Agenda, decisions and draft minutes

Y Cynghorydd Huw Jones, Aelod Arweiniol Datblygu Cymunedol.

Mohammed Mehmet, Prif Weithredwr

Y Cynghorydd Huw Jones, Aelod Arweiniol Datblygu Cymunedol.

Mohammed Mehmet, Prif Weithredwr

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn. 

Roedd y Cynghorydd Mark Young yn datgan cysylltiad personol yn eitem 5 ar y rhaglen gan fod ei dad yn un o’r trigolion yn Nolwen, Dinbych.

Roedd y Cynghorydd Mark Young yn datgan cysylltiad personol yn eitem 5 ar y rhaglen gan fod ei dad yn un o’r trigolion yn Nolwen, Dinbych.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972. 

Ni chodwyd unrhyw faterion brys.

Ni chodwyd unrhyw faterion brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Cabinet a gynhaliwyd ar 27 Medi 2016 (copi ynghlwm). 

PENDERFYNWYD y dylid cymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Medi 2016 fel cofnod cywir ac y dylai’r Arweinydd eu llofnodi.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Cabinet a gynhaliwyd ar 27 Medi 2016.

Cywirdeb -

Roedd Cyfarwyddwr Corfforaethol: Cymunedau wedi cael ei adael oddi ar y rhestr o'r rhai oedd yn bresennol yn y cyfarfod diwethaf. 

Materion yn Codi -

Tudalen 9, Eitem 5: Gwasanaethau Bws a Chludiant Addysg Lleol, penderfyniad (d) - Dywedodd y Cynghorydd David Smith fod cais am gyllid ychwanegol wedi ei wneud i'r Gweinidog dros yr Economi a Seilwaith, ond ni chafwyd ymateb hyd yma.

PENDERFYNWYD yn ddarostyngedig i’r uchod, dylid cymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Medi 2016 fel cofnod cywir ac y dylai’r Arweinydd eu llofnodi.

Ystyried adroddiad gan y Cynghorydd Bobby Feeley, Aelod Arweiniol dros Ofal Cymdeithasol  a Gwasanaethau Plant ac Oedolion (copi ynghlwm) sy’n rhoi gwybod i’r Cabinet am y cynnydd o ran Hafan Deg, Dolwen, Cysgod y Gaer ac Awelon, ac yn ceisio cytundeb yr aelodau ar gyfer yr argymhellion a wnaed gan Aelod Etholedig y Grŵp Gorchwyl a Gorffen.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn gofyn i Swyddogion gynnal –

(a)       proses dendro ffurfiol mewn cysylltiad â darpariaeth gwasanaethau yn Hafan Deg (Y Rhyl) gyda’r bwriad o drosglwyddo’r adeilad i sefydliad allanol, gan gomisiynu gwasanaeth gofal dydd yn yr adeilad ac, yn ogystal, galluogi asiantaethau 3ydd sector i ddarparu gweithgareddau ymyrraeth fuan i bobl hŷn sy’n lleihau ynysu cymdeithasol, cefnogi annibyniaeth a hybu gwydnwch;

(b)       proses dendro ffurfiol mewn perthynas â darparu gwasanaethau yn Nolwen (Dinbych) gyda sefydliad allanol gyda'r bwriad o drosglwyddo'r adeilad a'r gwasanaeth cyfan i sefydliad allanol a fydd yn cofrestru Dolwen i ddarparu gofal dydd a phreswyl iechyd meddwl yr henoed (IMH);

(c)        bod yr holl ddogfennau tendro yn pennu gofynion i ddangos tystiolaeth ar ansawdd y gofal a'r ddarpariaeth Gymraeg fyddai'n cael eu darparu yn y ddau sefydliad, ac

(d)       ar ddiwedd y broses dendro bod y bidiau yn cael eu gwerthuso a'u dadansoddi ar gyfer effeithiau posibl gan y Grŵp Tasg a Gorffen cyn cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio Perfformiad a’r Cabinet gydag argymhellion y Darparwr a ffafrir, cyn eu penodi, er mwyn cael cymeradwyaeth lawn y Cabinet ac i sicrhau'r canlyniad mwyaf manteisiol.  (Byddai unrhyw benodiad yn amodol ar y Cabinet yn cael ei fodloni y byddai trosglwyddo asedau a’r ddarpariaeth gwasanaethau a gynlluniwyd yn y sefydliadau hynny er budd gorau'r defnyddwyr gwasanaeth, trigolion a'r Cyngor).

[Datganodd y Cynghorydd Mark Young gysylltiad personol yn yr eitem hon i’r graddau ei fod yn cyfeirio at Dolwen, Dinbych gan fod ei dad yn un o’r trigolion yno.]

Cyflwynodd y Cynghorydd Bobby Feeley yr adroddiad yn hysbysu'r Cabinet am y cynnydd hyd yma o ran allanoli darpariaeth gwasanaeth gofal mewnol mewn perthynas â Hafan Deg (Y Rhyl), Dolwen (Dinbych), Cysgod y Gaer (Corwen) ac Awelon (Rhuthun), ac roedd yn gofyn am gytundeb yr aelodau i'r argymhellion a wnaed gan y Grŵp Tasg a Gorffen Aelod Etholedig (a sefydlwyd i edrych ar ddarparu gwasanaethau gofal cymdeithasol yn fewnol) a chefnogir gan y Pwyllgor Archwilio Perfformiad.  Roedd yn cydnabod yr amser a gymerwyd wrth ddatblygu’r cynigion ac amlygodd fod y Gwasanaethau Cymorth Cymunedol wedi bod yn gweithio’n ddiflino i sicrhau’r gwasanaethau gorau a oedd yn addas i’r diben ac yn gynaliadwy yn y dyfodol, ac er mwyn sicrhau nad oedd y broses yn cael ei gwestiynu.

Roedd y Cabinet wedi derbyn crynodeb byr o ddigwyddiadau oedd yn arwain at yr adroddiad diweddaraf lle tynnwyd sylw at waith y Grŵp Tasg a Gorffen a’r Pwyllgor Archwilio Perfformiad ynghyd â'u hargymhellion i'r Cabinet.  Roedd cynnydd sylweddol wedi cael ei wneud mewn perthynas â Hafan Deg a Dolwen ac roedd argymhellion wedi eu gwneud i ymgymryd â gweithgareddau caffael mewn perthynas â'r gwasanaethau hynny.  Roedd gwaith archwiliadol yn dal ar y gweill mewn perthynas â chynigion ar gyfer Awelon a Chysgod y Gaer a byddai'n cael ei adrodd yn ôl i'r aelodau maes o law.  Ategwyd bod argymhellion yr adroddiad wedi eu datblygu gan y Grŵp Tasg a Gorffen a’u harchwilio gan y Pwyllgor Archwilio Perfformiad cyn cyflwyno i'r Cabinet.

Roedd yr opsiynau ar gyfer Hafan Deg a Dolwen wedi eu hystyried yn unigol fel a ganlyn -

Hafan Deg (Y Rhyl)

Roedd y Cabinet yn gadarnhaol ynghylch moderneiddio'r ddarpariaeth ac yn credu y bydd y cynigion o fudd i drigolion Y Rhyl.  Nid oedd yr adeilad yn cael ei ddefnyddio bron o gwbl ar hyn o bryd a'r gobaith oedd i ehangu gwasanaethau a gweithredu i’w gapasiti llawn, cefnogi annibyniaeth, gwydnwch a lleihau arwahanrwydd cymdeithasol.

Mewn ymateb i gwestiynau hysbyswyd yr aelodau -

·         o ran yr amserlen rhagwelwyd pe bai’r Cabinet yn cymeradwyo'r argymhellion, byddai tendrau yn mynd allan ym mis Chwefror 2017, a byddai'n cymryd tua phum mis i’r Grŵp Tasg a Gorffen i werthuso a chwblhau cynigion ac argymhellion i'w cyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio Perfformiad a'r Cabinet.

·         roedd angen gwneud gwaith pellach i baratoi ar gyfer yr ymarfer tendro yn cynnwys Cyfreithiol, Rheoli Asedau, Adnoddau Dynol a Chaffael i sicrhau bod y fanyleb gwasanaeth, contract a threfniadau prydles yn ddiogel ac yn diwallu anghenion y Cyngor - byddai tendrau yn cael eu dadansoddi drwy'r broses caffael corfforaethol a’u hasesu ar y sail oedd y mwyaf manteisiol

·         roedd yr aelodau yn nodi fod yna lawer o gynigion cadarnhaol gan ddarparwyr posibl o ran awgrymiadau ar ddefnydd yn y dyfodol yn codi o ddigwyddiad ymgysylltu a holiadur profi'r farchnad - fel rhan o'r broses dendro byddai rhai o'r syniadau hynny yn cael eu cynnwys yn y fanyleb gwasanaeth a byddai gofyn i ddarparwyr posibl ymhelaethu ar yr awgrymiadau hynny a darparu manylion costau i alluogi gwerthuso a dadansoddi manylach

·         nid oedd unrhyw aelodau o’r Rhyl yn bresennol yn y cyfarfod, ond nodwyd bod Cadeirydd y Grŵp Tasg a Gorffen yn aelod o’r Rhyl ac roedd o leiaf un aelod o’r Rhyl ar y Pwyllgor Archwilio Perfformiad

·         byddai unrhyw drosglwyddiad o’r adeilad yn ddarostyngedig i gytundeb cyfreithiol priodol gyda thelerau er mwyn gwarchod buddiannau'r Cyngor a darparu gwasanaethau.

Dolwen  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad gan y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, Aelod Arweiniol dros Gyllid, y Cynllun Corfforaethol a Pherfformiad (copi ynghlwm) sy’n ceisio cymeradwyaeth y Cabinet i benodi Alliance Leisure Services Limited fel partner datblygu’r Cyngor ar fframwaith bedair blynedd i ddatblygu cyfleusterau newydd ac ailwampio’r cyfleusterau hamdden presennol.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn cymeradwyo’r cynnig i benodi Alliance Leisure Services Limited fel partner datblygu’r Cyngor ar fframwaith pedair blynedd i alluogi datblygu cyfleusterau newydd yn barhaus ac ailwampio cyfleusterau hamdden presennol o fewn Sir Ddinbych.    Bydd unrhyw refeniw ychwanegol a gynhyrchir yn cael ei ystyried fel rhan o strategaeth gyllidol y gwasanaeth.

Cyflwynodd y Cynghorydd Julian Thompson-Hill yr adroddiad yn gofyn am gymeradwyaeth y Cabinet i benodi Alliance Leisure Services Limited (Alliance) fel partner datblygu'r Cyngor ar fframwaith pedair blynedd ar gyfer datblygu cyfleusterau newydd ac adnewyddu cyfleusterau hamdden presennol.  Roedd y fframwaith angen cymeradwyaeth y Cabinet oherwydd ei faint a'i werth – fframwaith ar draws y DU hyd at uchafswm o £750miliwn.  Roedd crynodeb cyfreithiol o gyswllt y fframwaith ynghlwm wrth yr adroddiad.

Roedd yr adroddiad yn amlinellu llwyddiant y fframwaith blaenorol gyda’r Gynghrair fel partner datblygu a gwelliant pellach a gynigir o dan y fframwaith newydd a oedd yn rhoi cyfle i’r Cyngor ennill incwm sylweddol y gellid ei ddefnyddio i gefnogi datblygiad parhaus a buddsoddi mewn cyfleusterau hamdden yn Sir Ddinbych.  Roedd manylion y tendr a'r broses gwerthuso ar gyfer y fframwaith newydd hefyd wedi ei gynnwys o fewn yr adroddiad yn arwain at yr argymhelliad i benodi Alliance fel partner datblygu’r Cyngor.

Cymeradwyodd y Cabinet y dull a ddefnyddir i fuddsoddi yng nghyfleusterau hamdden y Cyngor er budd trigolion ac ymwelwyr, er gwaethaf yr amgylchiadau ariannol anodd, gan amlygu’r prosiectau llwyddiannus yng Nghanolfannau Hamdden Rhuthun a Dinbych ac ailddatblygu’r Nova.  Wrth ystyried yr adroddiad cododd yr aelodau gwestiynau ynghylch y broses dendro a gwerthuso; manyleb tendr gan gynnwys manteision cymunedol, a sut y gallai'r Cyngor elwa ymhellach fel awdurdod arweiniol o dan y fframwaith newydd.  Ymatebodd yr Aelod Arweiniol a'r Pennaeth Cyfleusterau, Asedau a Thai i gwestiynau fel a ganlyn -

·         Hysbysiad Gwybodaeth Ymlaen Llaw wedi’i gyflwyno i brofi’r farchand a oedd wedi denu llawer o ddiddordeb gan gwmnïau adeiladu mawr a phan aeth tendr Cyfnodolyn Swyddogol yr Undeb Ewropeaidd allan roedd nifer o gwmnïau wedi bod mewn trafodaeth gyda’r Cyngor ond dim ond Alliance oedd wedi cyflwyno tendr llawn.

·         yn ystod y broses PIN roedd wedi cael ei wneud yn glir i gwmnïau â diddordeb fod y Cyngor yn awyddus i gael perthynas gydag arbenigwr ac roedd cwblhau cyflwyniadau tendr yn ei gwneud yn ofynnol i gwmnïau ymweld a deall anghenion y farchnad leol a’r galw yn hytrach na chyflwyno 'ffurflen bwrdd gwaith' - dim ond Alliance oedd wedi darparu'r holl wybodaeth fel rhan o'r broses dendro ac wedi mynd drwodd i'r cam olaf ac roedd eu rhinweddau wedi eu nodi yn yr adroddiad.

Roedd swyddogaeth Sir Ddinbych fel awdurdod arweiniol ac Alliance wedi eu hegluro ynghyd â'u cyfrifoldebau ac elfennau o risg - nodwyd mai rheoli a marchnata’r fframwaith oedd cyfrifoldeb Alliance ac yn ychwanegol at ffi flynyddol o £25mil a dalwyd gan Alliance fel y darparwr buddugol, byddai pob prosiect a gomisiynwyd drwy'r fframwaith yn cynhyrchu ffi a delir i Sir Ddinbych fel yr awdurdod arweiniol.  Byddai Alliance hefyd yn gwneud gwaith dylunio cysyniad ar eu menter eu hunain heb unrhyw gost i'r Cyngor a byddai pob prosiect yn amodol ar gymeradwyaeth arferol y Cyngor yn seiliedig ar fforddiadwyedd a chynaliadwyedd.  Tynnwyd sylw'r Aelodau hefyd at grynodeb Gwasanaethau Cyfreithiol y contract fframwaith a oedd wedi'i atodi i'r adroddiad.

·         ymhelaethodd y swyddog ar y berthynas dda gydag Alliance a model masnachol cryf o fewn y fframwaith; roedd y fframwaith yn cynnwys elfennau sy'n cwmpasu'r datblygu gwirioneddol a phartneru ac er nad oedd Sir Ddinbych wedi cymryd ymagwedd partneriaeth, gallai awdurdodau lleol ddewis hynny a fyddai'n cynhyrchu incwm pellach ar gyfer Alliance yn ychwanegol at incwm a gynhyrchir drwy gontractau adeiladu a phecynnau cyllido.

·          cymalau budd cymunedol wedi eu mewnosod yn y fframwaith newydd ar gyfer contractau Sir Ddinbych i sicrhau bod gwariant yn aros yn lleol a dadansoddiad ar brosiectau blaenorol wedi datgelu lefelau uchel o wariant lleol gyda gwaith pellach yn cael ei wneud yn  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad gan y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, Aelod Arweiniol dros Gyllid, y Cynllun Corfforaethol a Pherfformiad (copi ynghlwm) yn manylu ar gynnydd y Cyngor ar ddiwedd chwarter 1, 2016/17 o ran cyflawni deilliannau’r Cynllun Corfforaethol.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn derbyn yr adroddiad ac yn nodi'r cynnydd o ran cyflawni Cynllun Corfforaethol ar ddiwedd chwarter 1 o 2016/17.

Cyflwynodd y Cynghorydd Julian Thompson-Hill yr adroddiad a oedd yn rhoi diweddariad ar gyflawni Cynllun Corfforaethol 2012 - 17  ar ddiwedd chwarter 1 o 2016/17.

Roedd yr adroddiad yn cynnwys tair prif elfen -

·         Crynodeb Gweithredol - cyflawniadau manwl ac eithriadau allweddol gyda pherfformiad da yn gyffredinol.  Dim ond un canlyniad wedi cael ei asesu fel Coch: Blaenoriaeth ar gyfer Gwella - Canlyniad 7 Myfyrwyr yn cyflawni eu potensial

·Adroddiad chwarterol llawn – wedi darparu asesiad ar sail tystiolaeth o'r sefyllfa bresennol yn canolbwyntio ar eithriadau allweddol

·         Uned Ddata Llywodraeth Leol (LGDU) Bwletin Perfformiad ar gyfer 2015 - 16 - perfformiad cadarnhaol i raddau helaeth i Sir Ddinbych gyda’r 3ydd safle yn gyffredinol a meysydd lle mae perfformiad wedi dirywio ers y flwyddyn flaenorol wedi cael eu hamlygu, ynghyd â sylwadau gan y gwasanaethau priodol.

Roedd yr Adroddiad Perfformiad Blynyddol drafft 2015/16 wedi cael ei ystyried gan y Cyngor llawn yr wythnos flaenorol ac wedi bod yn destun llawer o drafodaeth.  Ni fu fawr o symudiad ers y chwarter blaenorol ac roedd yr holl ganlyniadau wedi cael eu hasesu’n dderbyniol neu'n well ac eithrio Canlyniad 7 o ran perfformiad addysgol.  Mae'r flaenoriaeth hon wedi ei harchwilio yn ddiweddar gan y Pwyllgor Archwilio Perfformiad ac roedd yn cael ei monitro'n barhaus.  Nododd y Cabinet fod rhai elfennau o'r flaenoriaeth yn perfformio'n dda.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn derbyn yr adroddiad ac yn nodi'r cynnydd o ran cyflawni Cynllun Corfforaethol ar ddiwedd chwarter 1 o 2016/17.

Ar y pwynt hwn (11.00 am) cymerodd y cyfarfod egwyl am luniaeth.

Ystyried adroddiad gan y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, Aelod Arweiniol dros Gyllid, y Cynllun Corfforaethol a Pherfformiad (copi ynghlwm) yn manylu ar y sefyllfa ariannol ddiweddaraf a’r cynnydd yn erbyn y strategaeth gyllideb y cytunwyd arni.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn nodi'r cyllidebau a bennwyd ar gyfer 2016/17 a'r cynnydd a wnaed o ran y strategaeth gyllidol y cytunwyd arni.

Cyflwynodd y Cynghorydd Julian Thompson-Hill yr adroddiad yn manylu ar y sefyllfa ariannol a chyllidebau gwasanaeth ariannol diweddaraf ar gyfer 2016/17. Rhoddodd grynodeb o sefyllfa ariannol y Cyngor fel a ganlyn -

·        rhagwelwyd tanwariant net o £0.545 miliwn ar gyfer cyllidebau gwasanaeth a chorfforaethol

·        60% o arbedion wedi'u cyflawni hyd yma (targed o £5.2miliwn) gyda 10% arall yn gwneud cynnydd da; byddai 25% yn cael ei ohirio a’i gyflawni yn 2017/18 gyda dim ond 5% o arbedion heb eu cyflawni o fewn yr amserlen

·        amlygodd y risgiau cyfredol a’r rhagdybiaethau yn ymwneud â meysydd gwasanaeth unigol

·        diweddariad cyffredinol ar y Cyfrif Refeniw Tai, y Cynllun Cyfalaf Tai a'r Cynllun Cyfalaf (gan gynnwys elfen y Cynllun Corfforaethol).

Cafodd y materion canlynol eu trafod yn ystod y drafodaeth -

·         cadarnhawyd mai nid uno Addysg a Gwasanaethau Plant oedd achos y gorwariant a oedd o ganlyniad i gostau tribiwnlys a chyfreithiol.  Roedd y sefyllfa ynglŷn â chostau lleoliad yn cael ei monitro’n agos gan fod y rhagamcan presennol wedi cynyddu’n sylweddol a fyddai’n gweld gostyngiad sylweddol yn y Gronfa Lleoliadau a gallu’r gwasanaeth i ymdopi â’r nifer lleoliadau a chostau.  Ychwanegodd y Cynghorydd Eryl Williams bod yr uno wedi arwain at lai o wariant ar leoliadau y tu allan i’r sir

·roedd y setliad ariannol dros dro gan Lywodraeth Cymru wedi bod yn well na’r disgwyl ar 0.5% fodd bynnag, roedd yna lawer o bwysau angen sylw ac angen buddsoddi mewn gwasanaethau penodol, a byddai angen gwneud arbedion sylweddol yn y dyfodol

·         byddai rhan o’r arbedion a gynhyrchir o’r Cynllun Ariannu Preifat yn helpu i gyrraedd y targed arbedion corfforaethol ac roedd wedi’i gynnwys yn y Cynllun Ariannol Tymor Canolig a fyddai’n cael ei ddwyn ymlaen yng ngweithdy cyllideb yr aelodau ynghyd ag elfennau arian ychwanegol gan Lywodraeth Cymru fel rhan o setliad y gyllideb, gan gynnwys meysydd parcio canol y dref a gwasanaethau cymdeithasol.

·         cadarnhawyd y byddai arbedion arian o fewn y flwyddyn yn cael eu rhoi i mewn i gronfa lliniaru'r gyllideb

·         o ran rheoli trysorlys roedd y Cyngor yn gosod ei derfynau benthyca bob blwyddyn ac roedd maint y refeniw a ddefnyddir i gefnogi benthyca tua 6%; roedd benthyca wedi ei strwythuro yn y fath fodd i leihau amrywiadau taliad mawr mewn unrhyw flwyddyn – roedd yn rhaid i achosion busnes ar gyfer prosiectau gael eu hystyried yn ôl eu rhinweddau unigol a dangos fforddiadwyedd a chynaladwyedd.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn nodi'r cyllidebau a bennwyd ar gyfer 2016/17 a'r cynnydd a wnaed o ran y strategaeth gyllidol y cytunwyd arni.

Derbyn Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Cabinet, sydd ynghlwm, a nodi'r cynnwys. 

PENDERFYNWYD nodi Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Cabinet.

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Cabinet i’w hystyried a nododd yr aelodau’r ychwanegiadau/ diwygiadau canlynol -

·         Cam Datblygu Glan y Môr Y Rhyl 1b elfennau masnachol - symud o fis Tachwedd i fis Rhagfyr

·         Gosod Rhent Tai a Chyllidebau Cyfalaf a Refeniw Tai 2017/18 – Ionawr

PENDERFYNWYD nodi Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Cabinet.

Daeth y cyfarfod i ben am 11.30am.