Agenda and draft minutes

Y Cynghr. T.R. Hughes, D.I. Smith, H.C. Irving Cyfarwyddwr Corfforaethol Cwsmeriaid (H.W.).

Gofynnodd y Pwyllgor am gael anfon eu dymuniadau gorau at Mr Hywyn Williams, Cyfarwyddwr Corfforaethol Cwsmeriaid, yn dilyn ei salwch.

Dylai Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy’n rhagfarnu gydag unrhyw fater a nodwyd y dylid ei ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni ddatganwyd cysylltiad personol na rhagfarnllyd gan unrhyw un.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys o dan Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw eitem y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel mater brys dan Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Cymunedau a gynhaliwyd ar 4 Gorffennaf 2013 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Cymunedau a gynhaliwyd ddydd Iau 4 Gorffennaf, 2013.

PENDERFYNWYD – y dylid derbyn a chymeradwyo’r Cofnodion fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Cwsmeriaid (copi ynghlwm) sy’n gofyn am farn Aelodau ar strwythur a chynnwys y Strategaeth Parth Cyhoeddus drafft ar gyfer y Cyngor.

Cafodd copi o adroddiad Cyfarwyddwr Corfforaethol Cwsmeriaid, sy’n gofyn am farn y Pwyllgor ar strwythur a chynnwys Strategaeth Parth Cyhoeddus ddrafft y Cyngor, Atodiad 1, ei gylchredeg gyda phapurau’r cyfarfod.

Cyflwynodd Pennaeth yr Amgylchedd a Phennaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd yr adroddiad. Eglurwyd bod yr Archwiliad Mewnol i reolaeth parth cyhoeddus wedi argymell llunio strategaeth i gael eglurder a chydlyniad ynglŷn â sut mae’r Cyngor yn delio gyda’r maes pwysig yma. Mae ail argymhelliad yn nodi bod angen gwell cydweithio rhwng gwasanaethau allweddol a dull mwy corfforaethol ar gyfer cynllunio ac ymateb i faterion sy’n gysylltiedig â pharth cyhoeddus.

Cafodd y Strategaeth Parth Cyhoeddus ddrafft ei datblygu mewn gweithdy yn dilyn ymchwil i strategaethau tebyg yng Nghymru a thu hwnt. Mae’r ddogfen strategol yn diffinio beth yw parth cyhoeddus a sut gall y Cyngor reoli a dylanwadu ar y gwaith. Mae’r Strategaeth yn diffinio pwysigrwydd gweithio mewn partneriaeth wrth weithredu newid sy’n gwella parth cyhoeddus. 

Mae rôl a chyfrifoldeb aelodau allweddol Archwilio, Grwpiau Ardal yr Aelodau a swyddogion allweddol wedi eu diffinio. Mae pedair egwyddor strategol wedi eu hadnabod, sef:-

Ø     Parth Cyhoeddus sy’n gyraeddadwy a chyda   cysylltiadau da

Ø     Amgylchedd glân a thaclus

Ø     Cadw a datblygu hunaniaeth leol

Ø     Amgylchedd diogel

Mae disgrifiadau manwl o’r pedair egwyddor strategol wedi eu hamlinellu yn y ddogfen ddrafft, ynghyd ag enghreifftiau o ddatblygiadau diweddar. Byddai’r Strategaeth yn cynorthwyo i gyflawni Blaenoriaethau Corfforaethol “Strydoedd Glân a Thaclus" a "Datblygu'r Economi Leol" a byddai'n effeithio ar drigolion, gweithwyr ac ymwelwyr Sir Ddinbych. Rhagwelir y bydd y rhan fwyaf o’r gwaith o ran darparu’r Strategaeth o fewn y cyllidebau gwasanaeth cyfredol ac o fewn y gyllideb sydd wedi ei neilltuo yn y Cynllun Corfforaethol ar gyfer y ddwy flaenoriaeth uchod.  

Hyd yma rydym ni wedi ymgynghori â swyddogion perthnasol o'r gwasanaethau amrywiol sy'n ymdrin â Pharth Cyhoeddus, yr Aelod Arweiniol a’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth. Mae’r Cynghorau Tref, Dinas a Chymuned, y sector gwirfoddol a Chyfoeth Naturiol Cymru wedi derbyn copïau o’r sylwadau hefyd.

Pwysleisiodd y Cyng. J.M. Davies yr angen i gynnwys cyfeiriad cyffredinol at ddiwylliant y Cyngor mewn perthynas â chynnwys unigolion yn y mecanwaith adrodd. Eglurodd Pennaeth yr Amgylchedd y byddai manylion y newidiadau o ran cael pwynt cyswllt unigol yn cael eu cyflwyno yng Ngweithdy’r Aelodau Arweiniol ym mis Hydref.   

Soniodd y Cyng. H.O. Williams am y gwaith caled sydd wedi ei wneud i fynd i’r afael â baw cŵn yn ei Ward. Amlygodd y Cynghr. R.M. Murray a P.A. Evans y problemau sydd i’w gweld yn eu wardiau nhw. Amlinellodd Pennaeth yr Amgylchedd yr anawsterau o ran dal troseddwyr. Fodd bynnag, pwysleisiodd bod gwasanaethau yn gweithio mewn partneriaeth i fynd i’r afael â’r mater hwn a chyfeiriodd at yr Ymgyrch Atal Baw Cŵn a lansiwyd ym mis Chwefror 2013.  

Ymatebodd Pennaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd i gwestiwn gan y Cynghorydd J.M. Davies a chyfeiriodd at dudalen 7 y Strategaeth, Canllawiau ar gyfer Hunaniaeth Leol yn y Parth Cyhoeddus, sy’n cydnabod y cwmpas ar gyfer gweithio mewn partneriaeth ac ymgynghori gyda Chynghorau Tref a Chymuned ac sy’n cyfeirio’n benodol at arwyddion a dodrefn stryd.

Cefnogodd y Cadeirydd y Strategaeth ond amlygodd yr angen i gynnwys proses ar gyfer asesu llwyddiant a mesur canlyniadau a chynnydd a chynnwys trefnau ar gyfer adrodd a chyfathrebu. Amlygodd Pennaeth yr Amgylchedd yr anawsterau o ran mesur cynnydd rhai elfennau o'r Strategaeth, e.e. newid diwylliannol. Eglurodd Pennaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd bod Strategaeth Parth Cyhoeddus yn ddogfen strategol ac y byddai angen gweithredu proses neu fecanwaith ychwanegol i fesur cynnydd.

Yn dilyn y drafodaeth a ddilynwyd, darparwyd yr ymatebion canlynol  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Asedau a Risg (copi ynghlwm) sy’n gofyn am arsylwadau Aelodau ar y trefniadau arfaethedig ar gyfer cynnal a chadw dros y gaeaf i ymdrin ag amodau tywydd gwael a difrifol ar ffyrdd y sir.

Cafodd copi o’r adroddiad gan Bennaeth yr Amgylchedd, sy’n gofyn am sylwadau’r Aelodau ar drefniadau cynnal a chadw dros y gaeaf i ymdrin ag amodau tywydd gwael a garw ar ffyrdd y sir, ei gylchredeg gyda phapurau’r cyfarfod.

Mae’r adroddiad yn cynnwys gwybodaeth ar ddarparu llwybrau diogelach i drigolion y sir ac ar gadw'r sir ar agor pan fo tywydd garw. Gofynnwyd i’r Aelodau ystyried yr wybodaeth a rhoi sylwadau ar y trefniadau Cynnal a Chadw dros y Gaeaf a p’un ai ydynt yn ddigonol ar gyfer gaeaf cyffredin, gyda chynlluniau wrth gefn ar gyfer amodau mwy difrifol.    

Mae mân newidiadau wedi eu gwneud i drefniadau cynnal a chadw dros y gaeaf ar gyfer 2013/14 ac mae’r adroddiad yn amlygu’r newidiadau a’r gwelliannau. Fodd bynnag, bydd arferion da’r blynyddoedd blaenorol yn cael eu cadw. Bydd yr 11 llwybr graeanu yn cael eu cadw. Fodd bynnag nid yw'r llwybrau hyn yn adlewyrchu'r prif rwydwaith bws ac felly mae tri llwybr wedi eu diwygio a’u hymestyn i ddarparu gwell gwasanaeth yn y Cwm, Llangwyfan/Llangynhafal a Derwen/Clawddnewydd. 

Ymatebodd Pennaeth yr Amgylchedd i gwestiwn gan y Cyng. J.S. Welch a chadarnhaodd na fyddai dod â gwasanaeth bws Nantglyn i ben yn effeithio ar y llwybr graeanu yn yr ardal honno. Eglurodd hefyd y byddai nifer o lwybrau bysiau trefol yn cael eu trin yn ôl yr angen.

Byddai angen o leiaf 33 gyrrwr i fodloni gofynion y ddeddfwriaeth yn ymwneud ag oriau gweithio gyrwyr a byddai angen rhywfaint o yrwyr wrth gefn i ddarparu gwasanaethau ychwanegol. O ran cerbydau, bydd pedwar cerbyd graeanu ychwanegol i’r fflyd ac felly byddai yna dri cherbyd wrth gefn. Bydd nifer o Gontractwyr Amaethyddol yn dal i gael eu defnyddio i raeanu'r ffyrdd gwledig pan fo eira. Bydd un yn graeanu yn ardal Llangollen a bydd o leiaf un ychwanegol yn graeanu yn ardal Bryneglwys. Bydd y gwasanaeth yn cael ei ymestyn ymhellach yn y blynyddoedd nesaf.  

Mae’r gwaith o osod llawr caled yn nepo Rhuthun wedi gwneud lle i fwy o raean, a bydd mwy yn cael ei gludo yno wrth i’r tymor fynd rhagddo. Yn ystod y blynyddoedd diwethaf mae graean wedi ei drin wedi ei ddefnyddio yn nepo Cinmel. Fodd bynnag, oherwydd newidiadau i amlder a graddfeydd gwasgaru graean ac yn sgil adolygu’r costau, penderfynwyd defnyddio graean sych. Mae’r cyflenwr wedi adeiladu stoc strategol yn y chwarel yn Sir Gaer ac, yn ogystal, mae Llywodraeth Cymru yn adeiladu Storfa Graean Strategol yn Rhuallt a byddai modd i Sir Ddinbych ei defnyddio os oes angen. Bydd ail-lenwi’r storfeydd a’r biniau graean yn dechrau ym mis Medi a bydd y gwaith wedi ei gwblhau cyn diwedd mis Hydref, gyda’r storfeydd a’r biniau wedyn yn cael eu hail-lenwi yn ôl yr angen.

Ni fydd y trefniadau arferol ar gyfer cadw golwg ar y tywydd a goruchwylio 24 awr y dydd yn newid ond bydd modd eu cynyddu os oes angen. Bydd y strategaeth gyfathrebu effeithiol, sydd wedi ei datblygu dros y blynyddoedd diwethaf ar y cyd â thîm Parth Cyhoeddus, yn cael ei defnyddio eto.

Mae darparu ffyrdd diogel i drigolion ac ymwelwyr yn flaenoriaeth i’r gwasanaeth ac felly mae darparu rhaglen gynnal a chadw effeithiol dros y gaeaf yn allweddol. Mae’r gyllideb sylfaenol o ddyraniad refeniw Priffyrdd (£709 mil) yn aros, gyda £226 mil ychwanegol wrth gefn ar gyfer tywydd garw iawn. Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cyng. P.A. Evans, cadarnhaodd Pennaeth yr Amgylchedd nad oedd tanwariant a phryderodd ynglŷn â'r swm wrth gefn pan fo tywydd garw. Yn sgil yr eira a’r rhew ym mis Mawrth bu gorfod defnyddio’r arian wrth gefn a bu i  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Cyfathrebu, Marchnata a Hamdden (copi ynghlwm) sy’n nodi manylion y newidiadau allweddol a fu fel rhan o ailstrwythuro’r Tîm Cyrchfannau, Marchnata a Chyfathrebu, a’r model gweithredu newydd ar gyfer y tîm. Mae’r adroddiad yn gofyn am arsylwadau Aelodau am y dull newydd.

Cafodd copi o adroddiad Pennaeth Cyfathrebu, Marchnata a Hamdden ei gylchredeg gyda phapurau’r cyfarfod.

Cyflwynodd Arweinydd Tîm Cyfathrebu a Rheoli Ymgyrchoedd yr adroddiad a oedd yn nodi’r prif newidiadau o ran ailstrwythuro Tîm Cyrchfan, Marchnata a Chyfathrebu Sir Ddinbych, model gweithredu newydd ei dîm a’r ffyrdd y bydd y gwasanaethau’n cael eu darparu gan y tîm i gyrraedd lefel gwell o berfformiad yn unol â gofynion y Cyngor. Cadarnhawyd y byddai’r adroddiad adolygu llenyddiaeth yn dilyn yn ddiweddarach oherwydd anawsterau yn ymwneud â’r rhaglen ddigwyddiadau a blaenoriaethau eraill dros yr haf.

Y peth allweddol sy’n cymell newid y gwasanaeth yw’r angen i ddarparu gwell perfformiad economaidd yn Sir Ddinbych trwy well marchnata a chyfathrebu, gan arwain at gynnydd mewn gweithgareddau economaidd, buddsoddiad a chreu swyddi. Y gofyniad allweddol arall ar gyfer newid yw'r angen i sicrhau adnoddau digonol ar gyfer y tîm newydd i sicrhau bod y perfformiad uwch yn bosibl ei gyflawni, gyda chapasiti’r tîm presennol eisoes wedi ei nodi fel mater i’w ystyried.

Crynhodd Arweinydd Tîm Twristiaeth, Marchnata a Digwyddiadau y prif egwyddorion ar gyfer newid (gwelwch Atodiad 2). Bydd cylch gwaith a strwythur y tîm newydd yn sicrhau bod gwell ffocws ar ddatblygu rheoli cyrchfan a marchnata cyrchfan gyda rhyngwynebau allweddol wedi eu cytuno i adlewyrchu’r strwythur ac amcanion tîm Datblygu Economaidd a Busnes. Bydd y tîm newydd yn gallu darparu gwasanaeth gwell a mwy effeithlon, yn bennaf trwy well trefnau gwerthuso a rheoli perfformiad, a gwell cydlyniad. Mae costau’r ailstrwythuro yn cynnwys costau rheoli prosiect a lwfans o £26 mil sydd wedi ei neilltuo ar gyfer yr adolygiad fel cost unigol o gyllideb 2011/12. Bydd y tîm wedi ei ailstrwythuro yn darparu gwasanaeth mwy cyflawn ac wedi ei deilwra i wasanaethau eraill trwy gyflwyno gwasanaeth rheoli cyfrif a rheoli ymgyrch, a fyddai’n cynhyrchu incwm i gyfrannu at ymestyn y cylch gwaith. Cynhaliwyd ymgynghoriad llawn a ffurfiol gyda staff a gwasanaethau sy’n cael eu heffeithio’n uniongyrchol gan y newid ac ymgynghorwyd hefyd gyda’r Pwyllgor Gwaith Corfforaethol, yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth a’r Cyngor trwy roi cyflwyniadau i bob un ohonynt. Mae’r Pennaeth Gwasanaeth hefyd wedi bod ar gael i aelodau ar sail un i un.

Mewn ymateb i bryderon a fynegwyd gan y Cyng. H.O. Williams, cefnogodd Arweinydd Tîm Cyfathrebu a Rheoli Ymgyrchoedd y sylwadau yn ymwneud â phwysigrwydd mynd i’r afael ag unrhyw doriad mewn cyfathrebu rhwng swyddogion ac Aelodau, a chyfeiriodd yn benodol at yr angen i wella'r ffordd rydym ni’n lledaenu gwybodaeth i Aelodau Lleol o ran gweithgareddau yn eu Wardiau. Amlygodd fanteision Aelodau Etholedig yn defnyddio'r cyfryngau cymdeithasol fel arf ar gyfer cyfathrebu gyda’r cyhoedd a chyfeiriodd at yr anfanteision posib. Teimlodd y Cyng. C.L. Guy mai un gwendid yw methu cyfathrebu gyda’r cyhoedd nad ydynt yn defnyddio'r we nac yn darllen Llais y Sir. Teimlodd ei bod hi'n bwysig targedu pobl ifanc drwy rwydweithiau cymdeithasol fel Facebook neu drwy ymweld â cholegau ac ysgolion.  

Cytunodd Pennaeth Cyfathrebu, Marchnata a Hamdden i gylchredeg manylion staff Cyrchfan, Marchnata a Chyfathrebu i’r Aelodau. Rhoddodd hefyd fanylion ynglŷn â sut gall yr Awdurdod ddefnyddio’r cyfryngau cymdeithasol, Facebook a Trydar, i gyfathrebu â’r cyhoedd a hyrwyddo gwaith y Cyngor. Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd, eglurwyd y byddai’r Swyddog Cyfathrebu Corfforaethol yn diweddaru cyfrifon cyfryngau cymdeithasol y Cyngor yn ddyddiol. 

Cytunodd Arweinydd Tîm Cyfathrebu a Rheoli Ymgyrchoedd i gysylltu â’r Gwasanaethau Cefn Gwlad gyda phryderon ynglŷn â’r angen i  wella arwyddion yn yr Ardal o harddwch Naturiol Eithriadol (AHNE) a'r angen i staff yr AHNE gysylltu ag Aelodau Etholedig ar faterion sy'n peri pryder.

Cadarnhawyd na fyddai logo’r Cyngor yn newid. Fodd bynnag, byddai brand  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi ynghlwm) ynglŷn ag adolygu rhaglen waith y pwyllgor a darparu’r wybodaeth ddiweddaraf i aelodau ar faterion perthnasol.

Cafodd copi o adroddiad y Cydlynydd Archwilio, sy’n gofyn i’r Pwyllgor adolygu a chytuno ar Raglen Gwaith i’r Dyfodol, ei gylchredeg gyda phapurau’r cyfarfod.  

            Ar 3 Medi cafwyd cyfarfod rhwng Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Archwilio a’r Cabinet i drafod cynigion yn ymwneud ag Aelodau’r Cabinet yn cyflwyno adroddiadau i’r Pwyllgorau Archwilio ar destunau sy’n berthnasol i’w portffolio. Teimlwyd y byddai hyn yn dod ag Aelodau Arweiniol ac Aelodau’r Pwyllgor Archwilio at ei gilydd. Cytunwyd y byddai Aelodau’r Cabinet yn cyflwyno trosolwg o’u hadroddiadau ar ôl cael eu gwahodd ac os ydynt ar gael. Eglurodd y Cydlynydd Archwilio y byddai’r Cadeiryddion Pwyllgorau Archwilio yn gofyn i’w pwyllgorau ymhob cyfarfod, wrth drafod eu rhaglen gwaith i’r dyfodol, a oes arnynt angen yr Aelod Arweiniol perthnasol i fynychu – byddai ystyried a yw presenoldeb yr Aelod Arweiniol yn hanfodol ai peidio yn ychwanegu gwerth ast y drafodaeth.

Cytunodd y Pwyllgor i wahodd yr Aelodau Arweiniol canlynol i gyfarfodydd nesaf y Pwyllgor Archwilio Cymunedau i drafod eitemau busnes sy’n berthnasol i’w portffolios:-   

Y Cynghr. H.H. Evans, R.L. Feeley, H.C. Irving a D.I. Smith i’w gwahodd i’r cyfarfod ar ddydd Iau 17 Hydref 2013 a'r Cyng. D.I. Smith a’r Arweinydd i fynychu’r cyfarfod ar ddydd Llun 25 Tachwedd 2013.

Gwahoddwyd Aelodau o’r Pwyllgor i gyflwyno cwestiynau ar gyfer Aelodau Arweiniol i’r Cadeirydd neu’r Cydlynydd Archwilio cyn y cyfarfod.

Yn dilyn cyfarfod Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Archwilio ar 5 Medi 2013 cytunodd y Pwyllgor ar y canlynol:-

-               Cynnwys Asesiad o Anghenion Llety Sipsiwn a Theithwyr Gogledd Cymru yn Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol mis Hydref 2013.

-               Symud y drafodaeth ar Strategaeth Atal Baw Cŵn i fis Tachwedd 2013 er mwyn trafod yr eitem uchod. 

-               Yn dilyn cais gan Grŵp Ardal yr Aelodau Rhuthun, cynnwys eitem yn ymwneud â Rhoi Prydlesi yn Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol mis Tachwedd 2013.

-               Cynnwys adroddiad ar Strategaeth Gorfodaeth Parcio yn Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol mis Tachwedd 2013.

Mae dwy ffurflen gais wedi dod i law i’w hystyried gan y Pwyllgor yn y cyfarfod hwn. Mae Atodiad 2a yn ymwneud â Chynllun Comisiynu Lleol Cefnogi Pobl ac mae’r Aelodau wedi cytuno i gynnwys yr eitem hon yn Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol mis Hydref 2013. Mae Atodiad 2b yn ymwneud â ‘Dylunio Cysyniad Man Gwyrdd – Prosiect Gwella Tai Gorllewin y Rhyl’, ac mae un Aelod lleol wedi datgan pa mor bwysig yw hi i’r Pwyllgor Archwilio ystyried yr eitem hon cyn y caiff ei chyflwyno i'r Cabinet. Cytunodd yr Aelodau i gynnwys yr eitem hon yn Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor ar gyfer mis Ionawr, 2014. Yn dilyn trafodaethau bellach:-

PENDERFYNWYD – fod y Pwyllgor yn cymeradwyo’r Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol yn amodol ar y newidiadau uchod.

       Daeth y Cyfarfod i ben am 11.55 a.m.