Agenda and draft minutes

Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni ddatganwyd cysylltiad personol na chysylltiadau sy’n rhagfarnu gan unrhyw un.

Rhybudd o eitemau y dylid ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972.

Dim.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Cymunedau a gynhaliwyd ar 6 Mawrth 2014 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Cymunedau a gynhaliwyd ddydd Iau 6 Mawrth 2014.

Materion yn Codi:

·        Llwybrau diogelach – Darllenodd y Cydlynydd Archwilio lythyr i’r Aelodau a anfonwyd gan Weinidog Economi, Gwyddoniaeth a Chludiant.

·        Kingdom – gwisgo’r wisg.   Cafwyd ymateb gan Swyddog Gorfodi Diogelwch Cymunedol:

o   “Mae’r amodau sy’n ymwneud â gwisgo gwisg benodol yn nodi oni bai bod cyfarwyddyd penodol, nid oes yn rhaid i’r swyddogion wisgo gwisg benodol.  Y cyfarwyddiadau mewn perthynas â’r Rhyl yw y bydd y swyddogion yn gwisgo’r wisg sy’n cael ei darparu gan Kingdom Security yng nghanol y dref sef yr ardal siopa.

Mae’r cyfarwyddyd yr un fath ar gyfer Prestatyn nes yr hysbysir yn wahanol.    Os gwelir y swyddogion yng nghanol y dref heb wisg benodol, yna bydd rheswm penodol y gellir ei egluro.”

PENDERFYNWYD bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ddydd Iau 6 Mawrth 2014 yn cael eu derbyn a'u cymeradwyo fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Datblygu Economaidd a Busnes (copi ynghlwm) i Aelodau fonitro perfformiad y Cyngor hyd yma o ran cyflawni ei gynlluniau tref a’u budd i'r trefi eu hunain a chymunedau ymhellach i ffwrdd.

9.35 a.m. – 10.10 a.m.

Cyflwynodd y Rheolwr Datblygu Economaidd a Busnes adroddiad Cynlluniau Tref ac Ardal (a gylchredwyd yn flaenorol) i fonitro perfformiad y Cyngor wrth ddarparu Cynlluniau Tref a’r buddiannau ar gyfer y trefi a’r cymunedau cyfagos.

Yng nghyfarfod y Cabinet a gynhaliwyd ar 25 Mawrth 2014, roedd yr elfennau canlynol wedi’u mabwysiadu:

·        Cynllun Tref ac Ardal Dinbych

·        Cynllun Tref ac Ardal Rhuddlan

·        Cynllun Tref ac Ardal y Rhyl

Roedd Cynllun Tref ac Ardal Bodelwyddan yn parhau’n weddill gan ei fod yn ychwanegiad hwyr, ond dylai fod ar gael erbyn dechrau’r haf.

Cafwyd trafodaeth bellach a chodwyd y pwyntiau canlynol:

·        Holodd yr Aelodau os oedd unrhyw hyblygrwydd o fewn y cynlluniau i gynnwys newidiadau ym mlaenoriaethau’r cymunedau, ac os oedd fformiwla safonol wedi’i defnyddio i gyfrifo dyraniad cyllid ar gyfer pob cynllun.

·        Teimla’r Aelodau ei bod yn hanfodol bod pob Cynllun Tref ac Ardal yn amlygu'r weledigaeth hir dymor ar gyfer pob ardal.

·        Cynghorodd y Swyddogion mai penderfyniad pob Grŵp Ardal Aelodau (GAA) fyddai penderfynu os oes modd newid blaenoriaeth neu ddiwygio blaenoriaeth yn eu cynllun ac os oes modd ariannu unrhyw brosiect newydd/ diwygiedig.

·        Yn dilyn cyfarfod y Tîm Gweithredol Corfforaethol, gofynnwyd i gael adolygu effaith Cynlluniau Tref ac Ardal ar ddechrau mis Mai.   Roedd Rheolwr Rhaglen, Uchelgais Economaidd a Chymunedol a Phennaeth Archwilio Mewnol am gynnal yr adolygiad.    Byddai’r adolygiad yn archwilio materion megis fformiwla cyllid, natur cynnwys y cynlluniau cyfredol ac os byddai pob cynllun yn cael eu tanategu gan weledigaeth hir dymor ar gyfer pob tref ac ardal gyfagos.

Cynghorodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol, Uchelgais Economaidd a Chymunedol y byddai’n darparu Cylch Gorchwyl ar gyfer yr adolygiad i'r Aelodau.

Cynigodd Aelod Arweiniol Hamdden, Ieuenctid, Twristiaeth a Datblygu Gwledig i ymweld ag unrhyw Grŵp Ardal Aelodau (GAA) neu ardaloedd i gynorthwyo gydag unrhyw anawsterau a gafwyd oherwydd y cynlluniau.

PENDERFYNWYD:

(i)            Yn amodol ar yr arsylwadau uchod, i nodi'r cynnydd a wnaed hyd yn hyn wrth ddarparu’r Cynlluniau Tref ac Ardal.

(ii)          Ystyried canfyddiadau adolygiad y Cynlluniau Tref ac Ardal yng Nghyfarfod Pwyllgor Archwilio Cymunedau ar 26 Mehefin 2014.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Datblygu Economaidd a Busnes/Rheolwr Prosiect Gwella Tai Gorllewin Y Rhyl (copi ynghlwm) ar gyfer archwilio cyn gwneud penderfyniad ar y cynigion dylunio a'r broses ymgynghori mewn perthynas â’r dyluniad.

10.10 a.m. – 10.45 a.m.

Cyflwynodd Rheolwr Datblygu Busnes ac Economi Gysyniad Dylunio Mannau Gwyrdd – adroddiad WRHIP (a gylchredwyd yn flaenorol) i ddarparu manylion i’r Aelodau o’r man Gwyrdd sy’n rhan allweddol o Brosiect Gwella Tai Gorllewin y Rhyl (WRHIP) a goblygiadau posibl ar gyfer cynnal a chadw i’r dyfodol a ffynonellau cyllid posibl.

Hysbysodd Rheolwr Datblygu Busnes ac Economi fod yr WRHIP yn brosiect mawr wedi’i arwain gan Lywodraeth Cymru ac yn waith partneriaeth rhwng Cyngor Sir Ddinbych a Chymdeithas Tai Pennaf.

Cafwyd trafodaeth bellach a chodwyd y pwyntiau canlynol:

·         Pwysleisiwyd, er bod prosiect man gwyrdd wedi bod yn rhan allweddol o’r gwelliannau yng Ngorllewin y Rhyl a Rhaglen Y Rhyl yn Symud Ymlaen, cyfleuster cymunedol/cymdogaeth ydyw nid atyniad i dwristiaid.

·        Y rhesymeg ar gyfer darparu man gwyrdd yn yr ardal oedd gwneud y lle’n fwy deniadol i deuluoedd.   Roedd gwaith yn cael ei gynnal i drawsnewid y tai yn yr ardal i fod yn gymysgedd, yn bennaf cynyddu nifer y perchnogion sy’n breswylwyr a llety rhent preifat i deuluoedd.

·        Cadarnhaodd y Swyddogion y bydd ymgynghoriad yn cael ei gynnal gyda Chyfoeth Naturiol Cymru o ran unrhyw berygl o lifogydd yn y datblygiadau tai arfaethedig cyn cyflwyno unrhyw geisiadau cynllunio.   Holodd y Cynghorydd Win Mullen-James os oedd yn ddichonadwy cael tanc dal dŵr tanddaearol o dan y parc i ddal unrhyw ddŵr ychwanegol a lliniaru'r risg o lifogydd difrifol.   Cynghorodd y Swyddogion y dylai cwblhau Cam 3 gwaith Amddiffyn yr Arfordir ymdrin ag unrhyw risg o lifogydd i’r parc ei hunan.

·         Gofynnwyd cwestiynau os cafwyd cytundeb ynglŷn â lleoliad storio priodol ar gyfer biniau olwynion y preswylwyr.   Cadarnhaodd y Rheolwr Economaidd a Busnes y byddai’n gwirio’r mater ac yn hysbysu’r Pwyllgor o hynny.

·        Darparodd y Rheolwr Datblygu Economaidd a Busnes fanylion o drigolion, sydd â’u cartrefi wedi bod yn destun Gorchmynion Prynu Gorfodol ar gyfer y pwrpas o ddatblygu ardal man gwyrdd, wedi symud.   Roedd 122 wedi’u symud, ac o’r rhain, roedd 97 wedi dewis aros yn y Rhyl.   Roedd y rhai oedd wedi symud i fan arall wedi gwneud hynny o ddewis ac roeddent yn byw mewn llety o ansawdd gwell yn awr.

·        Gofynnwyd cwestiynau os oedd unedau busnes bychain ar gael ger ardal y man gwyrdd.   Cynghorodd y Swyddogion fod canlyniadau ymgynghoriad gyda’r trigolion lleol wedi nodi’n gryf eu bod yn dymuno gweld y math o barc a gynigwyd yn yr adroddiad, lle y gallai teuluoedd dreulio amser gyda’i gilydd.   Roedd ffrydiau gwaith Rhaglen Y Rhyl yn Symud Ymlaen yn ceisio ymdrin â materion cyflogaeth.

·        Mewn ymateb i bryderon a godwyd ynglŷn â llythyrau negyddol a gyhoeddwyd yn y wasg leol ynglŷn â’r gwaith sydd ar y gweill yng Ngorllewin y Rhyl, cynghorodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol:  Uchelgais Economaidd a Chymunedol y gwnaed penderfyniad i beidio ag ymateb yn uniongyrchol i'r llythyrau.   Fodd bynnag, roedd y Cyngor yn gweithio gyda’r wasg, y Daily Post yn bennaf, mewn ymgais i geisio cyhoeddi storïau newyddion positif ynglŷn â’r llwyddiannau a’r cynnydd a wnaed yn y Rhyl.   Teimlwyd, yn hir dymor, byddai’r ymagwedd hon yn creu buddiannau ar gyfer y Cyngor.

PENDERFYNWYD yn amodol ar yr arsylwadau uchod, nodi'r cynnydd a wnaed i ddarparu Prosiect Gwella Tai Gorllewin y Rhyl ac yn bennaf elfen man gwyrdd.

Ar y pwynt hwn (10.20 a.m.) cafwyd egwyl o 10 munud.

Ailddechreuodd y cyfarfod am 10.30 a.m.

Oherwydd bod y cyfarfod yn mynd rhagddo’n gynt na’r amseroedd a ddisgwyliwyd, cytunodd y Cadeirydd i amrywio’r eitemau oedd yn weddill ar y Rhaglen.   Gan nad oedd disgwyl i gynrychiolydd Priffyrdd, ar gyfer eitem 7, (Polisi a Rhaglen Torri Gwair Ymy Priffyrdd 2014/15) gyrraedd cyn 11.00am cytunwyd i drafod Rhaglen Waith Archwilio (Eitem 8) ac yna Adborth gan Gynrychiolwyr Pwyllgor (Eitem 9).

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi ynghlwm) sy’n adolygu rhaglen waith y pwyllgor a darparu’r wybodaeth ddiweddaraf i aelodau ar faterion perthnasol.

11.30 a.m. – 11.50 a.m.

Cyflwynwyd adroddiad gan Gydlynydd Archwilio (a gylchredwyd yn flaenorol) yn gofyn i’r Aelodau adolygu Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Pwyllgor a darparu diweddariad ynglŷn â materion perthnasol, Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol drafft (atodiad 1), Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Cabinet (Atodiad 2) a chynnydd o ran Penderfyniadau’r Pwyllgor (Atodiad 3).

Cytunodd yr Aelodau ar y diwygiadau canlynol i’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol

(i)            15 Mai 2014

Roedd yr Adroddiad Cyfathrebu wedi’i ohirio tan 15 Mai 2014 oherwydd pwysau gwaith.

(ii)          26 Mehefin 2014

Roedd adolygiad Cynlluniau Tref ac Ardal yn cael eu hychwanegu at Raglen 26 Mehefin 2014.

Gofynnwyd i’r Aelodau Arweiniol fod yn bresennol yn y cyfarfod.

PENDERFYNWYD fod y Pwyllgor yn cymeradwyo Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor Archwilio Cymunedau yn amodol ar y newidiadau uchod.

Derbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar amrywiol Fyrddau a Grwpiau'r Cyngor.

11.50 a.m. – 12.00 a.m.

Mynegodd y Cynghorydd Joe Welch fater, ar y pwynt hwn, o ran Herio Gwasanaethau.   Os nad oedd aelodau Archwilio yn gallu mynychu Her Gwasanaeth yna gofynnwyd bod aelod arall yn mynychu ar eu rhan.   

Cytunwyd ar hyn gan bawb oedd yn bresennol yn y cyfarfod.

Ar y pwynt hwn (10.40 a.m.) cafwyd egwyl o 10 munud.

Ailddechreuodd y cyfarfod am 10.50am.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Priffyrdd Strategol/Rheolwr Adran Rheoli Rhwydwaith (copi ynghlwm) i'r Aelodau archwilio Polisi a rhaglen torri gwair y Cyngor ar gyfer y tymor i ddod.

11.00 a.m. – 11.30 a.m.

Cyflwynodd y Rheolwr Risg ac Asedau, Polisi a Rhaglen Torri Gwair Ymyl Priffyrdd 2014/15 (a gylchredwyd yn flaenorol) i ddarparu gwybodaeth ynglŷn â’r paratoadau i raglen torri gwair priffyrdd eleni gan gynnwys asesiad o’r ymgynghoriad a gynhaliwyd gyda’r budd-ddeiliaid ers tymor yr hydref 2013.

Cafwyd trafodaeth bellach a chodwyd y pwyntiau canlynol:

·        Hysbyswyd yr Aelodau fod rhaglen torri gwair ymyl priffyrdd ar gyfer y tymor hwn wedi'i drefnu i ddechrau ar 12 Mai 2014. Fodd bynnag, roedd hyblygrwydd yn y cytundeb i ddechrau'r rhaglen wythnos yn gynt os yw’r tywydd cynnes yn parhau.

·        Cynghorodd Aelod Arweiniol Hamdden, Twristiaeth Ieuenctid a Datblygu Gwledig fod cyfres o ymweliadau i Gynghorau Tref a Chymuned i egluro manylion torri ‘bioamrywiaeth’ wedi dechrau.   Fodd bynnag, roeddent wedi’u gohirio yn awr tan yr hydref gan y byddai’n rhy hwyr i newid yr amserlen ar gyfer 2014/15 i gynnwys unrhyw newidiadau i anghenion yr ardaloedd unigol yn awr.   Cynghorodd yr Aelodau hefyd y byddai’n fodlon mynychu cynghorau tref a chymuned neu sefydliadau lleol eraill i egluro rhaglen torri gwair ac opsiwn bioamrywiaeth.

·        Cynghorodd y Rheolwr Risg ac Asedau y byddai rheoli ymylon trefol a gwledig yn awr yn cael eu trin gan yr un gwasanaeth, ac felly ni ddylai anghysondeb hanesyddol ar gyrion trefi fodoli bellach.   Dylid datrys unrhyw broblemau yn y dyfodol ar unwaith yn awr.

·        Mewn ymateb i gwestiynau’r Aelodau, amlinellodd y Rheolwr Risg ac Asedau sut y rheolir y contractwyr allanol ac fe nododd mai 2014/15 fyddai blwyddyn olaf y contract.   Byddai contract torri gwair priffyrdd y tymor nesaf yn destun proses dendro.   Awgrymwyd mewn ardaloedd trefol, megis y Rhyl, gellir gofyn i wirfoddolwyr a grwpiau cymunedol ymgymryd ag ychydig o’r gwaith.   Gyda hyn mewn golwg, gofynnodd y Cynghorydd Win Mullen-James am gael copi o’r amserlen cynnal a chadw ar gyfer y Rhyl.

·        Ymatebodd y Rheolwr Risg ac Asedau i’r pryderon dilynol a godwyd oherwydd bod canghennau coed yn gorchuddio arwyddion ffyrdd.

·        Mynegwyd pryderon ynglŷn ag ardaloedd gwair harddwch yn cael eu torri yn ystod cyfnodau o law trwm a sbwriel ar yr ymylon a gofynnwyd iddynt ymdrin â’r materion hyn.   Cynghorodd y Rheolwr Risg ac Asedau fod yr amserlen casglu sbwriel yn cyd-fynd â'r amserlen torri gwair ymylon ond oherwydd natur amrywiol y ddau fath o waith, mae’n debyg y bydd modd gweld sbwriel am gryn dipyn o amser ar ôl torri’r gwair.

·        Cadarnhaodd y Rheolwr Risg ac Asedau y byddai gwair ar gyffordd a chorneli dall yn cael eu torri neu eu strimio.  Gofynnodd y Rheolwr Risg ac Asedau i’r Aelodau roi gwybod i’r Adran Gwasanaeth Cwsmer ar unwaith os ydynt yn canfod unrhyw ardaloedd peryglus nad oedd wedi’u torri.   Yna byddai’r gwasanaeth yn ymdrin â’r mater ac yn eu cynnwys yn eu hamserlenni yn y dyfodol.

·         Mewn ymateb i gwestiwn yn holi os mai’r Cynghorau Tref a Chymuned oedd y fforwm mwyaf priodol i’w ymgynghori ynglŷn ag amserlenni torri gwair ymylon priffyrdd, cytunodd aelodau’r Pwyllgor a’r swyddogion mai nhw oedd llais y cymunedau lleol.

PENDERFYNWYD yn amodol ar yr arsylwadau uchod, i gytuno ar y paratoadau ar gyfer tymor 2014 a chadarnhau fod pryderon ynglŷn ag elfennau bioamrywiaeth y cynllun torri wedi'u hasesu a'u hymgorffori'n briodol yn y rhaglen.

Daeth y cyfarfod i ben am 11.10 a.m.