Agenda and draft minutes

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni wnaeth Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy’n rhagfarn mewn unrhyw fater a nodwyd i’w ystyried yn y cyfarfod.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chafwyd unrhyw faterion brys a ddylid, ym marn y Cadeirydd, gael eu hystyried yn y cyfarfod yn unol ag Adran 100B(4) o’r Ddeddf Llywodraeth Leol, 1972.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Cymunedau a gynhaliwyd ar 12 Mawrth 2015 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Cymunedau a gynhaliwyd ddydd Iau, 12^fed Mawrth, 2015.

PENDERFYNWYD – derbyn a chymeradwyo’r Cofnodion fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad ar y cyd gan y Rheolwr Rhwydwaith a Phennaeth y Gwasanaethau Priffyrdd ac Amgylcheddol (copi ynghlwm) yn ceisio ystyriaeth a sylwadau’r Pwyllgor ar newidiadau i’r llwybrau sydd wedi’u datblygu gyda’r bwriad o leihau costau graeanu rhagofalus.  

Roedd copi o adroddiad a luniwyd ar y cyd gan Bennaeth Priffyrdd a Gwasanaethau Amgylcheddol (PPGA) a’r Rheolwr Rhwydwaith (RhRh) wedi cael ei ddosbarthu ynghyd â'r papurau ar gyfer y cyfarfod. Roedd yr adroddiad yn trafod sut y mae Priffyrdd a Gwasanaethau Amgylcheddol yn bwriadu lleihau nifer y milltiroedd a gaiff eu graenu fel mesur rhagofalus, a gymeradwywyd fel rhan o’r  broses Rhyddid a Hyblygrwydd.

Cyflwynodd Pennaeth Priffyrdd a Gwasanaethau Amgylcheddol yr adroddiad a oedd yn nodi sut yr aethpwyd ati i ddatblygu’r lleihad hwn yn nifer y milltiroedd mewn ffordd resymegol a rhesymol, a rhoddodd sicrwydd y byddai’r mesurau yn cyflenwi’r arbedion gofynnol.

Cadarnhaodd y swyddogion y byddai angen arbed cyfanswm o £250 mil yng nghyllideb cynnal Priffyrdd ar gyfer 2015/16.  Roedd £60 mil posibl o’r holl arbedion wedi’u nodi drwy leihau nifer y llwybrau graeanu rhagofalus yn y Sir.  Roedd y llwybrau y cyfeirir atynt yn yr adroddiad yn rhan o rwydwaith ffyrdd y Cyngor. Ni chafodd cefnffyrdd eu cynnwys gan mai Llywodraeth Cymru sydd yn gyfrifol amdanynt, gan dalu’r Cyngor i’w graeanu ar ei rhan. Pwysleisiodd mai’r cynnig oedd dileu’r llwybrau a nodwyd o’r amserlen raeanu ragofalus. Caiff y llwybrau hyn eu graeanu pan fydd eira wedi disgyn neu pan fydd rhagolygon eira.

Cadarnhaodd y Rheolwr Adain: Rheoli Rhwydwaith fod mwyafrif y llwybrau dan sylw wedi’u lleoli yng ngogledd y Sir, gan fod llwybrau amgen ar gael i ddefnyddwyr y ffyrdd. Oherwydd diffyg llwybrau amgen addas yn ne’r Sir, nid oedd mor hawdd rhoi’r broses resymoli ar waith yno. 

Yn sgil newid yn y ddeddfwriaeth yn ystod y 10 mlynedd ddiwethaf, rhaid i Awdurdodau Lleol gyhoeddi ymlaen llaw bellach pa lwybrau y maent yn bwriadu eu graeanu fel mesur rhagofalus yn ystod y gaeaf dilynol, felly dyna’r rheswm dros ymgynghori ar y cynigion hyn ar yr adeg hwn.

Tynnwyd sylw hefyd at y pwyntiau a ganlyn, sydd wedi’u cynnwys yn yr adroddiad:-

·                 Yn ystod pob taith raeanu defnyddir 9 cerbyd i yrru cyfanswm o 850 cilometr a rhoddir halen ar 570 cilometr o’r ffyrdd.

·                 Roedd y newidiadau a gyflwynwyd i sicrhau’r canlyniadau gorau cyn tymor 2014/15 wedi arwain at rai cwynion gan y cyhoedd, felly byddai angen cynllunio a chydlynu’r ffordd y caiff y rhesymau dros y newidiadau eu cyfathrebu.

·                 Mae angen sicrhau gostyniad o tua 10% yn y llwybrau graeanu er mwyn cyrraedd lefel yr arbedion a nodwyd ar ffyrdd nad ydynt yn gefnffyrdd, yn dibynnu ar amodau’r tywydd.

Mewn ymateb i gwestiynau’r Aelodau, dywedodd y swyddogion a’r Aelod Arweiniol unwaith y byddai’r penderfyniad terfynol wedi’i wneud i dynnu’r ffyrdd a nodwyd o restrau graeanu rhagofalus y Sir, y byddent yn rhoi gwybod i’r holl awdurdodau lleol cyfagos yr oedd y Cyngor yn gweithio’n agos gyda hwy wrth raeanu ar draws ffiniau.  Dyma’r drefn arferol a byddai’n llywio’r trafodaethau arferol rhwng awdurdodau ynglŷn â threfniadau graeanu trawsffiniol. Byddai’r holl arbedion mewn perthynas â’r cynnig hwn yn dod o gostau’r halen/graean a fyddai’n cael ei arbed a chostau gweithredu’r cerbydau, ni fyddai unrhyw swyddi yn cael eu colli. Fodd bynnag, gallai gaeaf caled gael effaith andwyol ar yr arbedion arfaethedig.

O ran asesu risgiau wrth benderfynu ar y llwybrau graeanu, esboniwyd hefyd fod y swyddogion wedi ystyried y tebygolrwydd o ddamweiniau. Mewn perthynas â’r llwybrau a nodwyd ar gyfer eu tynnu o’r amserlen raeanu ragofalus, nid oedd y tebygolrwydd yn 'risg uchel', fe’i ystyriwyd yn risg ‘derbyniol’. Fodd bynnag, pe bai’n dod yn amlwg fod cyfradd uchel o ddamweiniau yn digwydd byddai hyn yn cael ei adrodd i Bennaeth y Gwasanaeth a byddai’n cynnal arolwg o’r risg a’r penderfyniad ar unwaith. 

Cytunodd y swyddogion y  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Datblygu (Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd) (copi ynghlwm) ar y cynnydd a wnaed hyd yn hyn o ran datblygu strategaeth meysydd carafannau ar gyfer y Sir, a'i orfodi’n effeithiol trwy drafod â pherchnogion meysydd carafannau.  

Roedd adroddiad y Rheolwr Datblygu, Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd, a oedd yn deillio o bryderon yr Aelodau ynglŷn â’r defnydd tybiedig o feysydd carafannau gwyliau at ddefnydd preswyl a cholli incwm yn sgil hyn i’r Cyngor, wedi’i ddosbarthu ynghyd â’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Cyflwynodd y Rheolwr Datblygu, Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd yr adroddiad ac eglurodd fod cynllun peilot i asesu hyd a lled y broblem wedi amlygu cymhlethdod y gwaith a’r goblygiadau posibl o gyflwyno mesurau gorfodaeth llym, yn sydyn ar nifer o adrannau’r Cyngor ac ar unigolion a allai fod yn ‘byw’ ar rai meysydd. Roedd y cynllun peilot hefyd wedi amlygu bwlch yn y drefn arferol o rannu gwybodaeth rhwng cangen darparu gwasanaeth y Cyngor a’i wasanaethau rheoleiddio – dros amser, gall rhannu gwybodaeth fel mater o drefn osgoi gwaethygu’r broblem a chynorthwyo i gyfrifo ffigurau poblogaeth a oedd wedi effeithio ar swm y Grant Cynnal Refeniw a ddyfarnwyd i’r Cyngor.

O ganlyniad i argymhelliad blaenorol y Pwyllgor, sef y dylai adnoddau fod ar gael i symud y prosiect ymlaen, roedd y Tîm Gweithredol Corfforaethol wedi gofyn i’r Gwasanaeth Busnes, Gwella a Moderneiddio gasglu data o holl adrannau’r Cyngor ynglŷn ag unigolion a oedd wedi nodi meysydd carafannau fel cyfeiriadau wrth wneud cais am wasanaethau neu gonsesiynau.  Yn sgil y gwaith peilot cychwynnol, daeth i’r amlwg fod angen i wasanaethau rheoleiddio’r Cyngor weithio gyda pherchnogion rhai meysydd carafannau er mwyn rhoi cymorth iddynt reoli eu safleoedd yn well a chydymffurfio â’r amodau a roddwyd arnynt.

Roedd manylion y cynnydd a wnaed er mis Rhagfyr 2014, a chanfyddiadau astudiaeth gychwynnol o’r grŵp peilot, wedi’i gynnwys yn Atodiad 1, a oedd yn ddogfen gyfrinachol.

Ym mis Ionawr 2015, cynhaliwyd cyfarfod â pherchennog maes carafannau mawr i esbonio natur prosiect y Cyngor, ac roedd Atodiad 2 yn rhoi crynodeb o’r cyfarfod. Roedd swyddogion o Sir Ddinbych a Chonwy hefyd wedi cyfarfod i drafod natur y prosiect, graddfa’r broblem a’r potensial ar gyfer gweithio ar y cyd ar brotocol “Monitro Meysydd”. 

Atebodd Pennaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd a Rheolwr Datblygu, Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd, gwestiynau’r Aelodau ac fe wnaethant roi’r cyngor a ganlyn:-

·ni chafodd carafannau unigol a leolwyd yng ngerddi anheddau preifat eu cynnwys yn y prosiect presennol, gan fod mwyafrif y rheini a oedd yn Sir Ddinbych yn rhan atodol o’r prif annedd;

·  mae’r cyfreithiau cynllunio a thrwyddedu sy’n effeithio ar garfannau hefyd yn gymwys i gabanau gwyliau (chalets);

·  os bydd perchnogion meysydd carafannau gwyliau yn caniatáu i berchnogion carafannau fyw ar eu meysydd am holl gyfnod eu trwydded e.e. 10 mis ac ati, ac os nad yw’n bosibl i’r perchnogion carafannau hynny roi cyfeiriad ‘cartref’ mewn man arall, gallai perchennog y maes a pherchennog y garafán ill dau fod yn atebol am gael eu herlyn ar y sail nad oedd y maes carafannau yn cydymffurfio â’i amodau cynllunio a thrwyddedu fel maes ‘gwyliau’, a pherchennog y garafán am ddefnyddio carafán gwyliau fel cartref parhaol;

·  y flaenoriaeth o ran y gwaith ar gyfer y dyfodol fyddai rhwystro pobl rhag defnyddio eu carafannau fel cartrefi parhaol. Fodd bynnag, byddai angen rheoli hyn yn effeithiol i leihau effaith camau gorfodaeth ar unigolion, yr oedd rhai ohonynt yn agored i niwed.  Hefyd, byddai angen cynlluniau wrth gefn i ymdrin â chanlyniadau unrhyw gamau gweithredu ar ran y Cyngor h.y. pobl yn dod yn ddigartref.  Hefyd, gallai problem godi o ran ansawdd y carafannau mewn cymhariaeth ag ansawdd y tai sydd ar gael ar gyfer y bobl fyddai’n gorfod gadael eu carafannau a’u hamgylchiadau ‘ariannol’ i ddod o hyd i lety amgen;  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o raglen waith y pwyllgor a rhoi’r diweddaraf i’r aelodau ar faterion perthnasol.

Roedd copi o’r adroddiad gan y Pwyllgor Archwilio, a oedd yn gofyn i’r Pwyllgor adolygu a chytuno ar ei blaenraglen waith ac yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf ar faterion perthnasol, wedi cael ei ddosbarthu ynghyd â’r papurau ar gyfer y cyfarfod. 

Roedd copi o ‘ffurflen cynigion yr Aelodau’ wedi’i gynnwys yn Atodiad 2.  Roedd copi o flaenraglen waith y Cabinet wedi’i gynnwys yn Atodiad 3.  Roedd tabl yn crynhoi’r cynnydd ar benderfyniadau diweddar y Pwyllgor ac yn cynghori’r Aelodau ar y cynnydd a wnaed o safbwynt eu gweithredu wedi’i gynnwys yn Atodiad 4.

Gan mai cyfarfod nesaf y Pwyllgor fyddai’r cyfarfod cyntaf yn dilyn Cyfarfod Blynyddol y Cyngor, esboniodd y Cydlynydd Archwilio y byddai angen i’r Pwyllgor benodi Is-gadeirydd ar gyfer y flwyddyn i ddod. Roedd disgrifiad o swyddogaethau Cadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor Archwilio wedi’u cynnwys yn Nodiadau Briffio’r cyfarfod. Esboniodd y Cydlynydd Archwilio y byddai’n gofyn am CVau gan Aelodau a oedd yn dymuno cyflwyno enwebiadau ar gyfer y swyddi, ac y byddai eu hangen erbyn 20^fed Mai, 2015.

Cytunodd yr Aelodau y dylid cynnwys adroddiad ar ganfyddiadau’r Grŵp Gorchwyl a Gorffen Tai Fforddiadwy ar flaenraglen waith y Pwyllgor yn y cyfarfod nesaf, yn dilyn ystyriaeth gan Friffio’r Cyngor.

Cyfarfu Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Archwilio ar 2^il Ebrill, 2015.  Yn ystod y cyfarfod rhoddwyd ystyriaeth i gais a wnaed yng nghyfarfod y Cyngor Sir ar 24^ain Chwefror, 2015 sef y dylid ystyried yn fanwl effaith yr oedi wrth hysbysu a dyrannu grant ariannu’r llywodraeth ganolog ar waith cynllunio a rheoli ariannol llywodraeth leol. Roedd yr Aelodau yn cytuno â’r farn a fynegwyd gan Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Archwilio sef y dylai’r Pwyllgor gynnwys yr eitem hon yn ei blaenraglen waith yn y cyfarfod ym mis Gorffennaf, 2015.  Hefyd, cytunwyd y dylid gwahodd Gweinidog Llywodraeth Cymru i ddod i’r cyfarfod i drafod sut y gellid gwella amseru hysbysiad a dyraniad y grant er lles pob parti.

Cytunodd yr Aelodau y dylid cynnwys adroddiad ar y Gwasanaeth Ieuenctid, a’r cynnydd a wnaed mewn perthynas â’r ymarferiad mapio cymunedol ar y gwasanaethau sydd ar gael i blant a phobl ifanc, ym mlaenraglen waith y Pwyllgor yn y cyfarfod ym mis Medi, 2015 fel y nodir yn Atodiad 1.

PENDERFYNWYD – yn amodol ar y newidiadau a’r cytundebau uchod, y dylid cymeradwyo’r Rhaglen Waith a nodwyd yn Atodiad 1 i’r adroddiad.

Derbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr ar amrywiol Fyrddau a Grwpiau Cyngor

Roedd y Cadeirydd yn bresennol yng nghyfarfod Her y Gwasanaeth Addysg ar 22^ain Ebrill, 2015.  Esboniodd fod y cyfarfod wedi bod yn gadarnhaol iawn a soniodd am y prif bynciau trafod a oedd yn cynnwys:-

·                 Y rhesymau pam y mae canlyniadau’r dangosyddion pynciau craidd yn Sir Ddinbych yn gamarweiniol.

·                 Swyddogaeth a chyfrifoldebau Llywodraethwyr AALl.

·                 Ymgynghori ar ansawdd a phenodiad Penaethiaid

·                 Y Gymraeg yn ysgolion Sir Ddinbych.

·                 Rheoli’r system arfarnu.

PENDERFYNWYD – y dylai’r Pwyllgor dderbyn a nodi’r adroddiad.

Daeth y cyfarfod i ben am 11.55 a.m.