Agenda, decisions and draft minutes

(i)            Croesawyd Judith Greenhalgh, Prif Weithredwr y Cyngor gan yr Arweinydd i’w chyfarfod cyntaf o’r Cabinet a chyflwynwyd yr aelodau a oedd yn bresennol.

(ii)          Cyfeiriodd y Cynghorydd Huw Hilditch-Roberts i’r darganfyddiadau cadarnhaol o Archwiliad diweddar gan Estyn o’r Gwasanaethau Addysg a phawb oedd yn rhan o’r llwyddiant, yn y gorffennol ac ar hyn o bryd – crybwyllwyd yn benodol am gyfraniad Karen Evans, Pennaeth Addysg a Gwasanaethau Plant

Ni chafwyd unrhyw ymddiheuriadau.

Ni chafwyd unrhyw ymddiheuriadau.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd fel un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.  

Y Cynghorydd Tony Thomas – Cysylltiad Personol – Eitem Rhif 9 ar y Rhaglen

Datganodd y Cynghorydd Tony Thomas  gysylltiad personol yn eitem 9 ar y rhaglen – Eiddo ar Rodfa’r Gorllewin a Sussex Street yn y Rhyl am ei fod yn aelod o Gyngor Tref y Rhyl.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.  

Ni chodwyd unrhyw faterion brys.

Ni chodwyd unrhyw faterion brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Cabinet a gynhaliwyd ar 20 Mawrth, 2018 (copi wedi’i amgáu).  

PENDERFYNWYD y dylid cymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 20 Mawrth 2018 fel cofnod cywir ac y dylai’r Arweinydd eu llofnodi.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Cabinet a gynhaliwyd ar 20 Mawrth 2018.

PENDERFYNWYD y dylid cymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 20  Mawrth 2018 fel cofnod cywir ac y dylai’r Arweinydd eu llofnodi.

I ystyried adroddiad gan y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol (copi’n amgaeedig) yn manylu ar y sefyllfa ariannol ddiweddaraf a’r cynnydd a wnaed yn erbyn y strategaeth gyllidebol a gytunwyd arni.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn nodi'r cyllidebau a bennwyd ar gyfer 2017/18 a'r cynnydd a wnaed yn erbyn y strategaeth gyllidol y cytunwyd arni.

Cyflwynodd y Cynghorydd Julian Thompson-Hill adroddiad yn rhoi manylion ynglŷn â'r sefyllfa ariannol ddiweddaraf a'r cynnydd a wnaed yn erbyn y strategaeth gyllid y cytunwyd arni.  Darparodd y crynodeb canlynol o sefyllfa ariannol y Cyngor –

·        Y rhagolwg ar gyfer cyllidebau gwasanaethau a chorfforaeth yw tanwariant o £889k gydag opsiynau ar sut y gellir defnyddio’r tanwariant pe bai’r sefyllfa hynny’n parhau

·        Amlygwyd y risgiau a’r gwahaniaethau ar hyn o bryd mewn perthynas â meysydd gwasanaeth unigol gan gynnwys ansicrwydd a allai effeithio'r alldro ariannol

·        Balans diffyg net arfaethedig o £0.844m ar gyfer ysgolion a’r effaith o ddyraniad ychwanegol gan Lywodraeth Cymru o £484k ar gyfer costau cynnal a chadw, a

·        Darparwyd diweddariad cyffredinol ar y Cyfrif Refeniw Tai, y Cynllun Cyfalaf Tai a'r Cynllun Cyfalaf (gan gynnwys yr elfen Cynllun Corfforaethol)

Codwyd y materion canlynol wrth drafod –

·         Pwysau ar Wasanaethau Plant ac Oedolion wedi derbyn llawer o sylw ac yn cael ei ystyried yn ystod y broses llunio cyllideb ynghyd â phwysau eraill wedi’u nodi

·         Asesiad yn cael ei wneud ar fynd i gostau o ganlyniad i amodau tywydd eithafol a thra bo Llywodraeth Cymru wedi cyhoeddi cyllid i gynghorau i’w roi yn erbyn y costau hynny ni fyddai yn ddigon i dalu am y cyfanswm cyfan o gostau - nodwyd y byddai swyddogion Llywodraeth Cymru yn mynychu cyfarfod Pwyllgor Archwilio Perfformiad yn y dyfodol i drafod cyllid priffyrdd

·         Nid oedd y Cyngor yn atebol am gostau cludiant i'r ysgol i Goleg Dinbych am ei fod yn gyfleuster trydyddol ond y byddai costau ategol eraill yn sgìl y cau.

·         Cynigodd y Cynghorydd Mabon Ap Gwynfor fod cyllid ar gyfer addysg, yn arbennig anghenion dysgu ychwanegol, yn cael ei gynnwys fel opsiwn ar gyfer y tanwariant posib gydag adroddiad i graffu ar ei ddyraniad. 

 Eglurodd y Cynghorydd Julian Thompson-Hill y rheswm dros yr opsiynau a nodwyd yn yr adroddiad ac eglurodd y broses gwneud penderfyniadau ar gyfer dyrannu'r tanwariant terfynol  - mae’r tanwariant yn cynrychioli cyllid arian parod unwaith ac am byth a byddai ffigwr derfynol yn cael ei gynnwys yn yr adroddiad alldro ariannol a gyflwynir i Cabinet ym Mehefin i benderfynu sut y byddai’n cael ei ddefnyddio.   Tynnodd y Cynghorydd Huw Hilditch-Roberts sylw at y buddsoddiad sylweddol mewn addysg a theimlodd y byddai gwerth mewn rhoi rhagor o fanylion i aelodau o ran sut y mae addysg yn cael ei ariannu gan gynnwys ymrwymiad i gyllid Band B er mwyn iddyn nhw gael gwell dealltwriaeth o’r broses.   Cytunwyd i ddarparu'r wybodaeth fel rhan o’r gweithdy cyllideb nesaf i aelodau.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn nodi'r cyllidebau a bennwyd ar gyfer 2017/18 a'r cynnydd a wnaed yn erbyn y strategaeth gyllidol a chytunwyd arni.

Derbyn Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Cabinet sydd wedi’i hamgáu, a nodi'r cynnwys.  

PENDERFYNWYD Nodi Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Cabinet.

Cafodd Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Cabinet ei gyflwyno a nodwyd y byddai'r adroddiad alldro ariannol yn cael ei ychwanegu i’r rhaglen waith ar gyfer Mehefin.

PENDERFYNWYD nodi Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Cabinet.

PENDERFYNWYD dan ddarpariaethau Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar gyfer yr eitemau canlynol o fusnes ar y sail y byddai gwybodaeth eithriedig yn debygol o gael ei datgelu fel y’i diffinnir ym Mharagraffau 14 ac 15 Rhan 4 Atodlen 12A y Ddeddf.

Ystyried adroddiad gan y Cynghorydd Hugh Evans, Arweinydd ac Aelod Arweiniol Economi a Llywodraethu Corfforaethol (copi wedi'i amgáu) yn ceisio penderfyniad ar y parti a ffafrir i gymryd perchnogaeth o’r safle unwaith bydd y Gorchymyn Prynu Gorfodol wedi ei gwblhau.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn –

(a)       Cadarnhau Jones Bros mewn perthynas â Ymddiriedolaeth Cadwraeth Adeiladau Gogledd Cymru fel y sawl a ffefrir i dderbyn perchnogaeth o’r safle ar ôl cwblhau’r Gorchymyn Prynu Gormodol;

(b)       cytuno i’r Cyngor ymrwymo i Gytundeb Datblygu a Thrwydded Galwedigaethol, sy’n dderbyniol i’r Cyngor yn dod i rym ar ôl cwblhau’r Gorchymyn Prynu Gorfodol ac yn dirprwyo awdurdod i drafod y telerau ac amodau i’r Cyfarwyddwr Corfforaethol:  Economi a'r Parth Cyhoeddus mewn ymgynghoriad ag Aelod Arweiniol yr Economi a Llywodraethu Corfforaethol, Pennaeth y Gyfraith, Adnoddau Dynol a Gwasanaethau Democrataidd a’r Pennaeth Cyllid (e.e. y Swyddog Adran 151) ac

(c)        argymell bod y Pwyllgor Cynllunio wedi awdurdodi cyflwyno’r Datganiad Breinio Cyffredinol, sef cam olaf cadarnhau’r Gorchymyn Prynu Gorfodol, gan roi ystyriaeth i (a) a (b) uchod. 

Cyflwynodd y Cynghorydd Hugh Evans yr adroddiad cyfrinachol yn gofyn am benderfyniad ar y parti o ddewis i gymryd perchnogaeth o’r safle unwaith y bydd y Gorchymyn Prynu Gorfodol wedi’i gwblhau.

Mae’r adroddiad yn rhoi manylion ar y broses ar gyfer penderfynu pa barti i’w ddewis yn seiliedig ar ddull cytundeb datblygu ynghyd ag asesiad technegol o'r cyflwyniadau tendr gan gynnwys y meini prawf gwerthuso a matrics sgorio.  Gofynnwyd i Cabinet asesu pob cynnig ar gyfer y safle gan ystyried yr holl wybodaeth a ddarparwyd er mwyn penderfynu pa opsiwn datblygu i’w ddewis.  Adroddodd y Swyddogion ar wybodaeth a dderbyniwyd yn hwyr gan un o’r partïon a thrafodwyd gyda'r aelodau faint o sylw y dylid ei roi i’r wybodaeth hynny.

Ystyriodd y Cabinet werthoedd y cynigion o ystyried y meini prawf gwerthuso a’r pwysigrwydd ynghlwm â phob maen prawf.  Rhoddwyd y cyfle i aelodau nad oedd ar y Cabinet i rannu eu safbwyntiau hefyd a gwahoddwyd aelodau lleol Dinbych yn arbennig i gyfrannu at y drafodaeth.   Ymatebodd y Swyddogion i’r cwestiynau a nodwyd bod manylion y datblygiad yn amodol ar y broses gynllunio.   Ailadroddwyd pwysigrwydd y safle ynghyd â’r angen i ddatblygu’r safle er mwyn darparu'r adeiladau hanesyddol gyda dyfodol cynaliadwy tra hefyd yn elwa'r economi.  Wrth ddod i benderfyniad roedd yr aelodau yn cydnabod hanes cymhleth y safle gan ddiolch i swyddogion am eu gwaith caled i symud ymlaen i'r cam presennol yn y broses o ddiogelu'r safle.   Nodwyd bod aelodau Sir Ddinbych yn cefnogi argymhellion yr adroddiad a chynghorwyd y cynigydd a ffefrir gan y Cabinet.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn –

(a)       cadarnhau mai Jones Bros mewn cydweithrediad ag Ymddiriedolaeth Cadw Adeiladu Gogledd Cymru yw’r parti o ddewis i gymryd perchnogaeth o’r safle ar ôl cwblhau’r Gorchymyn Prynu Gorfodol;

(b)       cytuno i’r Cyngor fynd i Gytundeb Datblygu a Thrwydded Galwedigaethol, sydd yn dderbyniol gan y Cyngor ac i ddechrau ar ôl cwblhau'r Gorchymyn Prynu Gorfodol a dirprwyo awdurdod i drafod y telerau ac amodau gyda’r Cyfarwyddwr Corfforaethol; Economi a Pharth Cyhoeddus mewn cydweithrediad â’r Aelod Arweiniol dros Economi a Llywodraethu Corfforaethol, Pennaeth Y Gyfraith, AD a Gwasanaethau Democrataidd a Phennaeth Cyllid (h.y. Swyddog adran 151), ac

(c)        argymell fod y Pwyllgor Cynllunio yn awdurdodi cyflwyno Datganiad Breinio Cyffredinol, sef y rhan olaf o gadarnhau'r Gorchymyn Prynu Gorfodol, gydag ystyriaeth i (a) a (b) uchod.

Ar y pwynt hwn (11.05am) cymerodd yr aelodau egwyl am luniaeth.

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Cynghorydd Bobby Feeley, Aelod Arweiniol Lles ac Annibyniaeth (copi wedi'i amgáu) ynglŷn â’r ymarfer tendro sy’n ymwneud â throsglwyddo Canolfan Ddydd Hafan Deg, Y Rhyl, a cheisio cymeradwyaeth i ddyfarnu'r contract i’r cynigydd a ffafrir.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn cytuno i gyflwyno’r contract i’r cynigydd a ffefrir fel y nodwyd o fewn yr adroddiad.

Cyflwynodd y Cynghorydd Bobby Feeley yr adroddiad cyfrinachol ynglŷn â’r ymarfer tendro mewn perthynas â throsglwyddo Canolfan Gofal Dydd Hafan Deg yn y Rhyl a chael cymeradwyaeth i ddyfarnu’r contract i’r cynigydd o ddewis sydd wedi'i nodi yn yr adroddiad i gymryd y brydles drosodd a rhedeg y gwasanaeth gofal dydd. 

 Darparwyd rhywfaint o wybodaeth gefndirol ar y penderfyniad ynglŷn â darpariaeth gwasanaethau yn Hafan Deg yn y dyfodol gan gynnwys proses ymgynghori ddwys ac ymrwymiad y Pwyllgor Archwilio Perfformiad a’r Grŵp Tasg a Gorffen mewn gwerthuso effeithiau posibl.  Manylion o’r ymarfer tendro a chanlyniad y broses werthuso wedi'u cynnwys yn yr adroddiad ynghyd â'r monitro arfaethedig yn y dyfodol o'r cynllun rheoli contractau trwy'r Pwyllgor Archwilio Perfformiad.  Cynghorodd y Cynghorydd Huw Jones, Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio Perfformiad ynglŷn â chanlyniad y Grŵp Tasg a Gorffen ac roedd adroddiad dilynol i Bwyllgor Archwilio Perfformiad yn cadarnhau fod nifer o arsylwadau a sicrwydd ynglŷn  â’r broses gwerthuso tendr, ac argymhellwyd bod Cabinet yn cefnogi dyrannu'r contract i'r cynigydd o ddewis.  Tynnodd y Cynghorydd Jones sylw at yr anawsterau yn wynebu’r Grŵp Tasg a Gorffen o fewn y broses craffu ond roedd yn fodlon bod yr achosion wedi'u datrys ac wedi dysgu gwersi ar gyfer y dyfodol.    Lleisiodd y Cynghorydd Glenn Swingler sydd hefyd yn aelod o’r Grŵp Tasg a Gorffen ei bryderon ynglŷn â’r broses craffu yn yr achos hwn.

 Yn ystod y drafodaeth fe ymatebodd y swyddogion i gwestiynau ynglŷn â diogelu o fewn contract ac ymhelaethwyd ymhellach ar ddarpariaethau isbrydlesau, rheoli ariannol ac ansawdd a mesuryddion perfformiad.   Cyfeiriwyd hefyd at y trefniadau rheoli contract i sicrhau trosglwyddiad esmwyth ac i fonitro effeithiolrwydd y ddarpariaeth gwasanaeth.   Nododd Cabinet y buddion o drosglwyddo a fyddai’n gwella ac ehangu'r gwasanaethau sydd ar gael ar hyn o bryd.  O ganlyniad -

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn cytuno i ddyfarnu’r contract i’r cynigydd a ffafriwyd fel yr amlygwyd yn yr adroddiad.

I ystyried adroddiad gan y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol (copi wedi’i amgáu) yn ceisio cymeradwyaeth i gaffael adeiladau Cam 1 a chymryd opsiwn i gaffael adeiladu Cam 2 fel y nodir o fewn yr adroddiad.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn –

(a)       cymeradwyo caffael tir ac adeiladau Cam 1 a chwblhau Dewis i gaffael tir ac adeiladau Cam 2 yn amodol ar y telerau canlynol -

·         mae’r caffaeliad arfaethedig wedi’i ariannu 100% yn allanol ac nad oes costau refeniw cysylltiedig ag unrhyw un o’r caffaeliadau.  Os am unrhyw reswm nad yw’r arian grant ar gyfer y cynnig yn cyrraedd yna ni ddylai’r caffaeliad symud ymlaen

·cyn cyflwyno unrhyw Rybudd Dewis i gaffael tir ac adeiladau Cam 2, mae’n rhaid i’r Cyngor fodloni’r un amodau cyn derbyn cymeradwyaeth i gyflwyno’r Rhybudd

(b)       cadarnhau ei fod wedi darllen, deall ac wedi ystyried yr Asesiad o’r Effaith ar Les (Atodiad 2) fel rhan o'i ystyriaethau.

Cyflwynodd y Cynghorydd Julian Thompson-Hill yr adroddiad cyfrinachol yn ceisio cymeradwyaeth i gaffael adeiladau Cam 1 a chymryd yr opsiwn i gaffael adeiladau Cam 2 yng Nghanol Tref y Rhyl fel y manylir yn yr adroddiad.

Eglurwyd y rhesymeg tu ôl i'r caffael arfaethedig er mwyn hwyluso’r prosiect i wella bywiogrwydd Canol Tref y Rhyl trwy ddychwelyd safle gydag eiddo sy’n wag ac yn cael eu tanddefnyddio i ddefnydd cynhyrchiol a fyddai'n gwella'r hyn sydd gan y dref i'w chynnig.   Cynigwyd bod y caffael ond yn mynd yn ei flaen ar y sail y byddent yn cael eu hariannu'n llwyr yn allanol (trwy gyllid grant) a ddim yn costio dim i'r Cyngor.

Ychwanegodd yr Arweinydd ei gefnogaeth i’r argymhelliad yr oedd yn credu oedd yn elfen allweddol yn y cam nesaf i gysylltu’r buddsoddiad yn y datblygiad  glan y môr newydd i ganol y dref ac i ysgogi mwy o fuddsoddiad sector breifat yn y dref.  Nododd y Cabinet y gwerthoedd adfywio yn perthyn i’r cynnig a chefnogwyd y caffaeliadau arfaethedig ar y sail yr oeddent wedi’u nodi yn yr adroddiad.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn –

(a)       cymeradwyo caffael tir ac adeiladau Cam 1 ac yn cwblhau Opsiwn i gaffael tir ac adeiladau Cam 2 yn amodol ar y telerau canlynol -

·         bod y caffael arfaethedig yn cael ei ariannu yn allanol 100% ac nid oes unrhyw gostau refeniw cysylltiedig gydag unrhyw gaffaeliadau.  

Os am unrhyw reswm bod y cyllid grant ar gyfer y cynnig ddim yn cael ei gyflwyno yna ni fydd y caffael yn mynd yn ei flaen.

·          cyn cyflwyno unrhyw Hysbysiad Opsiwn i gaffael tir ac adeiladau Cam 2 mae'n rhaid i'r Cyngor fodloni'r un amodau cynsail cyn cael cymeradwyaeth i gyflwyno’r Hysbysiad

(b)       cadarnhau bod y Cabinet wedi darllen, deall ac wedi ystyried yr Asesiad o’r Effaith ar Les yn amgaeedig fel Atodiad 2 o’r adroddiad ac fel rhan o'i ystyriaethau.

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Cynghorydd Tony Thomas, Aelod Arweiniol Tai, Rheoleiddio a'r Amgylchedd (copi wedi’i amgáu) ynglŷn â chynigion i’r Cyngor ddiwallu’r anghenion a nodir yn Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr Sir Ddinbych.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn cymeradwyo bod gwaith datblygu pellach yn cael ei wneud ar y safleoedd fel yr argymhellwyd yn Atodiad 4 yr adroddiad er mwyn symud i’r Cam Cais Cynllunio.

Cyflwynodd y Cynghorydd Tony Thomas yr adroddiad cyfrinachol ynglŷn â chynigion i’r Cyngor gwrdd ag anghenion wedi’u nodi yn Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr Sir Ddinbych.

Mae Deddf Tai (Cymru) 2014 angen i awdurdodau lleol i ymgymryd ag asesiad o anghenion llety Sipsiwn a Theithwyr ac i wneud darpariaeth pe bai angen yn cael ei nodi.  Mae’r Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr wedi nodi angen am un safle preswyl parhaol ac un safle teithiol ac mae amlinelliad o’r gweithredoedd hyd yma yn y broses dewis safle i gwrdd â’r anghenion wedi eu nodi yn yr adroddiad ynghyd â’r argaeledd o gyllid grant a’r amserlen i’w gyflawni.  Yn dilyn proses asesiad manwl o’r safleoedd posib argymhellwyd y dylid gwneud gwaith datblygu pellach ar y safleoedd penodol wedi eu nodi yn yr adroddiad.  Eglurwyd fod Llywodraeth Cymru yn amharod i roi cyllid ar gyfer safleoedd preswyl a theithiol yn agos at eu gilydd a bod angen archwilio ymhellach i ddewis yr opsiwn hynny.

Yn ystod trafodaeth fanwl cyfeiriwyd at y gwaith cynhwysfawr a wnaed yn ddiweddar i ddod o hyd ac asesu hyfywedd safleoedd penodol.  Cydnabuwyd bod gofyniad statudol i gwrdd â’r anghenion a nodwyd a bod llawer o drafodaeth os oedd modd cwrdd â darpariaeth safle preswyl a safle teithiol ar yr un pryd ac os na, a oedd yna un ddarpariaeth yn rhagflaenu’r llall ac y dylid ei ateb gyntaf, yn enwedig wrth ystyried yr amserlen dynn i wneud cais am gyllid grant.  Heriodd y Cynghorydd Richard Mainon rhai o’r rhagdybiaethau a wnaed yn y gwerthusiad o’r opsiynau ar gyfer safleoedd a’r rhesymeg tu ôl i'r argymhellion ynglŷn â pha safleoedd y dylid eu defnyddio.  Teimlai hefyd y dylid rhoi mwy o ystyriaeth i’r gwerthoedd unigol ar gyfer pob safle yn hytrach na chanolbwyntio ar argaeledd y cyllid grant.  Amlinellodd y Cynghorydd Tony Thomas y sefyllfa bresennol a’r canlyniadau posib a thynnodd sylw at argaeledd y cyllid grant fel ystyriaeth bwysig o fewn y broses hynny.

Gofynnodd y Cynghorydd Mainon bod canlyniad y bleidlais yn cael ei gofnodi ar yr eitem hon.  Wrth fynd i’r bleidlais roedd 7 yn pleidleisio o blaid yr argymhelliad a 1 aelod yn pleidleisio yn erbyn yr argymhelliad.  O ganlyniad -

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn cymeradwyo bod gwaith datblygu pellach yn cael ei wneud ar y safleoedd fel yr argymhellir yn Atodiad 4 o’r adroddiad er mwyn symud ymlaen i'r Cam Gwneud Cais. 

Gofynnodd y Cynghorydd Richard Mainon i nodyn gael ei wneud iddo bleidleisio yn erbyn y penderfyniad uchod.

Daeth y cyfarfod i ben am 1.35pm.