Agenda, decisions and draft minutes

Yn sgil y cyfyngiadau presennol ar deithio a’r gofyniad i gadw pellter cymdeithasol oherwydd pandemig y coronafeirws, cynhaliwyd y cyfarfod o bell trwy gyfrwng fideo gynadledda ac nid oedd ar agor i’r cyhoedd.  Cafodd pob aelod gyfle i fynychu fel arsylwyr a chafodd y Gohebydd Democratiaeth Leol wahoddiad i arsylwi hefyd.

Dim.

Ni chafwyd unrhyw ymddiheuriadau.

Yr Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn. 

Datganodd y Cynghorwyr Meirick Davies ac Arwel Roberts gysylltiad personol ag eitem 9 - Adroddiad Cyllid.

Datganodd yr aelodau canlynol gysylltiad personol ag eitem 6 ar y rhaglen – Adroddiad Cyllid -

Y Cynghorydd Meirick Lloyd Davies – mae’n llywodraethwr yn Ysgol Cefn Meiriadog

Y Cynghorydd Arwel Roberts – Ymddiriedolwr yng Nghylch Meithrin Ysgol Dewi Sant

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972. 

Cafwyd datganiadau ar y canlynol -

(i)        Y penderfyniad anodd i gau ysgolion cynradd yn fuan ar gyfer dysgu wyneb yn wyneb ar 16 Rhagfyr yn unol ag ysgolion cynradd eraill yng ngogledd Cymru;

(ii)       Diweddariad ar y cylch diweddaraf o gyllid grant Llywodraeth Cymru i gefnogi busnesau wedi'u heffeithio gan Covid-19, wedi’i weinyddu gan y cyngor;

(iii)      Adlewyrchu ar yr heriau a wynebodd yr awdurdod yn ystod y flwyddyn ddiwethaf.

Gwnaed datganiadau am y canlynol -

(i)        Fe soniodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cymunedau am y penderfyniad anodd i gau ysgolion ar gyfer dysgu wyneb i wyneb yn gynnar o 16 Rhagfyr ymlaen, gyda dysgu o bell i ddisgyblion ar 17 a 18 Rhagfyr. Gwnaed y penderfyniad ar ôl trafodaethau gydag Aelod Arweiniol Addysg, Pennaeth Addysg ac mewn partneriaeth ag ysgolion cynradd y sir.  Teimlwyd bod gadael ysgolion ar agor am wythnos lawn yn anghynaladwy o ystyried y sefyllfa yng Nghymru a gan bod ysgolion cynradd eraill yn cau ar draws Gogledd Cymru.  Mynegodd Aelod Arweiniol Addysg ei siom bod Llywodraeth Cymru wedi penderfynu cau ysgolion uwchradd o blaid dysgu o bell o 14 Rhagfyr. Ar y pryd, dim ond 5 achos o Covid-19 oedd wedi’u cofnodi yn ysgolion Sir Ddinbych, ac roedd 98% o ddisgyblion yn yr ysgol ar 14 Rhagfyr sy’n brawf o’r mesurau rheoli effeithiol yn yr ysgolion, gan arwain at lai o reolaeth ar ôl i’r ysgolion cau ac effaith posibl ar y gymuned.

(ii)       Cyfeiriodd y Cynghorydd Julian Thompson-Hill at nodyn briffio a e-bostiwyd i aelodau gyda diweddariad am y gyfran ddiweddaraf o gyllid grant Llywodraeth Cymru i gefnogi busnesau lleol oedd wedi’u heffeithio gan Covid-19 oedd yn cael ei weinyddu gan y Cyngor. Roedd y grantiau ychwanegol ar gael yn sgil cyfyngiadau pellach o fewn y sectorau lletygarwch, twristiaeth, hamdden, manwerthu a’r gadwyn gyflenwi o 4 Rhagfyr 2020. Mae trosolwg o’r ddau gynllun wedi cael ei ddarparu a chyhoeddwyd canllaw terfynol ddiwedd yr wythnos flaenorol.  Mae staff wedi bod yn gweithio’n ddiflino i roi’r trefniadau angenrheidiol ar waith er mwyn gweinyddu’r cynlluniau, a rhoddwyd teyrnged i’w gwaith caled.  Byddai’r grantiau cyfnod atal byr i’r busnesau hynny yn y sector lletygarwch yn cael ei brosesu'r wythnos honno a byddai dros 400 o fusnesau yn derbyn taliadau gwerth £1.4m.

(iii)      Roedd yr Arweinydd yn teimlo bod diwedd 2020 yn amser i edrych yn ôl ar yr heriau a wynebodd yr awdurdod dros y flwyddyn ddiwethaf.  

Roedd y prif feddyliau gyda phreswylwyr a’u teuluoedd oedd wedi dioddef yn sgil Covid-19 ar draws Sir Ddinbych a’r rhanbarth yn ehangach.  Diolchodd i’r holl staff am eu gwaith a’u hymroddiad, roedd llawer ohonynt wedi mynd yr ail filltir, gan sicrhau bod gwasanaethau o ddydd i ddydd yn parhau i redeg gan amddiffyn pobl ddiamddiffyn a chefnogi busnesau lleol. Diolchwyd hefyd i bartneriaid gwasanaeth cyhoeddus am eu cefnogaeth ac i aelodau, a rhoddwyd cydnabyddiaeth arbennig i waith Arweinwyr Grŵp am weithredu prosesau democrataidd.  Roedd hi’n rhyddhad gallu nodi bod brechlynnau ar gael a byddai’r awdurdod yn chwarae ei ran yn cyflwyno’r rhaglen frechu. Yn y cyfamser, rydym yn wynebu gaeaf llwm gyda’r cyfartaledd treigl o bobl sy’n cael prawf positif am y feirws ar draws Cymru yn codi, ac rydym yn edrych ar realiti o gyfnod clo hir ar ôl y Nadolig.  I gloi, dymunodd yr Arweinydd Nadolig diogel ac iach, heddychlon ac ymlaciol i bawb.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Cabinet a gynhaliwyd ar 24 Tachwedd 2020 (copi’n amgaeedig).

Pleidlais: 8 o blaid, 0 yn erbyn, 0 yn ymatal

PENDERFYNWYD derbyn cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 24 Tachwedd 2020 a’u cadarnhau fel cofnod cywir.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod Cabinet a gynhaliwyd ar 24 Tachwedd 2020.

PENDERFYNWYD derbyn cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 24 Tachwedd 2020 a’u cadarnhau fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol (copi’n amgaeedig) yn ceisio cymeradwyaeth y Cabinet ar Bolisi Buddion Cymunedol arfaethedig y cyngor a’r argymhellion wrth gefnogi ei ddefnyddio.

Pleidlais: 8 o blaid, 0 yn erbyn, 0 yn ymatal

PENDERFYNWYD y byddai’r Cabinet yn –

(a)       Cymeradwyo'r Polisi Buddion Cymunedol;

(b)       Cadarnhau ei fod wedi darllen, deall ac ystyried yr Asesiad o’r Effaith ar Les (Atodiad 2) fel rhan o'i ystyriaethau.

Cyflwynodd y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol yr adroddiad oedd yn ceisio cymeradwyaeth y Cabinet ar Bolisi Buddion Cymunedau arfaethedig.

Ym mis Mehefin 2019, cymeradwyodd Bwrdd Rhaglen Pobl Ifanc a Thai sefydlu Canolfan Buddion Cymunedol (Canolfan BC) i gefnogi a galluogi gwasanaethau i gynnwys buddion cymunedol mewn contractau mor gynnar â phosibl er mwyn cynyddu gwerth ar gyfer gwariant y cyngor. Penodwyd Rheolwr a Swyddog Canolfan BC yn gynharach yn y flwyddyn ac fe luniwyd y polisi a gyflwynwyd i bob Grŵp Ardal yr Aelodau a chafodd ei adolygu gan y Pwyllgor Craffu Cymunedau a argymhellodd bod y polisi’n cael ei gymeradwyo.  Byddai’r polisi’n darparu fframwaith ar gyfer budd-ddeiliaid mewnol ac allanol, ac yn gweithio i gefnogi’r Ganolfan Buddion Cymunedol i fonitro’r canlyniadau oedd yn cael eu cyflwyno yn sgil manteision cymunedol. Gwariodd y Cyngor oddeutu £116m yn flynyddol, felly roedd sgôp i wneud buddion sylweddol o ganlyniad. Nid buddion ariannol oedd y buddion cymunedol y cyfeiriwyd atynt yn yr achos hwn, ond buddion mewn nwyddau megis hyfforddiant a phrentisiaethau ac ati. Er bod cytundebau A.106 y tu allan i gylch gwaith y polisi, roedd y Ganolfan Buddion Cymunedol wedi ymgymryd â rôl ‘system glirio’ er mwyn sicrhau bod y budd cymunedol gorau posib yn dod ohono.

Rhoddodd y Rheolwr Canolfan Buddion Cymunedol rywfaint o gefndir gan ailadrodd gwariant sylweddol y Cyngor ar nwyddau, gwaith a gwasanaethau trydydd parti a’r potensial i gael buddion ychwanegol mewn nwyddau o’r gwariant hwnnw. Roedd y polisi presennol yn amodi y dylai gwariant contract oedd yn fwy na £1m ystyried buddion cymunedol. Roedd y polisi arfaethedig yn gostwng y throthwy hwnnw i gontractau gwaith o fwy na £100,000 a chontractau gwasanaethau nwyddau o fwy na £25,000 er mwyn agor cyfran helaeth o wariant y Cyngor i ddenu buddion cymunedol. Serch hynny, ni fyddai’r trothwyon hynny yn berthnasol yn awtomatig. Fe fyddai yna ymagwedd cais a chefnogaeth i fuddion cymunedol ac ymgysylltu â thimau caffael a thimau chomisiynu o ran hynny. Byddai mabwysiadu’r polisi yn dangos ymrwymiad y Cyngor i fuddion cymunedol, yn dilysu ymagwedd y Cyngor i alluogi cyfleoedd i sicrhau buddion sydd ar gael ac yn gwneud y mwyaf o werth gwario i breswylwyr ac yn sefydlu buddion cymunedol mewn prosesau caffael.  Byddai’r polisi hefyd yn cyd-fynd ag uchelgais di-garbon y Cyngor gyda photensial ar gyfer buddion cymunedol i gyfrannu at fesurau lliniaru a lleihau carbon.

Ymatebodd y Pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd i gwestiynau’r aelodau fel a ganlyn -

·         o ran prentisiaethau roedd yna nifer o gyfleoedd roedd y Cyngor yn eu dilyn trwy Sir Ddinbych yn Gweithio, ond pwrpas y polisi Buddion Cymunedol oedd ystyried y manteision y gellir eu sicrhau trwy wariant caffael.  

Serch hynny, roedd nifer o leoliadau wedi cael eu sicrhau trwy ymagwedd buddion cymunedol ac roedd y Ganolfan Buddion Cymunedol yn gweithio’n agos â Sir Ddinbych yn Gweithio er mwyn gwneud y mwyaf o gyfleoedd posibl o ran hynny.

·         rhoddodd eglurhad o rôl adrannau’r gyfraith a chynllunio o ran trefniadau A.106, ac eglurodd bod y Ganolfan Buddion Cymunedol wedi ymgymryd â rôl monitro a thracio trefniadau A.106 er mwyn sicrhau eu bod yn cael eu cyflawni’n iawn. Cadarnhawyd y gallai manylion y gwaith hwnnw gael ei rannu ag aelodau.

·         roedd yn cydnabod y potensial i ymestyn cylch gwaith Canolfan Buddion Cymunedol, ond cadarnhaodd bod y flaenoriaeth bresennol i sicrhau buddion cymunedol yn cael eu sefydlu o fewn y broses gaffael ac yn cael eu hystyried yn gynnar yn y broses ynghyd â monitro'r buddion cymunedol hynny’n effeithiol er mwyn sicrhau eu bod yn cael eu cyflwyno.

·         rhoddwyd sicrwydd  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad gan y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol (copi’n amgaeëdig) yn rhoi manylion ynglŷn â'r sefyllfa ariannol ddiweddaraf a’r cynnydd a wnaed o ran y strategaeth y cytunwyd arni ar gyfer y gyllideb.

Pleidlais: 8 o blaid, 0 yn erbyn, 0 yn ymatal

PENDERFYNWYD y byddai’r Cabinet yn –

(a)       Nodi’r cyllidebau a bennwyd ar gyfer 2020/21 a'r cynnydd yn erbyn y strategaeth gyllidebol y cytunwyd arni;

(b)       Cymeradwyo defnyddio’r Grant Cynnal Ysgolion sydd wedi’i ddyfarnu i’r Cyngor gan Lywodraeth Cymru, fel yr argymhellir gan y Grŵp Buddsoddi Strategol ac a fanylir arno yn yr adroddiad hwn ac atodiadau 5, 6 a 7;

(c)        Cymeradwyo defnyddio’r dyraniad grant dangosol sydd wedi’i ddyfarnu i’r Cyngor gan Lywodraeth Cymru ar gyfer difrod i asedau priffyrdd, fel yr argymhellir gan y Grŵp Buddsoddi Strategol ac a fanylir arno yn yr adroddiad hwn ac atodiadau 8, 9 a 10;

(d)       Cymeradwyo defnyddio’r Grant Gofal Plant Cyfalaf sydd wedi’i ddyfarnu i’r Cyngor gan Lywodraeth Cymru, fel yr argymhellir gan y Grŵp Buddsoddi Strategol ac a fanylir arno yn yr adroddiad hwn ac atodiadau 11 a 12.

Cyflwynodd y Cynghorydd Julian Thompson-Hill yr adroddiad yn rhoi manylion ynglŷn â'r sefyllfa ariannol ddiweddaraf a’r cynnydd a wnaed o ran y strategaeth y cytunwyd arni ar gyfer y gyllideb fel yr amlinellir isod -

·        y gyllideb refeniw net ar gyfer 2020/21 oedd £208.302 miliwn (£198.538 miliwn yn 2019/20).

·        rhagwelwyd gorwariant o £2.476miliwn ar gyfer cyllidebau gwasanaeth a chorfforaethol (roedd y gorwariant yn cynnwys £2.7miliwn a dalwyd ar gyfer grant ‘colli incwm’ ar gyfer Chwarter 2)

·        tynnwyd sylw at y risgiau a thybiaethau presennol yn ymwneud â meysydd gwasanaeth unigol ynghyd ag effaith ariannol Coronafeirws a chyllidebau Model darparu Amgen Hamdden

·        manylion o arbedion ac arbedion effeithlonrwydd angenrheidiol o £4.448 miliwn y cytunwyd arno, gan gynnwys cynnwys arbedion corfforaethol sy’n ymwneud ag adolygiad actiwaraidd teirblwydd o Gronfa Bensiynau Clwyd (£2 miliwn); 1% arbedion ysgolion (£0.692 miliwn); arbedion gwasanaeth (£1.756 miliwn).

·        rhoddwyd diweddariad cyffredinol am y Cynllun Cyfalaf, y Cyfrif Refeniw Tai a'r Cynllun Cyfalaf Tai.

Gofynnwyd i’r Cabinet hefyd gymeradwyo defnyddio dyraniadau grant fel yr awgrymodd y Grŵp Buddsoddi Strategol yn ymwneud ag (1) Grant Cynnal a Chadw Ysgolion, (2) Adfer ar ôl Llifogydd mis Chwefror (Asedau Priffordd), a (3) Grant Cyfalaf Gofal Plant, ac fe soniwyd mwy am yr elfennau hynny yn y cyfarfod.

Ymhelaethodd y Cynghorydd Thompson-Hill ar y sefyllfa ariannol ddiweddaraf yn fanwl, yn enwedig o ran effaith ariannol Covid-19, gan gynnwys y cyllid grant a gafwyd hyd yma a'r safle ar hawliau i'r cyngor. Roedd y gorwariant o £2.475miliwn a ragwelwyd (£5.492miliwn fis diwethaf) yn cynnwys £2.7miliwn a dalwyd mewn cysylltiad â grant ‘colli incwm’ ar gyfer Chwarter 2 (roedd yr hawliad llawn yn £3.233miliwn). Darparwyd naratif hefyd ynglŷn ag amrywiadau gwasanaeth a thynnwyd sylw at symudiadau o’r mis blaenorol. Er nad oedd cyllidebau corfforaethol yn dangos amrywiant, roedd hi'n debygol y byddai holl wariant yn ôl disgresiwn a chyllidebau wrth gefn yn cael eu rhyddhau er mwyn helpu i ariannu’r sefyllfa gyda risgiau yn parhau o ran Incwm o'r Dreth Gyngor a Chynllun Gostyngiadau Treth y Cyngor. Mae’n bosibl y bydd angen adolygu Balansau Cyffredinol heb eu clustnodi wrth i ni barhau i deimlo effaith y pandemig.

Ymatebodd yr Aelod Arweiniol a’r Pennaeth Cyllid i gwestiynau fel a ganlyn –

·         roedd y golofn ‘disallowed’ o ran hawliadau a gyflwynwyd yn ymwneud ag elfennau o’r hawl roedd Llywodraeth Cymru wedi penderfynu nad oedd yn gymwys ac felly ni fyddai'n cael ei dalu.  

Ar yr ochr gwariant, roedd hawliadau o £119,649 wedi cael eu gwrthod oedd yn ymwneud ag elfennau nad oedd LlC yn ystyried oedd yn wariant ychwanegol, ac mewn rhai achosion roedd hi’n anodd i wasanaethau benderfynu ar gymhwysedd, ond daeth y canllaw a ddarparwyd gan LlC yn fwy clir dros amser ac mae’r Cyngor wedi dod yn fwy medrus gyda'r broses hawlio gan ymarfer cyfrifyddu llyfr agored.  Cafodd hawliadau colli incwm a wrthodwyd gwerth £642,922 yn bennaf eu priodoli i hawliadau cychwynnol ar gyfer colledion y cyfrif refeniw tai a ffioedd ar draws awdurdod.    Cafodd colledion y cyfrif refeniw tai eu gwrthod am resymau rheoleiddio gan fod rhaid eu trin yr un fath â Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig ac nid oedd hawliadau ar gyfer incwm gan awdurdodau lleol eraill bellach yn gymwys yn dilyn cytundeb rhanbarthol y gallai’r taliadau contract yma rhwng yr awdurdodau gael eu bodloni.  O ganlyniad, nid oedd cyfanswm y swm a wrthodwyd yn cynrychioli’r incwm a gollwyd na fyddai’n cael ei ad-ennill, ond roedd yn adlewyrchu mireinio’r broses ar gyfer gwasanaethau penodol.

·         roedd y golofn ‘Holding’ yn ymwneud â hawliadau a gyflwynwyd y mae LlC wedi gofyn am ragor o wybodaeth a thystiolaeth cyn penderfynu i dalu'r hawliad  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Derbyn Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol amgaeedig y Cabinet a nodi’r cynnwys. 

Pleidlais: 8 o blaid, 0 yn erbyn, 0 yn ymatal

PENDERFYNWYD nodi Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Cabinet.

Cyflwynwyd Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Cabinet i’w ystyried, a dywedodd aelodau bod Strategaeth ar Newid Hinsawdd a Newid Ecolegol CSDd (2021/22 – 2029/30) wedi cael ei aildrefnu o fis Ionawr i fis Chwefror.

PENDERFYNWYD nodi Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Cabinet.

PENDERFYNWYD y byddai aelodau’r Wasg yn cael eu gwahardd o’r cyfarfod ar gyfer yr eitem ganlynol o dan Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, ar y sail fod yr eitem yn debygol o ddatgelu gwybodaeth eithriedig fel y’i diffinnir ym Mharagraffau 14 ac 16 Rhan 4 Atodlen 12A y Ddeddf.

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol (copi’n amgaeëdig) yn ceisio cymeradwyaeth y Cabinet i ddyfarnu contract gwaith i Gontractwr Cael Gwared ar Asbestos trwyddedig a hynny ar unwaith.

Pleidlais: 8 o blaid, 0 yn erbyn, 0 yn ymatal

PENDERFYNWYD y byddai’r Cabinet yn –

(a)       Cytuno i ddyfarnu’r contract gwaith i’r contractwr a argymhellir, fel y nodir yn yr adroddiad, sy’n gontractwr cael gwared ar asbestos trwyddedig ac sydd wedi cyflwyno’r tendr sydd wedi derbyn y sgôr uchaf, fel y nodir yn Atodiad 1;

(b)       Cadarnhau bod y penderfyniad yn cael ei roi ar waith ar unwaith i atal unrhyw oedi wrth ddyfarnu’r contract i sicrhau nad oes bwlch yn y ddarpariaeth frys pan fydd y fframwaith presennol yn dod i ben ar 20 Rhagfyr 2020.

Cyflwynodd y Cynghorydd Julian Thompson-Hill yr adroddiad cyfrinachol yn ceisio cymeradwyaeth y Cabinet i ddyfarnu contract gwaith i Gontractwr Gwaredu Asbestos trwyddedig yn syth.

Roedd y trefniadau presennol i gael gwared ar asbestos o eiddo’r cyngor trwy fframwaith cydweithredol fod i ddod i ben ym mis Rhagfyr 2020, ac roedd y Cabinet wedi cytuno ar fanylion a chychwyn y broses gaffael ar gyfer contract gwaith ym mis Hydref 2020. Roedd manylion y broses werthuso tendrau a gyflwynwyd ynghyd â'r system sgorio wedi cael eu cynnwys yn yr adroddiad, ynghyd â'r dyfarniad contract a argymhellir. Fe awgrymwyd hefyd bod y penderfyniad i ddyfarnu’r contract yn cael ei weithredu yn syth er mwyn sicrhau nad oedd unrhyw fwlch mewn yswiriant o ystyried bod y fframwaith presennol wedi dod i ben ar 20 Rhagfyr 2020.

Ystyriodd y Cabinet ganlyniad y broses gaffael ynghyd ag argymhellion yr adroddiad ac o ganlyniad –

PENDERFYNWYD y byddai’r Cabinet yn –

 (a)      cytuno i ddyfarnu’r contract gwaith i’r contractwr a enwyd ac a awgrymwyd yn yr arddodiad oedd yn Gontractwr Gwaredu Asbestos trwyddedig, ac a dderbyniodd y sgôr uchaf fel y dangosir yn Atodiad 1 yr adroddiad, a

 (b)      chadarnhau bod y penderfyniad yn cael ei weithredu ar unwaith er mwyn atal unrhyw oedi wrth ddyfarnu’r contract er mwyn sicrhau nad oedd unrhyw fwlch mewn yswiriant pan fyddai’r fframwaith presennol yn dod i ben ar 20 Rhagfyr 2020.

Daeth y cyfarfod i ben am 11.25am.