Agenda and draft minutes

Ni chafwyd datganiad gan unrhyw Aelod o fuddiant personol neu ragfarnus mewn unrhyw fater a nodwyd i’w hystyried yn y cyfarfod.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni chafwyd datganiad gan unrhyw Aelod o fuddiant personol neu ragfarnus mewn unrhyw fater a nodwyd i’w hystyried yn y cyfarfod.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Yn unol â gofynion Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972, dywedodd y Cadeirydd ei fod yn bwriadu cynnwys y mater canlynol i’w drafod, fel mater sydd angen sylw brys o dan Ran II:-

1.     Tynnu arwyddion heb eu hawdurdodi oddi ar dir priffordd.

Cyfeiriodd y Cynghorydd T.R. Hughes at achlysur pan oedd y Cyngor wedi gwneud cais i symud arwydd tua wyth modfedd.  Esboniodd Pennaeth y Gwasanaethau Priffyrdd a’r Amgylchedd y gallai ail-leoli’r arwydd, hyd yn oed bellter byr iawn, fod yn arwyddocaol i rai o’r cyhoedd, megis pobl sy’n defnyddio bygis a chadeiriau olwyn.  Cyfeiriodd at waith y Tîm Digwyddiadau a chadarnhaodd bod y swyddogion wedi gweithio’n agos gyda pherchenogion yr arwyddion, a bod cytundeb cyfeillgar wedi’i sicrhau yn y rhan fwyaf o achosion.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Cymunedau a gynhaliwyd ar 28 Mai 2015 (copi ynghlwm).

9:30am – 9:35am

Cyflwynwyd Cofnodion cyfarfod Pwyllgor Archwilio Cymunedau, a gynhaliwyd ddydd Iau 25^ain Mai, 2015.

PENDERFYNWYD – i dderbyn a chymeradwyo’r Cofnodion fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad ar y cyd gan Bennaeth y Gwasanaethau Priffyrdd ac Amgylcheddol a'r Rheolwr Trafnidiaeth, Parcio a Diogelwch y Ffyrdd (copi ynghlwm) sy'n gofyn am farn aelodau ar y fethodoleg a ddefnyddir i bennu ffioedd meysydd parcio yn Sir Ddinbych a'r egwyddorion a fabwysiadwyd ar gyfer negodi trefniadau cymhorthdal ​​gyda chynghorau tref a/neu gyrff eraill.

9:35am – 10:30am

Roedd adroddiad gan Bennaeth y Gwasanaethau Priffyrdd a’r Amgylchedd, a oedd yn nodi’r dull a ddefnyddiwyd i benderfynu ar daliadau parcio ceir priodol yn Sir Ddinbych, a’r egwyddorion a fabwysiadwyd ar gyfer trafod y trefniadau cymhorthdal gyda Chynghorau Tref, a/neu unrhyw gyrff eraill, wedi’i ddosbarthu gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Cyflwynodd y Cynghorydd D.I. Smith yr adroddiad ac esboniodd bod y broses o bennu ffioedd a thaliadau wedi’i dirprwyo i lefel Pennaeth Gwasanaeth, gyda’r eithriad y byddai angen ymgynghori â’r Aelodau ynglŷn ag unrhyw newidiadau cynhennus.

Esboniodd Pennaeth y Gwasanaethau Amgylcheddol nad oedd taliadau meysydd parcio Sir Ddinbych wedi’u cynyddu ers 6 blynedd ac mae manylion am hyn yn Atodiad A.  Roedd y diffyg a brofwyd wedi’i unioni gan draws-gymorthdaliadau o’r gyllideb cynnal a chadw priffyrdd gyffredinol.  Roedd goblygiadau darparu traws-gymorthdaliadau ar sail barhaol wedi’u hamlinellu yn yr adroddiad.

Roedd y broses o bennu cyllideb y Cyngor ar gyfer 2016-17 yn ymgorffori’r broses Rhyddid a Hyblygrwydd, a gellir ystyried yr anghysondeb presennol yn y gyllideb fel rhan o’r broses honno.  Er mai’r Aelodau fyddai’n penderfynu ar lefelau cyffredinol y gyllideb, nid oedd yn deg, nac yn rhesymol, disgwyl iddynt bennu taliadau ar gyfer meysydd parcio unigol, ar gyfer hyd arosiadau unigol, a dyna pam yr oedd y swyddogaeth honno wedi’i dirprwyo i lefel swyddog.  Byddai angen datblygu’r trefniadau codi taliadau mewn ffordd resymegol a theg, ac roedd y dulliau a ddefnyddiwyd i gael sefyllfa deg a rhesymol ar gyfer codi taliadau, o fewn y gyllideb sydd wedi’i dyrannu, wedi’u cynnwys yn yr adroddiad.

Darparwyd amlinelliad o’r egwyddorion sylfaenol a ddefnyddiwyd i benderfynu ar lefelau’r taliadau, ynghyd â:-

-               Costau darpariaeth.

-               Rheoleiddio’r mannau parcio sydd ar gael.

-               Amserlenni prisio.

-               Cyfraddau taliadau arfaethedig ar gyfer Sir  

           Ddinbych.

-               Y lefelau taliadau canlyniadol a oedd yn debyg iawn

            i’r rhai a oedd ar waith yng Nghonwy.

-               Dadansoddiad o gynnig Cyngor Tref Prestatyn i

           dalu cymhorthdal ar gyfer meysydd parcio Sir

           Ddinbych.

Rhoddwyd crynodeb gan y swyddogion o’r atodiadau canlynol, sydd wedi’u cynnwys gyda’r adroddiad:-

A.  Methodoleg fanwl

B.  Y cyfraddau taliadau arfaethedig

C.  Cymariaethau gyda darparwyr gwasanaeth eraill a Chynghorau eraill

D.  Taflen Cwestiynau Cyffredin a baratowyd er mwy trafod Cymorthdaliadau Cynghorau Tref

E.  Asesiad o’r Effaith ar Gydraddoldeb

Cyfeiriodd y Cadeirydd at ddiben y drafodaeth, i archwilio’r broses o gyflenwi’r gwasanaeth o fewn y gyllideb, a pheidio ennill unrhyw fudd economaidd drwy gyflwyno strwythur arall ar gyfer meysydd parcio.  Roedd o’r farn bod dau faes penodol i’w trafod, ac y byddai’n bosibl eu cysylltu er mwyn cyflawni’r nod yn y pen draw.

Codwyd y pwyntiau perthnasol canlynol gan y swyddogion a rhoddwyd yr ymatebion canlynol i’r materion a godwyd gan yr Aelodau:-

·                      Un o nodau’r adolygiad oedd atal pobl rhag parcio drwy’r dydd oherwydd bod hyn yn cyfyngu ar y nifer o leoedd parcio sydd ar gael ar gyfer pobl a allai fod eisiau siopa.

·                     Roedd manylion y data traffig a pharcio wedi’u darparu ar y fantolen, a rhoddodd y swyddogion amlinelliad o sut y cafodd y ffigurau eu llunio.

·                     Cyfeiriwyd at y camsyniad bod codi’r taliadau yn rhwystro ymwelwyr rhag ymweld â’r ardal.  Rhoddwyd cadarnhad mai’r cynnig manwerthu oedd yn cael y dylanwad mwyaf ar y dewisiadau a wneir gan ddefnyddwyr gwasanaeth.

·                     Rhoddwyd amlinelliad o’r broses weithredu ar gyfer mynd i’r afael â’r problemau a nodwyd.

·                     Pwysleisiwyd pwysigrwydd cyllideb gytbwys, a rhoddwyd cadarnhad y gallai’r Aelodau ddiwygio’r gyllideb drwy’r broses pennu cyllideb pe byddant yn dymuno gwneud hynny.

·                     Cadarnhawyd y gallai Sir Ddinbych ystyried cynigion o ddarpariaeth cymhorthdal gan Gynghorau Tref.  Fodd bynnag, byddai pob achos yn cael ei ystyried ar ei rinweddau ei hun,  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad gan yr Hyfforddai Graddedig: Gwella Busnes a Moderneiddio (copi ynghlwm) sy'n gofyn am sylwadau’r Pwyllgor ar y cynnydd hyd yma a chymeradwyaeth yr Aelodau ar gyfer y camau nesaf a gynllunnir.

10:45am – 11:30am

Dosbarthwyd adroddiad gan y Rheolwr Datblygu, Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Cyflwynodd y Cynghorydd D.I. Smith yr adroddiad dilynol i’r adroddiad a gyflwynwyd i’r Pwyllgor ym mis Ebrill 2015.  Roedd yr adroddiad yn rhoi amlinelliad o’r gwaith sydd wedi’i wneud hyd yma a’r camau nesaf a oedd yn cael eu cynnig gan y Gwasanaeth Gwella a Moderneiddio Busnes, yn ogystal â diweddariad ar elfen Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd y prosiect.  Roedd yn darparu gwybodaeth ar gynnydd y prosiect oherwydd bod y cyfrifoldeb am gyrchu data wedi’i aseinio i’r Gwasanaeth Gwella a Moderneiddio Busnes.

Cyfeiriodd y Pennaeth Busnes, Gwella a Moderneiddio at ganlyniadau’r prosiect peilot, a chadarnhawyd bod y cyfrifoldeb am agweddau corfforaethol y prosiect wedi’u trosglwyddo i’r Gwasanaeth Gwella a Moderneiddio Busnes.  Y Gwasanaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd oedd yn gyfrifol am gynhyrchu gweithdrefn reoliadol a fyddai’n nodi’r opsiynau rheoliadol ar gyfer rheoli’r defnydd preswyl anawdurdodedig o garafanau gwyliau o safbwyntiau cynllunio a thrwyddedu.  Er y byddai rhai o gerrig milltir y prosiect yn cael eu cyflawni gan wasanaethau gwahanol, byddai’n cael ei gynnal fel un prosiect unigol.

Rhoddwyd crynodeb o’r cynnydd hyd yma i’r Pwyllgor o ran nodi maint y broblem, fel y cafodd ei amlinellu yn yr adroddiad.  Darparwyd amlinelliad o’r camau nesaf i dargedu a rheoleiddio defnyddwyr gwasanaeth, gan ddefnyddio’r Gofrestr Etholiadol a gweithio gyda pherchenogion safleoedd carafanau.  Roedd rhestr gynhwysfawr o’r holl safleoedd carafanau gwyliau sydd yn y Sir, a charafanau gwyliau unigol, wedi’u cynnwys yn Adran 2 Atodiad 1.  Roedd pum carreg filltir allweddol arall wedi’u nodi ar gyfer y prosiect, yn cynnwys:-

·                     Cynnal ymarfer mapio o leoliadau a lwfansau safleoedd carafanau gwyliau gan y Gwasanaeth Cynllunio a Thrwyddedu, fel y’i nodir yn Atodiad 3.

·                     Datblygu system prosesu data er mwyn gallu adrodd ar y defnydd a wneir gan ‘breswylwyr’ carafanau gwyliau o’r gwasanaeth, o’r data a gasglwyd hyd yma.  Roedd hyn wedi’i gynnwys yn Atodiad 4, a oedd wedi’i eithrio rhag datgeliad cyhoeddus yn unol â pharagraff 13 Atodlen 12A Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

·                     Cynnal dadansoddiad ac ymarfer mapio o’r canlyniadau defnydd gwasanaeth.

·                     Cynhyrchu strategaeth gorfforaethol ar garafanau.

·                     Datblygu gweithdrefn reoliadol a chynllun gweithredu.

Rhoddodd y Rheolwr Datblygu, Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd, amlinelliad o’r amcanion i leihau nifer y bobl sy’n byw mewn carafanau gwyliau yn gorfforaethol, drwy atal mynediad at y gwasanaethau hynny sy’n cael eu darparu gan y Cyngor yn y ffynhonnell.  Amlygodd yr angen i reoleiddio’r ddarpariaeth, ac y byddai’n bosibl gwneud hynny drwy weithio gyda chymdeithasau carafanau a pherchenogion parciau carafanau, ac roedd gwaith manwl eisoes wedi’i wneud ar hyn.

Ymatebodd y Swyddogion i’r pryderon a godwyd gan yr Aelodau ynglŷn â chynnwys preswylwyr ar safleoedd carafanau ar Gofrestrfeydd Etholiadol mewn mwy nac un ardal, a’r goblygiadau ariannol posibl o fynd i’r afael â’r problemau a nodwyd.  Rhoddodd y Pennaeth Gwella a Moderneiddio Gwasanaethau amlinelliad o’r dulliau a fyddai’n cael eu defnyddio drwy’r wybodaeth a gasglwyd i olrhain defnyddwyr gwasanaeth sy’n byw mewn carafanau.  Mewn ymateb i awgrym gan y Cadeirydd y dylai gwybodaeth o’r fath fod ar gael ar bob un o breswylwyr yn y Sir, esboniodd y CD:ECA bod hyn yn cael ei gyflawni drwy’r system CRM a oedd yn paru pobl yn erbyn cyfeiriadau a’r defnydd a wneir o wasanaethau.

Esboniodd y Pennaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd bod y mater sy’n cael ei ystyried yn fater corfforaethol, a phwysleisiodd y manteision o fynd i’r afael â’r materion drwy brosiect corfforaethol a thrwy gytuno ar strategaeth orfodi briodol.  Cyfeiriwyd at y ddeddfwriaeth bresennol a nododd yr angen i nodi cwantwm y broblem, a fyddai’n helpu i  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor a rhoi diweddariad i’r aelodau ar faterion perthnasol.

11:30am – 11:50am

Roedd copi o adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio, a oedd yn gofyn i’r Pwyllgor adolygu a chytuno ar ei raglen gwaith i’r dyfodol ac a oedd yn darparu’r wybodaeth ddiweddaraf am faterion perthnasol, wedi’i ddosbarthu gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Roedd copi o ‘ffurflen gynnig Aelodau’ wedi’i gynnwys yn Atodiad 2.  Esboniwyd na fyddai unrhyw eitemau yn cael eu cynnwys ar raglen gwaith i’r dyfodol heb i ‘ffurflen gynnig archwilio’ gael ei chwblhau a’i derbyn i’w chynnwys gan y Pwyllgor neu’r SCVCG.  Roedd tabl a oedd yn crynhoi’r cynnydd ar atebion diweddar y Pwyllgor ac a oedd yn rhoi’r cynnydd i’r Aelodau o ran eu gweithredu wedi’i gynnwys yn Atodiad 4.

Roedd copi o raglen gwaith i’r dyfodol y Cabinet wedi’i chynnwys yn Atodiad 3.  Cyfeiriwyd at yr eitem fusnes a oedd yn gysylltiedig â Thaliadau Parcio ar gyfer y cyfarfod ar 28^ain Gorffennaf, 2015.  Esboniodd y CD: ECA bod yr eitem wedi’i chynnwys er mwyn ystyried unrhyw faterion neu argymhellion a fyddai’n deillio o’r drafodaeth yng nghyfarfod y Pwyllgor Archwilio, a chytunodd y byddai’n ymgynghori â’r Aelod Arweiniol o ran ei ddileu o raglen waith y Cabinet.

Cyfeiriodd y Cadeirydd at yr Adolygiad o Ofal Cymdeithasol a oedd wedi’i gynnal.  Roedd o’r farn nad oedd yr effaith ar y gymuned wedi’i hystyried, ac nad oedd yr amserlenni yn galluogi mewnbwn gan y cyhoedd yn y broses.  Rhoddodd y CD:ECA fanylion y broses a oedd wedi’i mabwysiadu ac esbonio bod ffynonellau wedi bod ar gael, drwy’r Grŵp Tasg a Gorffen a Phwyllgor Archwilio Partneriaethau, a oedd wedi darparu cyfleoedd i drafod materion cyn iddynt gael eu hystyried gan y Cabinet.

Roedd y Pwyllgor yn cytuno y dylid gwahodd y darpar Aelodau Arweiniol i gyflwyno’r adroddiadau ar yr eitemau busnes a fyddai’n cael eu cynnwys ar y rhaglen ar gyfer cyfarfod y Pwyllgor a oedd wedi’i drefnu ar gyfer 10^fed Medi, 2015.

Cadarnhawyd y byddai cyfarfod nesaf Grŵp Cadeiryddion a Dirprwy Gadeiryddion Pwyllgorau Archwilio yn cael ei gynnal ar 23^ain Gorffennaf, 2015.

Roedd Cyfarwyddwr Cyllid Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru, Mr Jon Rae, wedi derbyn gwahoddiad y Pwyllgor i fynychu cyfarfod y Pwyllgor ar 10^fed Medi, 2015 i drafod Effaith hysbysiad hwyr ar gyllid Llywodraeth Ganolog.

Cododd y Cynghorydd T.R. Hughes yr eitem fusnes, “Adolygiad o’r Polisi Trafnidiaeth o’r Cartref i’r Ysgol”, a fyddai’n cael ei chyflwyno i’r Pwyllgor yn ei gyfarfod ar 27^ain Hydref, 2016, i ystyried canfyddiadau adolygiad o effaith cyflwyno’r Polisi ar ôl ei flwyddyn lawn gyntaf.  Cytunodd yr Aelodau y byddai adroddiad diweddaru yn cael ei gyflwyno hefyd i’r Pwyllgor yn ddiweddarach eleni ar ôl i’r system newydd fod yn weithredol am fis, sy’n dechrau ym mis Medi 2015, a fyddai’n nodi effaith y broses gychwynnol o gyflwyno’r Polisi.

Wrth ymateb i’r pryderon a godwyd gan y Cynghorydd B. Blakeley ar y broses ymgynghori ar y trefniadau ar gyfer Hafan Deg a’i ddefnyddwyr gwasanaeth yn y dyfodol, rhoddodd y CD:ECA fanylion am y broses a’r amserlenni.  Esboniodd y byddai’r mater yn cael ei ystyried gan y Pwyllgor Archwilio Perfformiad ar 16^eg Gorffennaf, 2015, ac y byddai’r opsiynau a fyddai ar gael yn cael eu cyflwyno i’r Cabinet eu hystyried.

Yn dilyn trafodaeth bellach:-

PENDERFYNWYD – yn amodol ar y diwygiadau a’r cytundebu uchod, y byddai’r Rhaglen Waith a gyflwynir yn Atodiad 1 yr adroddiad yn cael ei chymeradwyo.

Derbyn unrhyw ddiweddariad gan gynrychiolwyr ar amrywiol Fyrddau a Grwpiau Cyngor

Ni chyflwynwyd unrhyw adroddiadau.

Daeth y cyfarfod i ben am 11.50 a.m.