Agenda, decisions and draft minutes

Y Cynghorydd Hugh Irving.

Y Cynghorydd Hugh Irving.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiadau personol neu gysylltiadau sy'n rhagfarnu yn unrhyw eitem a nodwyd i'w hystyried yn y cyfarfod hwn. 

Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiad sy’n rhagfarnu.

Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiad sy’n rhagfarnu.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel mater brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972. 

Dim.

Ni chodwyd unrhyw faterion brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Cabinet a gynhaliwyd ar 25 Mawrth, 2014 (copi wedi’i amgáu). 

PENDERFYNWYD y dylid cymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 25 Mawrth 2014 fel cofnod cywir ac y dylai’r Arweinydd eu llofnodi.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Cabinet a gynhaliwyd ar 25 Mawrth 2014 .

Materion yn Codi - Tudalen 12 - Adroddiad Cyllid - Cyfeiriodd y Cynghorydd Eryl Williams at ei sylwadau ar Safon Ansawdd Tai Cymru a rhoddodd sicrwydd i swyddogion bod trafodaethau ar y gweill ac y byddai Sir Ddinbych yn darparu ymateb cadarn i’r ddogfen ymgynghori a fydd yn cael ei chyhoeddi’n fuan gan Lywodraeth Cymru.  Gellid darparu briff i aelodau ar y gwaith sydd wedi’i wneud i gyflwyno achos Sir Ddinbych.  Pwysleisiodd y Cynghorydd Williams bwysigrwydd cael trafodaethau rhwng swyddogion a Llywodraeth Cymru ar gam cynnar yn y broses.

PENDERFYNWYD y dylid cymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 15 Mawrth 2014 fel cofnod cywir ac y dylai’r Arweinydd eu llofnodi.

Ystyried adroddiad gan y Cynghorydd Bobby Feeley, Aelod Arweiniol dros Wasanaethau Gofal Cymdeithasol, Oedolion a Phlant (copi wedi’i amgáu) ynglŷn â'r gwahoddiad i ymuno â Datganiad Dulyn a chydweithio i ddatblygu polisi ac arferion er mwyn creu llefydd cyfeillgar oed erbyn 2020.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn –

(a)       cefnogi bwriadu Cyngor Sir Ddinbych i lofnodi Datganiad Dulyn, ac yn

(b)       gofyn i CLlLC am gymorth neu hyfforddiant ar newid demograffig a/neu greu cymunedau cyfeillgar i oed.

Roedd yn bleser gan y Cynghorydd Bobby Feeley gyflwyno adroddiad yn gofyn i’r Cabinet gytuno i ymrwymo i Ddatganiad Dulyn gydag awdurdodau lleol eraill yng Nghymru, y DU a rhanbarthau Ewrop i gydweithio ar ddatblygu polisi ac arfer i greu lleoedd sy’n gyfeillgar i oed erbyn 2020. Tynnodd sylw at effaith newid demograffig a phwysau parhaus ac roedd o blaid llofnodi fel ffordd gadarnhaol o weithredu, gan ddangos ymrwymiad Sir Ddinbych i anghenion a hawliau pobl hŷn, a thynnodd sylw at gyfraniad cadarnhaol pobl hŷn tuag at gymdeithas.  Achubodd ar y cyfle hefyd i ddiolch i’r Swyddog Datblygu Strategaeth Pobl Hŷn a’r Rheolwr Gwasanaeth: Datblygu Strategol am eu holl waith caled.

Roedd y Cabinet yn llwyr gefnogol i'r egwyddorion a'r ymrwymiad arfaethedig o fewn Datganiad Dulyn, ond holwyd a fyddai’r Cyngor mewn sefyllfa i gyflawni’r addewid yn sgil y cyfyngiadau ariannol presennol.  Codwyd cwestiynau hefyd ynghylch sut y byddai’r addewid yn cael ei gyflawni’n ymarferol a sicrhau bod aelodau a swyddogion yn ymwybodol ac yn cefnogi’r datganiad.  Eglurwyd -

·        nad oedd y Cyngor yn ymrwymo i unrhyw fentrau ychwanegol a gellid rhoi’r egwyddorion ar waith drwy arferion presennol

·        byddai llofnodi’r datganiad yn galluogi’r Cyngor i weithredu ar lefel Ewropeaidd, gan roi llwyfan rhyngwladol i arddangos gwaith sydd eisoes yn cael ei wneud

·        nad oedd unrhyw oblygiadau uniongyrchol o ran costau yn sgil llofnodi'r datganiad, ond byddai’n galluogi’r Cyngor i gael mynediad i gyfleoedd ariannol pan fyddant ar gael yn y dyfodol

·        unwaith y bydd y datganiad wedi’i lofnodi, bydd yn cael ei hyrwyddo ledled yr awdurdod ac argymhellwyd y dylid derbyn cynnig Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru i roi cefnogaeth am ddim neu hyfforddiant datblygu ar newid demograffig ac / neu greu cymunedau sy’n gyfeillgar i oed.

Amlygodd yr Arweinydd yr angen i’r awdurdod greu gwahanol ddiwylliant ac ymagwedd i bobl hŷn ac addasu i anghenion poblogaeth sy'n heneiddio.  Awgrymodd y Cynghorydd Barbara Smith y gellid cynnwys  cyfeiriad at y datganiad mewn cynlluniau busnes gwasanaeth.  Croesawodd y Cynghorydd Meirick Davies yr adroddiad ond cyfeiriodd at bwysau gwleidyddol i dynnu allan o’r Undeb Ewropeaidd ac felly rhybuddiodd yn erbyn dibynnu ar Arian Ewropeaidd.

Roedd y Cynghorydd Eryl Williams yn awyddus i’r mater gael ei gyflwyno i’r Cyngor Llawn.  Cafwyd rhywfaint o drafodaeth ar y mecanwaith priodol ar gyfer gwneud penderfyniadau a nodwyd ei fod, fel penderfyniad i’r Cabinet, wedi bod drwy'r pwyllgorau gweithredol mewn awdurdodau lleol eraill.  Er gwaethaf hynny, ac er mwyn codi ymwybyddiaeth am yr addewid i fwrw ymlaen â'r gwaith hwn, cytunodd y Cabinet i roi’r mater ar raglen y Cyngor Sir er mwyn nodi cytundeb y Cabinet i arwyddo ac y dylid gofyn hefyd i’r Cadeirydd gadarnhau a llofnodi’r datganiad.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn cytuno –

(a)       cefnogi’r bwriad i Gyngor Sir Ddinbych lofnodi Datganiad Dulyn, a

(b)       gofyn am gymorth neu hyfforddiant gan CLlLC ar newid demograffig a / neu greu cymunedau sy’n gyfeillgar i oed.

Ystyried adroddiad gan y Cynghorydd Hugh Irving, Aelod Arweiniol Cwsmeriaid a Chymunedau (copi wedi’i amgáu) yn cyflwyno Strategaeth Ddigwyddiadau Sir Ddinbych 2014-2020 i'w fabwysiadu.

PENDERFYNWYD:-

(a)       mabwysiadu’r Strategaeth Ddigwyddiadau (gwelwch atodiad yr adroddiad);

(b)       bod Grwpiau Ardal yr Aelodau yn cael eu cynnwys wrth ddilysu a chyfrannu at y rhaglen ddigwyddiadau;

(c)        bod pob digwyddiad corfforaethol yn cael ei werthuso yn unol â'r strategaeth, a;

(d)       bod canlyniadau'r strategaeth yn cael eu monitro trwy'r Bwrdd Uchelgais Economaidd a Chymunedol.

Cyflwynodd y Cynghorwyr Hugh Evans a Huw Jones adroddiad ar y cyd ar fabwysiadu Strategaeth Ddigwyddiadau Sir Ddinbych 2014 - 2020.

Cymeradwyodd y Cynghorydd Evans yr ymagwedd ragweithiol a gynlluniwyd i hyrwyddo a marchnata digwyddiadau a fyddai o fudd i’r economi ac yn gwella profiad yr ymwelydd.  Tynnodd y Cynghorydd Jones sylw at y nifer o ddigwyddiadau proffil uchel dros y blynyddoedd diwethaf a chynlluniau ar gyfer y dyfodol a chroesawodd y gwerthusiad o ddigwyddiadau corfforaethol i asesu’r effaith ar yr economi leol.  Tynnodd sylw’r aelodau hefyd at yr adran ar wefan y Cyngor, sy’n rhoi manylion am ddigwyddiadau yn y sir.  Yn olaf, cyfeiriwyd at nifer o newidiadau i’r ddogfen strategaeth o ran cywirdeb y cynnwys.

Eglurodd y Swyddog Arweiniol, Cyrchfan, Marchnata a Chyfathrebu (SA) brif fanteision y strategaeth i sicrhau bod digwyddiadau yn gwneud cyfraniad o bwys i’r economi leol, yn darparu digwyddiadau o’r safon uchaf posib i drigolion ac ymwelwyr, ac yn gwella enw da’r sir am gynnal a denu digwyddiadau newydd i’r sir.  Tanlinellodd bwysigrwydd mesur a monitro effaith digwyddiadau, gan sicrhau’r gwerth gorau o’r buddsoddiad mewn digwyddiadau a darparu Pecyn Cymorth Digwyddiadau i helpu trefnwyr digwyddiadau.

Croesawyd y ddogfen gan y Cabinet a chydnabuwyd pwysigrwydd cael strategaeth effeithiol a chydlynol er mwyn cynyddu cyfleoedd a sicrhau effaith gadarnhaol ar yr economi leol drwy ddenu ymwelwyr ychwanegol a chreu swyddi.  Cyfeiriodd Aelodau at nifer o ddigwyddiadau a gynlluniwyd yn eu trefi a’u cymunedau a gofynnwyd iddynt gael eu cynnwys yn yr Is-adran Digwyddiadau ar wefan y Cyngor ynghyd â manylion am Ddigwyddiadau Drysau Agored Sir Ddinbych.  Holwyd cwestiynau am ran aelodau yn y broses, y dull o ymgysylltu â threfnwyr digwyddiadau ar gyfer digwyddiadau ar raddfa fawr a digwyddiadau llai / cymunedol, a’r math o ddigwyddiadau roedd Sir Ddinbych yn ceisio eu denu.  Er bod llawer o bwyslais wedi’i roi ar yr effaith economaidd, tynnwyd sylw at y ffaith er na allai digwyddiadau llai gystadlu mewn termau ariannol, bod ganddynt ran bwysig o ran cydlyniant cymdeithasol a dod â'r gymuned at ei gilydd.

Mewn ymateb i gwestiynau a sylwadau'r aelodau ymatebodd y SA oedd -

·        y byddai’r strategaeth yn cael ei hadolygu’n rheolaidd gan y Bwrdd Uchelgais Economaidd a Chymunedol a’r tîm Cyrchfan, Marchnata a Chyfathrebu fel rhan o’r broses cynllunio busnes 

·        roedd angen dull mwy penodol o farchnata digwyddiadau ac roedd angen ail ddylunio gwefan yr Adran Ddigwyddiadau i adlewyrchu'r rhestr ddigwyddiadau gyfredol i ddangos yr hyn a oedd wedi ei drefnu ar gyfer ymwelwyr a’r hyn sydd angen ei wneud er mwyn cynnal digwyddiad

·        anelwyd y strategaeth at drefnwyr digwyddiadau a rheolwyr digwyddiadau yn y Cyngor a chytunodd i gynnwys cyfeiriad at wefan yr Adran Ddigwyddiadau

·        y bwriad oedd ymgysylltu â chynghorwyr drwy Grwpiau Ardal yr Aelodau a threfnwyd cyfres o gyflwyniadau er mwyn llunio rhestr gynhwysfawr o ddigwyddiadau yn y sir; byddai perthnasau hefyd yn cael eu datblygu gyda chynghorau tref / dinas / cymuned a threfnwyr digwyddiadau eraill

·        roedd trefnwyr digwyddiadau eisoes yn rhyngweithio â’r Cyngor drwy amryw o adrannau wrth gynllunio digwyddiadau a byddai cronfa ddata o drefnwyr digwyddiadau yn cael ei llunio – byddai’r broses o drefnu digwyddiadau hefyd yn cael ei symleiddio gydag un ffurflen gais a phecyn cymorth

·        roedd Swyddog Digwyddiadau ar gyfer Gogledd a De’r sir a fyddai’n rhyngwyneb allweddol ar gyfer trefnwyr digwyddiadau

·        roedd cysylltiadau’n cael eu gwneud yn allanol gyda threfnwyr digwyddiadau ac Uned Digwyddiadau Mawr Llywodraeth Cymru - roedd yn bwysig penderfynu’n gyntaf pa ddigwyddiadau roedd y Cyngor eisiau eu denu

·        roedd yn bwysig mesur a monitro llwyddiant a manylodd y SA sut y gellid mesur llwyddiant digwyddiadau mawr yn ôl nifer y tocynnau,  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad gan y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, Aelod Arweiniol Cyllid ac Asedau (copi wedi’i amgáu) ynglŷn â’r newidiadau diweddar i'r ddeddfwriaeth sy'n llywodraethu defnyddio beilïaid a'r ffioedd a godir.

PENDERFYNWYD bod yr aelodau'n cymeradwyo’r isafswm o ddyled i’w gyhoeddi i'r asiant gorfodi, fel y nodir ym mharagraff 4.13 o’r adroddiad, a nodi'r prosesau newydd fel y dangosir yn Atodiad C.

Cyflwynodd y Cynghorydd Julian Thompson-Hill yr adroddiad yn manylu ar newidiadau diweddar i’r ddeddfwriaeth sy’n llywodraethu’r defnydd o feilïaid, y ffioedd a godir ac effaith y newidiadau hynny ar y Cyngor a’i gwsmeriaid.

Ymhelaethodd y Cynghorydd Thompson-Hill ar y goblygiadau ariannol oedd yn gysylltiedig â’r newidiadau a'r prosesau newydd a fyddai’n cael eu cyflwyno ynghyd â’r opsiynau a awgrymwyd ar gyfer lleiafswm gwerth y ddyled i gael ei gweithredu drwy’r cam gorfodi.  Roedd yn awyddus i dynnu sylw at yr angen am broses deg ac agored a oedd yn cynnwys mabwysiadu polisi pobl ddiamddiffyn i ddiogelu cwsmeriaid diamddiffyn.   Roedd rhagor o gyfleoedd wedi eu darparu i ddyledwr ddod i gytundeb gyda'r awdurdod yn gynharach yn y broses ac roedd strategaeth ddyledion dros y ffôn wedi ei sefydlu ym mis Rhagfyr 2013 a oedd wedi bod yn llwyddiannus.

Gofynnodd y Cabinet am sicrwydd ynghylch gweithrediad polisïau diogelu, yn enwedig wrth ddefnyddio asiantaethau allanol i adennill dyledion, a chodwyd cwestiynau pellach ynglŷn â’r gwahanol gamau yn y broses.  Dyma oedd ymateb yr Aelod Arweiniol a’r swyddogion i’r materion a godwyd -

·        roedd yn ofynnol i staff mewnol ac asiantaethau allanol gadw at bolisïau diogelu’r Cyngor a manylwyd ar y mesurau i sicrhau cydymffurfiaeth a bod pobl yn gyfarwydd â'r polisïau hynny

·        tynnwyd sylw at yr angen am broses gadarn o gasglu treth y cyngor, yn enwedig o ystyried effaith peidio â chasglu ar wasanaethau’r cyngor

·        roedd biliau treth y cyngor wedi eu rhoi i tua 40,000 o aelwydydd a monitrwyd adborth yn ofalus ac ychydig iawn o gwynion ffurfiol a wnaed

·        fel rhan o’r diwygiadau a threfnau gorfodi cyffredinol, byddai camerâu corff yn cael ei ddefnyddio i gynnig elfen o ddiogelwch a sicrhau y dilynwyd y broses ofynnol

·         roedd y prosesau’n adlewyrchu prosesau awdurdodau llwyddiannus eraill a rhoddwyd eglurhad ar amseriad ymyrraeth gynharach, gyda galwadau ffôn yn cael eu gwneud i ddeall amgylchiadau a chyfeirio unigolion er mwyn cynyddu incwm.

PENDERFYNWYD bod yr aelodau’n cymeradwyo’r isafswm dyled i’w rhoi i’r asiant gorfodi, fel y nodir ym mharagraff 4.13 yr adroddiad, a nodi’r prosesau newydd fel y dangosir yn Atodiad C yr adroddiad.

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, Aelod Arweiniol Cyllid ac Asedau (copi wedi’i amgáu) yn ceisio cymeradwyaeth y Cabinet i ddileu Trethi Busnes anadferadwy fel y nodwyd yn yr adroddiad.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn cymeradwyo dileu Trethi Busnes na ellir eu hadfer fel y nodir yn Atodiad 1 yr adroddiad.

Cyflwynodd y Cynghorydd Julian Thompson-Hill yr adroddiad yn gofyn i’r Cabinet gymeradwyo dileu Trethi Busnes na ellid eu hadennill ar gyfer tri chwmni lle na fyddai camau adennill yn parhau oherwydd eu bod naill ai wedi eu dirwyn i ben neu eu diddymu.  Roedd yr adroddiad yn cynnwys hanes manwl yn ymwneud â phob cwmni.

Nododd yr Aelodau nad oedd unrhyw gost i’r Cyngor o ganlyniad i ddileu’r dyledion oherwydd bod incwm Trethi Busnes yn cael ei drosglwyddo i’r Gronfa Genedlaethol ac mai'r gronfa fyddai’n talu am unrhyw ddyledion gwael.

Teimlai’r Cynghorydd Barbara Smith y byddai'n ddefnyddiol i osod rhywfaint o gyd-destun yn yr adroddiad ar y symiau sydd i’w dileu.  Eglurodd y Pennaeth Cyllid ac Asedau rai o’r ystyriaethau cyfreithiol ynghylch ansolfedd busnes ac oedi posibl yn y broses weinyddu.  Eglurodd hefyd y prosesau a ddilynwyd i geisio adennill cymaint o’r ddyled â phosibl yn ystod y cyfnod cyn mynd i ddwylo’r gweinyddwyr.  Nodwyd y gellid cronni dyledion mawr yn gyflym ar gyfer safleoedd mwy.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn cymeradwyo dileu Trethi Busnes na ellir eu hadennill fel y nodir yn Atodiad 1 yr adroddiad.

Ystyried adroddiad gan y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, Aelod Arweiniol Cyllid ac Asedau (copi wedi’i amgáu) yn manylu ar y sefyllfa ariannol ddiweddaraf a'r cynnydd yn erbyn strategaeth y gyllideb a gytunwyd.

PENDERFYNWYD y dylai’r Cabinet nodi’r cynnydd yn erbyn strategaeth y gyllideb y cytunwyd arni.

Cyflwynodd y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, adroddiad yn rhoi manylion ynglŷn â'r sefyllfa ariannol ddiweddaraf a chynnydd yn erbyn y strategaeth y gyllideb y cytunwyd arni.  Rhoddodd y grynodeb ganlynol ar sefyllfa ariannol y Cyngor-

·        rhagwelwyd tanwariant o £1.578 miliwn ar draws cyllidebau gwasanaeth a chorfforaethol

·        roedd 94% o’r arbedion y cytunwyd arnynt (targed o £3.061 miliwn) wedi’u sicrhau hyd yma

·        amlygwyd y prif amrywiadau oddi wrth dargedau cyllideb neu arbedion yn ymwneud â meysydd gwasanaeth unigol

·        dygwyd ymlaen symudiad positif o £535 mil ar falansau ysgolion o 2012/13.

·        diweddariad cyffredinol ar y Cynllun Cyfalaf a’r Cyfrif Refeniw Tai.

Ymhelaethodd y Cynghorydd Thompson-Hill ar rai o'r amrywiadau a fanylwyd yn y meysydd gwasanaeth unigol mewn ymateb i gwestiynau aelodau ar hynny.  Ymhelaethodd hefyd ar y diffiniad o’r cronfeydd wrth gefn fel y manylir yn Atodiad 5 yr adroddiad.  O ran adfywio tai, holodd y Cynghorydd Meirick Davies a oedd cyllid ar gael i ymateb i waith a nodwyd gan gynghorwyr.  Gofynnodd hefyd am ragor o wybodaeth am reoliadau adeiladu newydd.  Cadarnhaodd y Pennaeth Cyllid ac Asedau y byddai’n gofyn i’r Pennaeth Tai a Datblygu Cymunedol ymateb yn uniongyrchol i’r Cynghorydd Davies ynghylch y materion hynny.

PENDERFYNWYD y dylai’r Cabinet nodi’r cynnydd yn erbyn strategaeth y gyllideb y cytunwyd arni.

Derbyn Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Cabinet sydd wedi’i hamgáu, a nodi'r cynnwys. 

PENDERFYNWYD nodi Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Cabinet.

Cyflwynodd y Cynghorydd Hugh Evans Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y  Cabinet i’w hystyried.

Nododd y Cynghorydd Meirick Davies y byddai'r Cabinet yn ystyried y Polisi Enwi Strydoedd yn eu cyfarfod ym mis Mai.  Mynegodd bryderon nad oedd y polisi’n cael ei greu gan y gwasanaeth sy’n gyfrifol am enwi strydoedd a bod dwy stryd yn Nhrefnant yn dal heb eu henwi.  Dywedodd y Prif Weithredwr y byddai'r polisi’n cael ei gyflwyno i’r aelodau i’w ystyried ond mai mater gweithredol oedd ei darddiad.  Ychwanegodd yr Arweinydd y gallid galw unrhyw bryderon ynghylch y gwasanaeth i mewn i'w harchwilio.

Nododd y Cynghorydd Bobby Feeley mai yn anaml y defnyddiwyd yr eitem sefydlog ar y rhaglen waith ar gyfer eitemau o’r pwyllgorau archwilio.  Gofynnodd i’r Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion gael eu hatgoffa am y mecanwaith hwn i gyflwyno eitemau i’r Cabinet.

PENDERFYNWYD nodi Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Cabinet. 

Daeth y cyfarfod i ben am 12.10 p.m.