Agenda, decisions and draft minutes

Roedd y Cynghorydd Richard Mainon yn falch i longyfarch y Tîm Cyfathrebu a Marchnata ar ennill Gwobr Aur y Sefydliad Siartredig Cysylltiadau Cyhoeddus.  Roedd y wobr yn cydnabod rhagoriaeth mewn cysylltiadau cyhoeddus a chyfathrebu a thalodd y Cynghorydd Mainon deyrnged i ymroddiad y tîm, yn arbennig mewn perthynas â’r cyfathrebu adeg yr eira, gan sicrhau negeseuon clir ac ymdrechion i gyfathrebu testunau.  Estynnodd yr Arweinydd longyfarchiadau’r Cabinet i’r tîm ar eu llwyddiant haeddiannol.

Ni chafwyd unrhyw ymddiheuriadau.

Ni chafwyd unrhyw ymddiheuriadau.

Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu yn y busnes a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.  

Datganodd y Cynghorydd Huw Hilditch-Roberts gysylltiad personol yn Eitem Rhif 8 ar y Rhaglen: Fframwaith Contract Rhwydwaith TGCh Ysgolion am ei fod yn Llywodraethwr ac yn Rhiant.

Datganodd y Cynghorydd Huw Hilditch-Roberts gysylltiad personol yn Eitem Rhif 8 ar y Rhaglen: Fframwaith Contract Rhwydwaith TGCh Ysgolion am ei fod yn Llywodraethwr ac yn Rhiant.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.  

Ni chodwyd unrhyw faterion brys.

Ni chodwyd unrhyw faterion brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Cabinet a gynhaliwyd ar 25 Medi 2018 (copi ynghlwm).  

PENDERFYNWYD y dylid cymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 25 Medi 2018 fel cofnod cywir ac y dylai’r Arweinydd eu llofnodi.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod Cabinet a gynhaliwyd ar 25 Medi 2018 i’w cymeradwyo.

Materion yn Codi – Tudalen 12, Eitem Cofnod 12: Darpariaeth Safle Sipsiwn a Theithwyr – gofynnodd y Cynghorydd Peter Scott i’r Cabinet newid eu penderfyniad ynghylch y cynnig i leoli’r safleoedd yn Green-gates Farm East, Llanelwy a dod o hyd i safle yn sgil yr ymchwydd o wrthwynebiad lleol i’r cynnig.  Cyfeiriodd yr Arweinydd at y drafodaeth gynhwysfawr ar y pwnc gan ystyried y gwaith roedd y craffu wedi ei wneud a chadarnhaodd na fyddai'r penderfyniad yn newid.  Eglurodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd fod y Cabinet wedi gwneud ei benderfyniad ar 15 Hydref 2018 ar ôl i’r penderfyniad blaenorol gael ei alw i mewn ac nid oedd unrhyw broses fewnol bellach i newid y penderfyniad hwnnw.  Byddai’r safleoedd hynny bellach yn destun ymgynghoriad blaengynllunio a byddai’r cyhoedd ac eraill yn gallu cyfrannu at y drafodaeth honno fel rhan o’r broses gynllunio statudol.

PENDERFYNWYD y dylid cymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 25 Medi 2018 fel cofnod cywir ac y dylai’r Arweinydd eu llofnodi.

Ystyried adroddiad gan y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol (copi ynghlwm) sy’n ceisio cymeradwyaeth Cabinet i barhau â’r trefniant caffael cydweithredol presennol â Chyngor Sir y Fflint am dair blynedd arall.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet –

 (a)      ymrwymo i dair blynedd arall o Gytundeb Lefel Gwasanaeth gyda Chyngor Sir y Fflint er mwyn i Gyngor Sir Ddinbych gynnal gwasanaethau caffael cydweithredol a fydd yn weithredol ar draws Sir Ddinbych a Sir y Fflint, a

 (b)      bod gan Bennaeth y Gyfraith, Adnoddau Dynol a Gwasanaethau Democrataidd awdurdod i gymeradwyo ac ymrwymo i ffurf briodol o gytundeb gyda Chyngor Sir y Fflint.

Cyflwynodd y Cynghorydd Julian Thompson-Hill adroddiad yn ceisio cymeradwyaeth y Cabinet i barhau â’r trefniant caffael cydweithredol presennol gyda Chyngor Sir y Fflint am dair blynedd arall.  Cyflwynodd y Rheolwr Gweithrediadau Cyfreithiol a Chaffael a oedd wedi bod yn y swydd ers mis Medi 2017.

Mae’r Cabinet wedi cymeradwyo uno gyda Chyngor Sir y Fflint ym mis Mai 2014 i greu Uned Caffael Cydweithredol gyda Sir Ddinbych yn gyflogwr er mwyn gwireddu nifer o fendithion gan gynnwys arbedion effeithlonrwydd ac arbedion maint, gan wella capasiti a gwydnwch, a chynyddu perthnasoedd gyda chyflenwyr.  Daeth y cytundeb i ben ym mis Gorffennaf 2017 ac roedd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol wedi cytuno ar estyniad i’r trefniant i alluogi comisiynu archwiliad ar y cyd a adroddwyd i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ym mis Mehefin 2018. Er fod yr adroddiad archwilio wedi bod yn feirniadol, roedd yn hanesyddol i raddau helaeth ac roedd nifer o’r materion wedi eu datrys yn dilyn penodiad y Rheolwr Gweithrediadau Cyfreithiol a Chaffael a oedd hefyd wedi cynnig sefydlogrwydd i’r uned.    Roedd cynllun gweithredu wedi ei ddatblygu a rhoddwyd gwybod i’r Cabinet am fesurau i wella materion llywodraethu oedd heb eu datrys ac annog ymrwymiad corfforaethol a gwleidyddol i’r gwasanaeth a oedd yn cynnwys cryfhau trefniadau adrodd, craffu a monitro; alinio strategaeth gaffael y ddau Gyngor, a mewnoli caffael ar y cyd o fewn diwylliant y ddau Gyngor ar draws pob lefel ac ar lefel wleidyddol.  Nodwyd y llwyddwyd i barhau i gyflwyno’r gwasanaeth er mai dim ond chwarter nifer y gweithwyr fesul £1m o wariant  a argymhellir gan Lywodraeth Cymru a Swyddfa Archwilio Cymru sydd yna.  Roedd yr uned yn cynnwys swyddogion cymwys iawn yn gweithio gyda gwasanaethau i sicrhau fod caffael yn cael eu cynnwys yn llawer cynharwch gan olygu fod pob gwasanaeth yn fwy cyfarwydd â gofynion.

Cydnabu’r Cynghorydd Thompson-Hill fod angen rhagor o waith ond fod cynnydd cadarnhaol wedi ei wneud ac roedd buddion go iawn wedi eu cyflawni.  Mewn ymateb i gwestiynau, roedd y Cynghorydd Thompson-Hill a’r Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd -

·         cadarnhawyd y byddai Archwilio Mewnol y cynhyrchu adroddiad dilynol yn rhoi manylion y cynnydd yn erbyn y cynllun gweithredu ar gyfer ei gyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol ym mis Ionawr. 

Roedd y cynllun gweithredu yn cynnwys dyddiadau targed ar gyfer cwblhau yn ddiweddarach yn y flwyddyn a fyddai’n arwain at adroddiad dilynol pellach i’r Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol i sicrhau cydymffurfiad llawn a chwblhau’r cynllun gweithredu ac wedyn byddai trefniadau monitro ar gyfer y dyfodol yr uned yn cael eu cytuno arnynt.

·         cadarnhau penderfyniad y Cabinet mewn perthynas â’r dewisiadau dros ddarparu gorfodi troseddu amgylcheddol ynghyd â chyfranogiad yr Uned Caffael Cydweithredol o fewn y broses honno – yng nghyfarfod diwethaf y Bwrdd Caffael ar y Cyd, roedd cydweithwyr o Sir y Fflint wedi bod yn agored i drafodaethau yn y dyfodol ar y posibilrwydd o weithio ar y cyd isranbarthol.

·         hysbyswyd nad oedd y feirniadaeth yn yr adroddiad yn ymwneud â maint yr uned na nifer y gweithwyr ond roedd yn canolbwyntio ar sicrhau fod pob gwasanaeth yn ystyried caffael cydweithredol ar y dechrau gyda chamau manwl i gyflawni'r nod honno

·         eglurwyd, wrth ystyried arbedion a wireddir yn y dyfodol, er bod rhai arbedion yn hawdd i'w cyfrifo, roedd yn anodd cyfrifo arbedion caffael eraill ac roedd gwaith yn mynd yn ei flaen o ran sut i gyflawni'r manylyn hwnnw at ddibenion craffu a monitro yn y dyfodol

·         rhoddwyd eglurhad o rôl y Pwyllgor Llywodraethu Corfforaethol wrth sicrhau fod prosesau cywir ar waith ac y cyflawnir y cynllun gweithredu ac amlygwyd yr angen i sicrhau mecanwaith priodol ar gyfer monitro yn  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad gan y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol (copi ynghlwm) ynglŷn â'r sefyllfa ariannol ddiweddaraf a’r cynnydd a wnaed o ran y strategaeth y cytunwyd arni ar gyfer y gyllideb.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet –

 (a)      nodi'r cyllidebau a bennwyd ar gyfer 2018/19 a'r cynnydd yn erbyn y strategaeth y cytunwyd arni ar gyfer y gyllideb, a

 (b)      nodi a chytuno ar y defnydd o arian wrth gefn, tanwariant a ddygwyd ymlaen a rhyddhau arian at raid, er mwyn helpu i liniaru'r pwysau cyllideb cyffredinol sy'n wynebu'r Cyngor.

Cyflwynodd y Cynghorydd Julian Thompson-Hill yr adroddiad yn rhoi manylion ynglŷn â'r sefyllfa ariannol ddiweddaraf a’r cynnydd a wnaed o ran y strategaeth y cytunwyd arni ar gyfer y gyllideb.  Rhoddodd grynodeb o sefyllfa ariannol y Cyngor fel a ganlyn -

·        y gyllideb refeniw net ar gyfer 2018/19 oedd £194.418m (£189252m yn 2017/18)

·        roedd amcanestyniad o orwariant o £1.164m ar gyllidebau gwasanaethau a chorfforaethol

·        rhoddwyd manylion arbedion ac arbedion effeithlonrwydd gwerth £4.6m a gytunwyd arnynt gan gynnwys y rhai hynny a oedd eisoes wedi eu cyflawni gyda’r dybiaeth y byddai pob effeithlonrwydd/ arbedion yn cael eu cyflawni – byddai unrhyw eithriadau yn cael eu hadrodd i'r Cabinet lle bo angen

·        amlygwyd risgiau ac amrywiadau cyfredol yn ymwneud â meysydd gwasanaeth unigol, a

·        darparwyd y wybodaeth gyffredinol ddiweddaraf ar y Cyfrif Refeniw Tai, y Cynllun Cyfalaf Tai a’r Cynllun Cyfalaf (gan gynnwys yr elfen Cynllun Corfforaethol).

Canolbwyntiodd y drafodaeth ar lefel y gorwariant ar gyllidebau gwasanaethau a phryderon i'r perwyl hwnnw o ystyried symudiad ffigyrau canlyniad a ragolygwyd.  Gofynnwyd i’r Cabinet gytuno ar y defnydd o arian wrth gefn, tanwariant wedi’i ddwyn ymlaen, a rhyddhau arian at raid i helpu ariannu gorwariant mewn gwasanaethau.  Eglurodd y Prif Weithredwr fod y ffigyrau wedi eu cymell i raddau helaeth gan bwysau galw na ellid fod wedi ei ragweld ac y byddai'n gweithio gydag uwch arweinwyr ar fesurau tymor byr o fewn y flwyddyn i leihau gorwariant a byddai ymgynghori llawn gydag Aelodau Arweiniol ar effaith ehangach y mesurau hynny.

Amcangyfrifwyd ar hyn o bryd y byddai gorwariant o £728,000 ar Wasanaethau Priffyrdd ac Amgylcheddol (adroddwyd £98,000 ym mis Medi) ac roedd prif bwyntiau’r drafodaeth yn cyfeirio at -

·        Cludiant i'r Ysgol – er gwaethaf dyraniad ychwanegol o £300,000 yn dilyn gweithredu’r polisi cludiant diwygiedig, nodwyd pwysau ychwanegol; roedd y pwysau parhaus newydd ar gyfer 2018/19 yn dod i gyfanswm o £593,000 ac yn cael eu trafod ar hyn o bryd fel rhan o’r Cynllun Ariannol Tymor Canolig ar gyfer 2019/20 ymlaen.  

Cafwyd ychydig o drafodaeth ynghylch a fyddai’n well gosod y gyllideb hon o fewn y Gwasanaethau Addysg a Phlant er mwyn cael rhagor o eglurder ac atebolrwydd er ei fod yn bwysau a gydnabuwyd a oedd angen ei ddatrys lle bynnag y byddai’n cael ei osod.  Eglurodd Swyddogion y rhesymeg y tu ôl i’r safbwynt presennol o ystyried fod Addysg a Gwasanaethau Plant yn cynnal y broses o asesu i bennu a oedd plentyn yn gymwys i dderbyn cludiant i'r ysgol, ond roedd y trefniant comisiynu ar gyfer y rhai hynny a oedd yn gymwys ar gyfer cludiant i'r ysgol yn cael ei gynnal gan y Gwasanaethau Priffyrdd ac Amgylcheddol oherwydd yr arbenigedd a’r sgiliau oedd eu hangen ar gyfer trafod y contractau ysgolion.  Byddai Swyddogion yn cyfarfod i drafod prif achosion y gorwariant, ac wedi hynny byddai’n gyfle da i ystyried ble fyddai’r lle gorau i osod Cludiant i'r Ysgol.

·        Prosiectau Mawr - mae hyn wedi bod yn broblem dros y blynyddoedd diwethaf.  

Roedd y prif reswm ynghylch y diffyg incwm yn ymwneud â faint o waith oedd ai angen a’r ad-daliad a oedd yn dod gan Asiantaeth Cefnffyrdd Gogledd a Chanolbarth Cymru.  Cynigiwyd y dylid ryddhau dyraniad cyllideb o £140,000 o arian at raid a ddaliwyd yn ganolog i leddfu pwysau yn barhaus a dylid cadw £159,000 fel arian wrth gefn i helpu cyllido’r pwysau mewn blynyddoedd i ddod, a’i ryddhau i helpu ariannu pwysau arall yn y gwasanaeth.  Eglurwyd nad oedd y swm a fuddsoddwyd yn rhwydwaith priffyrdd Sir Ddinbych o reidrwydd yn ymwneud â’r gwaith a gynhyrchwyd drwy'r Asiantaeth Gefnffyrdd, o ystyried bod contractwyr allanol  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Derbyn Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Cabinet sydd ynghlwm, a nodi'r cynnwys.  

PENDERFYNWYD Nodi Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Cabinet.

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Cabinet i’w hystyried a nododd yr aelodau’r ychwanegiadau/ diwygiadau canlynol -

·         Ail-lansio Rhaglen Adfywio’r Rhyl – symudwyd o fis Tachwedd i’r flwyddyn newydd

·         Corff Cymeradwy Systemau Draenio Cynaliadwy – ychwanegwyd at fis Rhagfyr

·         Adroddiadau Cyllideb a Chynllun Cyfalaf – i’w ychwanegu ar gyfer mis Ionawr / Chwefror

PENDERFYNWYD nodi Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Cabinet.

PENDERFYNWYD gwahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar gyfer yr eitemau busnes canlynol, dan ddarpariaethau Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, ar y sail y byddai gwybodaeth eithriedig yn debygol o gael ei datgelu fel y’i diffinnir ym Mharagraffau 13 Rhan 4 Atodlen 12A y Ddeddf.

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Cynghorydd Huw Hilditch-Roberts, Aelod Arweiniol Addysg, Plant a Phobl Ifanc (copi ynghlwm) yn ymwneud â chaffael rhwydweithiau TGCh ysgolion Sir Ddinbych.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet –

 (a)      cadarnhau eu bod wedi darllen, deall ac wedi ystyried yr Asesiad o Effaith ar Les (Atodiad 1 yr adroddiad) fel rhan o'i ystyriaethau, a

 (b)      chytuno i’r fframwaith er mwyn i ysgolion gaffael Gwasanaethau TGCh gan gyflenwyr cymeradwy ac achrededig.

Cyflwynodd y Cynghorydd Huw Hilditch-Roberts yr adroddiad cyfrinachol yn ymwneud â chaffael rhwydweithiau TGCh ysgolion Sir Ddinbych.

Rhoddwyd gwybod i'r Cabinet am fwriad ysgolion i gaffael gwasanaethau TGCh o fframwaith contractau cystadleuol a fyddai’n creu marchnad gaeedig o gyflenwyr cymeradwy ac achrededig lle gallai ysgolion siopa'n ddiogel.  Roedd TGCh Sir Ddinbych wedi bod yn rhan o’r broses a rhoddwyd eglurhad a chafwyd trafodaeth bellach ynghylch eu cyfranogiad posibl yn y dyfodol wrth ddarparu gwasanaethau drwy'r fframwaith honno.  Roedd manylion y broses wedi cael eu cynnwys yn yr adroddiad ac ymatebodd yr Aelod Arweiniol a’r Pennaeth Addysg a Gwasanaethau Plant i gwestiynau i’r perwyl hwnnw ynghyd â’r gweithredoedd i liniaru’r risgiau a nodwyd, y gwahanol ddisgwyliadau a gofynion rhwng ysgolion a threfniadau monitro/ llywodraethu wrth symud ymlaen.  Nodwyd fod caffael cydweithredol wedi ei ystyried ond o ystyried gwahanol ofynion ac amserlenni contractau presennol, nid oedd unrhyw gynghorau eraill wedi medru manteisio ar y caffael ar hyn o bryd.

Cydnabu’r Cabinet ffafriaeth yr ysgolion i gaffael gwasanaethau TGCh drwy fframwaith contract a chydnabuwyd bendithion y dull hwnnw o safbwynt cysondeb, sicrhau ansawdd a gwerth am arian.  O ganlyniad -

PENDERFYNWYD bod y Cabinet –

 (a)      yn cadarnhau eu bod wedi darllen, deall ac wedi ystyried yr Asesiad o Effaith ar Les (Atodiad 1 yr adroddiad) fel rhan o'i ystyriaethau, ac

 (b)      yn cytuno i’r fframwaith er mwyn i ysgolion gaffael Gwasanaethau TGCh gan gyflenwyr cymeradwy ac achrededig.

Daeth y cyfarfod i ben am 11.40 a.m.