Agenda and draft minutes

Cafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr Rachel Flynn and Cheryl Williams.

Cafwyd ymddiheuriad hefyd gan yr Aelod Cyfetholedig Kathleen Jones.

Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu yn y busnes a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Datganodd y Cynghorydd Tina Jones gysylltiad personol a allai fod yn niweidiol yn eitem 5 ar y rhaglen - Addysg Gynnar a Chomisiynu Gofal Plant Dechrau’n Deg gan ei bod yn berchennog meithrinfa gofal plant ac yn ymddiriedolwr Cymdeithas Genedlaethol Meithrinfeydd Dydd Cymru.

Datganodd y Cynghorydd Huw Hilditch-Roberts gysylltiad personol yn eitem 5 - Addysg Gynnar a Chomisiynu Gofal Plant Dechrau’n Deg oherwydd bod ei blentyn yn mynychu darpariaeth mewn ysgol yn Sir Ddinbych.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw fater brys.

Derbyn -

(a)  Cofnodion cyfarfod arbennig y Pwyllgor Craffu Cymunedau a gynhaliwyd ar 11 Hydref 2018 (copi wedi'i amgáu), a

(b)  cofnodion y Pwyllgor Craffu Cymunedau a gynhaliwyd ar 25 Hydref 2018 (copi wedi’i amgáu).

10.05 a.m. – 10.15 a.m.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfodydd y Pwyllgor a gynhaliwyd ar 11 Hydref 2018 a 25 Hydref 2018.

11 Hydref 2018 -

Materion yn Codi - Tudalen 12, Eitem 3 Adolygiad o benderfyniad y Cabinet yn ymwneud â darpariaeth safle Sipsiwn a Theithwyr – Cadarnhaodd y Cynghorydd Timms ei fod wedi mynychu cyfarfod o'r Cabinet i roi ger eu bron benderfyniadau'r Pwyllgor Craffu Cymunedau a wnaed yn eu cyfarfod ar 11 Hydref.

25 Hydref 2018 -

Cywirdeb – Tudalen 15 a thudalen 17, Rhif Eitem. 5 cynnig dyluniad gwasanaeth gwastraff ac ailgylchu newydd – awgrymodd aelod derminoleg arall yn y Gymraeg am nifer o’r termau a ddefnyddiwyd yn fersiwn Cymraeg y cofnodion.

Materion yn Codi - Tudalen 19, Eitem 5  - Dyluniad arfaethedig y gwasanaeth gwastraff ac ailgylchu newydd – cyfeiriodd y Cydlynydd Craffu’r aelodau at yr adroddiad gwybodaeth ar gyfer adborth a gafwyd gan y Gwasanaeth Cynllunio a Diogelu’r Cyhoedd.

Tudalen 22 - Eitem Rhif 6 – Adroddiad ar Gynnydd Twristiaeth – cafodd yr aelodau ystadegau yn yr adroddiad yn rhoi diweddariad ar nifer yr ymwelwyr â Chanolfannau Croeso'r Cyngor.

PENDERFYNWYD derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfodydd a gynhaliwyd ar 11 Hydref a 25 Hydref 2018 fel cofnod cywir.

Gadawodd y Cynghorydd Tina Jones y cyfarfod cyn i'r drafodaeth ar yr eitem nesaf o fusnes gychwyn.

Ystyried adroddiad gan y Swyddog Strategaeth a Datblygu (copi wedi’i amgáu) er mwyn ceisio barn y Pwyllgor Craffu ar y penderfyniad dros ail gomisiynu elfennau gofal plant y Cynllun Addysg Gynnar a Dechrau’n Deg trwy brosesau ffurfiol paralel.

10.15 a.m. – 11.00 a.m.

Cyflwynodd y Swyddog Datblygu a Strategaeth yr adroddiad (a rannwyd eisoes) a oedd yn cyflwyno trosolwg o’r broses arfaethedig ar gyfer comisiynu elfennau gofal plant rhaglenni Addysg Gynnar a Dechrau’n Deg i Aelodau. Yn ystod y cyflwyniad, pwysleisiodd y swyddog bod y rhaglenni hyn wedi cael llwyddiant blaenorol ac yn cael eu gwerthfawrogi’n eang gan deuluoedd, ysgolion a budd-ddeiliaid eraill.  Esboniodd, fel rhan o waith y Cyngor i drechu tlodi, cafodd y rhaglenni hyn eu hadolygu gyda’r bwriad o gael yr effaith mwyaf posib i leihau tlodi ac amddifadedd yn Sir Ddinbych.

Fel rhan o’r cynnig gofal plant i’w gyflwyno ym mis Ionawr 2019, mae Addysg Blynyddoedd Gynnar yn darparu 10 awr o’r cynnig 30 awr. Mae’r ddarpariaeth hon y rhan o gwricwlwm y Cyfnod Sylfaen ar gyfer plant rhwng 3 a 7 mlwydd oed yng Nghymru. Mae’n rhwymedigaeth statudol i’r ALl gynnig y ddarpariaeth ond nid yw’n ofynnol i rieni a gofalwyr ddefnyddio’r cynnig. Mae Llywodraeth Cymru (LlC) yn noddi 10 awr o addysg yr wythnos i bob plentyn i hyd at ddau dymor yn dilyn eu pen-blwydd yn 3 oed. Gall y cynnig hwn o addysg ei ddarparu mewn amryw leoliad gofal plant h.y. ysgol, cylch chwarae neu feithrinfa ddydd preifat.  I fod yn gymwys i wneud cais ar gyfer y nawdd, roedd yn ofynnol bod y lleoliad gofal plant yn cydymffurfio gyda’r Fframwaith Cyfnod Sylfaen, gan ddarparu’r amgylchedd priodol a hyfforddi staff i gyflwyno’r fframwaith. Mae pob plentyn yn y sir wedi gallu cael mynediad at Addysg y Blynyddoedd Cynnar ers cyflwyniad y fframwaith Cyfnod Sylfaen yn 2009. Mae’r cynnig gofal plant yn anelu i wella cefnogaeth i rieni sy’n gweithio a darparu’r ddarpariaeth gofal plant am 20 awr ychwanegol am ddim (yn amodol ar y cap enillion).  Roedd prosiect Dechrau’n Deg, ar y llaw arall, yn rhaglen a noddwyd gan LlC yn benodol ar gyfer plant dan 4 oed ac yn byw yn ardaloedd mwyaf difreintiedig Cymru. Mae hyn yn cynnwys Sir Ddinbych, ac mae ardaloedd y Rhyl, Prestatyn a Dinbych yn rhan ohono.  Yn Sir Ddinbych roedd Rhaglen Dechrau’n Deg yn ffurfio rhan o’r gwasanaethau Cymorth Cynnar a’r rhaglen Teuluoedd yn Gyntaf. Yn ogystal â gofal plant, mae Dechrau’n Deg yn darparu rhaglenni rhianta, cymorth gydag iaith a lleferydd â gwasanaeth ymwelydd uwch. Roedd y rhaglen Dechrau’n Deg yn noddi dwy awr a hanner o ofal plant y dydd, 5 diwrnod yr wythnos am 39 wythnos yn dilyn pen-blwydd y plentyn yn 2 oed, nes y tymor ar ôl eu pen-blwydd yn 3 oed.  Roedd lleoliadau Gofal Plant sy’n gymwys i dderbyn y nawdd yn cael cymorth Athro Ymgynghorol a Chynorthwywyr Addysgu Dechrau’n Deg.

O ystyried y trefniadau presennol, Canllaw LlC a’i Blaenoriaethau Corfforaethol ei hun, roedd y Cyngor wedi adolygu eu mecanweithiau noddi ar gyfer gwasanaethau Addysg y Blynyddoedd Cynnar a dechrau’n Deg.  O ganlyniad, roeddent yn cynnig ail gomisiynu’r ddarpariaeth addysg blynyddoedd cynnar a’r rhaglen Dechrau’n Deg ar y sail o sicrhau:

·         gwasanaethau gofal o ansawdd da i blant

·         dewis i rieni a theuluoedd

·         mynediad agored a theg i gyllid a

·         gwerth am arian

Cytunwyd ar ddull ar y cyd rhwng Dechrau’n Deg ac Addysg y Blynyddoedd Cynnar, a fyddai’n arwain at ail gomisiynu’r gwasanaethau gofal plant drwy ddwy broses ar wahân ond paralel, gyda phob gwasanaeth yn cael eu hail gomisiynu yn ystod 2019. Byddai cytundebau newydd ar waith erbyn mis Medi 2019, i gyd-fynd gyda’r flwyddyn ysgol a lleihau amhariad posib i blant.

Mewn ymateb i gwestiynau aelodau i’r Aelod Arweiniol dros Addysg, Plant a Phobl Ifanc, ymatebodd y Swyddog Datblygu a Strategol, y Rheolwr Perfformiad a Busnes ac  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ar y pwynt hwn (11.15 a.m.) cymerodd yr aelodau egwyl am luniaeth.

Bu i’r cyfarfod ailymgynnull am 11:30 am. Ail ymunodd y Cynghorydd Tina Jones gyda'r cyfarfod ar y pwynt hwn.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Datblygu a’r Swyddog Cynllunio (copi wedi’i amgáu), sydd yn darparu gwybodaeth am effeithiolrwydd a pherfformiad y swyddogaeth cydymffurfedd cynllunio.

11.15 a.m. – 12.00 p.m.

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Tai, Rheoleiddio a'r Amgylchedd yr adroddiad a'r atodiadau (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) oedd yn rhoi trosolwg i'r Pwyllgor o effeithiolrwydd a pherfformiad swyddogaeth cydymffurfedd cynllunio’r Cyngor. Yn ei gyflwyniad, fe bwysleisiodd mai pwrpas y gyfundrefn gynllunio oedd rheoleiddio datblygiad a defnyddio’r tir er budd y cyhoedd. Felly roedd hi’n bwysig bod gan awdurdodau cynllunio lleol swyddogaeth cydymffurfedd effeithiol oedd yn gallu ymchwilio’n amserol i honiadau honedig o dorri rheolau, a defnyddio polisïau cynllunio lleol a chenedlaethol i unioni effeithiau niweidiol datblygiadau anawdurdodedig. Er mwyn i’r gwasanaeth cydymffurfedd wella’n barhaol a pherfformio’n well, byddai angen i arferion gweithio gael eu mireinio a byddai angen cryfhau cydweithio gyda budd-ddeiliaid eraill, er gwaethaf toriadau i gyllideb llywodraeth leol.

Rhoddodd y Pennaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd a’r Rheolwr Datblygu (Gwasanaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd) amlinelliad i’r Pwyllgor o waith y Gwasanaeth Cydymffurfedd o ddydd i ddydd, ei berfformiad cyffredinol a throsolwg o sut roedd dangosyddion perfformiad yn esblygu’n genedlaethol. Fe wnaethant dynnu sylw at yr angen wrth symud ymlaen am fabwysiadu dull cyson ar y cyd â budd-ddeiliaid lleol er mwyn parhau â gwaith monitro rhagweithiol a oedd yn darparu gwelliannau sylweddol, gan mai dim ond un Swyddog Cydymffurfiaeth Cynllunio penodol oedd yn ymchwilio i achosion honedig o dorri rheolau oedd gan y Gwasanaeth. Ar gyfartaledd, roedd y swyddog hwn yn ymchwilio i tua 240 o gwynion y flwyddyn. Yn sgil diffyg adnoddau i allu ymchwilio i achosion honedig o dorri rheolau, roedd angen blaenoriaethu achosion ar sail maint y niwed, felly ar y cyfan byddai achosion honedig o dorri rheolau oedd yn effeithio ar adeiladau rhestredig, ardaloedd cadwraeth, Ardal o Harddwch Naturiol Eithriadol y Sir, coed gwarchodedig yn ogystal â'r rhai oedd yn  groes i flaenoriaethau Cynllun Corfforaethol y Sir, yn cael blaenoriaeth dros achosion honedig eraill o dorri rheolau. Roedd Swyddog Prosiect Cydymffurfedd Cynllunio rhan-amser dros dro wedi cael ei benodi’n ddiweddar gyda’r bwriad o sicrhau bod Prif Gynllun Canol Tref y Rhyl yn cael ei gyflawni trwy fynd i’r afael yn rhagweithiol â’r nifer helaeth presennol o reolau cynllunio oedd yn cael eu torri yn y dref. Rhagwelir y byddai mabwysiadu’r dull yma’n rhoi hwb i’r ymdrechion i adfywio canol y dref a lleihau lefelau amddifadedd yn yr ardal. Roedd y Swyddog Prosiect yn awyddus fel rhan o’r rhaglen Ardal Gwella Busnes, i weithio gyda busnesau lleol yn y dref i dynnu eu sylw at eu rôl wrth sicrhau bod pob busnes yn cydymffurfio â gofynion cynllunio a’u bod yn ymwneud â’r gwaith gwella amgylcheddol i wella ymddangosiad cyffredinol y dref. 

Roedd y Gwasanaeth yn gweithio’n agos gyda gwasanaethau eraill y Cyngor, e.e. Trwyddedu, Gwasanaethau Tai, Gwasanaeth Iechyd yr Amgylchedd a gwasanaethau cyhoeddus eraill e.e. Yr Heddlu, a’r Gwasanaeth Tân ac Achub mewn perthynas â materion o beidio â chydymffurfio, gan fod ymchwiliadau i un achos honedig o dorri rheolau fel arfer yn dod â materion eraill o beidio â chydymffurfio i’r amlwg. Felly fe allai pob gwasanaeth gefnogi ac ategu ymdrechion ei gilydd mewn cysylltiad â pheidio â chydymffurfio ac unrhyw waith unioni/trwsio cysylltiedig. Roedd gweithio mewn partneriaeth yn effeithiol gyda phob gwasanaeth ac asiantaeth, a mabwysiadu dull rhagweithiol yn hytrach nac ymatebol i waith cydymffurfedd, yn golygu’r posibilrwydd o sicrhau elw ariannol ac amgylcheddol i’r Cyngor ac i breswylwyr o fewn y lefelau ariannol ac adnoddau dynol presennol. Dull posibl arall o wella'r dull rhagweithiol fyddai drwy lunio siarter rhwng y Cyngor Sir a chynghorau dinas, tref a chymuned y Sir, gan geisio eu caniatâd i roi gwybod i Wasanaeth Cydymffurfedd Cynllunio'r Cyngor am unrhyw achosion posibl o dorri  rheolau cynllunio neu faterion  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Rhoi ystyriaeth i adroddiad gan y Cydlynydd Craffu (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor a rhoi’r diweddaraf i’r aelodau ar faterion perthnasol.

12.00 p.m. – 12.15 p.m.

Cyflwynodd y Cydlynydd Craffu adroddiad (a ddosbarthwyd eisoes) yn gofyn i’r Aelodau adolygu Rhaglen Waith y Pwyllgor ac yn rhoi diweddariad ar faterion perthnasol. 

Datganodd y Cadeirydd y siom yr oedd yr aelodau’n ei deimlo yn dilyn cyflwyniad sylwadau ac argymhellion y Pwyllgor i’r Cabinet ar ôl iddo alw i mewn benderfyniadau perthnasol i’r Safleoedd Sipsiwn a Theithwyr arfaethedig.  Er bod yr aelodau’n cydnabod fod sylwadau ac argymhellion y Pwyllgor wedi’u cyflwyno i’r Cabinet yn unol â Rheolau’r Weithdrefn Galw i Mewn, roeddent yn teimlo nad oedd y Cabinet, drwy gadarnhau eu penderfyniadau gwreiddiol yn syth ar ddiwedd y ddadl, wedi rhoi'r ystyriaeth ddyledus i'r pwyntiau a godwyd gan y Pwyllgor Craffu Cymunedau.  Er mwyn rhoi sylw i’r pryderon a fynegwyd a chael diweddariad pellach gan yr Aelod Arweiniol dros Dai Rheoleiddio a’r Amgylchedd, cytunwyd:

GWAHARDD Y WASG A'R CYHOEDD

PENDERFYNWYD, dan ddarpariaethau Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar y sail y byddai gwybodaeth eithriedig yn debygol o gael ei datgelu fel y’i diffinnir ym Mharagraff 13 Rhan 4 Atodlen 12A y Ddeddf.

Trafododd yr aelodau’r broses oedd wedi digwydd hyd yma. Dywedwyd fod swyddogion wedi dechrau rhannu’r gwrthwynebiadau a dderbyniwyd yn ddosbarthiadau a’u bod yn gweithio i’w dadansoddi. Cadarnhawyd fod swyddogion ychwanegol wedi’u dethol i roi sylw i’r llwyth gwaith. Ar ddiwedd y dadansoddiad byddai adroddiad yn mynd gerbron y Cabinet.

Trafododd yr aelodau eu pryderon ynghylch cyfraddau amser a’r cyllid arfaethedig gan Lywodraeth Cymru. Gofynnodd aelodau’r Pwyllgor bod adroddiad yn dadansoddi’r adborth a dderbyniwyd fel rhan o’r ymarfer ymgynghori cyn-cynllunio yn cael ei gynnwys yn Rhaglen Gwaith i'r Dyfodol y Pwyllgor ar gyfer craffu cyn-penderfynu cyn i'r adroddiad fynd i'r Cabinet.  Roedd aelodau o’r farn y byddai mabwysiadu’r ymdriniaeth hon yn fanteisiol i'r holl fudd-ddeiliaid.

SESIWN AGORED

Ar ôl cwblhau'r busnes uchod, ailddechreuodd y cyfarfod mewn sesiwn agored.

Canolbwyntiodd y drafodaeth ar y canlynol –

·         yng ngoleuni penderfyniad diweddar Gweinidog Addysg Llywodraeth Cymru, nid oes angen cadw’r eitem ar Ysgol Llanbedr Dyffryn Clwyd ar raglen waith y Pwyllgor ar gyfer trafodaeth yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor.  Am y rheswm hwnnw gofynnodd y Pwyllgor am adroddiad ar y mater a’i oblygiadau ar gyfer ysgol bartner wedi’i ffedereiddio.

·         cytunwyd y dylid gwahodd yr Aelodau Cabinet Arweiniol perthnasol i’r cyfarfod nesaf.

·         adroddiad ar y safle Sipsiwn a Theithwyr arfaethedig i’w ychwanegu at raglen gwaith i’r dyfodol Pwyllgor mis Ionawr.

·         cytunwyd y dylid symud yr adroddiad ar gau Ysgol y Rhewl ymlaen i raglen cyfarfod mis Mawrth y Pwyllgor Craffu Cymunedau.

·         tynnwyd sylw at y ffaith fod cyfarfod arbennig wedi ei drefnu ar gyfer 21 Chwefror 2019 i drafod materion yn deillio o’r tân ar Fynydd Llantysilio.

PENDERFYNWYD, yn amodol ar yr uchod, cymeradwyo’r rhaglen gwaith i’r dyfodol fel y mae yn Atodiad 1 i’r adroddiad.

Derbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar Fyrddau a Grwpiau amrywiol y Cyngor.

12.15 p.m. – 12.30 p.m.

Adroddodd gynrychiolwyr y Pwyllgor ar eu presenoldeb mewn cyfarfodydd fel a ganlyn:

Roedd y Cynghorydd Huw Williams wedi mynychu’r Her Perfformiad Gwasanaeth ar ran Grŵp Her y Gwasanaeth Cynllunio a Diogelu’r Cyhoedd. Cadarnhaodd y Cynghorydd fod y cyfarfod yn un cadarnhaol a buddiol.