Agenda and draft minutes

 Cafwyd ymddiheuriad gan y Cynghorydd Cheryl Williams.

Yr Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Dim.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Dim.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Cymunedau a gynhaliwyd ar 21 Ionawr 2021 (copi ynghlwm).

10.05 -10.10 a.m

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Cymunedau a gynhaliwyd ar 21 Ionawr 2021.

PENDERFYNWYD y dylid derbyn cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 21 Ionawr 2021 a’u cymeradwyo fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Cyllid ac Eiddo (copi ynghlwm), yn rhoi diweddariad i’r aelodau am y penderfyniadau a’r datblygiadau diweddar i geisio gwella’r ffordd mae’r Cyngor yn ymateb i wersylloedd answyddogol gan Sipsiwn a Theithwyr.

10.10 – 11.15 am

Esboniodd yr Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol i’r aelodau y bu iddo lunio’r adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) ar y cyd â’r Aelod Arweiniol Cynllunio, Diogelu'r Cyhoedd a Chymunedau Mwy Diogel.

Amlygwyd i’r aelodau bod yr adroddiad yn dangos y ffordd orau o wella’r broses wrth gynnal ymweliadau â gwersylloedd diawdurdod. Esboniodd yr Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol y cytunwyd protocol rhanbarthol yng ngogledd Cymru yn 2015 ar gyfer Rheoli Gwersylloedd Diawdurdod. Yn sgil hynny cyflwynwyd adroddiad i’r Uwch Dîm Arwain a roes grynodeb o’r trefniadau oedd ar waith.  Ers hynny roedd yr Uwch Dîm Arwain wedi gwneud argymhellion ar gyfer datblygu a diwygio’r prosesau.

Hysbyswyd yr aelodau o’r trefniadau cyfreithiol a’r pwerau’r oedd Cyngor Sir Ddinbych wedi’u sefydlu. Yn ystod y pandemig Covid-19 roedd Llywodraeth Cymru wedi cyhoeddi canllawiau ynglŷn â symud gwersylloedd a throi trigolion allan, a oedd yn datgan na ddylid symud gwersylloedd diawdurdod na throi’r trigolion allan oni bai fod eu presenoldeb yn peri peryglon enbyd i ddiogelwch ac iechyd y cyhoedd.

Esboniwyd y câi pob achos ei drin yn ôl ei rinweddau unigol ac y dilynwyd Canllawiau Llywodraeth Cymru yn hynny o beth. Mabwysiadwyd asesiad lles cychwynnol i ganfod y dull gorau o ymyrryd.  Roedd y canllawiau’n pwysleisio mai’r arfer orau oedd sefydlu un pwynt cyswllt. Yr unigolyn dan sylw a fyddai’r pwynt cyswllt cyntaf ar gyfer unrhyw gwestiynau ac ymholiadau ynglŷn â Sipsiwn a Theithwyr.  Argymhellwyd y dylid mabwysiadu dewis B o blith y cynigion a gyflwynwyd. Roedd y dewis hwn eisoes wedi cael sêl bendith yr Uwch Dîm Arwain a’r Cabinet mewn sesiwn briffio.  Clywodd yr aelodau bod y dewis hwnnw’n cynnwys swydd Un Pwynt Cyswllt a fyddai yn y pen draw’n dod yn rhan o’r Gwasanaeth Cwsmeriaid, Cyfathrebu a Marchnata dan arweiniad Liz Grieve.

Esboniodd yr Aelod Arweiniol Cynllunio, Diogelu'r Cyhoedd a Chymunedau Mwy Diogel y gwahaniaeth rhwng gwersylloedd ar dir oedd yn eiddo i Gyngor Sir Ddinbych a gwersylloedd ar dir ym mherchnogaeth eraill.  Esboniwyd y weithdrefn yn y ddau achos i’r aelodau.

Cadarnhawyd y bu cryn gydweithio rhwng gwasanaethau wrth gasglu gwybodaeth, a chyfrannwyd llawer o amser gan swyddogion.  Roedd y gwaith wedi amlygu mor fuddiol a phwysig oedd gweithio rhwng gwasanaethau wrth ymdrin â gwersylloedd answyddogol Sipsiwn a Theithwyr, a sut fyddai ymdrin â’r gwaith yn gorfforaethol yn gallu arwain at well gwasanaeth i bawb yn y dyfodol.   Pwysleisiodd yr Aelodau Arweiniol mor bwysig oedd cael yr un pwynt cyswllt wrth fabwysiadu’r dull corfforaethol hwn. Gallai trefniadau gweithio rhanbarthol a rhwng siroedd ddatblygu dros amser, a byddai deiliad y swydd newydd yn gweithio’n agos ag awdurdodau lleol eraill.

Diolchodd y Cadeirydd i’r swyddogion am y cyflwyniad a’r adroddiad manwl. Wrth drafod yr adroddiad, ymhelaethodd y swyddogion ac Aelodau Arweiniol ar y materion canlynol:

·         Esboniwyd pa fath o wersylloedd answyddogol a gafwyd yn Sir Ddinbych, a faint ohonynt oedd yno. Hysbyswyd yr aelodau fod gwersylloedd a sefydlid am hyd yn oed noson neu ddwy yn unig yn medru achosi problemau mawr. Roedd hi’n anodd darparu ffigyrau manwl gywir o’r nifer o wersylloedd a sefydlid ar dir nad oedd Cyngor Sir Ddinbych yn berchen arno, gan na hysbysid swyddogion ohonynt yn aml iawn. Hyderid y byddai’r pwynt cyswllt newydd yn cryfhau’r cysylltiad â’r gymuned, gan ei gwneud yn haws i bobl hysbysu’r Cyngor o wersylloedd.

·         Byddai deiliad y swydd arfaethedig yn gweithio’n agos â gwersylloedd dros dro. Byddai gwaith ymgysylltu a chyfathrebu gan swyddogion o wahanol rannau o’r Cyngor yn parhau, a byddai’r swydd newydd arfaethedig yn allweddol wrth hwyluso a chryfhau cyfathrebu rhwng yr holl randdeiliaid oedd yn gysylltiedig â gwersylloedd answyddogol neu’n cael  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Craffu (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r aelodau am faterion perthnasol.

11.30 – 11.45 am

Cyflwynodd y Cydlynydd Craffu adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) yn gofyn i’r Aelodau adolygu Rhaglen Waith y Pwyllgor ac yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf ynglŷn â materion perthnasol.

Bu trafodaeth ynghylch y materion canlynol:

·         Cadarnhawyd yr eitemau a restrwyd ar y rhaglen gwaith i’r dyfodol ar gyfer y cyfarfod dilynol ar 13 Mai 2021. Cadarnhaodd y Swyddogion a chynrychiolwyr Cyfoeth Naturiol Cymru y byddai modd cynnwys yr eitemau ar y rhaglen y gofynnwyd amdanynt.

·         Thema Adfer wedi COVID-19: cytunodd y Cadeirydd y dylid gohirio’r adroddiad ar Adeiladau’r Cyngor tan fis Gorffennaf 2021, oherwydd y sefyllfa gyfredol gyda'r pandemig. 

·         Gofynnwyd i'r aelodau gyflwyno unrhyw ffurflenni cynnig ynghylch pynciau i graffu arnynt.

·         Dosbarthwyd y ddogfen Briff Gwybodaeth i’r aelodau cyn y cyfarfod, ac roedd yn cynnwys tri o adroddiadau.

·         Byddai’r Grŵp Tasg a Gorffen yn trafod Rheoli Perygl Llifogydd a Pherchnogaeth Tir ar Lannau Afonydd, gan obeithio cynnal y cyfarfod cyntaf ym mis Ebrill.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar y gwelliannau a'r ychwanegiadau i'r drafft o’r rhaglen gwaith i’r dyfodol a gynigiwyd yn ystod y cyfarfod, cadarnhau Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor.

Derbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar wahanol Fyrddau a Grwpiau’r Cyngor.

Ni dderbyniwyd unrhyw adroddiadau gan gynrychiolwyr pwyllgorau.