Agenda and draft minutes

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan Graham Boase, Cyfarwyddwr Corfforaethol: yr Economi a’r Parth Cyhoeddus.

Yr Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy’n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i’w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiadau a oedd yn peri rhagfarn.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Nid oedd unrhyw faterion brys wedi eu codi gyda’r Cadeirydd cyn y cyfarfod.

I ystyried adroddiad ar y cŷd gan y Rheolwr Cynllunio Strategol a Thai a’r Prif Reolwr Prosiect (copi yn atodedig) sy’n:

(i)            cyflwyno adroddiad cychwynnol y Grŵp Tasg a Gorffen i’r Pwyllgor ar ei waith i gefnogi datblygiad yr Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr statudol; ac

(ii)          ceisio cymeradwyaeth yr Aelodau i’r Brîff Gwaith ar gyfer yr Asesiad ynghŷd â’r Cynllun Ymgysylltu a Chyfathrebu arfaethedig, yn ogystal â’r dull a fabwysiadwyd gyda’r bwriad o gyflawni Asesiad Sir Ddinbych yn unol â chanllawiau Llywodraeth Cymru

Croesawodd y Cadeirydd y Cynghorydd Barry Mellor, Cadeirydd Grŵp Tasg a Gorffen yr Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr, ac aelodau eraill y Grŵp i’r cyfarfod.

Ar ran y Grŵp Tasg a Gorffen, cyflwynodd y Cynghorydd Mellor yr adroddiad (a rannwyd ymlaen llaw) i aelodau’r Pwyllgor.  Wrth ei gyflwyno, dywedodd y Cynghorydd Mellor bod rhwymedigaeth gyfreithiol ar awdurdodau lleol, dan Ddeddf Tai (Cymru) 2014, i gynnal Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr bob pum mlynedd o leiaf.  Roedd hefyd angen Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr cyfredol ar gyfer y Cynllun Datblygu Lleol (CDLl) newydd ac roedd angen i’r Cyngor gyflwyno Asesiad wedi'i gymeradwyo i LlC erbyn 24 Chwefror 2022.  Atgoffodd y Pwyllgor fod y Pwyllgorau Craffu yn y blynyddoedd diweddar wedi gofyn am ymgynghori â chynghorwyr a Phwyllgorau Craffu’r Cyngor ar gamau cynnar datblygu Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr i geisio ymgysylltu â’r holl fudd-ddeiliaid yn amserol ac yn effeithiol, yn enwedig aelodau o gymuned Sipsiwn a Theithwyr.

Er nad oedd yn ofynnol dan ganllawiau statudol Llywodraeth Cymru, ‘Cynnal Asesiadau o Anghenion Llety Sipsiwn a Theithwyr', roedd yr Awdurdod wedi penderfynu y byddai’n ddoeth dilyn trywydd rheoli prosiect er mwyn cyflawni'r Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr yn unol â’r fethodoleg a oedd yn y canllawiau.  Yn unol â’r trywydd hwn, sefydlwyd Bwrdd Prosiect, yn cynnwys Arweinydd y Cyngor ac Aelod Arweiniol Cynllunio, Diogelu'r Cyhoedd a Chymunedau Mwy Diogel, ynghyd ag uwch swyddogion eraill y Cyngor, i reoli sut roedd y prosiect yn cael ei gyflawni, cael gafael ar yr adnoddau angenrheidiol i'w gyflawni a llunio cynllun cyfathrebu ac ymgysylltu mewn perthynas â'r gwaith oedd yn cael ei wneud.  Roedd y Bwrdd Prosiect yn teimlo y byddai’n allweddol i’r broses fod yn agored a thryloyw o’r cychwyn cyntaf, a dyna pam y gofynnwyd bod y Pwyllgor Craffu Cymunedau’n sefydlu Grŵp Tasg a Gorffen i gefnogi a chyfrannu gwybodaeth i ddatblygu’r Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr a sicrhau bod y gwaith o'i ddatblygu'n cydymffurfio â holl agweddau canllawiau LlC ac yn ystyried sylwadau aelodau etholedig.  Fel mae’r adroddiad a'r atodiadau cysylltiedig yn ei nodi, fe wnaeth y Pwyllgor Craffu Cymunedau yn ei gyfarfod ym mis Mai 2021 gefnogi’r cynnig i sefydlu grŵp tasg a gorffen at y diben hwn ac, wrth geisio sicrhau bod mewnbwn o bob rhan o’r sir yn y broses, gofynnodd i bob un o Grwpiau Ardal yr Aelodau benodi cynrychiolydd i fod ar y Grŵp Tasg a Gorffen.  Roedd copi o gylch gorchwyl y Grŵp Tasg a Gorffen ynghlwm yn Atodiad 1.

Fe amlinellodd y Cynghorydd Mellor y gwaith roedd y Grŵp wedi’i wneud hyd yma, fel yr oedd atodiadau 1 a 2 yn ei nodi.  Pwysleisiodd fod y Grŵp wedi cytuno i wneud y gwaith mewn dau gam.  Roedd y cam cyntaf yn golygu bod angen i’r grŵp ddeall methodoleg Llywodraeth Cymru er mwyn datblygu briff gwaith a chynllun cyfathrebu ac ymgysylltu â budd-ddeiliad gyda chymuned Sipsiwn a Theithwyr, aelodau etholedig a budd-ddeiliad eraill.  Byddai cam dau’n canolbwyntio ar fonitro’r broses oedd yn cael ei defnyddio a’r cynnydd oedd yn cael ei wneud i sicrhau y cydymffurfir â chanllawiau statudol a disgwyliadau aelodau etholedig.  Yn ystod ei gyfarfodydd cychwynnol, roedd y Grŵp Tasg a Gorffen wedi adolygu rhestr o ffynonellau posib o ddata fel roedd methodoleg LlC yn ei nodi, ac wedi dod o hyd i ambell opsiwn i gasglu data ansoddol ychwanegol a allai gyfrannu at ddeall anghenion h.y. patrymau teithio.  Byddai hyn yn cynnwys adolygu unrhyw wybodaeth ychwanegol a fyddai’n cael ei chasglu trwy ymweliadau lles â gwersylloedd diawdurdod a gwahoddiad i aelodau etholedig a chynghorau  ...  view the full Cofnodion text for item 4.