Agenda and draft minutes

Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod gan estyn croeso arbennig i gynrychiolwyr o Dîm Cyfnewid Dysgu gan Gymheiriaid Cyngor Sir y Fflint sy’n arsylwi’r cyfarfod fel rhan o Astudiaeth Gwella Archwilio Swyddfa Archwilio Cymru. Er budd yr arsylwr, bu i’r aelodau a’r swyddogion gyflwyno eu hunain ac egluro eu swyddi. 

Yr Aelodau i ddatgan unrhyw fuddiannau personol neu ragfarnus mewn unrhyw fusnes i’w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Dim.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys dan Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Dim.

Derbyn cofnodion cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Craffu Cymunedau a gynhaliwyd ar 17eg Ionawr 2013.

Dywedodd y Cyng. Rhys Hughes bod y cofnod dan ‘materion brys’ yn ymwneud â   darparu a gosod biniau graen (tudalen 5) yn anghywir. Mewn gwirionedd tomenni graen yw’r ‘biniau graen’ ar Fwlch yr Oernant. Dim ond ers yn ddiweddar mae Pennaeth Priffyrdd a Gwasanaethau Amgylcheddol wedi cymryd y cyfrifoldeb dros  wasanaethau priffyrdd ac isadeiledd felly nid oedd modd iddo roi manylion ynglŷn â’r penderfyniad i dderbyn argymhellion Asiantaeth yr Amgylchedd i adael graen mewn mannau penodol. Cytunodd Pennaeth Priffyrdd a Gwasanaethau Amgylcheddol i dderbyn mwy o fanylion ynglŷn â’r mater ac i adrodd yn ôl i’r Grŵp Aelodau Ardal lleol.

PENDERFYNIAD – Yn amodol ar y newid uchod, cymeradwyo cofnodion y cyfarfod ar 17 Ionawr 2013.

Derbyn adroddiad (copi’n amgaeëdig) gan y Pennaeth Priffyrdd a Gwasanaethau’r Amgylchedd sy’n manylu’r problemau a gafwyd wrth gyflwyno’r trefniadau ailgylchu newydd yn ne’r sir a’r mesurau a gymerwyd i ddelio â’r problemau hyn.

Cyflwynodd y Pennaeth Priffyrdd a Gwasanaethau Amgylcheddol adroddiad (a gafodd ei anfon at yr Aelodau ymlaen llaw) ar y problemau a welwyd yn ne’r Sir ym mis Tachwedd 2012 wrth roi’r cynllun ailgylchu newydd (X2) ar waith. Roedd ei adroddiad hefyd yn cynnwys gwybodaeth am y camau gweithredu i fynd i’r afael â’r problemau. Cydnabuwyd bod rhai penderfyniadau allweddol a wnaethpwyd cyn rhoi’r cynllun ar waith wedi cyfrannu tuag at y problemau – fel y penderfyniad i roi’r system newydd ar waith ym mis Tachwedd yn hytrach nag aros tan y gwanwyn. 

Ni ragwelwyd yr oedi gyda darparu offer hanfodol na’r problemau yn sgil gweithio mewn ardaloedd gwledig a defnyddio meddalwedd gyfrifiadurol i bennu llwybr y casgliadau. Bu i hyn oll arwain at ddryswch ac oedi gyda darparu’r gwasanaeth newydd a bu i nifer o drigolion anfon cwynion trwy’r system Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid. O ganlyniad i hyn oll rhoddwyd cynllun ar waith i fynd i’r afael â’r problemau a dosbarthwyd adnoddau ychwanegol i adfer y sefyllfa. Er gwaethaf y problemau hyn, ystyriwyd bod y penderfyniadau i weithredu’r cynllun ailgylchu mewn un sesiwn ac i ddefnyddio meddalwedd gyfrifiadurol er mwyn pennu’r llwybrau gorau ar gyfer y casgliadau yn benderfyniadau cywir.

Cafwyd trafodaeth faith ar ba mor ddigonol oedd y trefniadau i weithredu’r cynllun ailgylchu newydd. Canmolodd y Pwyllgor ymateb y Cyngor i’r problemau, yn arbennig ymateb y Ganolfan Gwasanaethau Cwsmer. Serch hynny, penderfynwyd bod y canlynol yn dal yn destun pryder:

·                     Cyfathrebu gwael gyda thrigolion

·                     Dosbarthu calendrau casglu anghywir i drigolion rhai ardaloedd 

·                     Colli enw da’r Cyngor

·                     Staff y gwasanaeth a’r staff casglu yn anghyfarwydd â’r ardal

Bu i’r Pennaeth Priffyrdd a Gwasanaethau Ailgylchu a’r Rheolwr Rheoli Gwastraff ac Ailgylchu ymateb i nifer o gwestiynau gan gadarnhau’r canlynol:

·                     Bydd cost y camgymeriadau, lle bo’n briodol, yn cael eu codi ar y contractwyr.

·                     Mae colli enw da yn destun pryder ond, er bod y gwasanaeth ailgylchu yn wasanaeth pwysig a gweladwy, nid oedd cost ei roi ar waith ond canran bychan o gyllideb y gwasanaeth cyfan. 

·                     Roedd y farchnad ar gyfer technoleg mapio gyfrifiadurol yn gystadleuol dros ben. Er bod dewisiadau eraill ar gael, roedd y problemau yn deillio o ddewis y llwybr casglu yn agos at ddyddiad gweithredu’r cynllun ac felly nid oedd hynny’n gadael digon o amser i weld y problemau.

·                     Roedd y problemau gyda’r calendrau yn deillio o gamgymeriadau a wnaethpwyd wrth i’r staff dosbarthu ddehongli’r system codau yn anghywir. Roedd modd ail-greu’r calendrau ond byddai cost ynghlwm â hynny ac ystyriwyd bod y mater dan reolaeth gan fod y Cyngor yn cysylltu â chynghorwyr i weld a oedd mater yn ymwneud â chasgliadau hwyr angen eu datrys yn eu hardaloedd. Roedd gwaith hefyd yn cael ei wneud i sicrhau bod y trefniadau casglu ar gael i’w gweld ar wefan Cyngor Sir Ddinbych. 

·                     Y gobaith oedd gweithredu gwasanaeth ailgylchu llawn ledled y Sir ond, oherwydd yr anawsterau wrth yrru cerbydau casglu mawr yn yr ardaloedd gwledig, mae angen amrywio lefel y gwasanaeth yn y Sir.

·                     Cafwyd yr offer/deunyddiau gan gyflenwyr o dramor yn dilyn proses dendro a oedd yn ystyried ansawdd a phrisiau.

Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cwsmeriaid ei fod yn disgwyl i rai problemau godi wrth weithredu prosiect mawr ond ychwanegodd ei fod yn siomedig gyda nifer y problemau sydd wedi codi gyda’r cynllun hwn. Canmolwyd ymateb swyddogion i’r sefyllfa. Mae’r swyddogion wedi cydnabod y camgymeriadau ac yn gweithio’n galed iawn i adfer y sefyllfa. Dywedodd hefyd y gallai’r problemau hyn fod yn wers bwysig i holl adrannau’r Cyngor o ran darparu gwasanaethau.

Dywedodd y Cyng. David Smith, Aelod Arweiniol Tir y Cyhoedd, ei fod wedi ymddiheuro am  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad (copi’n amgaeëdig) gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Cwsmeriaid sy’n gwahodd barn yr aelodau ar sut mae’r Cyngor yn symud ymlaen ar thema Dod yn Agosach at y Gymuned a sut orau i ymgysylltu gyda thrigolion.

Cyflwynodd y Cyng. Hugh Irving,  Aelod Arweiniol Cwsmeriaid a Chymunedau, adroddiad (a gafodd ei anfon at yr Aelodau ymlaen llaw) ar y testun uchod gan ofyn i’r Pwyllgor roi sylwadau ar sut mae’r Cyngor yn cysylltu â’r gymuned ac ar ailddiffinio agwedd y Cyngor tuag at fod yn ‘Gyngor rhagorol sy’n agos at y gymuned’.

Eglurodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cwsmeriaid bod, yn y gorffennol, fforymau cymunedol wedi derbyn cyfle i fod yn rhan o waith y Cyngor ond bod cyfranogaeth y cyhoedd wedi bod yn wan ac felly daethpwyd â’r fforymau i ben heb sefydlu rhai newydd. Yn ddiweddar, fodd bynnag, mae gwaith mwyaf llwyddiannus y Cyngor gyda chymunedau wedi digwydd trwy gyfres o ymgynghoriadau cyhoeddus ar faterion penodol fel yr ymgynghoriad ar addysg gynradd. Cafodd yr Aelodau gyfle i wneud awgrymiadau ar sut i wella’r cysywllt â chymunedau. Dyma’r awgrymiadau:

·                     Rhoi dewis i drigolion gofrestru i dderbyn e-byst ‘Sir Ddinbych Heddiw’ sy’n cael eu hanfon at aelodau. 

·                     Cynnal cyfarfodydd Arbennig Grŵp Aelodau Ardal naill ai cyn neu ar ôl y cyfarfod arferol er mwyn i aelodau o’r cyhoedd drafod materion gyda’u haelodau lleol. 

·                     Credwyd bod ‘Llyfr Coginio Democratiaeth’ Cyngor Sir y Fflint ar gyfer clybiau ieuenctid, sy’n egluro i bobl ifanc sut mae democratiaeth a gwleidyddiaeth yn gweithio, yn enghraifft dda o sut i gynnwys pobl ifanc yng ngwaith awdurdodau lleol. Credwyd y byddai modd i Sir Ddinbych ddysgu o hyn.

·                     Meithrin gwell cysylltiad rhwng swyddogion ac aelodau lleol i sicrhau bod cynghorwyr yn ymwybodol o’r hyn sy’n digwydd ac yn effeithio ar eu ward. Roedd rhywfaint o bryder nad yw pobl, ar adegau, yn cysylltu â’u haelod lleol yn gyntaf pan fo materion yn ymwneud â’u ward yn codi.

Dywedodd y Pennaeth Cyfathrebu, Marchnata a Hamdden bod y Cyngor wedi mabwysiadu Strategaeth Cyfathrebu newydd a bod Camau Gweithredu’r Flwyddyn  1^af yn edrych ar ffyrdd o’i datblygu, yn arbennig o ran cyfryngau cymdeithasol a datganiadau i’r wasg. Soniwyd hefyd bod fforwm ieuenctid wedi ei drefnu’n ddiweddar yn y Rhyl i drafod y Cynllun MAWR. Roedd uwch arweinwyr y Cyngor a mudiadau eraill y Bwrdd Gwasanaeth Lleol, fel yr Heddlu, hefyd yn bresennol. Roedd yr adborth yn gadarnhaol iawn. 

Arweiniodd Cyfarwyddwr Corfforaethol Cwsmeriaid y pwyllgor drwy ail hanner ei adroddiad ac eglurodd bod y Cyngor yn bwriadu adolygu ei ddiffiniad o fod yn Gyngor ‘sy’n agos at y gymuned’ i gyd-fynd â blaenoriaethau'r Cynllun Corfforaethol newydd. Mae’r cynnydd yn y gwaith o roi Cynllun Gweithredu ‘Dod yn Agosach at y Gymuned’ ar waith yn y 18 mis diwethaf wedi ei grynhoi dan dri phennawd - ‘Cynrychioli a Chyswllt’, ‘Darparu Gwasanaeth’ a ‘Datblygu Cymunedol’. I ddatblygu’r gwaith yma ymhellach, mae pedwar maes newydd wedi ei gynnig ac mae cyfle i’r Pwyllgor hwn anfon sylwadau arnyn nhw cyn i’r Cyngor benderfynu eu cymeradwyo. Dyma’r pedwar maes arfaethedig:

1)            Cynnwys Cymunedau a Democratiaeth

2)            Rhoi’r flaenoriaeth i’n cwsmeriaid 

3)            Mapio anghenion a dyheadau cymunedau a gwella cynhwysedd

4)            Gwella gwasanaethau

a)            Meithrin y diwylliant cywir

b)            Cynllunio gwasanaethau yn agos at gymunedau

Yn ystod y drafodaeth ddilynol, pwysleisiodd y Cyng. Huw Williams bwysigrwydd dibynnu ar wybodaeth y Grwpiau Aelodau Ardal er mwyn sicrhau bod cynghorwyr yn gwybod beth sy’n digwydd. Dywedodd y Cadeirydd y gellir cytuno â’r meysydd ond ychwanegodd mai eu gweithredu fydd y gwaith pwysicaf ac y byddai’n rhaid monitro hynny. Dywedodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol Cwsmeriaid y byddai’r ‘camau gweithredu’ yn cael eu hegluro ac y byddai’r trefniadau ar gyfer monitro llwyddiant yn cael eu gosod unwaith mae’r meysydd wedi eu cymeradwyo. 

Ychwanegodd yr Aelod Arweiniol Cwsmeriaid a Chymunedau bod gweithdy ar wasanaethau cwsmer ar 5 Mawrth i geisio  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad gan y Cydgysylltydd Craffu (copi’n amgaeëdig) yn gofyn am adolygiad o flaenraglen waith y Pwyllgor ac yn diweddaru’r aelodau ar faterion perthnasol.

Cyflwynodd y Cydlynydd Archwilio adroddiad (a gafodd ei anfon at yr Aelodau ymlaen llaw) ar raglen waith y Pwyllgor ac ar ddatblygiadau diweddar yn ymwneud â gwaith y Pwyllgor.

Dywedodd y Cydlynydd Archwilio bod adroddiad ar y Strategaeth Cefnogi Pobl, a oedd i fod i gael ei gyflwyno yn ystod y cyfarfod hwn, wedi ei ohirio tan fis Gorffennaf oherwydd nad oedd digon o amser i asesu effaith y strategaeth newydd a llunio dadansoddiad cynhwysfawr. Roedd y Cadeirydd eisoes wedi cytuno â hyn.

Cyfeiriwyd at y Brîff Gwybodaeth sy’n cynnwys manylion penderfyniad y Cabinet ar 19 Chwefror ynglŷn ag amodau caniatáu cau ffyrdd ar gyfer ras feicio Etape Cymru. Roedd y Pwyllgor Archwilio Cymunedau wedi derbyn adroddiad ar y trefniadau yn eu cyfarfod ar 17 Ionawr ac roedd sawl mater wedi ei godi ar gyfer sylw’r Cabinet.

Dywedodd y Cydlynydd Archwilio bod Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Archwilio wedi cyfeirio dau fater at y Pwyllgor. Cytunodd y Pwyllgor i gael adroddiad ar ‘Asesiad Digonolrwydd Chwarae a Chynllun Gweithredu’ yn ystod cyfarfod 18 Ebrill ac adroddiad ar ‘Rheoli Safleoedd Carafannau’ ym mis Mai. Roedd ‘Mynediad i Gefn Gwald’ wedi ei gynnwys yn y rhaglen waith gan aelodau’r pwyllgor cyn etholiadau Mai 2012 ac roedd y Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Archwilio wedi gofyn a hoffai’r Pwyllgor ddatblygu’r mater ymhellach. Cytunodd y Pwyllgor nad yw hwn, ar hyn o bryd, yn fater ar gyfer y Pwyllgor Archwilio.

Mae cais wedi dod i law gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Uchelgais Economaidd a Chymunedol yn gofyn i’r Pwyllgor adolygu’r cynigion ar gyfer datblygu’r cynlluniau tref yn gynlluniau ardal ehangach cyn iddyn nhw gael eu cyflwyno i’r Cabinet ar 16 Ebrill. Cytunodd y Pwyllgor bod angen trefnu cyfarfod arbennig i wneud hyn ac felly cytunwyd i gyfarfod ar 2 Ebrill. Teimlwyd y byddai presenoldeb yr Arweinydd a’r Aelod Arweiniol o fudd i drafod yr adroddiad.

Mewn ymateb i gais llafar Pennaeth Cyfathrebu, Marchnata a Hamdden, cytunodd y Pwyllgor i gynnwys cyflwyniad ar gasgliadau’r Arolwg o Gyhoeddiadau’r Cyngor yn rhaglen waith Mai 2013.

Yn dilyn yr honiadau bod cig ceffyl mewn bwydydd, mae Grŵp Tasg a Gorffen wedi ei ffurfio i adolygu’r trefniadau ar gyfer caffael a rheoli bwyd sy’n cael ei ddarparu drwy wasanaethau’r Cyngor. Cytunodd y Pwyllgor i dderbyn adroddiad ar ganfyddiadau’r Grŵp yng nghyfarfod 23 Mai. 

Rhoddwyd gwybod i’r Pwyllgor bod angen cynrychiolydd o’r Pwyllgor Archwilio Cymunedau ar Grŵp Her Gwasanaethau Cwsmer. Enwebwyd y Cyng. Carys Guy-Davies.

Soniodd y Cyng. Cefyn Williams am gyflwr rhai o ffyrdd y Sir, gan gynnwys cyflwr rhai o’r ffyrdd yn ei ward ef. Bydd y mater yn cael ei drafod yng nghyfarfod Grŵp Aelodau Ardal Dyffryn Dyfrdwy yr wythnos nesaf. Serch hynny, mae’r Pwyllgor yn cytuno bod y mater yn berthnasol i’r Pwyllgor Archwilio. Gofynnodd y Pwyllgor am gael adroddiad ar y mater yn ystod cyfarfod 4 Gorffennaf 2013. 

PENDERFYNIAD – Yn amodol ar y newidiadau uchod, cymeradwyo Rhaglen Waith y Pwyllgor.

Ystyried adroddiad ar y cyd (copi’n amgaeëdig) gan y Pennaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd a’r Pennaeth Tai a Datblygu Cymunedol, yn gofyn i’r Pwyllgor ystyried a chyflwyno sylwadau ar yr incwm a dderbyniwyd trwy Gytundebau Adran 106 ar gyfer darparu a chynnal a chadw mannau agored, a grantiau a gynigiwyd a’r taliadau a wnaed, a’r cynnydd hyd yma mewn perthynas â’r Ardoll Seilwaith Cymunedol.

Cyflwynodd y Pennaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd adroddiad, sydd wedi ei gynhyrchu ar y cyd â Phennaeth Tai a Datblygu Cymunedol, ar y trefniadau presennol i ddyrannu symiau gohiriedig sy’n daladwy yn lle neilltuo mannau agored (yn unol ag amod 106 Deddf Cynllunio Gwlad a Thref 1990). Roedd yr adroddiad hefyd yn cynnwys yr wybodaeth ddiweddaraf ar reolau’r Ardoll Seilwaith Cymunedol a fydd yn caniatáu’r Cyngor i godi ardoll swm sefydlog tuag at gostau gwella isadeiledd er mwyn cefnogi datblygiadau. Byddai gweithredu’r Ardoll Seilwaith Cymunedol yn dibynnu ar gymeradwyo’r Cynllun Datblygu Lleol. Rhagwelir y bydd hyn yn golygu llai o alw am weithredu amodau adran 106.

Eglurwyd bod awdurdodau lleol gogledd Cymru ac Awdurdod Parc Cenedlaethol Eryri yn cydweithio i edrych ar ffyrdd o weithredu’r Ardoll Seilwaith Cymunedol. Mae’r Cyngor wrthi’n recriwtio ar gyfer swydd dros dro i ddatblygu’r gwaith yma. Mae’r swydd wedi ei hariannu gan yr awdurdodau lleol. Oherwydd cymhlethdod Rheolau’r Ardoll Seilwaith Cymunedol a’r newidiadau i’r canllaw cysylltiedig, dywedwyd mai diben yr adroddiad, ar hyn o bryd, yw codi ymwybyddiaeth gan fod ar y Cyngor angen penderfynu a ddylen nhw dderbyn yr Ardoll Seilwaith Cymunedol yn Sir Ddinbych unwaith mae’r gwaith ymchwil i’w effeithiau wedi ei gwblhau.

Holodd y Cyng. Rhys Hughes a oes gan y Cyngor fesurau mewn grym i sicrhau nad yw datblygwyr yn gallu osgoi eu rhwymedigaethau. Dywedodd y Pennaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd y gellir gorfodi amodau adran 106 ond bu iddo hefyd gydnabod bod rhai achosion wedi codi lle nad oedd modd gwneud hynny, fel yn yr achos yn Llangollen. Cadarnhaodd hefyd y bydd Aelodau yn derbyn hyfforddiant ar yr Ardoll Seilwaith Cymunedol cyn iddyn nhw benderfynu derbyn yr ardoll neu beidio. Dywedodd hefyd y byddai Grwpiau Aelodau Ardal yn derbyn adroddiad yn y misoedd nesaf ar y newidiadau posib.

Cadarnhawyd y byddai’r Ardoll Seilwaith Cymunedol yn cynyddu’r cyfle i wella isadeiledd – roedd amodau adran 106 yn ein cyfyngu i wella mannau agored yn bennaf. Mae risg ynghlwm â hyn. Gallai mudiadau eraill dderbyn y cynnydd ariannol posib a byddai hynny’n lleihau rheolaeth y Cyngor ar yr arian y gellir ei godi drwy’r ardoll. Mae’r gwir swm y gellir ei godi drwy’r Ardoll Seilwaith Cymunedol yn dibynnu ar y fframwaith codi tâl sydd, ar hyn o bryd, yn dal heb ei ddatblygu. Felly, nid oes ffigyrau manwl ar gael.

I gloi, dywedodd y Cadeirydd na fyddai modd penderfynu ar werth yr Ardoll Seilwaith Cymunedol nes bod yr holl wybodaeth ariannol ar gael a chytunodd y dylid rhoi’r Ardoll Seilwaith Cymunedol yn rhaglen waith y Pwyllgor unwaith mae’r prosiect ymchwil wedi ei gwblhau.

PENDERFYNIAD:

i)             Cydnabod y ffigyrau am yr incwm a gafwyd drwy Gytundebau amod adran 106 ar gyfer mannau agored a chynnal a chadw, a’r cynigion grant a’r taliadau sydd wedi eu gwneud; a

ii)            nodi arwyddocâd yr Ardoll Seilwaith Cymunedol a threfnu bod adroddiad ar y camau i weithredu’r ardoll yn Sir Ddinbych yn cael ei gynnwys yn rhaglen waith y Pwyllgor.

Derbyn unrhyw ddiweddariad gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar amrywiol Fyrddau a Grwpiau’r Cyngor.

Dywedodd y Cadeirydd ei fod wedi mynychu cyfarfod Bwrdd Rhaglen y Rhyl yn Symud Ymlaen. Dywedodd fod y cyfarfod yn un diddorol a bod y ffordd y maen nhw’n cydlynu’r holl ddatblygiadau yn y Rhyl fel un cyfanwaith yn gadarnhaol iawn.

Diolchodd y Cadeirydd i bawb am ddod gan gynnwys Tîm Cyfnewid Dysgu gan Gymheiriaid Cyngor Sir y Fflint a oedd yn arsylwi’r cyfarfod. 

Daeth y cyfarfod i ben am 12:30pm.