Agenda and draft minutes

Cafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb oddi wrth y Cynghorwyr Michelle Blakeley-Walker a Huw Williams (Cadeirydd) - yr Is-gadeirydd. Yn absenoldeb y Cadeirydd Llywyddwyd y cyfarfod gan y Cynghorydd Karen Edwards

Yr Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy’n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd i’w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Mynegodd y Cynghorydd Cheryl Williams gysylltiad personol yn eitem 6 a 7 ar y rhaglen fel Tenant i Gyngor Sir Ddinbych.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Dim.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Cymunedau a gynhaliwyd ar 7 Rhagfyr 2023 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Cymunedau a gynhaliwyd ar 7 Rhagfyr.  

Materion yn codi

Dywedodd y Cydlynydd Craffu fod yr ymholiad ynghylch yr angen am ffynonellau gwres eilaidd mewn llety gyda Phympiau Gwres yr Awyr wedi'i godi gyda'r Adran Rheoli Adeiladu ac nad oedd yn ofynnol.

Mewn ardaloedd o'r sir oddi ar y grid ar gyfer cyflenwad nwy lle'r oedd Pympiau Gwres yr Awyr wedi'u gosod, roedd rhai tenantiaid wedi dewis cadw eu llosgwyr coed neu Stofau Charnwood i'w defnyddio wrth gefn.

Roedd y Gwasanaeth yn gweithio ar Bolisi Gwresogi y gellid ei gyflwyno i'r Pwyllgor am adborth cyn ei weithredu yn y dyfodol.

PENDERFYNWYD: derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 7 Rhagfyr 2023 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Traffig, Parcio a Diogelwch y Ffyrdd (copi ynghlwm) sydd yn ceisio sylwadau’r Pwyllgor ar y Cynllun Buddsoddi mewn Meysydd Parcio Drafft ar gyfer cyfnod mis Ebrill 2024 tan fis Mawrth 2029.

10.10am – 10.45am

Cyflwynodd Aelod Arweiniol yr Amgylchedd a Chludiant, ynghyd â’r Pennaeth Cynllunio, Gwarchod y Cyhoedd a Gwasanaethau Cefn Gwlad a'r Rheolwr Traffig, Parcio a Diogelwch Ffyrdd yr adroddiad Cynllun Buddsoddi mewn Meysydd Parcio Drafft (a ddosbarthwyd yn flaenorol). Nod yr adroddiad oedd darparu manylion Cynllun Buddsoddi mewn Meysydd Parcio drafft y Cyngor ar gyfer y cyfnod Ebrill 2024 i Fawrth 2029 i'r Pwyllgor Craffu Cymunedau, er mwyn galluogi'r Pwyllgor Craffu Cymunedau i archwilio cynnwys y Cynllun Buddsoddi mewn Meysydd Parcio drafft, gan gynnwys y rhaglen a awgrymwyd a gwneud sylwadau yn unol â hynny.

Dywedodd Aelod Arweiniol yr Amgylchedd a Chludiant wrth y pwyllgor fod cynnig o fewn y cynllun i’r prisiau parcio gynyddu am y tro cyntaf ers 2016. Y prif reswm dros y cynnydd arfaethedig oedd adlewyrchu'r cynnydd cyffredinol mewn costau cynnal a chadw.

Atgoffwyd y Pwyllgor fod penderfyniadau ynghylch codi prisiau parcio yn benderfyniadau dirprwyedig a wnaed gan yr Aelod Arweiniol. Fodd bynnag, oherwydd yr effaith bosibl ar drigolion roedd y mater wedi'i drafod gyda'r Tîm Gweithredol Corfforaethol, y Cabinet a chraffu cyn ei weithredu.

Wrth gloi dywedodd Aelod Arweiniol yr Amgylchedd a Chludiant y byddai diweddaru system talu ac arddangos y meysydd parcio yn costio tua £13-14,000 i'r awdurdod.

Arweiniodd y swyddogion y Pwyllgor drwy'r adroddiad a'r atodiadau gan amlygu meysydd allweddol. Dangoswyd y cynllun 5 mlynedd gwreiddiol i’r aelodau, a gynhyrchwyd yn 2018 ynghyd ag atodiadau B ac C yn cymharu gwaith a gynlluniwyd yn erbyn gwaith a gwblhawyd. Dywedodd y Rheolwr Diogelwch Ffyrdd wrth yr aelodau fod holl beiriannau talu ac arddangos yr Awdurdod wedi'u diweddaru ers cyflwyno'r cynllun er mwyn caniatáu amryfal ddulliau o dalu, gan gynnwys talu digidol.

Dywedodd y swyddogion fod y cynllun wedi bod gerbron y Grŵp Craffu Cyfalaf i'w drafod ac y byddai'n cael ei gyflwyno i'r Cyngor llawn am y penderfyniad terfynol cyn ei weithredu.

Gan ymateb i gwestiynau’r Aelodau, dywedodd Swyddogion -

·       Gosodwyd pwyntiau gwefru cerbydau trydan mewn naw maes parcio ledled y Sir – gan gynnwys pwyntiau gwefru cyflym yn y canolbwynt yn y Rhyl a maes parcio Rhodfa'r Brenin ym Mhrestatyn.

·       Roedd cynyddu'r lleoedd gwefru cerbydau trydan ym meysydd parcio'r Cyngor yn ddyhead gan y tîm. Ni chasglwyd data i weld a oedd angen mwy o bwyntiau. Byddai pris trydan yn y pwyntiau hyn yn gystadleuol.

·       Roedd gwaith cynllunio diddosi arwyneb y maes parcio aml-lawr yn Ninbych wedi'i ohirio er mwyn gwneud gwaith atgyweirio strwythurol ac adferol arall. Ni ragwelwyd y byddai effaith sylweddol ar ddeiliaid trwydded pe bai'r deciau isaf yn cael eu cau tra bod gwaith yn cael ei wneud.

Gellid alinio agoriad y deciau isaf gyda'r diwrnodau parcio am ddim a neilltuwyd gan y Cyngor Tref ar gyfer digwyddiadau arbennig trwy gydol y flwyddyn.

·       Byddai angen ystyried achos busnes ar gyfer unrhyw waith sylweddol ar feysydd parcio yn y Grŵp Rheoli Asedau a’r Grŵp Craffu Cyfalaf ac ati.

Gofynnodd y Pwyllgor i adolygiad blynyddol o Gynllun Buddsoddi mewn Meysydd Parcio 2024 - 2029 gael ei gyflwyno i'r Pwyllgor.

PENDERFYNWYD –

                 I.          Bod y Pwyllgor yn cadarnhau ei fod wedi darllen, deall ac ystyried yr Asesiad o Effaith ar Les a

               II.          Bod cynnwys yr adroddiad ar y Cynllun Buddsoddi mewn Maes Parcio 2024 - 2029 yn cael ei nodi.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Arweiniol Tai Cymunedol (copi ynghlwm) sydd yn ceisio sylwadau’r Pwyllgor ar ymagwedd y Cyngor tuag at reoli tai ac ystadau’r cyngor, gan gynnwys y cymorth sydd ar gael i aelwydydd.

10.45am - 11.15am

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Tai a Chymunedau yr Adroddiad Rheoli Tenantiaeth Tai Cymunedol (a ddosbarthwyd yn flaenorol) ochr yn ochr â'r Pennaeth Tai a Chymunedau, y Swyddog Arweiniol Tai Cymunedol, a'r Rheolwr Cymdogaeth.

Cyn i'r swyddogion roi manylion yr adroddiad, rhoddodd yr Aelod Arweiniol Tai a Chymunedau gyflwyniad byr i'r pwyllgor. Nododd fod yr adroddiad hwn a'r adroddiad Adborth Tenantiaid canlynol yn adlewyrchu’r ddwy ochr, y landlordiaid a’r tenantiaid. Un o ochr rheoli tai Sir Ddinbych o dai cymdeithasol, a’r nesaf (eitem 7) yn canolbwyntio ar farn y tenantiaid ynghylch gweithredoedd y Gwasanaeth Tai.

Diolchodd y Swyddog Arweiniol Tai Cymunedol i'r aelod arweiniol am y cyflwyniad. Atgoffodd yr aelodau mewn cyfarfod blaenorol o'r pwyllgor craffu, lle'r oeddent wedi trafod y Strategaeth Dai a'r Cynllun Gweithredu Digartrefedd, y gofynnwyd a oedd yr awdurdod yn gorfodi amodau tenantiaeth yn ddigon cadarn.

Wrth gyflwyno'r Rheolwr Cymdogaeth eglurwyd bod y gwasanaeth wedi symud i ffwrdd o rolau Tai arbenigol a fyddai’n delio’n unig gyda materion

Rheoli Incwm neu Gymdogaeth, i greu swyddogion cyffredinol sy’n

gallu darparu gwasanaeth mwy cyfannol i denantiaid sydd yn cynyddu effeithlonrwydd i reoli llwyth gwaith. 

Roedd gwybodaeth am sut y rheolwyd ymddygiad gwrthgymdeithasol, neu unrhyw ymddygiad a oedd yn effeithio ar gymdogion, wedi'i darparu, a oedd yn cynnwys camau gweithredu ffurfiol ac anffurfiol. Bu’r gwasanaeth yn gweithio mewn partneriaeth â’r gwasanaeth ieuenctid a gwasanaeth dibyniaeth gymunedol yn ogystal â Heddlu Gogledd Cymru i gefnogi a chyfryngu gyda thenantiaid.

Roedd yr adroddiad yn darparu ystadegau ac astudiaethau achos ar faterion a gododd yn eithaf aml a oedd yn gofyn am ymateb ar unwaith gan y tîm tai.

Gan ymateb i gwestiynau’r Pwyllgor, dywedodd Swyddogion: 

·       O ran y Cynllun Cefnogwr Digidol, roedd y tîm cydnerthedd cymunedol yn parhau i weithio i sicrhau nad oedd tenantiaid yn cael eu hallgáu’n ddigidol rhag cyfathrebu â’r gwasanaeth.

·       Roedd Contract Ymddygiad Derbyniol (ABC) yn ddull gweddol safonol o fynd i'r afael ag ymddygiad gwrthgymdeithasol. Lle mae’r ymddygiad yn ymwneud â materion tenantiaeth yn unig (e.e. gerddi) anogwyd tenantiaid i gymryd rhan yn y cytundeb gwirfoddol gyda’r gwasanaeth er mwyn newid yr ymddygiad hwnnw cyn troi at gamau gorfodi.

O bryd i'w gilydd, lle'r oedd gweithgarwch troseddol wedi digwydd byddai'r ABC yn cael ei gymryd ar y cyd â Heddlu Gogledd Cymru.

·       Roedd ABCs yn fwyaf effeithiol pan weithiodd y partïon dan sylw gyda’i gilydd i lunio’r contract. Adolygwyd ABCs ar ôl 6 i 12 mis i gael mynediad at y newid ymddygiad ac roeddent yn llwyddiannus ar y cyfan. Pe na bai materion yn cael eu datrys, ystyriwyd ffyrdd eraill o weithredu megis gwaharddeb sifil gwrthgymdeithasol - roedd achosion o'r fath yn brin.

Diolchodd y Pwyllgor i'r swyddogion am yr adroddiad llawn a thrylwyr.

PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor Craffu Cymunedau yn nodi cynnwys yr adroddiad Rheoli Tenantiaeth Tai Cymunedol.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Arweiniol Tai Cymunedol (copi ynghlwm) sydd yn cyflwyno adborth i’r Pwyllgor gan denantiaid y Cyngor mewn ymateb i arolwg diweddar ar y gwasanaeth maent yn ei dderbyn gan y Gwasanaeth Tai Cymunedol ac yn ceisio safbwyntiau aelodau ar y canfyddiadau.

11.30am – 12pm

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Tai a Chymunedau adroddiad Adborth ac Arolwg Boddhad Tenantiaid Tai Cyngor (a ddosbarthwyd yn flaenorol) ochr yn ochr â'r Pennaeth Tai a Chymunedau, y Swyddog Arweiniol Tai Cymunedol, a'r Rheolwr Cymdogaeth.

Atgoffodd y Pennaeth Tai a Chymunedau y Pwyllgor fod yr adroddiad yn amlinellu Arolwg Safonol Tenantiaid a Phreswylwyr (STAR) 2024, lle'r oedd tenantiaid yn rhoi adborth ar eu cartrefi, eu cymunedau a'r gwasanaeth a ddarperir gan Sir Ddinbych. Yna cafodd y wybodaeth honno ei meincnodi yn erbyn sefydliadau eraill ledled Cymru. Er ei bod yn braf cael bod ar frig y tablau hynny, roedd y ffocws ar allu darparu cartrefi diogel a chyfforddus a chefnogi tenantiaid i ffynnu yn y cymunedau yr oeddent yn byw ynddynt.

Tywysodd y Swyddog Arweiniol Tai Cymunedol y pwyllgor drwy gyflwyniad yn amlygu meysydd allweddol o fewn yr adroddiad a'r arolwg. Dywedodd ei fod:

• Yn rolwg safonol ledled Cymru ar gyfer awdurdodau lleol a landlordiaid cymdeithasol cofrestredig
• Fel arfer yn cael ei wneud bob 2 flynedd
• Yn mesur boddhad tenantiaid
• Yn nodi tueddiadau, blaenoriaethau a meysydd i'w gwella
• Yn cael ei ddefnyddio i lunio cynlluniau gweithredu.

Ym mis Rhagfyr 2023, cafodd arolwg STAR ei anfon i bob tŷ cyngor yn Sir Ddinbych.   O’r 3,277 arolwg a anfonwyd, derbyniwyd ymatebion gan 893 o aelwydydd sy’n gyfradd ymateb o 28%.

Yn flaenorol, roedd yr ymatebion gan y genhedlaeth hŷn yn bennaf ond roedd cynnwys sianeli digidol wedi casglu adborth gan bobl iau a theuluoedd.

Dangosodd y prif ddeilliannau fod boddhad yn yr ystod 80% uchaf. Nododd y dadansoddiad o sylwadau’r meysydd i’w gwella yr oedd y tenantiaid wedi’u hamlygu fel a ganlyn:-     

·       Gwella ansawdd yr eiddo (54%)

·       Gwneud gwaith atgyweirio yn gynt (14%)

·       Cwblhau gwaith atgyweirio sy'n weddill (10%)

·       Lleihau ymddygiad gwrthgymdeithasol mewn ardaloedd (10%)

·       Gwrando mwy ar denantiaid (9%)

·       Gwella cyfathrebu (7%)

Wrth ymateb i ymholiadau aelodau ynghylch canran yr adborth mewn rhai ardaloedd, dywedodd swyddogion ei fod yn dda ar y cyfan, gan nodi bod pobl yn gyffredinol mewn arolygon yn codi materion yn hytrach na rhoi canmoliaeth. Lle'r oedd ardaloedd gydag ymateb is byddai ymdrechion yn cael eu gwneud i ymgysylltu ymhellach ar gyfer arolygon yn y dyfodol.

Hysbyswyd y Pwyllgor fod yna Gymdeithas Tenantiaid a Phreswylwyr Sir Ddinbych yr oedd y gwasanaeth yn anelu at gysylltu â nhw i wella cyfathrebu ac ymgysylltu wrth symud ymlaen.

Dywedodd y swyddogion:

• Anogwyd pob tenant i lenwi'r arolygon STAR a derbyniwyd unrhyw adborth yn ddiolchgar.
• Roedd yr ymatebion i’r arolwg y barnwyd eu bod wedi’u ‘hepgor’ gan denantiaid nad oeddent wedi ymateb i gwestiwn penodol.

Canmolodd y Pwyllgor y gwasanaeth ar lefel y gwaith adnewyddu a wnaed ar eiddo cyn iddynt gael eu hailosod.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol:  Economi a'r Amgylchedd, er y nodwyd bod y cyfraddau ymateb yn anghyson, bod yr arolwg wedi derbyn 893 o ymatebion, a bod 28% yn drawiadol. Roedd y gyfradd ymateb yn llawer uwch. Bod 890 wedi’u cyflwyno ar-lein a’r grŵp oedran â’r nifer fwyaf o ymatebion oedd y grŵp oedran 65+, yn awgrymu bod cynhwysiant digidol ymhlith tenantiaid tai cyngor yn gwella.

PENDERFYNWYD bod y pwyllgor yn nodi cynnwys yr arolwg Adborth a Boddhad Tenantiaid Tai Cyngor.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Craffu (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r aelodau am faterion perthnasol.

12pm – 12.20pm

Arweiniodd y Cydlynydd Craffu yr Aelodau trwy adroddiad Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor Craffu Cymunedau (a ddosbarthwyd ymlaen llaw). 

Ers y cyfarfod diwethaf cynhaliwyd cyfarfod Pwyllgor Craffu Cymunedau Arbennig ar 11 Ionawr a oedd yn trafod penderfyniad y cabinet yn ymwneud â chynnig arbedion Llyfrgelloedd/Siop Un Alwad, byddai cofnodion y cyfarfod hwnnw ar gael yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor Craffu Cymunedau ar y Mawrth 14eg.

Roedd cyfarfod nesaf y Pwyllgor Craffu Cymunedau wedi’i drefnu ar gyfer 14 Mawrth 2024, a’r eitemau arfaethedig ar gyfer y cyfarfod hwnnw oedd -

·       Rhaglen Adfywio a Llywodraethu Y Rhyl

·       Gweithredu Cyfleusterau Cyhoeddus CSDd yn y dyfodol. Ychwanegwyd yr eitem gan y Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu ar ôl cyhoeddi'r pecyn rhaglen. 

Anogodd y Cydlynydd Craffu Aelodau i nodi unrhyw gwestiynau neu faterion ar y Ffurflen Cynigion Aelodau (Atodiad 2) i’w trafod yng nghyfarfod nesaf y Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu ar 18 Mawrth 2024.

PENDERFYNWYD: ymhellach i'r uchod, cytuno ar Raglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Craffu Cymunedau.

Cael y wybodaeth ddiweddaraf gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar Fyrddau a Grwpiau amrywiol y Cyngor.

12.20pm – 12.30pm

Gofynnodd y Cynghorydd Alan James a oedd unrhyw gofnodion o'r cyfarfod Gofal Cymdeithasol i Oedolion a Digartrefedd yr oedd wedi'i fynychu ar gael i'r aelodau, byddai'r Cydlynydd Craffu yn cysylltu â swyddogion i weld a oedd rhai ar gael.

Daeth y cyfarfod i ben am 11.10am