Agenda, decisions and draft minutes

Yn absenoldeb yr Arweinydd, y Cynghorydd Hugh Evans, cadeiriodd y Dirprwy Arweinydd, y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, y cyfarfod.

Y Cynghorydd Hugh Evans, Arweinydd y Cyngor a’r Aelod Arweiniol dros yr Economi a Llywodraethu Corfforaethol

Y Cynghorydd Hugh Evans, Arweinydd ac Aelod Arweiniol yr Economi a Llywodraethu Corfforaethol.

Yr Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn. 

Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiad.

Dim.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972. 

Ni chodwyd unrhyw fater brys.

Dim.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Cabinet a gynhaliwyd ar 21 Medi 2021 (copi ynghlwm). 

PENDERFYNWYD derbyn cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 21 Medi 2021 a’u cadarnhau fel cofnod cywir.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 21 Medi 2021.

PENDERFYNWYD derbyn a chadarnhau cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 21 Medi 2021 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Cynghorydd Huw Hilditch-Roberts, Aelod Arweiniol Addysg, Gwasanaethau Plant ac Ymgysylltu â’r Cyhoedd, (copi’n amgaeedig) yn ceisio cymeradwyaeth y Cabinet i gael eu cynnwys ar y fframwaith Prynu Ddeinamig ar gyfer dylunio ac argraffu. 

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn cymeradwyo'r rhestr o gyflenwyr sydd wedi cael eu monitro ar gyfer y Fframwaith System Brynu Ddynamig newydd fel y’i manylir yn yr adroddiad.

Cyflwynodd y Cynghorydd Huw Hilditch-Roberts yr adroddiad i geisio derbyn cymeradwyaeth y Cabinet ar gyfer y cyflenwyr i’w cynnwys ar fframwaith y System Brynu Ddeinamig newydd ar gyfer dylunio ac argraffu. Mae’r System Brynu Ddeinamig yn system ar y cyd â Chyngor Sir y Fflint a gan fod y gwariant amcangyfrifedig yn fwy na £4 miliwn mae angen cymeradwyaeth y Cabinet.

Ar 23 Mawrth 2021 rhoddodd y Cabinet gymeradwyaeth i hysbysebu’r fframwaith newydd hwn ar gyfer dylunio graffeg, argraffu, baneri ac arwyddion, cynllun lliwiau cerbydau ac argraffu arbenigol ar draws 5 ‘lot’ caffael dros gyfnod o chwe blynedd ar y cyd â Sir y Fflint. Yn dilyn y broses werthuso ddilynol, gofynnir i’r Cabinet roi cymeradwyaeth i ymrwymo i gontract gyda rhestr o gyflenwyr sydd i'w cynnwys yn y fframwaith newydd sydd wedi’i manylu arni yn yr adroddiad dan y 5 ‘lot’ caffael.

Dywedwyd fod modd ychwanegu at y rhestr fel y bo’n briodol yn ystod y chwe blynedd, yn dilyn proses ymgeisio a gwerthuso. Cadarnhawyd fod gwaith yn mynd rhagddo gyda’r Tîm Datblygu Busnes ac Economaidd, a’r tîm cyfatebol yn Sir y Fflint, i ymgysylltu gyda chwmnïau lleol er mwyn eu cynnwys yn y fframwaith newydd.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn cymeradwyo rhestr cyflenwyr fframwaith y System Brynu Ddeinamig newydd, sydd wedi’u gwerthuso ac a fanylir arnynt yn yr adroddiad.

Ystyried adroddiad gan y Cynghorydd Brian Jones, Aelod Arweiniol Gwastraff, Cludiant a'r Amgylchedd (copi ynghlwm) yn ceisio cymeradwyaeth y Cabinet i gyflawni’r ymarfer tendro arfaethedig i ddewis prif gontractwr i ddarparu Cam 2 Gorsaf Trosglwyddo Gwastraff yn Ystâd Ddiwydiannol Colomendy, Dinbych.

PENDERFYNWYD y byddai’r Cabinet yn –

 (a)      Cymeradwyo’r ymarfer tendro arfaethedig fel y manylir yn yr adroddiad, ac yn

 (b)      cadarnhau eu bod wedi darllen, deall ac wedi ystyried yr Asesiad o Effaith ar Les (Atodiad 1 yr adroddiad) fel rhan o'i ystyriaethau.

Cyflwynodd y Cynghorydd Brian Jones yr adroddiad i geisio cymeradwyaeth y Cabinet i’r ymarfer tendro arfaethedig i ddewis prif gontractwr i ddarparu Ail Gam Gorsaf Trosglwyddo Gwastraff newydd CSDd yn Ystâd Ddiwydiannol Colomendy, Dinbych.

Mae angen Gorsaf Trosglwyddo Gwastraff i gefnogi’r newid arfaethedig i gasgliadau gwastraff aelwydydd. Mae manylion yr ymarfer caffael wedi’u nodi yn yr adroddiad, ynghyd â gwerth amcangyfrifedig y contract o £5.2 miliwn sydd o fewn y dyraniad cyllidebol presennol. Darparwyd manylion caniatâd blaenorol ar gyfer agweddau gwahanol o’r newid cyffredinol i’r gwasanaeth casglu gwastraff a manylion y broses dendro ac amlygwyd y dull cydweithio a roddwyd ar waith a manteision y prosiect ehangach i fusnesau lleol ar y safle. Mae’r gymeradwyaeth a geisir yn yr adroddiad yn gam arall yn y broses i hwyluso’r newid arfaethedig i’r gwasanaeth. Byddai dyfarnu’r contract ei hun yn destun adroddiad arall i’r Cabinet yn dilyn y broses dendro, a fyddai hefyd yn cadarnhau trefniadau rheoli contract, costau'r tendr a manylion y contract. Cynghorwyd y Cabinet fod yr amserlenni yn yr adroddiad yn ddynodol ar hyn o bryd ac o ystyried y gwaith sydd angen ei wneud fe all yr amserlen lithro ychydig.

Gofynnwyd ynghylch lleddfu risgiau allweddol a nodwyd a’r posibilrwydd i ymweld â’r safle ac amlygwyd yr angen am gynllun cyfathrebu cadarn ar gyfer trigolion ar yr adeg gywir yn y broses. Ymatebodd yr Aelod Arweiniol a'r swyddogion i’r cwestiynau gan wneud y sylwadau canlynol:

·         Roeddynt yn hyderus y bydd cynigion yn cael eu cyflwyno o ystyried y diddordeb sydd wedi'i ddangos eisoes yn y broses dendro

·         Mae’r risgiau ariannol, oherwydd eu natur, wedi’u categoreiddio yn risgiau ‘uchel’ ond mae diwydrwydd dyladwy a gwiriadau ariannol wedi’u cynnal fel rhan o’r broses i reoli’r risg honno

·         Mae yna bwysau yn y farchnad o ran prisiau a deunyddiau, sydd y tu allan i reolaeth y Cyngor, ac fe all hynny gael effaith ar bris tendrau – bydd y costau yn cael eu hadolygu yn hynny o beth.

Nid oes modd gwybod beth fydd effaith y pwysau hynny ar y farchnad hyd nes byddwn wedi derbyn tendrau ond rydym ni'n ffyddiog y bydd y gyllideb ddyranedig yn gallu cwrdd ag unrhyw gynnydd yn y pris

·         Mae’r trefniadau llywodraethu sydd yn eu lle a gwaith y Bwrdd Prosiect i oruchwylio a monitro cynnydd a datblygiadau yn darparu sicrwydd

·         O ran yr awgrym i drefnu ymweliad safle ar gyfer Aelodau, cynghorodd y swyddogion y byddai gwanwyn/haf yn adeg dda ar ôl cwblhau cam cyntaf y prosiect

·         Er nad yw’n rhan o’r adroddiad hwn, roedd y swyddogion yn cydnabod pwysigrwydd cyfathrebu gyda thrigolion ar yr adeg briodol ynglŷn â gweithredu’r model gwastraff newydd, a darparwyd sicrwydd bod cynllun cyfathrebu manwl yn cael ei ddatblygu ar gyfer hynny.

Dywedwyd y byddai’r Pwyllgor Craffu Cymunedau yn derbyn yr wybodaeth ddiweddaraf ar y Model Gwastraff newydd, a fyddai hefyd yn gyfle iddynt drafod y mater ymhellach

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn –

(a)       Cymeradwyo’r ymarfer tendro fel y nodir yn yr adroddiad;

(b)       Cadarnhau eu bod wedi darllen, deall ac ystyried yr Asesiad o’r Effaith ar Les (Atodiad 1) fel rhan o’u hystyriaethau.

Ystyried adroddiad (sydd yn cynnwys atodiad cyfrinachol) gan y Cynghorydd Brian Jones, Aelod Arweiniol Gwastraff, Cludiant a'r Amgylchedd (copi ynghlwm) yn ceisio cymeradwyaeth y Cabinet i awdurdodi dyfarnu contract i reoli Canolfannau Ailgylchu Gwastraff y Cartref yn dilyn proses gaffael ar y cyd gyda Chyngor Bwrdeistref Sirol Conwy, ynghyd â mabwysiadu Polisi Canolfan Ailgylchu Gwastraff  y Cartref ar y Cyd gyda Chonwy ac atodlen codi tâl 2022/23.

PENDERFYNWYD bod -

 (a)      Y Cabinet yn awdurdodi dyfarnu’r contract i’r Cynigydd A Ffafrir sydd wedi’i gynnwys yn yr Adroddiad Gwerthuso Tendr Caffael ar y cyd (Atodiad 1 o’r adroddiad) sydd wedi arddangos eu bod wedi cyflwyno’r tendr mwyaf manteisiol yn economaidd ac yn nodi bod y contract yn cael ei ddyfarnu gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Conwy fel yr awdurdod arweiniol;

 (b)      aelodau yn cadarnhau eu bod wedi darllen, deall ac wedi ystyried yr Asesiad o Effaith ar Les (Atodiad 4 yr adroddiad) fel rhan o'i ystyriaethau ac yn nodi y bydd yn cael ei ddiweddaru ar ôl dyfarnu’r contract;

 (c)       Polisi Canolfan Ailgylchu Gwastraff y Cartref ar y Cyd â Chyngor Bwrdeistref Sirol Conwy (Atodiad 2 o’r adroddiad) yn cael ei fabwysiadu o ddyddiad dechrau’r contract;

 (d)      Arwystlon Gwastraff Adeiladu DIY (Atodiad 3 o’r adroddiad) yn cael eu mabwysiadu yn ffurfiol o ddyddiad dechrau’r contract;

 (e)      system archebu ar gyfer Canolfan Ailgylchu Gwastraff y Cartref ar y cyd  yn cael ei ddatblygu’n fewnol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Conwy ac yn cael ei fabwysiadu'n barhaol;

 (f)        yr adroddiad yn mynd yn ôl i Bwyllgor Craffu Partneriaethau er mwyn adolygu blwyddyn gyntaf o weithrediad y contract newydd, a

 (g)      y Cabinet yn nodi bod angen cytuno ar Gontract Awdurdodau ar y Cyd rhwng Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy a Chyngor Sir Ddinbych, gan ofyn i’r Gwasanaethau Cyfreithiol i gefnogi’r gwasanaeth gyda pharatoi’r contract hwn.

[Eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol, AD a Democrataidd fod elfen gwerthuso tendr yr adroddiad yn gyfrinachol oherwydd sensitifrwydd masnachol a chynghorodd y Cabinet i gynnal sesiwn gaeedig os ydynt yn dymuno trafod yr elfen honno o’r adroddiad.]

Cyflwynodd y Cynghorydd Brian Jones yr adroddiad i geisio derbyn cymeradwyaeth y Cabinet i awdurdodi dyfarnu contract i reoli Canolfannau Ailgylchu Gwastraff y Cartref yn dilyn proses gaffael ar y cyd â Chyngor Bwrdeistref Sirol Conwy (CBSC) ac i fabwysiadu Polisi Canolfannau Ailgylchu Gwastraff y Cartref ar y cyd â CBSC ac atodlen brisiau 2022/23 er mwyn cyflawni’r arbedion mwyaf drwy’r broses gaffael. Amlygwyd manteision y dull ar y cyd o safbwynt trigolion Sir Ddinbych a Chonwy, yn cynnwys gallu defnyddio canolfannau ailgylchu dros y ffin a chael dewis amgen i hurio sgip i waredu deunyddiau DIY a gwastraff adeiladu am bris rhesymol, a pharhad y system archebu. Hefyd, amlygwyd yr arbedion yn sgil y newidiadau.

Eglurodd Pennaeth y Gwasanaethau Priffyrdd ac Amgylcheddol fod prif agweddau’r adroddiad yn ymwneud â dyfarnu contract rheoli canolfannau ailgylchu gwastraff y cartref ar draws dwy ardal awdurdod lleol a mabwysiadu cyfres newydd o bolisïau ar ddefnyddio’r canolfannau hynny. Roedd y broses dendro yn seiliedig ar y dybiaeth y byddai’r polisïau’n cael eu mabwysiadu ac y byddai incwm yn cael ei gynhyrchu drwy’r polisïau hynny. Felly mae angen cymeradwyo’r ddwy elfen. Yn dilyn pryderon blaenorol ynghylch y cyfyngiad i dri ymweliad y mis mae’r cyfyngiad wedi’i godi i ganiatáu i aelwydydd fynd â nwyddau i ganolfan ailgylchu hyd at chwe gwaith bob deufis er mwyn rhoi mwy o hyblygrwydd i drigolion.

Ystyriodd yr Aelodau’r adroddiad cynhwysfawr ac roeddynt yn falch o nodi’r newid i roi mwy o hyblygrwydd o ran nifer yr ymweliadau yn dilyn y pryderon a godwyd. Mewn ymateb i gwestiynau, dywedodd y Pennaeth Gwasanaeth a’r Aelod Arweiniol fod y system archebu arfaethedig wedi’i datblygu gan CBSC a’r bwriad yw defnyddio’r system honno yn y ddau awdurdod lleol a fyddai’n ddefnyddiol i drigolion, yn cynnwys gallu archebu i fynd i unrhyw ganolfan yn y ddwy sir. Rhoddwyd sicrwydd hefyd y byddai’r darparwr arfaethedig mewn sefyllfa i weithredu’r contract yn llwyddiannus ar 1 Ebrill 2022.

Cafwyd trafodaeth ar bwysigrwydd cael cynllun cyfathrebu cadarn i weithredu’r model gwastraff newydd a’r newidiadau cysylltiedig i sicrhau bod trigolion yn ymwybodol ohonynt a’n bod ni’n cadw mewn cysylltiad â nhw er mwyn darparu gwybodaeth, tawelu pryderon a chyfrannu at lwyddiant y prosiect i’r dyfodol. Roedd gan y Cynghorydd Emrys Wynne beth amheuaeth ynghylch y cynigion i godi tâl am dderbyn gwastraff DIY ac adeiladu, a gofynnodd am eglurhad ynghylch y trefniadau codi tâl am eitemau penodol a sut mae modd cyfleu hynny’n briodol i drigolion. Gan gydnabod nad oes yn rhaid i’r Cyngor dderbyn gwastraff nad yw’n wastraff cartref a bod y cynnig hwn yn ehangu’r gwasanaeth, efallai na fyddai codi tâl am rai elfennau yn cael ei ystyried yn ffafriol gan drigolion, yn enwedig os ydynt yn gorfod talu i waredu eitemau a oedd am ddim o’r blaen.

Ymatebodd y Pennaeth Gwasanaeth a darparodd sicrwydd pellach y byddai neges glir yn cael ei chyfleu i drigolion. Eglurodd y broses archebu i fynd i ganolfan ailgylchu, sy’n cynnwys categorïau gwastraff ac yn cadarnhau a oes angen talu – mae’r gweithwyr ar y safle hefyd yn gallu helpu trigolion i wneud dewisiadau gwybodus o ran gwaredu gwastraff a sut. Darparwyd sicrwydd hefyd y byddai staff yn derbyn hyfforddiant priodol i ddelio gydag unrhyw broblem ar y safle. Mae’r broses wedi gweithio’n dda yng Nghonwy heb fawr o broblemau na phryderon, sy’n rhoi ffydd i ni yn y system ac yn darparu gwersi  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ystyried adroddiad gan y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol (copi ynghlwm) ynglŷn â'r sefyllfa ariannol ddiweddaraf a’r cynnydd a wnaed o ran y strategaeth y cytunwyd arni ar gyfer y gyllideb.

PENDERFYNWYD y byddai’r Cabinet yn –

 (a)      nodi'r cyllidebau a bennwyd ar gyfer 2021/22 a'r cynnydd yn erbyn y strategaeth y cytunwyd arni ar gyfer y gyllideb, ac yn

 (b)      cymeradwyo defnyddio’r Grant Cynnal a Chadw Ysgolion sydd wedi’i ddyfarnu i’r Cyngor gan Lywodraeth Cymru, fel yr argymhellir gan y Grŵp Buddsoddi Strategol (a fanylir arno yn Adran 6.7 o’r adroddiad ac Atodiadau 5, 6 a 7 o’r adroddiad).

Cyflwynodd y Cyng. Julian Thompson-Hill yr adroddiad sy’n manylu ar y sefyllfa ariannol ddiweddaraf a’r cynnydd yn erbyn y strategaeth gyllidebol gytunedig fel yr amlinellir isod –

·        Mae’r gyllideb refeniw net ar gyfer 2021/22 yn £216.818 miliwn (£208.302 miliwn yn 2020/21)

·        Rhagwelir gorwariant o £0.656 miliwn yn y cyllidebau gwasanaeth a corfforaethol

·        Ceir gwerth £4.448 miliwn o arbedion ac arbedion effeithlonrwydd cytunedig yn ymwneud â ffioedd, arbedion gweithredol, newidiadau mewn darparu gwasanaethau ac ysgolion

·        Amlygir risgiau presennol a thybiaethau yn ymwneud â meysydd gwasanaeth unigol, cyllidebau corfforaethol ac ysgolion, ynghyd ag effaith y coronafeirws a sefyllfa’r hawliadau ariannol i Lywodraethu Cymru

·        Diweddariad cyffredinol ar y Cyfrif Refeniw Tai a’r Cynllun Cyfalaf Tai, Rheoli Trysorlys a’r Cynllun Cyfalaf, a diweddariad ar brosiectau mawr

Gofynnir hefyd i’r Cabinet gymeradwyo defnyddio’r Grant Cynhaliaeth Ysgolion, a ddyfarnwyd i’r Cyngor gan Lywodraeth Cymru, yn unol ag argymhelliad y Grŵp Buddsoddi Strategol. Eglurodd y Pennaeth Cyllid y rhesymeg y tu ôl i’r gymeradwyaeth a geisir. Dywedodd fod Llywodraeth Cymru wedi dyrannu’r Grant Cynhaliaeth Ysgolion ar ddiwedd y flwyddyn ariannol i’w wario yn ystod y flwyddyn sy’n golygu bod modd i’r Cyngor gario arian sydd wedi’i glustnodi ar gyfer ysgolion ymlaen fel tanwariant. Mae’r rhestr o waith wedi’i flaenoriaethu wedi’i chytuno arni gyda'r Gwasanaeth Addysg, mewn ymgynghoriad ag ysgolion, a'r Gwasanaethau Eiddo.

PENDERFYNWYD bod y Cabinet yn –

(a)       Nodi'r cyllidebau a bennwyd ar gyfer 2021/22 a'r cynnydd yn erbyn y strategaeth y cytunwyd arni;

(b)       Cymeradwyo defnyddio’r Grant Cynhaliaeth Ysgolion, a ddyfarnwyd i’r Cyngor gan Lywodraeth Cymru, yn unol ag argymhelliad y Grŵp Buddsoddi Strategol (a nodir yn Adran 6.7 yr adroddiad ac Atodiadau 5, 6 a 5 yr adroddiad).

Derbyn Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Cabinet sydd ynghlwm a nodi’r cynnwys. 

PENDERFYNWYD nodi rhaglen gwaith i'r dyfodol y Cabinet.

Cyflwynwyd rhaglen gwaith i'r dyfodol y Cabinet i’w hystyried, a nododd yr aelodau’r diwygiad canlynol -

·        Dyfarnu Contract:

Ailddatblygu hen lyfrgell Ffordd Llys Nant, Prestatyn – symud yr eitem o fis Tachwedd i fis Ionawr

·        Dyfarnu Contract:

Cymeradwyo Fflyd Gwastraff newydd i gefnogi model newydd ar gyfer gwasanaethau – ychwanegu at raglen mis Ionawr

·        Cynigion Cyllideb 2022/23 – i’w ychwanegu at raglen fis Ionawr

·        Dyfarnu Contract:

Cymeradwyo gwaith adeiladu cam 2 Gorsaf Trosglwyddo Gwastraff CSDd i gefnogir Model Gwastraff newydd – i’w ychwanegu at raglen mis Chwefror

PENDERFYNWYD nodi rhaglen gwaith i'r dyfodol y Cabinet.

Daeth y cyfarfod i ben am 11.15am.