn ychwanegol at hyn, roedd y grŵp treialu wedi canfod fod
cysylltedd symudol 4G ac oes batri hirach yr iPads (o’u cymharu â’r dyfeisiau
eraill a dreialwyd) wedi eu harwain i argymell iPads ar gyfer tymor newydd y
Cyngor. Cyfeiriodd
Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd at rwymedigaeth statudol y Cyngor i gynnig
Adolygiad Datblygiad Personol i’r aelodau. Mae'r Adolygiadau’n ffordd i’r aelod
a'r Cyngor fynd ati ar y cyd i asesu anghenion datblygiad personol yr
aelod. Byddai'r adolygiad yn cael ei
osod yng nghyd-destun rôl yr aelod, eu dyheadau ar gyfer yr hyn yr hoffent ei
gyflawni, diben a dyheadau'r Awdurdod ac anghenion y gymuned. Nid arfarniad
perfformiad oedd y rhain. Adroddodd Rheolwr
y Gwasanaethau Democrataidd y gwahoddwyd aelodau i gymryd rhan mewn Adolygiad y
llynedd, ond na ddangoswyd fawr o ddiddordeb ar y pryd, ac y byddai'r wybodaeth
yn cael ei dosbarthu unwaith eto eleni. PENDERFYNWYD y byddai’r Pwyllgor Gwasanaethau Democrataidd ... view the full Cofnodion text for item 6. |
|
RHAGLEN GWAITH I'R DYFODOL I ystyried adroddiad llafar gan y Rheolwr Gwasanaethau Democrataidd. Cofnodion: Cyflwynodd Rheolwr y Gwasanaethau Democrataidd adroddiad llafar ar raglen gwaith i’r dyfodol y Pwyllgor. Dywedodd fod cyfarfod nesaf y Pwyllgor wedi’i drefnu ar gyfer mis Hydref 2019, ac mai pynciau posib y cyfarfod hwnnw oedd: · Y wybodaeth ddiweddaraf am hyfforddiant a datblygiad aelodau · Trefniadau diogelwch personol cynghorwyr · Y wybodaeth ddiweddaraf am Gyd-graffu ar y Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus · Trefniadau craffu ar gyfer Bwrdd Uchelgais Economaidd Gogledd Cymru · Trefniadau i annog ystod amrywiol a chynrychiadol o ymgeiswyr ar gyfer yr etholiadau llywodraeth leol PENDERFYNWYD nodi’r
adroddiad. |