Agenda and draft minutes

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Datganodd y Cynghorydd Huw Hilditch-Roberts gysylltiad personol yn eitem 5, Adolygu’r Polisi Cludiant o’r Cartref i'r Ysgol.

Datganodd y Cynghorydd Cheryl Williams gysylltiad personol yn eitem 7, Strategaeth Dai Ddrafft.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Dim materion brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Cymunedau a gynhaliwyd ar 10 Medi 2015 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Cymunedau a gynhaliwyd ar 10 Medi 2015.

PENDERFYNWYD y dylid cymeradwyo a derbyn cofnodion y Pwyllgor Archwilio Cymunedau a gynhaliwyd ar 10 Medi, 2015 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Cwsmeriaid a Chefnogi Addysg (copi ynghlwm) i ddarparu gwybodaeth ychwanegol ynghylch adolygiad o'r Polisi Cludiant Ysgol, fel y gofynnwyd yn y Pwyllgor Archwilio Cymunedau ar 10 Medi 2015.

Cyflwynodd y Pennaeth Cwsmeriaid a Chymorth Addysg yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i ddarparu gwybodaeth ychwanegol fel y gofynnwyd gan y Pwyllgor Archwilio Cymunedau ar 10 Medi, 2015. Amlinellodd y cefndir o roi’r Polisi ar waith.  Roedd y gwasanaeth wedi cyflwyno polisi cludiant ysgol fel opsiwn i wneud arbedion posibl o fis Medi 2016 i weithdy Rhyddid a Hyblygrwydd yn ystod 2014.

Roedd Aelodau Etholedig, ar ôl gwireddu swm yr arbedion posibl sy'n gysylltiedig â'r gyllideb hon, wedi cyfarwyddo swyddogion i weithio tuag at weithredu'r polisi o fis Medi 2015 yn hytrach na 2016 fel y rhagwelwyd yn wreiddiol.  Roedd y penderfyniad hwn wedi golygu bod angen terfynau amser tyn er mwyn cyhoeddi'r newidiadau polisi arfaethedig o fewn y gofynion statudol, sef 11 mis cyn ei weithredu.

Mae'r polisi’n berthnasol i'r cymhwyster ar gyfer cludiant ysgol i ysgolion uwchradd, a dyna pam fod y rheol 3 milltir i fod yn gymwys i gael mynediad i gludiant am ddim o'r cartref i'r ysgol, ac ar yr amod mai dyma oedd yr ysgol addas agosaf.

Mewn blynyddoedd blaenorol, roedd Sir Ddinbych wedi bod yn llawer llai caeth wrth weithredu’r meini prawf cymhwyso, ac o ganlyniad, roedd nifer uchel o ddisgyblion wedi bod yn defnyddio'r gwasanaeth er nad oeddent yn gymwys mewn gwirionedd.

Wrth weithredu’r polisi i ddisgyblion ysgolion uwchradd, daeth i'r amlwg bod cludiant am ddim o’r cartref i’r ysgol wedi’i ddarparu i rai disgyblion ysgolion cynradd, er nad oeddent yn gymwys i gael y gwasanaeth gan eu bod yn byw llai na 2 filltir o'r ysgol addas agosaf.  Roedd yn ymddangos fod hyn wedi achosi problem i deuluoedd yn Rhuddlan gyda phlant a oedd yn mynychu Ysgol Dewi Sant, Y Rhyl.  Gofynnwyd i drefnu cyfarfod rhwng swyddogion a rhieni i asesu'r llwybr o Ruddlan i'r ysgol.  Aseswyd y llwybr yn ddiweddar, a phenderfynwyd nad oedd yn beryglus.  Gallai’r gost o dalu am gludiant cyhoeddus i ysgolion cyfrwng Cymraeg neu ysgolion ffydd yn y dyfodol gyfyngu dewis rhieni wrth ddewis ysgolion i’w plant eu mynychu.

Roedd y rhan fwyaf o’r materion yn yr ardaloedd gwledig, gan mai disgyblion o’r ardaloedd hynny a oedd yn dibynnu ar gludiant ysgol.  Cyfeiriodd yr Aelodau hefyd at effaith gymunedol colli’r gwasanaethau bws ar yr ardaloedd gwledig.  Cododd hyn bryderon ynghylch hyfywedd a chynaliadwyedd rhai cymunedau gwledig dros y tymor canolig i hir yn dilyn colli eu hysgolion a’u gwasanaeth bws.  Roedd yr Aelodau'n pryderu, oherwydd y colledion hyn, y byddai cymunedau gwledig, maes o law, yn dod yn breswylfeydd i gymudwyr heb ymdeimlad o gymuned.

Cyfeiriodd yr Aelodau at y camau roedd un ysgol uwchradd wedi eu cymryd, sef talu am gludiant i ddisgyblion o un ardal i'r ysgol er mwyn ei galluogi i gynnal niferoedd y disgyblion.

Efallai y bydd angen adolygu’r derminoleg a ddefnyddir yn y Polisi er mwyn sicrhau eglurder, er enghraifft, efallai y caiff enw’r Polisi ei newid o gludiant o'r cartref i'r ysgol i'r Polisi Cludiant Ysgolion.  Yn ei gyfarfod ar 11 Medi, 2014 penderfynodd y Pwyllgor y dylid galw'r Polisi yn "Polisi Cymhwysedd Cludiant o’r Cartref i’r Ysgol", fodd bynnag, rhaid cael cysondeb wrth gyfeirio ato i osgoi unrhyw ddryswch gyda pholisïau cludiant ysgol eraill, fel cludiant ar gyfer plant ag Anghenion Addysgol Arbennig (AAA).

Un canlyniad cadarnhaol i weithrediad y Polisi oedd yr ysbryd cymunedol a dod â chymdogion at ei gilydd i ddod o hyd i atebion a gweithio gyda'i gilydd i gludo eu plant i'r mannau codi dynodedig neu i ysgolion.  Byddai mwy a mwy o angen am gydweithrediad o'r fath yn y dyfodol wrth i fwy o doriadau i gyllid cyhoeddus dechrau effeithio ar  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ar y pwynt hwn (10.20am) cafwyd toriad a gadawodd yr Aelodau Cyfetholedig y cyfarfod.

Cafodd y cyfarfod ei ailymgynnull am 10.25 am

Ystyried adroddiad gan yr Hyfforddai Graddedig, Gwella Busnes a Moderneiddio (copi ynghlwm) i roi gwybodaeth am y gwaith a wnaed hyd yn hyn a’r camau nesaf a drefnwyd ar gyfer y Prosiect.

Cyflwynodd Aelod Arweiniol y Parth Cyhoeddus, y Cynghorydd David Smith, adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i ddarparu gwybodaeth ynglŷn â chynnydd y prosiect hwn ers adroddiad blaenorol y Pwyllgor Archwilio.            

Roedd y Pwyllgor wedi ystyried yr adroddiad a chytunwyd y dylai’r cyfarfod symud i Ran II

RHAN II

Gwahardd y Wasg a'r Cyhoedd

PENDERFYNWYD- dan ddarpariaethau Adran 100a(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972 i wahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar gyfer yr eitemau a ganlyn, ar y sail ei bod yn debygol y bydd gwybodaeth eithriedig yn cael ei datgelu, fel y'i diffinnir ym mharagraff 13 Rhan 4 Atodlen 12a Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Tynnodd y Swyddogion sylw'r Aelodau at yr ystadegau oedd yn dangos yr amrywiaeth o wasanaethau a ddefnyddir gan bobl sy'n byw ar safleoedd carafanau "gwyliau" a phwysleisiodd bod:

·       Llawer o waith cefndirol manwl wedi ei wneud gyda’r nod o ganfod maint y broblem o ran pobl sy'n byw mewn carafanau “gwyliau” yn barhaol ac yn cael mynediad at wasanaethau’r cyngor er nad ydynt wedi cyfrannu tuag at y gwasanaethau hynny drwy’r system Treth y Cyngor

·       Mae’n bosibl hefyd bod pobl eraill sy'n byw mewn carafanau "gwyliau" na fyddai'r Awdurdod Lleol yn ymwybodol ohonynt gan nad oeddent wedi'u cofrestru ar y gofrestr etholiadol neu wedi ceisio cael mynediad i wasanaethau.  Gallai rhai hyd yn oed fod mewn swyddi llawn-amser

·       O'r ymchwil a wnaed hyd yma, amcangyfrifwyd y byddai'r Cyngor yn colli lleiafswm o tua £300,000 y flwyddyn mewn arian Treth y Cyngor a thaliadau Grant Cynnal Refeniw (RSG) gan fod tua 175 o unigolion yn y sir yn byw drwy gydol y flwyddyn mewn carafanau "gwyliau"

·       Roedd y rhan fwyaf o'r unigolion yn byw yn safleoedd carafanau mawr y sir, ac roedd gan y safleoedd hyn eu gwasanaethau eu hunain fel siopau a golchdai ar y safle

·       Roedd gwaith yn cael ei wneud ar hyn o bryd gyda Chymdeithas Parciau Gwyliau a Chartrefi Prydain (BH&HPA) gyda'r bwriad o ddefnyddio aelodaeth y Gymdeithas fel modd o hyrwyddo arfer da a rheoli a chanfod camymddwyn a chamreoli

·       Mae gwaith yn mynd rhagddo ar ddatblygu Llawlyfr Gweithdrefnau Rheoleiddio a rhagwelwyd y byddai’r llawlyfr hwn yn cael ei lansio yn ystod gwanwyn 2016 mewn cynhadledd ar y cyd gan Gyngor Sir Ddinbych a'r BH&HPA.

Yn ystod y drafodaeth, cododd yr Aelodau bryderon mewn perthynas â:

·       Ceisiadau diweddar i Bwyllgor Cynllunio'r Cyngor yn gofyn i ymestyn amodau trwydded gweithredwr o 10 mis i 12 mis.

·       Mae cost y "boblogaeth cudd" sy'n byw yn safleoedd carafanau’r sir i’r Cyngor, yn enwedig y rhai nad oedd ganddynt "gartrefi" mewn mannau eraill ac yn aros yn eu carafanau am 10 mis, yn mynd dramor am y 2 mis sy'n weddill cyn dychwelyd i’w carafanau "gwyliau" yn Sir Ddinbych.  Roedd nifer o’r bobl hyn yn oedrannus a byddent, ar ryw adeg, yn defnyddio gwasanaethau cyhoeddus yn yr ardal.

·       Roedd posibilrwydd y gallai rhai o'r rhai a oedd â chartrefi mewn mannau eraill hefyd fod ar y gofrestr etholiadol mewn dwy ardal wahanol.

Cafodd Aelodau a swyddogion drafodaeth eithaf trylwyr am fanteision a chyfyngiadau cyflwyno "treth carafán" fel ffordd o sicrhau rhywfaint o incwm gan berchnogion y carafanau am y gwasanaethau y maent yn eu derbyn.  Cododd yr Aelodau bryderon mewn perthynas â'r meini prawf cymhwysedd ar gyfer tai cyngor a godwyd yn Atodiad 5 yr adroddiad (tudalen 56), a oedd yn amlinellu mynediad i dai cyngor a sut y gallai preswylydd gyda phroblemau meddygol mewn carafán ennill pwyntiau ychwanegol o gymharu â phreswylydd tŷ wrth wneud cais am dŷ cyngor.  Gofynnwyd i’r Swyddog Arweiniol - Cartrefi Cymunedol ymchwilio i'r mater hwn yn  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ar y pwynt hwn (11.25 am) cafwyd toriad

Ailddechreuodd y cyfarfod am 11:35am.

Ailddechreuodd y cyfarfod yn RHAN 1 ar y pwynt hwn.

RHAN 1 – GWAHODDWYD Y WASG A'R CYHOEDD I DDOD I'R RHAN HON O'R CYFARFOD

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Cynllunio a Thai Strategol (copi ynghlwm) i Aelodau'r Pwyllgor Craffu Cymunedau adolygu'r Strategaeth Tai a darparu mewnbwn cyn iddo gael ei adrodd i'r Cyngor llawn yn Rhagfyr 2015.

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Foderneiddio a Thai, y Cynghorydd Barbara Smith, yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) i gyflwyno Strategaeth Tai Drafft y Cyngor a'r Cynllun Cyflawni cysylltiedig i gael sylwadau’r aelodau, cyn ei gyflwyno i Grŵp Llywio’r Aelodau Arweiniol yr wythnos ganlynol.

Byddai'r Strategaeth, a fyddai'n cefnogi'r gwaith o gyflawni nifer o Flaenoriaethau Corfforaethol y Cyngor, yn cael ei gyflwyno i'r Cyngor Sir ym mis Rhagfyr, 2015 i’w cymeradwyo a’u mabwysiadu.  Byddai'r cynnydd o ran cyflawni nifer o gamau gweithredu'r Strategaeth hefyd yn debyg o fod yn nodwedd o Asesiad Corfforaethol Swyddfa Archwilio Cymru ar Gyngor Sir Ddinbych, a fyddai'n digwydd yn hydref 2016.

Yn ystod y drafodaeth ar y Strategaeth a'r Cynllun Cyflenwi, cododd yr aelodau'r pwyntiau canlynol:

·       Gallai gorfodi amodau cynllunio a thrwyddedu yn fwy llym mewn perthynas â safleoedd carafanau gwyliau yn y sir, fel y cynigiwyd yn yr adroddiad cynharach ar raglen fusnes y Pwyllgor ar y "Prosiect Gwell Rheoleiddio Safleoedd Carafanau", gael effaith bosibl ar gynllun cyflenwi arfaethedig y Strategaeth Dai

·       Gan fod y Cyngor wedi tynnu'n ôl yn wirfoddol oddi wrth drefniadau Cyfrif Refeniw Tai (CRT) Llywodraeth Cymru, byddai disgwyl iddo ddefnyddio o leiaf rhan o'r hen arian CRT at ddiben adeiladu tai.  Er y byddai pwysau eraill ar gyllideb y Cyfrif Refeniw Tai, roedd y trefniadau newydd yn darparu cyfleoedd i’r Cyngor wneud y mwyaf o'r buddion o ddefnyddio arian yr hen HRA

·       Tynnwyd sylw at gyfyngiadau’r Polisi Pentrefannau presennol h.y. y ffaith nad yw rhai pentrefannau eisiau tai fforddiadwy gan nad oedd unrhyw ragolygon cyflogaeth neu wasanaethau lleol ar gael i ddenu pobl oedd angen tai fforddiadwy yn yr ardaloedd hynny - dim ysgolion lleol na gwasanaethau bysiau.  Tanlinellwyd hyn ymhellach gan y ffaith bod tair cymdeithas tai lleol yr oedd tirfeddiannwr wedi cysylltu â nhw gyda'r bwriad o ddatblygu ar dir mewn ardal a oedd o fewn y Cynllun Datblygu Lleol (CDLl) wedi gwrthod y cynnig ar y sail na fyddent yn gallu darparu unrhyw ddatblygiad arno oherwydd cyfyngiadau'r Polisi Pentrefannau

·       Roedd angen cynnwys argaeledd a'r defnydd o dir y Cyngor yng nghynllun cyflenwi’r Strategaeth

·       Yr angen i sicrhau bod y rhestr aros am dai Cyngor yn gyfredol, a bod y nifer a oedd yn aros am dai cyngor yn cael ei wirio yn rheolaidd.  Roedd hefyd angen sicrhau bod cofrestr Tai Fforddiadwy'r Cyngor yn gyfredol a'i hyrwyddo ar draws y sir

·       Gofynnwyd i’r Swyddog Arweiniol – Cartrefi Cymunedol ystyried cadw'r 'teithiau cerdded' tai lle’r oedd aelodau lleol yn ymweld ag ystadau tai ynghyd â swyddogion tai, gan fod cynghorwyr yn teimlo bod y rhain yn fuddiol ac yn ddefnyddiol.

Wrth ymateb i bwyntiau'r aelodau amlinellodd yr Aelod Arweiniol dros Foderneiddio a Thai a swyddogion amcanion pob un o bum thema’r Strategaeth ac eglurodd y modd yr oedd pob thema’n ategu ei gilydd.  Gwnaethant nodi bod:

·       Cyfyngiadau'r Polisi Pentrefannau wedi cael eu trafod gan y Grŵp Llywio a nodi gweithred 1.5 Cynllun Cyflenwi’r Strategaeth ar gyfer 2015 - 2020 oedd mynd i'r afael â'r anawsterau a achoswyd gan y Polisi Pentrefannau

·       Byddai tir a oedd yn eiddo i’r Cyngor yn cael ei drafod fel rhan o'r camau gweithredu i gyflawni'r Cynllun Cyflawni unwaith y byddai’r Strategaeth wedi cael ei chymeradwyo a'i mabwysiadu gan y Cyngor Sir.  Byddai camau gweithredu’r Cynllun Cyflenwi'n cael eu hymgorffori yng nghynlluniau busnes pob Gwasanaeth

·       O ran y rhestr Tai Cyngor, roedd tua 3,000 o ymgeiswyr ar y rhestr ar hyn o bryd, gwiriwyd dilysrwydd presennol y ffigurau hyn yn rheolaidd, ond roedd yn broses feichus a oedd yn cymryd llawer o amser gan fod yn rhaid ei gwneud â llaw

·       Roedd  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi wedi’i amgáu) yn gofyn am adolygiad o raglen waith y pwyllgor a rhoi’r diweddaraf i’r aelodau ar faterion perthnasol.

Roedd copi o adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio a oedd yn gofyn i'r Pwyllgor adolygu a chytuno ar ei Raglen Gwaith i’r Dyfodol ac a oedd yn rhoi diweddariad ar faterion perthnasol, wedi'i ddosbarthu gyda'r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Roedd copi o'r "ffurflen gynnig Aelod" wedi ei chynnwys yn Atodiad 2. Roedd Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Cabinet wedi'i chynnwys fel Atodiad 3, roedd tabl yn crynhoi penderfyniadau diweddar y pwyllgorau a nodi cynnydd o ran eu gweithredu wedi ei gynnwys yn Atodiad 4, a'r Cylch Gorchwyl ar gyfer y Grŵp Cydraddoldeb Corfforaethol yn Atodiad 5.

Gofynnodd y Cydlynydd Archwilio i’r Pwyllgor benodi dirprwy gynrychiolydd i eistedd ar Grŵp Cydraddoldeb Corfforaethol y Cyngor.  Gwirfoddolodd y Cynghorydd Martyn Holland i fod yn ddirprwy gynrychiolydd ar gyfer y Cynghorydd Win Mullen-James.

PENDERFYNWYD cymeradwyo'r Rhaglen Waith a amlinellwyd yn Atodiad 1 yr adroddiad.

Derbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr ar amrywiol Fyrddau a Grwpiau’r Cyngor.

Rhoddodd y Cynghorydd Huw Hilditch-Roberts grynodeb byr o'r cyfarfodydd yr oedd wedi bod iddynt yn ddiweddar.  Roedd y cyfarfodydd hynny yn cynnwys TAITH, y Grŵp Strategol Cymraeg mewn Addysg a'r Bwrdd Uchelgais Economaidd a Chymunedol.

Daeth y cyfarfod i ben am 12.40pm