Agenda and draft minutes

Cafwyd ymddiheuriad am absenoldeb gan y Cynghorydd Huw O Williams (Cadeirydd).   Cadeiriwyd y cyfarfod gan yr Is-gadeirydd, y Cynghorydd Graham Timms yn ei absenoldeb.

Yr Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o gysylltiad ar y cam hwn.  Datganodd y Cynghorydd Merfyn Parry gysylltiad personol yn ystod eitem 6: 'Diweddariad Cyffredinol ar y Model Gweithredu Gwastraff ac Ailgylchu Newydd a chynnydd o ran Cyfathrebiadau’.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Nid oedd unrhyw faterion brys wedi’u codi gyda’r Cadeirydd na’r Is-gadeirydd cyn y cyfarfod.

Derbyn cofnodion Cyfarfod y Pwyllgor Craffu Cymunedau a gynhaliwyd ar 21 Hydref 2021 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Cymunedau a gynhaliwyd ar 21^st Ionawr  2021.

Materion yn codi:  

Dywedodd y Cynghorydd Brian Blakeney ei fod wedi cyflwyno ei ymddiheuriadau ar gyfer y cyfarfod ond nad oedd hynny wedi'i nodi yn y cofnodion.

Cyfeiriodd y Cydlynydd Craffu'r aelodau at y ddogfen ‘Briff Gwybodaeth’ a ddosbarthwyd yn gynharach yn yr wythnos a oedd yn rhoi diweddariad ar y camau gweithredu neu'r ceisiadau a ddeilliodd o'r cyfarfod uchod a chynnydd o ran eu gweithredu a'u darparu. Felly:

Penderfynwyd: - yn amodol ar nodi’r ymddiheuriad uchod, bod cofnodion y Pwyllgor Craffu Cymunedau a gynhaliwyd ar 21 Hydref 2021 yn cael eu derbyn a’u cymeradwyo fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad ar y cyd gan Beiriannydd Llifogydd a Rheolwyr Prosiect y Cyngor (copi ynghlwm) sy’n gofyn i’r Pwyllgor archwilio cwmpas a chanfyddiadau’r ymgynghoriad ar gyfer y cynlluniau a ffurfio argymhellion i’r Cabinet mewn perthynas â’r ymagwedd a gaiff ei chymryd.

10.10am – 11am

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Gwastraff, Cludiant a’r Amgylchedd, ar y cyd â’r Pennaeth Gwasanaethau Priffyrdd a'r Amgylchedd a'r Peiriannydd Risg Llifogydd y gweithgaredd ymgysylltu â Rhanddeiliaid/Cymunedau ar Gynlluniau Amddiffyn yr Arfordir posibl ar gyfer Canol y Rhyl a Chanol Prestatyn (a ddosbarthwyd eisoes).

Yn ystod y cyflwyniad eglurodd yr Aelod Arweiniol a’r swyddogion bod Craffu wedi gofyn am yr adroddiad er mwyn cael gwybodaeth am gasgliadau’r ymgynghoriad cymunedol. Diolchwyd i Matthew Hazelwood – Rheolwr Prosiect a oedd wedi cadeirio'r holl gyfarfodydd yn y Rhyl ac wedi gwneud llawer o waith ar y cynllun.

Dywedwyd wrth yr aelodau bod sesiwn ymgynghori ‘galw heibio’ gyhoeddus ar gynllun amddiffyn arfordir Canol Prestatyn i’w chynnal ar 13 Rhagfyr 2021. Atgoffodd swyddogion yr aelodau bod adroddiad blaenorol wedi’i gyflwyno i’r aelodau ac y gwnaed cais am adroddiad dilynol ar yr ymarfer ymgysylltu.

Mewn ymateb i gwestiynau aelodau'r Pwyllgor rhoddwyd y manylion canlynol:

·         Mater technegol yng nghyfarfod diwethaf Grŵp Ardal Aelodau Prestatyn arweiniodd at orfod trefnu’r diweddariad.

·         Yng nghlwb golff y Rhyl y mae'r risg pennaf. Bydd cynnal a chadw gweddill y gwaith arfordirol gyda gobaith yn rhoi 50 mlynedd yn fwy o amddiffyniad. Pryder a gododd y swyddogion oedd y twyni yng Ngronant. Roedd archwiliadau a monitro rheolaidd yn digwydd yn y safle a chaiff prosiectau’r dyfodol eu trafod. 

·         Mae’r ciosgau ger y traeth yn y Rhyl yn cael eu trafod ar hyn o bryd. Mae’r tîm eiddo corfforaethol yn siarad â thenantiaid a gweithredwyr y ciosgau. Ni fydd yn bosibl symud ymlaen â’r cynllun gyda’r ciosgau presennol yn eu lle.

·         Mae cydweithio agos yn digwydd gydag adrannau eraill ar gynlluniau posibl ar gyfer promenâd y Rhyl  a bydd  hyn yn parhau i sicrhau bod yr holl gynlluniau a datblygiadau yn yr ardal yn cydblethu.

·         Bydd ymgysylltiad yn parhau drwy ddatblygu’r cynllun gyda phreswylwyr a gweithredwyr busnesau yn yr ardal. Bydd trafodaethau gyda rhanddeiliaid allweddol yn parhau drwy gydol y camau datblygu ac adeiladu ac os bydd angen gellid ystyried cynigion ar gyfer addasiadau fel sy'n briodol.

·         Yn ddibynnol ar y tywydd ac amodau’r tir rhagwelir y bydd Cynllun Canol y Rhyl yn cymryd hyd at ddwy flynedd a hanner i'w gwblhau, gyda Chynllun Canol Prestatyn yn cymryd tua thair blynedd i'w gwblhau.  Bydd yn rhaid ymgymryd â Chynllun Canol Prestatyn, a fydd yn symud yn ei flaen yn seiliedig ar amodau’r tir yn yr ardal, ar gyflymder arafach.

·         Mae gostyngiad mewn carbon wedi’i nodi fel rhywbeth a fydd yn cael effaith gadarnhaol yn yr Asesiadau o Effaith ar Les ar gyfer y ddau gynllun. 

Diolchodd aelodau i’r swyddogion a’r contractwyr am eu gwaith ar y cynllun.

Ar ddiwedd y drafodaeth, yn amodol ar y sylwadau uchod:

Penderfynwyd: - Bod y Pwyllgor -

(i)           ar ôl archwilio cwmpas a chasgliadau'r ymgynghoriadau gyda rhanddeiliaid a'r cyhoedd ar y cynlluniau, yn argymell i'r Cabinet ei fod yn fodlon â'r modd y cynhaliwyd yr ymgynghoriadau ac â’u casgliadau; a

(ii)          cadarnhau ei fod, fel rhan o’i ystyriaethau, wedi darllen, deall ac wedi ystyried yr Asesiadau o Effaith ar Les (ynghlwm yn Atodiadau 3a a 3b yr adroddiad). 

I ystyried adroddiad gan Reolwr Gwastraff ac Ailgylchu y Cyngor (copi ynghlwm) sy’n gofyn i’r Pwyllgor archwilio’r cynnydd a wnaed hyd yma gyda’r prosiect a cheisio ei safbwyntiau ar gyfres o bolisïau yn ymwneud â gwastraff y cartref ac ailgylchu.

11am – 11.50am

Aeth yr Aelod Arweiniol Gwastraff, Cludiant a’r Amgylchedd ar y cyd â'r Pennaeth Priffyrdd a'r Amgylchedd a Rheolwr y Gwasanaethau Gwastraff ac Ailgylchu  a'r aelodau drwy'r adroddiad (a ddosbarthwyd eisoes). Pwysleisiwyd y cyflwynwyd yr eitem ar y model gwastraff i’r pwyllgor hwn eisoes a bod swyddogion yn awyddus i roi’r wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd i’r aelodau. Dywedodd yr Aelod Arweiniol y trafodwyd y model gwastraff yn gyntaf ym mis Rhagfyr 2018 oherwydd y pwysau ariannol yr oedd yr awdurdod yn ei wynebu.

Cadarnhaodd y Pennaeth Priffyrdd a Gwasanaethau Amgylcheddol mai’r rheswm dros yr adroddiad oedd rhoi gwybod i’r aelodau ar ba gam yr oedd y model newydd o ran ei ddatblygiad a'i sefydliad, a pha waith sydd wedi digwydd ers y cyflwyniad diwethaf i'r pwyllgor. Mae llawer o waith a chynnydd wedi'i wneud. Mae’r depo newydd yn Ninbych, sydd ar ystâd ddiwydiannol Colomendy, yn ddatblygiad allweddol yn y cynllun. Roedd manteision y prosiect wedi dod yn amlwg mewn ymweliad safle diweddar. Roedd y rhain yn cynnwys y manteision i fusnesau sydd eisoes ar yr ystad - wrth ddatblygu'r tir a ddefnyddiwyd ar gyfer y depo bu modd i’r Cyngor ddatgloi darn o dir y tu ôl i nifer o fusnesau preifat gan roi cyfle i'r busnesau hyn ehangu.  Roedd pawb wedi  croesawu'r cyfle hwn.

Cafodd yr aelodau adolygiad o bob un o’r atodiadau a ddarparwyd er ystyriaeth a gwybodaeth yr aelodau.

Mewn ymateb i gwestiynau aelodau'r Pwyllgor rhoddodd yr Aelod Arweiniol a’r swyddogion y manylion canlynol:   

·         Wedi’i gynnwys yn yr adroddiad yn atodiad 2.b roedd tabl yn amlygu'r newidiadau arfaethedig i'r polisïau Casglu Gwastraff Domestig presennol.  Pe bai’r Pwyllgor yn cytuno â’r newidiadau arfaethedig byddai’r polisïau newydd yn cael eu cymeradwyo drwy’r broses penderfyniadau dirprwyedig erbyn Mawrth 2022;

·         Roedd rhedeg y gwasanaeth bin glas (ailgylchu cymysg) a du (gwastraff gweddilliol) wedi mynd yn ariannol anymarferol. Byddai cyfathrebu gyda phreswylwyr i egluro’r rhesymeg y tu ôl i’r model newydd a'u helpu i ddeall pam ei fod yn cael ei gyflwyno yn hanfodol i weithrediad y trefniadau newydd.

·         Roedd y rhesymau dros newid y model a’r system wedi’u trafod mewn manylder cyn i’r penderfyniad i newid gael ei wneud. Roedd y manteision wedi’u nodi yn atodiad 5. Nid oedd y model cyfredol yn gynaliadwy yn ariannol nac amgylcheddol.

·         Roedd swyddogion wedi edrych ar, ac wedi dysgu gan awdurdodau eraill a oedd eisoes yn defnyddio modelau ailgylchu a thrin gwastraff tebyg.

·         Byddai’r model newydd yn galluogi staff i ennill gwybodaeth newydd a datblygu ac ehangu profiadau. Bydd hefyd yn galluogi cyflogi  mwy o staff ar wahanol lefelau;

·         Roedd bwriad i gasgliadau tecstilau fod ar gael ar draws y sir naill ai drwy drefniadau ar y cyd neu gasglwyr CSDd. Dywedwyd wrth yr aelodau y llwyddwyd i gael arian gan Lywodraeth Cymru cyn Covid i ymestyn casgliadau tecstilau i fwy o gartrefi yn y sir ond bod y pandemig wedi oedi hyn.  Gobeithir y bydd y gwasanaeth yn ailgychwyn pan fydd yr economi'n dechrau dod ato’i hun.

·         Fel rhan o’r gwasanaeth casglu sbwriel bydd dros 44,000 o aelwydydd yn cael troli bocs. Roedd swyddogion yn teimlo mai sach cardbord fyddai fwyaf addas ar gyfer ailgylchu a bydd y rhain yn cael eu dosbarthu i aelwydydd. Gellid prynu cynwysyddion ailgylchu ychwanegol neu ddarparu sachau ychwanegol.

·         Cadarnhawyd y bu rhywfaint o oedi mewn caffael y cerbydau trydanol. Pwysleisiwyd na fyddai hyn yn achosi oedi  yn ngweithrediad y system newydd.

·         Mae cost gwaredu gwastraff mewn biniau du yn uwch na chost anfon eitemau i ffwrdd i'w hailgylchu. Bydd ailgylchu mwy o eitemau yn hytrach na’u rhoi mewn bin du yn arbed mwy o arian. Mae’n bwysig felly  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Craffu (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r aelodau am faterion perthnasol.

11.50am – 12.05pm

Cyflwynodd y Cydlynydd Craffu (SC) adroddiad (wedi’i rannu eisoes) yn gofyn i’r aelodau adolygu Rhaglen Waith y Pwyllgor ac yn rhoi diweddariad ar y materion perthnasol.

Cafwyd trafodaeth ar y materion canlynol:-

·         Dywedodd SC y bydd pedair eitem bwysig yn cael ei thrafod yn y cyfarfod nesaf. Ni soniwyd am unrhyw eitemau eraill ar gyfer y cyfarfod hwn.

·         Ni chyfeiriwyd unrhyw eitemau ychwanegol o’r cyfarfod diwethaf o Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu a gynhaliwyd ar 25 Tachwedd 2021.

·         Yn y cyfarfod diwethaf y Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Craffu, trafododd yr aelodau’r posibilrwydd o beidio cynnal cyfarfodydd Craffu yn y cyfnod cyn yr etholiad ym mis Mai 2022.  Yn y 6 wythnos cyn yr etholiadau ni fyddai unrhyw benderfyniadau cynhennus yn cael eu gwneud. Cytunwyd na fyddai cyfarfodydd Craffu yn cael eu cynnal yn ystod y cyfnod hwnnw oni bai bod eitem frys yn codi. Bydd cyfarfod olaf y Pwyllgor hwn cyn y cyfnod cyn-etholiad hwnnw yn cael ei gynnal ar 10 Mawrth 2022.

·         Atgoffwyd yr aelodau bod angen iddynt lenwi ffurflen cynnig pwnc craffu os oes unrhyw fater y maent am iddo gael ei archwilio mewn manylder.

·         Rhoddodd SC ddiweddariad i’r aelodau o’r cyfarfod diwethaf ar Ffos y Rhyl a Gwter Prestatyn ac a yw'r awdurdod yn berchennog ar unrhyw dir torlannol yno. Cadarnhaodd SC mai perchnogion y tir sy’n gyfrifol am gynnal ffiniau sy’n cyffinio â’r ffos/gwter. Yn yr adroddiad a gafodd yr aelodau roedd lluniau'n dangos y tir sy’n eiddo i CSDd.

Felly:

Penderfynwyd:  - Yn amodol ar y sylwadau uchod y dylid cymeradwyo rhaglen gwaith i'r dyfodol y Pwyllgor

Derbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar wahanol Fyrddau a Grwpiau’r Cyngor.

12.05pm – 12.15pm

Ni chafwyd unrhyw adborth gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar unrhyw rai o Fyrddau na Grwpiau’r Cyngor.

Ar y pwynt hwn (12.05 p.m.) cafwyd egwyl am 55 munud.

Ailddechreuodd y cyfarfod am 13.00 p.m.

Ystyried adroddiad ar y cyd gan Reolwr Cynllunio Strategol a Thai y Cyngor a’r Rheolwr Prosiect Arweiniol (copi ynghlwm) sy’n cyflwyno i’r Pwyllgor gasgliadau’r Grŵp Tasg a Gorffen a sefydlwyd i gefnogi’r gwaith ar yr Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr newydd.  Mae’r adroddiad hefyd yn gofyn i’r Pwyllgor ffurfio argymhellion i’r Cabinet mewn perthynas â’r asesiad drafft.

1pm - 2pm

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Cynllunio, Gwarchod y Cyhoedd, Cymunedau Mwy Diogel a Cham-drin Domestig ochr yn ochr â’r Pennaeth Cynllunio, Diogelu’r Cyhoedd a Gwasanaethau Cefn Gwlad, y Rheolwr Cynllunio Strategol a Thai a'r Cynghorydd Barry Mellor, Cadeirydd y Grŵp Tasg a Gorffen Asesu Anghenion Llety Sipsiwn a Theithiwyr adroddiad  ar y broses a ddilynwyd i ymgymryd ag Asesiad o Anghenion Llety Sipsiwn a Theithwyr Sir Ddinbych (2021). Hefyd ynghlwm â'r adroddiad (a ddosbarthwyd eisoes) roedd yr Asesiad o Anghenion Llety Sipsiwn a Theithwyr drafft ar gyfer Sir Ddinbych.

Rhoddodd yr Aelod Arweiniol Cynllunio, Gwarchod y Cyhoedd, Cymunedau Mwy Diogel a Cham-drin Domestig ychydig o gefndir i’r Pwyllgor ar gynhyrchiad yr adroddiad. Mae Deddf Tai (Cymru) 2014 yn rhoi dyletswydd gyfreithiol ar Awdurdodau Lleol i asesu anghenion llety Sipsiwn a Theithwyr (Adran 101) ac yna bodloni’r anghenion hynny (Adran 103).  Mae yna ofyniad cyfreithiol (Deddf Tai (Cymru) 2014 i gynnal Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr o leiaf bob 5 mlynedd felly roedd yn ofynnol yn awr i’r Cyngor gynnal Asesiad newydd. Mae Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr diweddar hefyd yn ofynnol ar gyfer y Cynllun Datblygu Lleol (CDLl) newydd. Y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr i Lywodraeth Cymru yw 24 Chwefror 2022.

Mae dull rheoli prosiectau cadarn wedi’i fabwysiadu drwy sefydliad Bwrdd Prosiect o dan arweiniad Aelod, gyda’r Arweinydd a’r Aelod Arweiniol yn gweithio gydag Uwch Swyddogion i gyfeirio’r gwaith i sicrhau ymgysylltiad Aelodau, agoredrwydd a thryloywder drwy gydol y broses.

Roedd Aelodau Etholedig a’r Pwyllgor Craffu wedi codi pryderon eisoes ynghylch y lefel o ymgynghoriad gyda chymunedau Sipsiwn a Theithwyr a’r angen i ymgysylltu’n gynnar gyda’r Aelodau. O ganlyniad i hyn, yn ei gyfarfod ar 13 Mai 2021, cytunodd y Pwyllgor Craffu Cymunedau y dylid sefydlu Grŵp Tasg a Gorffen i ddarparu cefnogaeth ar gyfer datblygiad y Asesiad o Anghenion Llety Sipsiwn a Theithwyr newydd.

Dywedodd y Cynghorydd Barry Mellor, Caderydd y Grŵp Tasg a Gorffen wrth y Pwyllgor bod y Grwŵp Tasg a Gorffen wedi cyfarfod chwe gwaith. Roedd ei drafodaethau wedi cynnwys pob agwedd ar fethodoleg Llywodraeth Cymru. Edrychwyd ar ar gynnydd yr asesiad, cyfathrebiadau â rhanddeiliaid a chasgliadau’r adroddiad Asesiad o Anghenion Llety Sipsiwn a Theithwyr drafft. Roedd eu hadroddiad terfynol ynghlwm wrth yr adroddiad fel Atodiad 1.

Roedd y Briff Gwaith a'r Cynllun Cyfathrebu ac Ymgysylltu â Rhanddeiliaid yn cynnwys gweithgareddau i ddiwallu gofynion methodoleg Llywodraeth Cymru yn ogystal â gweithgareddau ychwanegol a ddynodwyd fel rhai pwysig i'r Cyngor, Roedd y rhain yn darparu’r fframwaith ar gyfer ymgymryd â’r Asesiad o Anghenion Llety. Roedd yr amrywiaeth o weithgareddau ychwanegol yn cynnwys arolwg ar-lein ar gyfer aelodau ac aelodau’n chware rhan mewn hyrwyddo’r arolwg – sicrhau bod aelodau’n fwy ymgysylltiedig o’r camau cynharaf. Fe wnaeth penodiad Swyddog Cyswllt Sipsiwn, Roma a Theithwyr yn ystod mis Awst hefyd sicrhau bod teuluoedd teithiol oedd yn y sir yn ystod cyfnod yr Asesiad wedi cael gwybod amdano.

I gloi dywedodd y Cynghorydd Barry Mellor bod casgliadau ac argymhellion drafft yr Asesiad o Anghenion wedi’u cyflwyno i’r Grŵp Tasg a Gorffen yn ei gyfarfod ar 15 Tachwedd.  Yn y cyfarfod hwnnw cytunodd y Grŵp eu bod yn fodlon y defnyddiwyd methodoleg Llywodraeth Cymru yn briodol wrth ddadansoddi’r angen a bod y gweithgareddau ychwanegol a nododd Craffu eisoes wedi'u hymgymryd â nhw.  Er bod y gwaith wedi gofyn am gryn ymrwymiad gan y Grŵp Tasg a Gorffen yn ystod y misoedd diwethaf, roedd pawb yn teimlo bod y dull o weithredu wedi gweithio'n dda.  O ganlyniad, roedd y Grŵp wedi gwneud cais bod dull tebyg cael ei fabwysiadu yn  ...  view the full Cofnodion text for item 9.