Agenda and draft minutes

Cynghorydd Merfyn Parry

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Datganodd y Cynghorydd Brian Blakeley gysylltiad personol yn eitem 5 ar y rhaglen – Tân Mynydd Llantysilio, Haf 2018, oherwydd ei fod yn aelod o Awdurdod Tân ac Achub Gogledd Cymru.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw faterion brys.

[Ar y pwynt hwn dywedodd y Cadeirydd am ei fwriad i amrywio'r drefn ar y rhaglen a dod â'r prif eitem busnes ar Dân Mynydd Llantysilio, Haf 2018 ymlaen]

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Craffu (copi wedi’i atodi) sydd yn cyflwyno adroddiad drafft y Pwyllgor i’w gymeradwyo, yn dilyn adolygiad o’r tân ar Fynydd Llantysilio yn ystod haf 2018, a’i effaith ar yr ardal.  Mae'r adroddiad hefyd yn gofyn i'r Pwyllgor gychwyn cynnal trafodaethau gyda sefydliadau partner a budd-ddeiliaid er mwyn symud ymlaen gyda’r bwriad o leihau’r perygl bod digwyddiadau tebyg yn digwydd yn y dyfodol.

10.10am – 11.45am

Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod gan gynnwys cynrychiolwyr sefydliadau partner ac aelodau o’r cyhoedd oedd yn bresennol. 

Cyflwynodd y Cadeirydd a'r Is-Gadeirydd y Cynghorydd Graham Timms adroddiad drafft y Pwyllgor ar ei adolygiad o'r tân ar Fynydd Llantysilio yn ystod yr haf 2018 a’i effaith ar yr ardal.    Roedd yr adroddiad hefyd yn gofyn i'r Pwyllgor gychwyn cynnal trafodaethau gyda sefydliadau partner a budd-ddeiliaid er mwyn symud ymlaen gyda’r bwriad o leihau’r perygl o ddigwyddiadau tebyg yn y dyfodol.

Dywedodd y Cadeirydd mai nod ac amcanion y cyfarfod oedd i drafod yr adroddiad drafft ac argymhellion a chyflwyno ei ganfyddiadau a chasgliadau i’r cyhoedd.  Pwysleisiodd mai diben yr adolygiad oedd nid rhannu bai ond i ddeall beth ddigwyddodd yn well i helpu i wella’r ymteb a rheoli digwyddiadau tebyg a lleihau’r risg o danau tebyg rhag digwydd yn y dyfodol.   Cyfeiriwyd at y broses gynhwysfawr a gynhaliwyd o ran casglu tystiolaeth a gwaith manwl gan y Pwyllgor yn archwilio’r achos tân ac ymateb aml-asiantaeth iddo, a’i effaith ar yr ardal leol, yr amgylchedd a busnesau, a arweiniodd at ganfyddiadau ac argymhellion y Pwyllgor ar y ffordd ymlaen oedd yn cynnwys cydweithio gydag amrywiol asiantaethau ar ddatrysiad cyfunol.   Cymerodd y Cadeirydd y cyfle i ddiolch i bawb wnaeth gymryd rhan yn y broses a chynhyrchu'r adroddiad drafft terfynol.

Rhoddodd yr Is-Gadeirydd drosolwg o ganfyddiadau ac argymhellion y Pwyllgor.    Roedd nifer o themâu cyffredin wedi codi, y prif rai oedd Cyfathrebu, Tanau Gwyllt – eu rheoli a’r ffordd orau i leihau'r risg ohonynt rhag digwydd drwy Reoli Tir.   I grynhoi -

Cyfathrebu -

·         Byddai cyfathrebu rhwng amrywiol asiantaethau wedi gallu bod yn well ar adegau. 

Tra’n cydnabod bod y sawl oedd yn ymateb i’r tân yn gweithio o dan amodau anodd iawn a bod newid sydyn yn y tywydd yn golygu bod yn rhaid defnyddio tactegau anodd, daethpwyd i’r casgliad os byddai’r digwyddiad wedi’i ddynodi yn ‘Ddigwyddiad Mawr’ a bod Grŵp Cydlynu Tactegol wedi'i sefydlu byddai hynny wedi golygu cyfathrebu gwell, mwy effeithiol rhwng yr amrywiol asiantaethau a sicrhau bod y sawl gafodd eu heffeithio gan y tân yn derbyn y wybodaeth ddiweddaraf yn rheolaidd ar y sefyllfa.   Roedd cyfathrebu effeithiol rhwng y sawl oedd yn delio gyda digwyddiadau fel hyn a’r sawl oedd wedi eu heffeithio ganddo yn allweddol, er mwyn i’r holl ymatebwyr ddeall gallu ac adnoddau oedd ar gael iddynt a sicrhau bod y cyhoedd yn derbyn gwybodaeth reolaidd, cyson a chredadwy, gyda golwg ar oresgyn camwybodaeth a allai’n hawdd gyrraedd cynulleidfa estynedig drwy’r cyfryngau cymdeithasol.   Felly, argymhellwyd bod Grŵp Cydlynu Tactegol yn cael ei sefydlu gynted â phosibl yn ystod y camau ymateb i ddigwyddiad yn y dyfodol i helpu cyfathrebu a dealltwriaeth.     Os byddai’n amlwg wrth i’r digwyddiad ddatblygu nad oedd angen y Grŵp mwyach, gellir yn hawdd ei hysbysu nad oedd ei angen.   Byddai sefydlu’r Grŵp hwn i gyfleu negeseuon cadarn, clir, cydlynol yn ystod camau cynnar digwyddiad yn helpu pawb dan sylw.

·         Roedd perchnogion ystâd, ffermwyr a phorwyr wedi mynegi pryder am ddiffyg y cyfathrebu gyda nhw yn ystod y tân.    

Roeddent yn adnabod y mynyddoedd a’r ardaloedd lleol yn dda ac roeddent mewn sefyllfa dda i hysbysu staff y gwasanaeth tân ac achub am y tir a pheryglon cudd posibl. 

·         Roedd hefyd yn bwysig pwysleisio nad oedd unrhyw fywydau wedi eu colli nac unrhyw eiddo wedi llosgi i lawr yn y tân.    

Fodd bynnag, gyda rhywfaint o addasiadau gellir gwella cyfathrebu a chydlynu. 

Tanau gwyllt -

·         O ystyried amodau penodol, gallai’r math hyn o danau gwyllt barhau i ddigwydd ac roedd yn bwysig bod pob asiantaeth yn barod amdanynt.  ...  view the full Cofnodion text for item 4.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Cymunedau a gynhaliwyd ar 4 Gorffennaf 2019 (copi wedi’i atodi).

10.05am – 10.10am

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor a gynhaliwyd ar 4 Gorffennaf 2019.

Cywirdeb – dywedodd y Cynghorydd Rachel Flynn fod ei hymddiheuriad ar gyfer y cyfarfod diwethaf wedi’i adael allan o’r cofnodion. 

PENDERFYNWYD y dylid, yn amodol ar yr uchod, dderbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 4 Gorffennaf 2019 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Craffu (copi wedi’i atodi) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor ac yn diweddaru aelodau ar faterion perthnasol.

12pm – 12.20pm

Cyflwynodd y Cydlynydd Craffu adroddiad (a gylchredwyd ymlaen llaw) yn gofyn i’r Aelodau adolygu Rhaglen Waith y Pwyllgor ac yn rhoi diweddariad ar faterion perthnasol. 

Canolbwyntiodd y drafodaeth ar y canlynol –

·         trafodwyd yr ymresymiad y tu ôl i newidiadau arfaethedig i'r rhaglen waith fel y manylwyd yn yr adroddiad i sicrhau bod eitemau yn cael eu hystyried yn amserol ar gyfer hwyluso’r drafodaeth yn well a chraffu ar destunau arbennig a chytunwyd ar y newidiadau

·         roedd cynnwys yr adroddiad cynnydd ar yr argymhellion yn adroddiad Tân Mynydd Llantysilio mewn oddeutu chwe mis fel y cytunwyd yn gynharach ar y rhaglen wedi’i gadarnhau

·         Gofynnodd y Cynghorydd Andrew Thomas am y cynnydd a wnaed gyda lleoliad arwyddion ymwelwyr brown ar yr A55 fel y trafodwyd yn flaenorol gan y Pwyllgor a chytunodd y Pwyllgor Craffu i gael diweddariad i’r aelodau ar y sefyllfa bresennol.

·         yn dilyn cais craffu gan y Cynghorydd Rachel Flynn, byddai eitem yn ymwneud â’r Gwasanaethau Iechyd Meddwl Plant ac Oedolion (CAMHS) yn cael ei hystyried gan y Pwyllgor Craffu ar Bartneriaethau ar 16 Medi 2019

·         yn dilyn mater a godwyd gan y Cynghorwyr Brian Blakeley a Rachel Flynn ac yna cais craffu gan y Cynghorydd Brian Blakeley ynglŷn â chapasiti ysgolion yn ardal arfordirol y sir, roedd y Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion wedi ystyried bod y wybodaeth a ddarparwyd gan y Tîm Addysg Moderneiddio wedi delio â’r mater a godwyd ac felly nid oedd angen craffu manwl – cytunodd y Cydlynydd Craffu i ailddosbarthu’r deilliant

·         anogwyd aelodau i gyflwyno unrhyw ffurflenni cynnig ynglŷn â thestunau ar gyfer craffu i’w cyflwyno i gyfarfod nesaf y Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Craffu ar 11 Medi

·         o safbwynt yr eitem ar raglen waith y Cabinet oedd yn ymwneud â’r Model Darparu Amgen ar gyfer swyddogaethau/gweithgareddau oedd yn ymwneud â hamdden ac Aelodaeth y Bwrdd, cadarnhawyd ar ôl ystyried yr eitem yng nghyfarfod y Cabinet ym mis Medi, y bwriad oedd i’r mater gael ei gyflwyno i’r Cyngor llawn ym mis Hydref

·         darparwyd manylion y Seilwaith i’w gwneud yn haws i lwyfannu digwyddiadau o fewn yr adroddiad a thrafodwyd enwebiad i fod ar y Bwrdd Prosiect i gynorthwyo ymgysylltu a dull traws sirol ar gyfer gwneud penderfyniadau ynghyd â rhinwedd penodi dirprwy gynrychiolydd

·         hefyd gofynnwyd i’r Pwyllgor benodi dau gynrychiolydd ar y Grŵp Monitro Safonau Ysgolion (GMSY) ac roedd manylion cylch gorchwyl y Grŵp a dyddiadau cyfarfodydd ar gyfer 2019/2020 wedi eu dosbarthu’n flaenorol a ystyriwyd gan aelodau

·         hefyd hysbyswyd yr aelodau am newidiadau i’r Broses Herio Gwasanaeth y cyfeiriwyd ati o fewn briff gwybodaeth y Pwyllgor a chytunwyd bod y cynrychiolwyr a benodwyd yn flaenorol yn parhau ar gyfer yr ardaloedd gwasanaeth unigol am y flwyddyn i ddod tra’n cydnabod y byddai angen gwneud rhywfaint o adlinio o ganlyniad i ailstrwythuro.    

Roedd y Cadeirydd yn annog aelodau i’w hysbysu ef neu’r Cydlynydd Craffu os nad oeddent yn gallu mynychu cyfarfod herio gwasanaeth a dywedodd y byddai’n fodlon dirprwyo lle bo’n bosibl.

·         dywedodd y Cydlynydd Craffu na dderbyniwyd unrhyw enwebiadau ar gyfer y pumed cynrychiolydd i fod ar y Gweithgor Cludiant i Ddysgwyr 

 Roedd y Cynghorydd Rachel Flynn yn mynegi diddordeb cyn belled â bod cyfarfodydd yn cyd-fynd â’i hymrwymiadau teuluol.

PENDERFYNWYD –

(a)       yn amodol ar yr uchod, cymeradwyo’r rhaglen gwaith i’r dyfodol fel ag y mae yn Atodiad 1 i’r adroddiad;

(b)       Penodi’r Cynghorydd Anton Sampson i fod ar y Bwrdd Prosiect Seilwaith i’w gwneud yn haws i lwyfannu digwyddiadau’ a bod y Cynghorydd Brian Blakeley yn cael ei benodi fel dirprwy gynrychiolydd  lle caniateir dirprwy;

(c)        Y Cynghorwyr Rachel Flynn a Graham Timms  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Derbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar Fyrddau a Grwpiau amrywiol y Cyngor.

12.20pm – 12.30pm

Ni dderbyniwyd unrhyw adroddiadau gan gynrychiolwyr y Pwyllgor.

Daeth y cyfarfod i ben am 11.50 a.m.