Agenda and draft minutes

Cafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorydd Hugh Irving.  

Roedd y Cynghorydd Melvyn Mile, un o lofnodwyr y cais galw i mewn, hefyd wedi anfon ei ymddiheuriadau oherwydd bod ganddo apwyntiad blaenorol, felly hefyd y Cynghorydd Tony Thomas, Aelod Arweiniol Tai a Chymunedau.

Roedd cynrychiolwyr Cyfoeth Naturiol Cymru (CNC), Dŵr Cymru a Waterco wedi anfon eu hymddiheuriadau am fethu â bod yn bresennol ar gyfer eitem fusnes 6: ‘Grŵp Gorchwyl a Gorffen Rheoli Perygl Llifogydd a Pherchnogaeth Glannau Afonydd’  o ganlyniad i ymrwymiadau blaenorol.

Yr Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiad ag unrhyw eitem.

Cynghorwyd y Cynghorydd Meirick Lloyd Davies nad yw cynorthwyo cymydog â materion yn ymwneud â llifogydd yn rhinwedd ei swydd fel aelod ward yn fater y mae angen i ddatgan fel budd personol yn eitem 6.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Nid oedd unrhyw faterion brys wedi’u codi gyda’r Cadeirydd cyn y cyfarfod.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Cymunedau a gynhaliwyd ar 20 Ionawr 2022 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Cymunedau a gynhaliwyd ar 20 Ionawr 2022.  Penderfynwyd:  y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 20 Ionawr 2022 fel cofnod cywir o’r cyfarfod.

Ni chodwyd unrhyw fater cysylltiedig â chynnwys y cofnodion.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Craffu i adolygu penderfyniad y Cabinet (copi ynghlwm).

10.10 a.m. – 11.00 a.m.

Cyn i’r drafodaeth ar yr eitem hon o fusnes ddechrau gadawodd y Cynghorydd Huw Williams y Gadair oherwydd ei fod yn un o lofnodwyr y cais galw i mewn ac am y rheswm hwnnw roedd yn ofynnol iddo gyfrannu at y drafodaeth.  Cymerodd yr Is-gadeirydd, y Cynghorydd Graham Timms, y Gadair ar gyfer yr eitem hon o fusnes.

Dywedodd yr Is-gadeirdd wrth y Pwyllgor bod rhybudd o ‘alw i mewn’’ wedi’i gyflwyno gan 6 chynghorydd nad ydynt yn aelodau o’r Cabinet yn unol â Chyfansoddiad y Cyngor. Roedd y rhybudd yn galw am adolygiad gan un o Bwyllgorau Craffu’r Cyngor o benderfyniad a wnaeth y Cabinet ar 14 Chwefror 2022 mewn perthynas â chynllun gwneud penderfyniadau dirprwyedig arfaethedig ar gyfer caffael tir i dibenion amgylcheddol ac ecolegol.  Aeth ymlaen i egluro y cyhoeddwyd penderfyniad y Cabinet ar 17 Chwefror 2022. Mae’r weithdrefn ‘galw i mewn’ yn caniatáu 5 diwrnod gwaith i gynghorwyr nad ydynt yn aelodau o’r Cabinet gyflwyno rhybudd o ‘alw i mewn’ yn gofyn bod Craffu’n adolygu’r penderfyniad.  Unwaith y derbynnir rhybudd galw i mewn nid oes gan y gwneuthurwr penderfyniadau hawl i roi’r penderfyniad ar waith hyd nes bod Craffu wedi adolygu’r penderfyniad ac wedi adrodd yn ôl i’r gwneuthurwr penderfyniadau ar ganlyniad yr adolygiad.  Mae disgwyl i Craffu gynnal cyfarfod i adolygu’r penderfyniad o fewn 5 diwrnod gwaith o dderbyn hysbysiad dilys o alw i mewn.  Fodd bynnag oherwydd nad oedd unrhyw frys uniongyrchol i weithredu’r penderfyniad, roedd y Cabinet, sef y gwneuthurwr  penderfyniad, wedi cytuno y gellid oedi’r adolygiad tan y cyfarfod nesaf o’r Pwyllgor Craffu, sef y cyfarfod hwn.  Cyflwynodd y Cynghorydd Merfyn Parry rybudd o ‘alw i mewn’ yn electronig ar 23 Chwefror.  Cefnogwyd y cais (drwy e-byst unigol) gan 5 cynghorydd arall nad ydynt yn aelodau o’r Cabinet, sef y Cynghorwyr David G Williams, Melvyn Mile, Huw O Williams, Rhys Thomas a Peter Evans, gyda phob un ohonynt wedi’u gwahodd i fynychu’r cyfarfod Pwyllgor i amlinellu eu rhesymau dros gefnogi’r cais galw i mewn.   

Cyflwynodd y Cydlynydd Craffu, Rhian Evans, yr adroddiad a’r atodiadau (wedi’u dosbarthu eisoes) a oedd yn egluro’r cefndir i benderfyniad y Cabinet a’r sail dros ei alw i mewn am adolygiad gan Bwyllgor Craffu.  Aeth ymlaen wedyn i sôn am y drefn a fyddai’n cael ei dilyn yn y cyfarfod i ystyried y penderfyniad a alwyd i mewn am adolygiad.

Gwahoddwyd y Cynghorydd Merfyn Parry, fel llofnodwr arweiniol y galw i mewn, i gyflwyno rhesymau’r llofnodwyr dros y cais am adolygiad o’r penderfyniad.  Yn ei anerchiad dywedodd bod gan y llofnodwyr bryderon y byddai’r Cyngor, pe cadarnhawyd y penderfyniad, mewn sefyllfa i ‘gipio tir’ mewn ocsiwn drwy o bosibl gynnig mwy amdano na ffermwyr a pherchnogion tir lleol. Er yn deall na fyddai gan y Cyngor ddiddordeb mewn prynu’r tir amaethyddol gorau, roeddent fodd bynnag yn teimlo bod angen trafod penderfyniadau i brynu tir i ddibenion dal a storio carbon a gwelliannau ecolegol gydag aelodau lleol a’r Grwpiau Aelodau Ardal Lleol cyn gwneud unrhyw gais, gan ei bod yn bwysig i’r Awdurdod ddeall y wybodaeth leol ac angen lleol cyn gwneud cais am barsel o dir.

Yna gwahoddwyd yr Aelod Arweiniol Gwastraff, Cludiant a’r Amgylchedd, y Cynghorydd Brian Jones, i grynhoi’r drafodaeth a gafwyd a’r penderfyniad a wnaed gan y Cabinet at 15 Chwefror 2022.  Rhoddodd amlinelliad o’r ymgynghori a oedd wedi digwydd hyd yma a chadarnhaodd nad oedd unrhyw gynlluniau i brynu tir amaethyddol Gradd 1 i ddibenion dal a storio carbon a gwelliannau ecolegol. 

Cadarnhaodd y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol mai pwrpas y broses gwneud penderfyniadau dirprwyedig arfaethedig i’r diben  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Gwasanaethau Democrataidd i ddiweddaru'r Pwyllgor Craffu ar weithgareddau'r Grŵp Tasg a Gorffen (copi ynghlwm).

11.10 a.m. – 11.40 a.m.

Cyflwynodd Cadeirydd y Pwyllgor yr adroddiad (eisoes wedi’i ddosbarthu) yn rhinwedd ei swydd fel Cadeirydd y Grŵp Tasg a Gorffen Rheoli Perygl Llifogydd a Pherchnogaeth Glannau Afonydd a oedd yn rhoi diweddariad i’r Pwyllgor ar weithgareddau’r Grŵp.  Ynghlwm wrth yr adroddiad roedd adroddiad terfynol y Grŵp Tasg a Gorffen a oedd yn rhoi manylion ei gasgliadau a’i argymhellion ac yn ceisio cymeradwyaeth y Pwyllgor ar gyfer yr argymhellion hynny.

Ar y pwynt hwn, diolchodd y Cynghorydd Huw Williams (Cadeirydd) i holl aelodau mewnol ac allanol y grŵp am eu gwaith diwyd.  Diolchodd hefyd i Karen Evans, Swyddog Gwasanaethau Democrataidd, am y gwaith yr oedd wedi’i wneud ac am yr adroddiad rhagorol a ddrafftiwyd ar ran y Grŵp.

Amlinellodd y Cadeirydd gefndir sefydlu’r y Grŵp Tasg a Gorffen gan y Pwyllgor, a sefydlwyd yn  bennaf i archwilio dulliau i gryfhau ymhellach y rhyngweithio a’r berthynas waith rhwng awdurdodau rheoli perygl llifogydd cyhoeddus a pherchnogion glannau afonydd.  Dywedodd bod holl aelodau’r Grŵp wedi dysgu cryn dipyn am swyddogaethau, cyfrifoldebau ac arferion gwaith y naill a’r llall yn ystod y gwaith.  O ganlyniad i hyn roedd pawb yn cytuno bod cydweithio a chyd-ymddiriedaeth wedi cryfhau o ganlyniad i fodolaeth y Grŵp.  Roedd y Grŵp hefyd wedi chwalu sawl myth cysylltiedig â chyfrifoldebau am, a’r caniatâd a geisir am waith cynnal a chadw afonydd a glannau afonydd, megis gwir nifer y ceisiadau a dderbynnir am Hawlenni Gweithgaredd Atal Perygl Llifogydd gan berchnogion tir, cyfrifoldebau  o ran perchnogaeth glannau afonydd yn nalgylch Ffos y Rhyl a Gwter Prestatyn ac ati, sydd i gyd wedi’u cynnwys yn yr adroddiad.  Mae gwaith y Grŵp hefyd wedi tynnu sylw at yr ystod eang o wybodaeth sydd ar gael i’r cyhoedd ar wefannau pob awdurdod rheoli perygl llifogydd yn cynnwys adran cwestiynau cyffredin hynod ddefnyddiol ar wefan Dŵr Cymru.  O ganlyniad i hyn, un o argymhellion y Grŵp Tasg a Gorffen oedd, er mwyn hwyluso mynediad at wybodaeth i’r cyhoedd, y dylid ail-lansio tudalen Strategaeth Rheoli Perygl Llifogydd Lleol y Cyngor ei hun ac y dylai gynnwys dolenni at we-dudalennau perthnasol Cyfoeth Naturiol Cymru a Dŵr Cymru.  Dylai’r tudalennau  newydd hefyd gynnwys gwybodaeth am gyfrifoldebau Awdurdodau Rheoli Perygl Llifogydd a chyfrifoldebau perchnogion glannau afonydd. 

Mewn ymateb i gwestiynau gan yr aelodau, dywedodd y Cadeirydd, aelodau’r Grŵp Tasg a Gorffen a swyddogion:

·           bod dealltwriaeth yr holl randdeiliaid o gyfrifoldebau’r naill a’r llall  a’u perthynas waith wedi gwella yn ystod gweithrediad y Grŵp Tasg a Gorffen. 

·           gwnaed yr argymhelliad i weithio mewn partneriaeth i gynhyrchu a chyflwyno taflen wybodaeth gyffredinol ar rolau a chyfrifoldebau awdurdodau rheoli risg a pherchnogion eiddo ar hyd Ffos y Rhyl a Gwter Prestatyn o ganlyniad i’r cymhlethdodau cysylltiedig â pherchnogaeth luosog glannau afon mewn ardal boblog dros ben, a chamsyniad eang mai CNC sy’n gyfrifol am ffiniau preifat sy’n cyffinio â chyrsiau dŵr.  Bernir nad oes angen ymarferion tebyg mewn rhannau eraill o’r sir lle mae perchnogion tir mwy yn gyfarwydd â’u cyfrifoldebau;

·           mae gan yr awdurdod lleol bwerau o dan y Ddeddf Draenio Tir i ymyrryd mewn rhai amgylchiadau.  Fodd bynnag er bod y pŵer hwn i ymyrryd gan yr Awdurdod Lleol, nid oes dyletswydd arno i wneud hynny.

·           mae gan berchnogion tir glannau afonydd gyfrifoldebau penodol o ran peidio â rhwystro cyrsiau dŵr ac ati, ac mae hawl ddigolledu am dorri cyflenwadau dŵr naturiol yn ôl y gyfraith gyffredin.

·           mae’n rhaid gwasanaethu datblygiadau newydd gyda systemau draenio dŵr wyneb a dŵr budr ar wahân, nid dyma’r achos gyda datblygiadau preswyl hŷn lle  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad gan Bennaeth Cynllunio, Gwarchod y Cyhoedd a Gwasanaethau Cefn Gwlad a’r Swyddog Cydymffurfiaeth Cynllunio i ddarparu gwybodaeth mewn perthynas ag effeithiolrwydd y Siarter Cydymffurfiaeth Cynllunio (copi ynghlwm).

11.40 a.m. – 12.15 p.m.

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Cynllunio, Gwarchod y Cyhoedd a Chymunedau Mwy Diogel yr adroddiad a’r atodiadau (a ddosbarthwyd eisoes), a oedd yn gofyn bod y Pwyllgor yn adolygu effeithiolrwydd y Siarter Cydymffurfiaeth Cynllunio hyd yma.  Roedd hefyd yn ceisio cefnogaeth yr aelodau ar gyfer newidiadau arfaethedig i’r Siarter a/neu i gynyddu’r adnoddau sydd ar gael ar gyfer gwaith cydymffurfiaeth cynllunio ar draws y sir.

Cyn gwahodd cwestiynau, tynnodd y Swyddog Cynllunio a Chydymffurfiaeth sylw’r aelodau at y newidiadau arfaethedig i’r Siarter, fel y’u hamlygwyd yn Atodiad 1 i’r adroddiad.

Dywedodd yr aelodau pa mor ddefnyddiol yr oedd y Siarter wedi bod iddyn nhw o ran delio ag ymholiadau cydymffurfiaeth cynllunio preswylwyr a’r broses o flaenoriaethu mynd i’r afael â chwynion o’r fath. 

Mewn ymateb i gwestiynau’r aelodau am y Siarter a’r newidiadau arfaethedig, dywedodd yr Aelod Arweiniol a’r swyddogion:

·         tra bo’r Gwasanaeth yn dal i ddelio ag ôl-groniad o ymholiadau cydymffurfiaeth cynllunio, yn deillio’n bennaf o’r cyfnod clo Covid-19 cyntaf, mae’r llwyth achosion bellach yn lleihau.  mae penodiad ail Swyddog Cynllunio a Chydymffurfiaeth ym mis Awst 2021 wedi helpu i leddfu’r pwysau.

·         roedd rhai achosion yn hanesyddol ac yn hynod o gymhleth felly bydd angen cryn amser ac adnoddau i’w datrys;

·         mae amgylchiadau lle gall y Cyngor ddatgelu enwau achwynyddion ac ati wedi’u nodi’n glir yn y rheoliadau e.e. Y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol ac ati  Fodd bynnag nid ydynt yn gwahardd y Cyngor rhag rhoi gwybod i gynghorwyr neu gynghorwyr dinas, tref neu gymuned eu bod y ymchwilio i doriadau honedig.  Rydym ar hyn o bryd yn edrych sut y gallwn, gan ddefnyddio’r feddalwedd sydd ar gael, roi diweddariadau rheolaidd i aelodau lleol ac aelodau cynghorau dinas, tref a chymuned am doriadau yn eu hardaloedd;

·         bod cyfarfodydd rheolaidd yn cael eu cynnal gydag aelodau newydd os codwyd pryderon am ddatblygiadau diawdurdod mewn gwlad agored a choetiroedd.

·         bod llawer o ymholiadau’n cael eu cyfeirio i’r broses cyn cyflwyno cais cynllunio am gyngor perthnasol ynghylch pa bryd y mae angen caniatâd cynllunio.

·         bod y Siarter wedi gweithio mewn dwy ffordd wahanol, sef cyfeirio preswylwyr at y mathau o ddatblygiadau sydd neu sydd ddim angen caniatâd cynllunio, a hefyd tynnu sylw’r rhai sy’n torri’r rheoliadau at ganlyniadau posibl datblygu anheddau diawdurdod neu nad ydynt yn cydymffurfio â’r amodau a bennwyd pan roddwyd caniatâd cynllunio

·         mae perygl y gallai unigolion nad ydynt wedi ceisio cyngor ar gydymffurfiaeth cynllunio ac wedi datblygu neu adnewyddu eu heiddo heb y caniatâd angenrheidiol fod mewn trafferthion yn ddiweddarach os ydynt yn ceisio gwerthu eu heiddo a bod y broses chwiliadau eiddo’n dwyn materion diffyg-cydymffurfiaeth i sylw darpar brynwyr

·         mae angen rheoli disgwyliadau pobl am orfodaeth ac am unioni achosion o ddiffyg cydymffurfiaeth yn briodol.

·         mae’r Siarter ddiwygiedig yn gwneud darpariaethau ar gyfer rhoi blaenoriaeth uchel i doriadau honedig sy’n agosáu at imiwnedd rhag camau gorfodi oherwydd bod gormod o amser wedi mynd heibio;

·         bod y broses flaenoriaethu wedi’i hanelu at ddelio â thoriadau posibl mewn ffordd ymarferol.  Rhoddodd swyddogion enghreifftiau o sut y bydd hyn yn cael ei wneud;

·         bod y Cyngor yn gweithredu system ‘tynnu sylw’ sy’n amlygu achosion gydag amodau â chyfyngiad amser arnynt er mwyn rhoi rhybudd i swyddogion am yr angen i wirio bod ceisiadau preswylwyr yn parhau i gydymffurfio â’r amodau a bennwyd ar gyfer yr eiddo cyn y dyddiad dod i ben;

·         bod hyfforddiant Cydymffurfiaeth Cynllunio’n cael ei baratoi ar gyfer y Cyngor newydd; a

·         bod cynghorwyr yn cael eu cynghori i weithredu fel canfyddwyr ffeithiau yn hytrach na chyfryngwyr rhwng cymdogion ar eu wardiau.  Roedd yn beth doeth iddynt gyfeirio unigolion at Wasanaeth Cydymffurfiaeth Cynllunio’r Cyngor am gyngor technegol ar  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Craffu (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r aelodau am faterion perthnasol.

12.15 p.m. – 12.30 p.m.

Cyflwynodd y Cydlynydd Craffu adroddiad ac atodiadau (eisoes wedi’u dosbarthu) yn gofyn i’r aelodau adolygu rhaglen waith y Pwyllgor yn barod ar gyfer ei throsglwyddo i’w olynydd-Bwyllgor  ar ôl etholiadau’r awdurdod lleol ym mis Mai 2022.  Penderfyniad y pwyllgor newydd wedyn fyddai symud ymlaen â’r eitemau a restrwyd yn barod neu beidio.

Dywedwyd wrth yr aelodau bod yr adroddiad ar Gam-drin Cŵn a oedd yn wreiddiol i fod i’w roi gerbron y cyfarfod hwn heddiw, wedi’i aildrefnu ar gyfer hydref 2022 oherwydd bod Staff Diogelu’r Cyhoedd yn dal yn ymgymryd â dyletswyddau Profi, Olrhain a Diogelu.   Serch hynny, er mwyn rhoi tawelwch meddwl i’r aelodau ar y mater hwn paratowyd a dosbarthwyd adroddiad er gwybodaeth fel rhan o’r ddogfen friffio cyn y cyfarfod presennol.

Fel rhan o’i adolygiad rheolaidd o raglenni gwaith i’r dyfodol y pwyllgorau craffu, roedd  y Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu wedi aildrefnu rhai eitemau ar bob un o raglenni gwaith i’r dyfodol y Pwyllgorau Craffu er mwyn osgoi trafod eitemau dadleuol yn y cyfnod yn arwain at y cyfnod cyn-etholiad.  Roedd y rhain i’w gweld yn Atodiad 1.

Bydd yr adroddiad dilynol y gofynnwyd amdano yn ystod y drafodaeth ar eitem y Grwp Tasg a Gorffen Rheoli Perygl Llifogydd a Pherchnogaeth Glannau Afonydd yn cael ei gynnwys yn rhaglen waith y pwyllgor ar gyfer gwanwyn 2023.

Dywedwyd wrth yr aelodau y gallant barhau i gyflwyno pynciau i’w hystyried gan Craffu ar y ffurflen yn Atodiad 2.  Oni bai bod y pynciau o natur frys, byddai’r GCIGC yn ystyried y cais ar ôl etholiadau’r awdurdod lleol.

Roedd rhaglen gwaith i’r dyfodol y Cabinet (Atodiad 3) a thabl yn dangos cynnydd hyd yma gyda’r argymhellion a wnaeth y Pwyllgor yn ei gyfarfod diwethaf (Atodiad 4) wedi’u cynnwys er gwybodaeth.

Mae gwaith yn awr ar y gweill i baratoi ar gyfer cynhyrchu adroddiad er gwybodaeth ar Asesiad o Effaith Cymunedol ar gymunedau’r Rhewl a Llanynys ar ôl cau’r ysgol leol.  Dylai’r adroddiadau fod ar gael yn ystod yr haf.

Penderfynodd y Pwyllgor: yn amodol ar gynnwys yr eitem y cytunwyd arni yn ystod y cyfarfod, gadarnhau rhaglen gwaith i’r dyfodol y Pwyllgor i’w gyflwyno i’r Pwyllgor newydd ar ôl etholiadau’r awdurdod lleol ym mis Mai 2022

Derbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar wahanol Fyrddau a Grwpiau’r Cyngor.

12.30 p.m. – 12.40 p.m.

Dim.

Cyn cau'r cyfarfod estynnodd y Cadeirydd ei ddiolch diffuantaf i’r Is-gadeirydd am ei holl gefnogaeth, i aelodau’r Pwyllgor am eu gwaith diwyd ac adeiladol ac i’r staff am eu holl gefnogaeth yn ystod tymor y Cyngor presennol.  Dymunodd yn dda i bawb ar gyfer y dyfodol.

Daeth y cyfarfod i ben am 12:55pm