Agenda and draft minutes

Cafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb oddi wrth y Cynghorydd Win Mullen-James a’r Cynghorydd Cheryl Williams

Croesawodd y Cadeirydd y Cynghorydd Bill Cowie i'w gyfarfod cyntaf fel aelod o'r Pwyllgor, yn cynrychioli’r Grŵp Annibynnol.

Penodi Is-Gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer blwyddyn y Cyngor 2015/16

9:30am – 9:35am

Gofynnwyd am enwebiadau am aelod i wasanaethu fel Is-Gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer blwyddyn gyngor 2015/16.  Cafodd y Cynghorydd Rhys Hughes ei enwebu a'i eilio.  Felly:

Penderfynwyd: - Penodi’r Cynghorydd Rhys Hughes yn Is-Gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer blwyddyn gyngor 2015/16.

Dylai Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy’n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i’w ystyried yn y cyfarfod hwn

Ni fu i unrhyw Aelod ddatgan cysylltiad personol na chysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fusnes a oedd i’w ystyried yn y cyfarfod.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972

Ni chodwyd unrhyw eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

I dderbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Cymunedau a gynhaliwyd ar 23^ain Ebrill, 2015 (copi yn amgaeëdig).

9:35am – 9:40am

Cyflwynwyd Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Cymunedau a gynhaliwyd ddydd Iau, 24 Ebrill 2015.

PENDERFYNWYD – y dylid derbyn a chymeradwyo’r Cofnodion fel cofnod cywir.

I ystyried adroddiad gan y Rheolowr Cynllunio Strategol a Thai (copi yn amgaeëdig) sy’n gofyn i’r Pwyllgor ystyried a chynnig sylwadau ar ganfyddiadau ac argymhellion y Grŵp Tasg a Gorffen Tai Fforddiadwy

9:40am – 10:30am

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Barth y Cyhoedd yr adroddiad a oedd yn cynnwys casgliadau ac argymhellion y Grŵp Tasg a Gorffen.  Eglurodd fod y Grŵp Tasg a Gorffen wedi cael ei sefydlu i fynd i'r afael â'r pryderon a godwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) yn Adroddiad Gwella Blynyddol y Cyngor Mai 2014 ar yr angen i'r Awdurdod i egluro ei ymagwedd tuag at ddarparu tai fforddiadwy.

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod y Grŵp Tasg a Gorffen wedi gwneud cyfanswm o 20 o argymhellion, roedd manylion pob un ohonynt yn yr adroddiad.  Roedd materion a godwyd gan aelodau mewn sesiwn Briffio'r Cyngor yn ddiweddar lle trafodwyd adroddiad y Grŵp Tasg a Gorffen (TaG) wedi eu rhestru yn Atodiad II, ynghyd â'r argymhellion perthnasol yn yr adroddiad a fyddai'n mynd i'r afael â'r materion hyn.  Er byddai'r argymhellion gan waith y Grŵp Tasg a Gorffen yn cael eu defnyddio i lywio'r strategaeth dai ddrafft newydd, a byddai'n ffurfio rhan o'r cynllun darparu ar gyfer y strategaeth honno, roedd rhai camau gweithredu eisoes wedi eu cychwyn gyda'r bwriad o fynd i'r afael â phroblemau a nodwyd e.e. deddfwriaeth oedd gan  Lywodraeth Cymru ar y gweill a chanllawiau o ran caniatáu adolygiadau rhannol o Gynlluniau Datblygu Lleol (CDLl), roedd Canllawiau Cynllunio Atodol (CCA) wedi cael eu cyflwyno a'u cymeradwyo gan Bwyllgor Cynllunio'r Cyngor o ran caniatáu trosi adeiladau gwledig segur ar gyfer tai ar y farchnad.

Mewn ymateb i gwestiynau’r aelodau cadarnhaodd yr Aelod Arweiniol dros Barth y Cyhoedd a’r Swyddogion:

·         roedd yn rhaid i'r Cyngor gynnal adolygiad cynhwysfawr o'i CDLl bedair blynedd ar ôl ei fabwysiadu.  Byddai angen gwneud adolygiad Sir Ddinbych yn 2017;

·         Roedd yr arwyddion diweddaraf gan LlC yn awgrymu dylai'r ddeddfwriaeth sydd ei angen i ganiatáu adolygiadau rhannol fod yn ei lle rywbryd yn ystod haf 2015, ac y byddai'r canllawiau cysylltiedig ar gael ar yr un pryd.  Byddai hyn, gobeithio, yn galluogi'r Cyngor i weithredu rhai o argymhellion y Grŵp Tasg a Gorffen;

·         Roedd y broses sy'n ymwneud â gwneud cais a chaniatáu ceisiadau cynllunio mewn pentrefannau yn hynod feichus, fodd bynnag, efallai gellir adolygu’r broses hon fel rhan o'r adolygiad rhannol - yn amodol ar ddarpariaethau'r ddeddfwriaeth newydd;

·         byddai'r Strategaeth Dai newydd, a fyddai'n cael ei chyflwyno i'r pwyllgor archwilio ym mis Medi a'r Cyngor llawn ym mis Hydref 2015, â phum prif thema.  Tai Fforddiadwy fyddai ail thema’r Strategaeth, ond byddai materion yn ymwneud â thai fforddiadwy hefyd yn ymddangos yn y rhan fwyaf o'r chwe thema;

·         mewn perthynas â bancio tir, ni ellid newid terfynau amser ar gyfer datblygu safle yn dilyn caniatâd cynllunio yn lleol.  Roedd y rheolau mewn perthynas â hyn yn destun deddfwriaeth LlC.  Byddai'n rhy hwyr nawr i wneud sylwadau mewn perthynas â diwygio'r terfynau amser fel rhan o'r ymgynghoriad ar y Mesur Cynllunio newydd.  Fodd bynnag, byddai'r Cyngor yn parhau i lobïo Llywodraeth Cymru mewn perthynas â'r mater;

·         byddai'r Pennaeth Cyllid ac Asedau Dros Dro newydd yn edrych ar yr opsiynau ar gyfer gwireddu'r gwerth gorau posibl i'r Cyngor ar gyfer ail-fuddsoddi'r £500K a amcangyfrifwyd i gael ei wireddu ar ôl ymadawiad y Cyngor o’r system Cymhorthdal Cyfrif Refeniw Tai (HRAS) – byddai’r opsiynau a fyddai'n cael eu hystyried yn cynnwys adeiladu tai cyngor newydd (o bosibl mewn partneriaeth gyda thrydydd parti); gwneud gwaith gwella pellach ar stoc tai presennol y Cyngor (e.e. gwaith allanol neu amgylcheddol - gwaith nad oedd yn dod o dan y cynllun Safon Ansawdd Tai Cymru (SATC), gan ddefnyddio'r arian a arbedwyd at y diben o dynnu i lawr arian allanol ac ati);

·         Roedd gwaith wedi dechrau ar  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

I ystyried adroddiad ar y cyd gan y Pennaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd a’r Rheolwr Gwarchod y Cyhoedd (copi yn amgaëdig) sy’n ceisio sylwadau’r Pwyllgor ar y cynnydd wnaed yn erbyn argymhellion y Grŵp Gorchwyl a Gorffen Diogelwch Bwyd

10:45am – 11:30am

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Barth y Cyhoedd yr adroddiad a rhoddodd y Rheolwr Busnes Gwarchod y Cyhoedd fanylion am y gwaith a oedd wedi ei wneud o fewn y deuddeg mis diwethaf o ran yr agwedd reoliadol o ddiogelwch bwyd a safonau ac i wella caffael a rheoli contractau ymarferion caffael bwyd y Cyngor ei hun ar gyfer y gwahanol sefydliadau y mae'n ei weithredu.  Dywedodd yr Aelod Arweiniol ei fod mynd gyda swyddogion diogelwch bwyd a safonau masnach ar rai o'u hymweliadau, gan gynnwys ymweliadau â ffreuturau ysgol.  Roedd wedi cael argraff dda iawn gan drylwyredd eu gwaith a'u proffesiynoldeb wrth gynnal eu gwaith o ddydd i ddydd.

Mewn ymateb i gwestiynau’r aelodau cadarnhaodd yr Aelod Arweiniol a’r Rheolwr Busnes Gwarchod y Cyhoedd:

·         mae’n ofyniad statudol i fannau gwerthu bwyd arddangos eu sgôr hylendid bwyd (sef y Cynllun Sgorio Hylendid Bwyd). Gall methu cydymffurfio â hyn arwain at Rybudd Cosb Benodedig;

·         Roedd pob man gwerthu bwyd, boed yn breifat neu gyhoeddus, yn destun arolygiadau hylendid bwyd a safonau;

·         dyletswydd pob busnes unigol oedd cofrestru'r ffaith eu bod yn gwerthu bwyd neu ddiod gyda'r awdurdod lleol.  Byddai swyddogion fel mater o drefn, fel rhan o'u hymweliadau â busnesau eraill, yn cadw llygad am allfeydd newydd sy'n gweithredu yn yr ardal a gwirio cofnodion y Cyngor i sicrhau eu bod wedi cofrestru.  Os yw'n amlwg nad oedd ganddynt, byddai’r busnes yn cael eu cysylltu i'w cefnogi gyda’r broses honno neu brosesau cysylltiedig eraill;

·         Byddai busnesau sy'n sgorio sgôr hylendid bwyd o 1 neu 2 yn cael ei rhoi mewn categori 'risg uwch' ac felly angen mwy o gymorth i wella eu sgôr.  Roedd swyddogion safonau bwyd yn mabwysiadu ymagwedd ragweithiol tuag at y busnesau hyn a byddai'n cynnig cyngor a chefnogaeth i'w helpu i wella mewn pryd ar gyfer yr arolygiad dilynol.  Croesawodd y rhan fwyaf o fusnesau'r gefnogaeth a roddwyd gan ei fod er eu lles i wella eu 'sgoriau'.  Roedd amseriad yr arolygiadau dilynol yn ddibynnol ar natur y broblem y tu ôl i'r sgôr cychwynnol a'r amser sydd ei angen i’w gywiro h.y. diffyg glendid neu angen newid hen offer.  Byddai digon o amser yn cael ei roi i ddatrys problemau a nodwyd;

·         Byddai ymweliadau dilynol ac ati yn cael eu cynnwys yng nghynllun busnes y Gwasanaeth gan fod disgwyl i swyddogion ymgymryd â chanran benodol o ymweliadau o'r fath bob blwyddyn

·         cynhaliwyd ymweliadau hylendid bwyd yn ddirybudd bob yn hyn a hyn yn dibynnu ar y categori risg a roddwyd i'r busnes, a all fod rhwng 6 mis ar gyfer Categori A a 24 mis ar gyfer Categori D. Eithriad oedd hi i'r perchennog busnes wrthod mynediad i arolygydd hylendid/safonau bwyd. Os oeddent yn gwrthod y prif reswm oedd diffyg dealltwriaeth ac unwaith yr eglurwyd y sefyllfa iddynt roeddent yn caniatáu i’r ymweliad fynd rhagddo;

·         Pe bai angen i gynhyrchydd bwyd arbenigol fod yn bresennol yn ystod arolygiad byddai’r ymweliad wedyn yn cael ei threfnu ymlaen llaw er mwyn sicrhau bod yr holl staff perthnasol wrth law;

·         roedd yr arolygwyr hylendid bwyd yn gweithio ar draws y sir, ond roeddent yn blaenoriaethu eu gwaith fesul ardal er mwyn lleihau costau teithio ac ati. Fodd bynnag, os oeddent mewn ardal yn ymateb i gŵyn efallai y byddant hefyd yn ymgymryd â nifer o arolygiadau arferol yn yr un ardal er mwyn bod yn gost effeithiol;

·         Roedd ffeiriau teithiol ac allfeydd bwyd symudol yn cael eu rheoli gan yr un rheoliadau hylendid a diogelwch bwyd.  Roedd y busnesau hyn wedi eu cofrestru gydag 'awdurdod cartref' y perchennog busnes, fodd bynnag, nid oedd hyn yn gwahardd unrhyw awdurdod  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi yn amgaeëdig) yn gofyn am adolygiad o raglen waith y pwyllgor a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r aelodau ar faterion perthnasol

11:30am – 12pm

Roedd copi o adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (SC), a oedd yn gofyn i'r Pwyllgor adolygu a chytuno ar ei raglen gwaith i'r dyfodol ac oedd yn rhoi diweddariad ar faterion perthnasol, wedi ei ddosbarthu gyda'r papurau ar gyfer y cyfarfod. 

Cadarnhaodd SC bod y ffurflenni newydd (atodiad 2) i wneud cais am eitemau i'w cynnwys ar agendâu archwilio bellach wedi'u rhoi ar waith. Hyd yn hyn nid oedd unrhyw ffurflenni wedi dod i law, ond byddai eitemau a godwyd yn y cyfarfod yn cael eu cynnwys.

Ystyriodd y Pwyllgor y Rhaglen Waith i'r Dyfodol ddrafft ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol, Atodiad 1. Dywedodd yr SC wrth y Pwyllgor fod swyddogion wedi gofyn i'r adroddiad parcio ceir gael ei ddwyn ymlaen i gyfarfod mis Gorffennaf.  Rhoddodd y Cadeirydd ganiatâd i’r cais hwn.

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod Gweinidog Llywodraeth Cymru (LlC) wedi ei wahodd i fynychu'r cyfarfod ym mis Gorffennaf ar gyfer y drafodaeth ar yr effaith ar y Cyngor o ran yr hysbysiad hwyr o ddyrannu cyllid grant y llywodraeth ganolog.  Fodd bynnag, cafodd y gwahoddiad ei wrthod ac roedd wedi awgrymu y gallai fod yn fwy priodol i gynrychiolydd o Gymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (CLlLC) fod yn bresennol.  Roedd Pennaeth Cyllid CLlLC wedi cynnig mynychu cyfarfod y Pwyllgor ar 10 Medi ar gyfer y drafodaeth.

Cytunwyd mai’r ddwy eitem ar gyfer cyfarfod mis Gorffennaf fyddai:

1.    Polisi Codi Tâl am Barcio Ceir

2.    Rheoleiddio Meysydd Carafannau yn Well

Yn dilyn y Cyngor Blynyddol ar 12 Mai gofynnwyd i’r Pwyllgor benodi/ ailbenodi aelodau i wasanaethu ar Grwpiau Herio Gwasanaeth y Cyngor (atodiad 5). Cytunwyd ar y newidiadau canlynol i benodiadau:

·         Datblygu Economaidd a Busnes - Y Cynghorydd Bill Cowie,

·         Cwsmeriaid a Chymorth Addysg - Y Cynghorydd Rhys Hughes,

·         Gwasanaethau Cyfreithiol, Adnoddau Dynol a Democrataidd - y Cynghorydd Pete Prendergast,

·         Cyfathrebu, Marchnata a Hamdden - y Cynghorydd Huw Hilditch-Roberts.

Derbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr ar amrywiol Fyrddau a Grwpiau’r Cyngor

12pm – 12:15pm

Ni ddaeth unrhyw adroddiadau i law.

Daeth y cyfarfod i ben am 11.10am.