Agenda and draft minutes

Aelodau i ddatgan unrhyw fuddiannau personol neu niweidiol mewn unrhyw fusnes a nodwyd i’w drafod yn y cyfarfod yma.

NI ddatganwyd unrhyw fuddiannau personol na rhagfarnus.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol ag Adran

100B(4) Deddf Llywodraeth Leol972.

NI chodwyd unrhyw eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys dan Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol, 1972.

I dderbyn cofnodion y Pwyllgor Craffu Cymunedau a gynhaliwyd ar ddydd Iau, Medi 13^eg, 2012 (copi’n amgaeedig)

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Cymunedau a gynhaliwyd ar ddydd Iau, 13eg Medi 2012.

PENDERFYNWYD – derbyn y Cofnodion a’u cymeradwyo fel cofnod cywir.

I ystyried adroddiad gan y Pennaeth Priffyrdd a Seilwaith ar y Cyd (copi’n amgaeedig) a oedd yn adolygu’r rhaglen dorri gwaith ar gyfer 2012, ac yn asesu effeithiolrwydd yr argymhelliad a roddwyd ger bron gan y Pwyllgor ar gyfer tymor 2012.

                                                                                                         9.35 a.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Cyd-Bennaeth Priffyrdd a Seilwaith, a ddosbarthwyd gyda’r rhaglen, yn adolygu rhaglen torri gwair 2012, asesu effeithiolrwydd yr argymhellion a gyflwynwyd gan y pwyllgor ar gyfer 2012 ac yn galluogi llunio argymgellion ar gyfer rhaglen y flwyddyn nesaf yn sicrhau bod cymunedau Sir Ddinbych yn daclus a diogel ar gyfer trigolion, busnesau ac ymwelwyr. Dosbarthwyd copi o “Life on the Edge”, Prosiect Ymylon Ffyrdd, Amddiffyn Blodau Gwyllt Sir Ddinbych yn y cyfarfod.

Bu i’r Rheolwr Adran – Rheoli Rhwydwaith, grynhoi’r adroddiad ac amlinellodd raglen torri gwair y Cyngor, yn amlinellu problemau torri gwaith yn 2012 ac yn rhoi manylion a oedd yn berthnasol i’r Contract. Ymatebodd i gwestynau’r Aelodau ac esboniodd bod y drefn torri gwair wedi ei chytuno a’i mabwysiadu, lle byddai’r toriad cyntaf yn driniaeth lai ar ffyrdd gwledig o fewn yr AHNE i sicrhau lefelau diogelwch, ac mewn mannau eraill byddai toriad unffurf o ddarn 1 medr o led gyda thriniaeth ehangach mewn mannau megis cyffyrdd, ymlediadau gwelededd ac ati, i sicrhau nad yw gwelededd yn cael ei beryglu. Roedd ardaloedd a oedd wedi cynrychioli sialens yn 2012, a manylion problemau torri gwair, wedi eu crynhoi yn yr adroddiad.

Esboniwyd bod sylwadau yn mynegi pryderon wedi eu derbyn gan Ymddiriedolaeth Bywyd Gwyllt Gogledd Cymru, a'r angen i gydbwyso cydymffurfedd gyda gofynion deddfwriaethol a disgwyliadau’r cyhoedd. Cadarnhawyd y byddai cyfarfod yn cael ei gynnal rhwng yr Aelod Arweiniol, swyddogion ac Ymddiriedolaeth Bywyd Gwyllt Gogledd Cymru i drafod y materion a godwyd.       

Roedd contract 2010 wedi ei ymestyn i gynnwys ffyrdd nad oedd yn brif ffyrdd am y ddwy flynedd ddiwethaf gyda’r gwaith yn cael ei wneud gan un contractwr allanol. Oherwydd problemau a amlygwyd y llynedd, ymgymerwyd â gwaith gyda’r Contractwr i wella pethau. Mewn ymateb i bryderon ynglŷn â safon y torri, esboniwyd ar ôl toriad cyntaf llwyddiannus, bod safonau wedi dirywio oherwydd yr haf gwlyb a’r cynnydd cysylltiedig yn nhwf y gwair, a bod cwsmeriaid wedi eu hysbysu ynglŷn â’r cynnydd trwy’r adran Gwasanaethau Cwsmeriaid, ond roedd hyn wedi dod yn anoddach wrth i'r rhaglen lithro.

Gan nad oedd y contract safonol yn cynnwys cymalau cosbau ariannol i gwblhau gwaith y tu allan i amserlenni  a gytunwyd, ni ellid cymryd camau. Gellid hysbysu’r contractwr o fethiant a rhoi cyfle iddo ddelio â’r problemau mewn cyfnod a gytunwyd yn hytrach na dioddef colli incwm. Mynegodd Aelodau’r farn y dylid adolygu’r contract a’i ail-dendro ar gyfer y flwyddyn nesaf, ond gallai hyn arwain at gynnydd mewn costau. Roedd y Contractwr wedi ad-drefnu trefniadau rheoli a rhoddwyd sicrhad ynglŷn â rheolaeth y contract yn y dyfodol. Nid oedd gwelliannau a gyflwynwyd ar ôl 2011 wedi gweithio cystal ag y rhagwelwyd, yn bennaf oherwydd y tywydd, ac anawsterau pellach a gafodd y Contractwr yn cwrdd ag anghenion y Cyngor. Mewn perthynas â’r angen i esbonio gofynion cyfreithiol y Cyngor a'r cyfyngiadau i gydymffurfio â deddfwriaeth mewn perthynas â thorri gwair a gwrychoedd, cytunodd y Cyd-Bennaeth Priffyrdd a Seilwaith bod dalen ffeithiau yn manylu dyletswyddau’r Cyngor yn cael ei dosbarthu i’r Aelodau, a chyhoeddi’r wybodaeth ar y mewnrwyd.

Mewn ymateb i gwestiynau gan y Cynghorydd H O Williams, cadarnhaodd y Rheolwr Adran – Rheoli Rhwydwaith, ar ôl ymgynghori ag Aelodau Lleol a Chymunedau lleol, bod rhaglen ar gyfer torri gwair ar ffyrdd yn yr AHNE wedi ei chytuno. Amlinellwyd y cyfraddau codi tâl ar gyfer torri gwair a gwrychoedd, a oedd yn cynnwys y cyfraddau gwahanol a godwyd ar gyfer ardaloedd megis cyffyrdd lle gellid cael anawsterau. Cadarnhawyd bod y meini prawf ar gyfer torri gwair mewn ardaloedd trefol y wahanol i  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

I ystyried adroddiad gang y Pennaeth Priffyrdd a Seilwaith ar y Cyd (copi’n amgaeedig) a oedd yn nodi’r paratoadau ar gyfer Rhaglen Gynnal Gaeaf 2012/2013.

                                                                                                         10.10 a.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Cyd-Bennaeth Priffyrdd a Seilwaith, yn manylu paratoi Rhaglen Cynnal a Chadw Gaeaf 2012/2013, yn rhoi gwybodaeth ar gael llwybrau diogelach i drigolion y Sir ac ar gadw’r Sir ar agor i fusnes yn ystod tywydd drwg, wedi ei ddosbarthu gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Rhoddodd y Rheolwr Adran – Rheoli Rhwydwaith grynodeb manwl o’r adroddiad a oedd yn cynnwys materion yn ymwneud â’r meysydd allweddol a’r materion canlynol:-

-  Nid oedd newid wedi bod yn agwedd y Cyngor tuag at baratoi ar gyfer gwaith cynnal a chadw’r gaeaf.

-  Cadw gwasanaethau Contractwyr Amaethyddol.

-  Lefelau stociau halen yn y Depos ym Modelwyddan, Corwen a Rhuthun.

-  Trefniadau ar gyfer ail-gyflenwi tomenni a biniau halen.

-  Trefniadau rota ar gyfer darogan a goruchwylio.

- Manylion y strategaeth gyfathrebu a ddatblygwyd ar y cyd â’r Tîm Cysylltiadau Cyhoeddus a Gwasanaethau Cwsmeriaid.

-  Trefniadau wrth gefn gyda swyddogion a staff yn y Gwasanaethau Cefn Gwlad a’r Parth Cyhoeddus.

            Hysbysodd y swyddogion y Pwyllgor eu bod yn hyderus bod trefniadau boddhaol ar gyfer gwaith cynnal a chadw yn y gaeaf, a bod cyllideb arwyddocaol wedi ei dyrannu i sicrhau y gallai’r gwasanaeth ymdopi â thywydd gwael. Roedd cronfa wrth gefn ar wahân hefyd ar gyfer unrhyw broblemau anodd iawn, er nad oedd hon wedi ei defnyddio mewn blynyddoedd diweddar.

Roedd darparu gwasanaeth Cynnal a Chadw yn y Gaeaf yn ofyniad statudol dan Adran 41(1A) Deddf Priffyrdd 1980 fel y’i diwygiwyd gan Adran 111 Deddf Diogelwch Rheilffyrdd a Chludiant 2003. Roedd cwmpas y gofyniad i gwrdd â’r ddyletswydd wedi bod yn destun trafodaeth. Fodd bynnag, derbyniwyd bod y llwybrau graeanu a gyhoeddwyd gan y Cyngor wedi rhoi o leiaf y ddarpariaeth leiaf a ddisgwyliwyd. Byddai darpariaeth ychwanegol yn dibynnu ar argaeledd adnoddau a chynhaliwyd trafodaethau rheolaidd gyda rhanddeiliaid i ganfod yr agwedd orau i’w mabwysiadu.

- Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cynghorydd R.M. Murray, esboniwyd bod yr argymhelliad yn y cod ymarfer yn nodi na ddylai cerbydau fynd dros 30mya wrth raeanu., Cadarnhaodd bod cerbydau wedi eu calibreiddio a bod offer tracio ynddynt, a bod amrywiol osodiadau ar gyfer lledaenu mewn perthynas â lled y ffordd.   

- Amlinellodd y Cyd-Bennaeth Priffyrdd a Seilwaith Ddyletswydd Statudol yr Awdurdod i drin ffyrdd mabwysiedig. Esbiniwyd bod Cyfarwyddiaethau eraill, megis Dysgu Gydol Oes a Gwasanaethau Cymdeithasol, wedi gwneud trefniadau mewn perthynas â’u gwasanaethau a’u safleoedd hwy, ond roedd cynllun wrth gefn yn bodoli i ddelio ag argyfyngau.

- Rhoddwyd amlinelliad o lefelau stoc halen y Sir, yn unol â’r gofyniad gan Lywodraeth Cymru, gan y swyddogion. Sicrhaodd y swyddogion yr Aelodau, oni fo tywydd difrifol iawn yn arwain at brinder halen cenedlaethol, eu bod yn hyderus bod cyflenwadau digonol yn Sir Ddinbych.

- Cadarnhwyd bod dau beiriant graeanu bychan wedi eu prynu i drin ardaloedd yn y trefi.

- Rhoddwyd manylion deddfwriaeth yn ymwneud ag oriau gwaith gyrwyr, a rota gwaith gyrwyr gan y Rheolwr Adran – Rheoli Rhwydwaith. Cytunwyd y gellid rhoi manylion pellach y cytundeb gyda’r Undebau ynglŷn ag oriau gyrwyr.

- Hysbyswyd yr Aelodau y gellid defnyddio contractwyr preifat i ddibenion cynnal a chadw yn y gaeaf os oedd angen.

- Cadarnhawyd na fyddai tâl i adnewyddu stociau halen mewn biniau halen ar safleoedd ysgol.

- Byddai palmentydd mewn trefi, megis mewn ardaloedd siopa, yn cael eu trin ar ôl cwblhau’r gwaith i’r prif rwydwaith, a fyddai’n derbyn blaenoriaeth.

- O ran trin ffyrdd sy’n arwain i gartrefi yr henoed, ffyrdd nad ydynt wedi eu mabwysiadu, meysydd parcio a phalmentydd mewn trefi, cadarnhaodd y Rheolwr Adran – Rheoli Rhwydwaith y byddai staff Parth Cyhoeddus yn cael  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

I ystyried adroddiad gan y Pennaeth Priffyrdd a Seilwaith ar y Cyd (copi’n amgaeedig) a oedd yn nodi cynnydd y rhaglen gynnal priffyrdd, ac yn amlinellu’r mecanwaith a’r ffrydiau ariannu potensial ar gyfer buddsoddiad seilwaith ar raddfa fawr yn Sir Ddinbych.

                                                                                                         10.55 a.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Cyd-Bennaeth Priffyrdd a Seilwaith, a oedd yn manylu'r cynnydd hyd yma ar y rhaglen cynnal a chadw priffyrdd ac yn amlinellu’r mecanwaith a’r ffrydiau ariannu posibl ar gyfer buddsoddiad seiliwaith mawr yn Sir Ddinbych, wedi ei ddosbarthu gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod. Roedd adroddiad gwybodaeth yn manylu’r mecanwaith a’r ffrydiau ariannu posibl ar gyfer buddsoddiad seilwaith mawr yn Sir Ddinbych wedi ei gynnwys fel Atodiad 1.

Esboniodd y Rheolwr Adran – Rheoli Rhwydwaith bod gwaith wedi cychwyn ar ddrafftio rhaglen ar gyfer y flwyddyn nesaf ac y byddai’n mynychu cyfarfodydd Grwpiau Ardal i drafod y cynigion. Hysbysodd y Cadeirydd yr Aelodau bod y Grŵp Buddsoddi Strategol yn ddiweddar wedi ystyried adroddiad ar fuddsoddiad Llywodraeth Cymru a chylllid mewn perthynas â phriffyrdd, ac yn gofyn am asesiad risg cyson ar draws y seilwaith priffyrdd i alluogi blaenoriaethu gwariant.

Roedd yr adroddiad yn manylu cynnydd Rhaglen Cynnal a Chadw Cyfalaf 2012/13. Roedd gwella cyflwr y ffyrdd yn parhau i fod yn flaenoriaeth ac roedd Sir Ddinbych wedi ymrwymo £1,400,000 yn 2012/2013, gyda’r bwriad penodol o dargedu ffyrdd y Sir a oedd wedi bod yn destyn cwyion neu risgiau posibl. Roedd dyraniad o £2,022,000, cyllid Menter Benthyca Llywodraeth Leol Llywodraeth Cymru (LGBI), ac roedd hwn yn bennaf wedi canolbwyntio ar y ffyrdd A a B yn y Sir. Roedd y rhaglen gyfan wedi ei chysylltu â delio â’r materion penodol a nodwyd fel rhan o arolygon mwy technegol megis SCRIM, asesiad o atal sgidio.

Roedd y rhaglen ail-arwynebu wedi ei rhannu’n dri prif categori o ail-arwynebu traddodiadol â bitwmen, micro-asffalt a Thrin Arwyneb. Roedd manylion y cynlluniau, ynghyd â rhaglen waith a chynlluniau a oedd ar y gweill nawr, wedi eu crynhoi yn yr adroddiad. Dros fisoedd gweddillol y flwyddyn ariannol, roedd rhyw ddeuddeg cynllun wedi eu cynnwys yn y rhaglen, a oedd o fewn y gyllideb ar hyn o bryd.

Roedd tywydd gwael wedi effeithio gwaith ar rai pontydd a byddai’r gwaith hwn nawr yn cael ei ohirio tan 2013/14. Roedd manylion gwaith a chynlluniau a gwblhawyd yn y flwyddyn ariannol hon wedi eu hamlinellu yn yr adroddiad, ynghyd â chynhwysiad rhestr o waith cryfhau ac ailwampio pontydd.

Mewn ymateb i gwestiynau gan yr Aelodau, esboniwyd y byddai Rhaglen Cynnal a Chadw Cyfalaf 2013/14 wedi ei chytuno erbyn Ionawr, 2013.  Byddai gwaith yn cael ei ariannu ar y cyd rhwng LGBI ac adnoddau Sir Ddinbych ei hunan, ac ar hyn o bryd tybiwyd bod cyllid oddeutu £3.5 miliwn ar gyfer y rhaglen gyfan, a oedd yn cynnwys pontydd a goleuadau stryd. Byddai angen cyflwyno rhaglen fanwl i Lywodraeth Cymru erbyn Rhagfyr 2012, a byddai hon yn cael eu hanfon at holl yr Aelodau etholedig, Cynghorau Tref a Chymuned ac yn cael ei dodi ar y wefan. Amlinellodd yr adroddiad y broses ymgynghorol a fabwysiadwyd a thanlinellu’r risgiau cysylltiedig mwyaf. Cadarnhawyd y byddai’r cylch adolygu ar gyfer gwaith a ymgymerwyd ar y priffyrdd nawr yn cael ei adnabod ar ôl ymrwymiad ariannol hirdymor.

Cyfeiriodd y Cynghorydd R M Murray at broblemau yn ymwneud â gwaith ailarwynebu ar Ffordd yr Arfordir rhwng y Rhyl a Phrestatyn. Mynegodd hefyd ei werthfawrogiad o’r gwaith a wnaed gan y Rheolwr Grŵp: Rhaglen Newid, Cymorth Busnes a Thwristiaeth yn ei oruchwylio. Rhoddodd y Rheolwr Adran – Rheoli Rhwydwaith fanylion y gwaith a wnaed a rôl oruchwylio’r Cyngor. Cadarnhaodd y byddai’r contractwr yn delio ag unrhyw fethiant yn ymwneud â safon neu ansawdd gwaith dan y warant, a chytunodd ymchwilio i’r meysydd pryder a godwyd gan yr Aelodau. 

Mewn ymateb i bryderon a godwyd gan y Cynghorydd W  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

I ystyried adroddiad gan y Pennaeth Cynllunio, Adfywio a  Gwasanaethau Rheoleiddiol (copi’n amgaeedig) a oedd yn cyflwyno’r cynigion i sefydlu safonau ar gyfer ymgynghori cynllunio ac ymgysylltu cymuned yn y broses gynllunio.

                                                                                                        11.30 a.m.

Cyflwynodd y Rheolwr Rheoli Datblygu adroddiad ar sut roedd y Tîm Rheoli Datblygu a Chydymffurfedd yn ymgynghori gyda ac yn cysylltu â’r gymuned ar  gynigion cynllunio. Amlinellodd y Rheolwr y dull presennol o ymgynghori a chyfathrebu a dweud bod y tîm nawr eisiau datblygu eu harferion ymhellach a’u bod wedi llunio safonau gwasanaeth drafft ar gyfer ymgynghori ar gynllunio ac ymgysylltu â'r gymuned.

Holodd y Cynghorydd Huw Williams a fyddai rhai aelodau Cynghorau Tref a Chymuned yn elwa o hyfforddiant ar faterion cynllunio a materion cysylltiedig cod ymarfer megis pryd i ddatgan buddiannau personol. Adroddodd y Rheolwr y byddai hyfforddiant pellach ar y materion hynny yn ddefnyddiol ac y byddai’r gwasanaeth yn cefnogi hynny. Awgrymodd y Cynghorydd Martyn Holland y gallai Cynghorau Tref a Chymuned cyffiniol ymuno â’i gilydd ar gyfer hyfforddiant ar y cyd, er enghraifft, gan awgrymu y gellid gwahodd y tri chyngor cymuned yn ei ward ef i wneud hynny, awgrym yr oedd Pennaeth y Gwasanaethau Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd yn ei gefnogi.

Canmolodd aelodau’'r Pwyllgor yr adran am lefel a safon y cysylltiad gyda Chynghorau Tref a Chymuned a gwell rhyngweithiad gyda’r aelodau’n gyffredinol. Diolchodd Pennaeth y Gwasanaethau Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd i’r Pwyllgor am eu sylwadau ond dywedodd bod y gwasanaeth yn bwriadu sicrhau gwelliannau pellach.

PENDERFYNWYD – bod y Pwyllgor Craffu Cymunedau:

(a)       Yn cefnogi’r trefniadau a ddefnyddir ar hyn o bryd gan y Gwasanaeth Cynllunio i gysylltu â Chynghorau Tref a Chymuned;

(b)       yn cefnogi’r canllaw gwybodaeth drafft sy’n nodi’r safonau gwasanaeth arfaethedig ar gyfer ymgynghori ar gynllunio ac ymgysylltu â’r gymuned, a

(c)        yn llongyfarch staff Cynllunio ar eu hagwedd ragweithiol tuag at ymgysylltu â’r gymuned.

I ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Craffu (copi’n amgaeedig) yn ceisio adolygiad o flaenraglen waith y pwyllgor ac yn diweddaru aelodau ar faterion perthnasol.

                                                                                                         12.05 p.m.

Cyflwynodd y Swyddog Gwasanaethau Democrataidd adroddiad ar flaenraglen waith y Pwyllgor. Dywedodd bod adroddiad ar adolygiad o wasanaethau gofal dydd yng ngogledd y sir wedi ei ohirio tan fis Ionawr pan fyddai’r wybodaeth ariannol berthnasol ar gael.

Dywedodd y Cynghorydd Joan Butterfield bod aelodau yng ngogledd y sir o’r farn bod angen yr adroddiad ar frys. Ymatebodd y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Cwsmeriaid trwy awgrymu y gellid derbyn yr adroddiad ym mis Rhagfyr yn hytrach nag Ionawr, ac y gellid gohirio adroddiad ar Etape tan fis Ionawr i wneud lle ar y rhaglen. Fodd bynnag byddai hyn yn dibynnu ar gael gwybodaeth ddigonol i gyfiawnhau ystyried adroddiad gwasanaethau gofal dydd ym mis Rhagfyr.

Cytunodd y Pwyllgor gyda’r agwedd hon.

Cytunodd yr Aelodau hefyd dderbyn adroddiad ar Strategaeth Cefnogi Pobl ym mis Chwefror 2013 a fyddai’n dilyn cyhoeddi  cynlluniau gwario 3 blynedd yr awdurdod.

Cytunodd y Pwyllgor ystyried y Straegaeth Dai Leol ddrafft ym mis Chwefror 2013, a byddai’r ddogfen strategaeth derfynol yn cael ei hystyried gan y Pwyllgor o gwmpas Mehefin 2013. Fodd bynnag, gofynnodd y Pwyllgor am gadarnhad y byddai digon o amser a chyfle iddynt awgrymu newidiadau i’r strategaeth ddrafft os oeddynt yn meddwl bod angen hynny.

Atgoffodd y Swyddog Gwasanaethau Democrataidd y pwyllgor bod copi o’r llawlyfr tenantiaid drafft wedi ei ddosbarthu i aelodau’r pwyllgor gyda gwahoddiad i wneud sylwadau neu awgrymiadau ynglŷn â’r cynnwys. Adroddodd hefyd y disgwylid dosbarthu cytundeb tenantiaeth drafft i’r Pwyllgor Craffu Cymunedau yn y man. Cyfeiriodd y Cynghorydd Butterfield at gyfranogiad landlordiaid cymdeithasol cofrestredig a holodd a fyddai eu barn hwy yn cael ei chymryd i ystyriaeth. Cafwyd trafodaeth ar fuddiannau posibl cyfeirio’r mater at y Pwyllgor Craffu Partneriaethau gan yr aelodau, ond ni chytunwyd atgyfeirio.

Dywedodd y Swyddog Gwasanaethau Democrataidd y byddai adroddiad ar gyfamod cymunedol gyda’r lluoedd arfog yn cael ei ddosbarthu i aelodau’r pwyllgor ym mis Tachwedd. Gofynnodd y Cadeirydd i aelodau anfon copi o’u hymatebion at aelodau eraill y pwyllgor er gwybodaeth ac i osgoi dyblygu diangen.

PENDERFYNWYD – yn amodol ar y newidiadau uchod, cymeradwyo Rhaglen Gwaith Craffu’r Pwyllgor.

I dderbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar wahanol Fyrddau a Grwpiau’r Cyngor

NI chyflwynwyd unrhyw ddiweddariad gan gynrychiolwyr y pwyllgor ar amrywiol fyrddau a grwpiau’r Cyngor.