Agenda and draft minutes

Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod a rhoddodd groeso arbennig i Charlotte Owen o Swyddfa Archwilio Cymru a oedd yn bresennol i arsylwi gweithdrefnau fel rhan o waith maes, ar gyfer yr astudiaeth genedlaethol ar Archwilio ‘Parod at y Dyfodol’.

Y Cynghorwyr Meirick Davies a Merfyn Parry

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu ag unrhyw fater a nodwyd fel un i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Ni chafodd unrhyw gysylltiad ei ddatgan.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw faterion brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Cymunedau a gynhaliwyd ar 30 Tachwedd 2017 (copi ynghlwm).

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor a gynhaliwyd ar 30 Tachwedd 2017.

Materion yn Codi - Tudalen 9 Eitem 5 Arwyddion Cyfeiriad i Dwristiaid ar gyfer Dyffryn Clwyd – Roedd dadansoddiad manwl o gostau a oedd yn gysylltiedig â’r prosiect Arwyddion Twristiaeth, fel a oedd yn ofynnol gan yr aelodau yn y cyfarfod diwethaf, wedi’u cynnwys ym mriff gwybodaeth y Pwyllgor (a gylchredwyd yn flaenorol).  Roedd y cyfarfod nesaf o’r Gweithgor a sefydlwyd i symud ymlaen â darpariaeth o’r prosiect wedi’i drefnu ar gyfer 19 Ionawr 2018.

PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 30 Tachwedd 2017 fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad gan y Rheolwr Gwasanaethau Cefn Gwlad a Threftadaeth (copi ynghlwm) sydd yn gofyn am farn y Pwyllgor ar ymagwedd a gweithdrefn newydd i reoli gweithgareddau sy’n ymwneud â choed ar draws y sir.

10.05am – 10.35am 

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Tai, Adfywio a’r Amgylchedd a’r Pennaeth Gwasanaethau Priffyrdd ac Amgylcheddol adroddiad y Rheolwr Cefn Gwlad a Threftadaeth (a gylchredwyd yn flaenorol), gan roi gwybod i aelodau bod eisiau eu barn ar weithdrefn ddrafft i reoli pob gweithgaredd yn ymwneud â choed ar draws y sir.  Fe wnaethant esbonio bod y penderfyniad i lunio gweithdrefn wedi codi o her gwasanaeth diweddar a oedd wedi tynnu sylw at yr angen am weithdrefn a chanllaw ysgrifenedig i gynorthwyo swyddogion ar draws yr awdurdod i ateb ymholiadau rheoli coed.  Gan fod nifer o wasanaethau’r Cyngor gyda choed wedi’u lleoli yn eu heiddo neu o'i gwmpas, roedd rheoli coed yn gyfrifoldeb ledled yr awdurdod.  Felly, roedd angen gweithdrefn hygyrch iawn, sy'n gyfeillgar i ddefnyddwyr, i helpu swyddogion i ddelio ag ymholiadau'n ymwneud â'u rheolaeth.  Byddai bodolaeth gweithdrefn o’r fath hefyd yn cynorthwyo’r Cyngor i gyflawni ei rwymedigaethau cyfreithiol fel perchennog tir, ei ddyletswyddau rheoleiddio o dan y Deddfau Cynllunio, ac i gefnogi’r ddarpariaeth o nifer o elfennau yn y Flaenoriaeth Amgylcheddol o'r Cynllun Corfforaethol newydd, wrth gefnogi ei uchelgeisiau bioamrywiaeth ar yr un pryd.  Roedd cyflwyniad y weithdrefn ddrafft i’r Pwyllgor ar gyfer sylwadau aelodau’n ffurfio rhan o’r broses ymgynghori ar ei gynnwys.  Unwaith y byddai’n cael ei gymeradwyo, byddai’n cael ei gyhoeddi ar wefan a mewnrwyd y Cyngor, a byddai dogfen Cwestiynau Cyffredin, hawdd ei darllen, yn cael ei chynhyrchu er mwyn gallu cyfeirio ati.

Cyn gwahodd cwestiynau gan aelodau o’r Pwyllgor, croesawyd y Cynghorydd Hugh Irving i’r cyfarfod gan y Cadeirydd, a’i wahodd i annerch y Pwyllgor, gan fod y Cynghorydd Irving wedi gofyn yn ffurfiol bod Archwilio’n ymchwilio i’r angen am bolisi neu weithdrefn ledled y sir i ddelio â choed.  Yn ei anerchiad, croesawodd y Cynghorydd Irving y weithdrefn, gan nodi esiamplau o broblemau a gafodd eu hachosi gan goed wedi gordyfu ac ati, o'i brofiad fel cynghorydd.  Cefnogodd yr awgrym o gael fersiwn cryno hawdd ei ddarllen o’r weithdrefn, a fyddai’n ddefnyddiol i swyddogion, cynghorwyr a phreswylwyr fel ei gilydd.

Wrth ymateb i gwestiynau'r Aelodau, fe wnaeth y Cyfarwyddwr Corfforaethol: Economi ac Uchelgais Cymunedol, y Pennaeth Gwasanaethau Priffyrdd ac Amgylcheddol, a’r Rheolwr Gwasanaethau Cefn Gwlad a Threftadaeth -

·         gadarnhau mai’r egwyddor sylfaenol i gael gweithdrefn ysgrifenedig ar gyfer delio â choed oedd amddiffyn coed ar draws y sir lle bynnag y bo’n bosibl, drwy sicrhau mai tocio coed fyddai’r dewis olaf h.y., os oedd yn achosi neu’n peri perygl. Trafodwyd yr agwedd hon yn Adran 15 o’r weithdrefn ddrafft         

·         rhoi gwybod na fyddai coed yr ystyrir iddynt fod yn ‘rhwystro golau naturiol’ i eiddo’n cael eu dosbarthu fel perygl, ac felly ni fyddent yn cael eu tocio neu eu torri ar y sail honno

·         esbonio’r broses ar gyfer gwneud cais am Orchymyn Cadw Coed (TPO) a dywedwyd nad oedd TPO yn gyfyngedig i amser.  Os byddai’n cael ei ystyried yn addas i dorri coeden i lawr a oedd gyda TPO, byddai cais yn gorfod cael ei wneud ar gyfer diddymiad, neu amrywiad, i'r gorchymyn.  Os byddai’r Cyngor yn caniatáu’r diddymiad/amrywiad, gallai wneud hynny ar y sail bod coeden newydd yn cael ei phlannu yn ei lle, ac y gallai’r goeden newydd hefyd fod yn destun TPO.  Roedd y mwyafrif o goed a oedd yn destun TPO wedi’u lleoli ar dir preifat, ac nid ar dir a oedd yn berchen i’r Cyngor

·         cadarnhau bod Cynllun Corfforaethol newydd y Cyngor yn cynnwys strategaeth ar gyfer mynd i’r afael â’r diffyg coed mewn mannau penodol o’r sir

·         rhoi gwybod bod yr Adran Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd wedi cyflogi swyddog TPO a oedd yn delio ag ymholiadau a  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor a rhoi’r diweddaraf i’r aelodau ar faterion perthnasol.

10.35am – 11am

Cyflwynodd y Cydlynydd Archwilio adroddiad (a gylchredwyd ymlaen llaw) sy’n gofyn i’r Aelodau adolygu Rhaglen Waith y Pwyllgor a rhoddodd ddiweddariad ar faterion perthnasol. 

Canolbwyntiodd y drafodaeth ar y canlynol –

·         ail-gadarnhawyd y tair eitem ar y rhaglen waith ar gyfer cyfarfod nesaf y Pwyllgor, a chytunwyd i wahodd yr Aelodau Cabinet Arweiniol i’r cyfarfod hwnnw; cytunwyd hefyd bod y cyfarfod yn cael ei weddarlledu;

·         nododd aelodau y byddai’r Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Archwilio’n cyfarfod y prynhawn hwnnw i ystyried nifer o eitemau posibl i fod yn destun archwilio, a all effeithio ar raglen gwaith i'r dyfodol y Pwyllgor

·         cyfeiriwyd at friff gwybodaeth y Pwyllgor, a oedd yn cynnwys diweddariad ar gamau gweithredu o’r cyfarfod diwethaf; ynghyd â gwybodaeth bellach yn ôl y gofyn; roedd adroddiad gwybodaeth ar wahân hefyd wedi’i gylchredeg yn manylu ynghylch y broses ymgynghori, a wnaed mewn perthynas ag Adolygiad Addysg Cynradd Rhuthun, yn ôl cais y Pwyllgor yn ei gyfarfod 19 Hydref 2017

·         anogwyd aelodau i fynd i sesiwn hyfforddi am 9.30 a.m. ddydd Llun 29 Ionawr 2018 yn Siambr y Cyngor, Neuadd y Sir, Rhuthun, yn ymwneud ag archwilio materion yn ymwneud ag addysg, a fyddai’n cael ei hwyluso ar y cyd gan Staff Addysg y Cyngor a GwE.

PENDERFYNWYD yn amodol ar yr uchod, cymeradwyo’r rhaglen gwaith i'r dyfodol fel y caiff ei manylu yn Atodiad 1 yr adroddiad.

Derbyn diweddariadau gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar wahanol Fyrddau a Grwpiau’r Cyngor.

11am – 11.05am

Adroddodd gynrychiolwyr y Pwyllgor ar eu presenoldeb mewn cyfarfodydd fel a ganlyn -

Adroddodd y Cynghorydd Rachel Flynn ar yr Her Gwasanaeth gyda’r Gwasanaethau Cymunedol, lle trafodwyd amrywiaeth o faterion, yn cynnwys gofal seibiant i ofalwyr; cysylltu cymunedau a sut i hyrwyddo cysylltiadau ymhellach; delio gyda digartrefedd a materion cyllido.  Roedd pawb a oedd yn bresennol yn fodlon bod materion yn cael eu rheoli’n dda yn y gwasanaeth.  Byddai nodiadau ffurfiol o’r cyfarfod yn cael eu cylchredeg i aelodau yn y dull arferol ym mriff gwybodaeth y Pwyllgor.

Gan nad oedd y Cadeirydd wedi gallu dod i’r cyfarfod Grŵp Buddsoddi Strategol, gofynnodd i’r Cynghorydd Julian Thompson-Hill roi ychydig o adborth.  Roedd manylion argymhellion y Grŵp Buddsoddi Strategol ar gyfer prosiectau penodol wedi’u cylchredeg yn flaenorol i aelodau, a byddent yn cael eu cyflwyno i’r Cabinet cyn i’r Cyngor roi cymeradwyaeth ffurfiol.  Cyfeiriodd y Cynghorydd Thompson-Hill at waith y Grŵp Buddsoddi Strategol wrth adolygu cynigion ar gyfer dyraniadau, gan dynnu sylw at y ffaith bod galw’n rhagori’n llwyr ar y cyllid sydd ar gael, gyda sawl prosiect yn cael eu lleihau yn dilyn asesiad risg.

Roedd y Cynghorydd Graham Timms wedi mynd i’r Grŵp Monitro Safonau Ysgolion a nododd fod y tri chynrychiolydd archwilio i gyd yn gyn-athrawon, ac fe ystyriodd y byddai cymysgedd mwy amrywiol o gynrychiolwyr yn addas.  Holodd hefyd a oedd modd gwneud trefniadau i benodi dirprwyon pe na fyddai cynrychiolwyr yn gallu bod yn bresennol.  Cadarnhaodd y Cydlynydd Archwilio fod un dirprwy-gynrychiolydd eisoes wedi'i benodi.  Nodwyd y byddai’r Pwyllgor Archwilio Perfformiad yn ystyried materion perfformiad cyffredinol ar draws ysgolion mewn cyfarfodydd o’r dyfodol, y gellid gwahodd cynrychiolwyr ysgol i gyfarfodydd o'r dyfodol, i drafod perfformiad ysgolion unigol.

PENDERFYNWYD y dylid derbyn a chofnodi’r adroddiadau ar lafar.

Ar y pwynt hwn (11.25 a.m.) cymerodd yr aelodau egwyl am luniaeth.

PENDERFYNWYD gwahardd y Wasg a’r Cyhoedd o’r cyfarfod ar gyfer yr eitem fusnes ganlynol, dan ddarpariaethau Adran 100A Deddf Llywodraeth Leol 1972, ar y sail y byddai gwybodaeth eithriedig yn debygol o gael ei datgelu fel y’i diffinnir ym Mharagraffau 14 Rhan 4 Atodlen 12A y Ddeddf.

Ystyried adroddiad cyfrinachol gan y Rheolwr Rhaglen - Newid Busnes (Cyfleusterau, Tai ac Asedau) (copi ynghlwm) sydd yn gofyn am farn y Pwyllgor ar sut mae’r Cyngor yn bwriadu rheoli neu gael gwared ar hen safleoedd ysgol.

11.20am – 12pm

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol adroddiad cyfrinachol (a gylchredwyd yn flaenorol), y Rheolwr Cyfleusterau, Asedau a’r Rhaglen Tai (Newid Busnes), a amlinellodd sut roedd y Cyngor yn cynnig rheoli a gwaredu safleoedd ysgol diangen yn y dyfodol.  Roedd y Pwyllgor wedi gofyn am y wybodaeth yn dilyn trafodaeth, mewn cyfarfod cynharach, am weithrediad yr argymhellion a oedd wedi codi o adolygiad addysg gynradd yn ardal Rhuthun.

Yn ystod ei gyflwyniad, rhoddodd yr Aelod Arweiniol wybod i'r Pwyllgor mai nod y Cyngor wrth ddelio â safleoedd ysgol diangen oedd gwireddu'r buddion mwyaf posibl ohonynt i'r Awdurdod a'r gymuned, wrth sicrhau ar yr un pryd nad oeddent yn dod yn safleoedd dolur llygad, a oedd yn peri rhwymedigaethau cynnal a chadw gormodol, ac felly’n straen fawr ar adnoddau ariannol gwerthfawr.  Tynnodd sylw hefyd at y cymhlethdodau o amgylch perchnogaeth rhai o’r adeiladau a safleoedd ysgol, yn cynnwys cymalau a chyfamodau cyfyngol, ymddiriedolaethau a materion perchnogaeth tir ac ati. Yn amgaeedig gyda’r adroddiad oedd cynllun ar gyfer safleoedd ysgol diangen, a oedd gyda gwybodaeth am bob safle diangen cyfredol, neu safleoedd y rhagwelwyd y byddent yn dod yn ddiangen o fewn y ddwy flynedd nesaf, manylion ynghylch eu perchnogaeth a chynigion cyfredol y Cyngor ar gyfer y safleoedd hynny.  Hefyd yn amgaeedig oedd dogfen yn amlinellu’r dull a gymerwyd gan y Cyngor, unwaith roedd hen ysgol wedi’i dynodi’n safle nad oedd ei hangen.

Rhoddodd yr Aelod Arweiniol wybod i Aelodau, o ganlyniad i brofiadau’r gorffennol, bod y Cyngor bellach wedi pennu terfyn amser i gofrestru diddordeb defnydd cymunedol, ac i gymeradwyo cynllun busnes ar sail dystiolaeth ar gyfer defnyddio’r safle yn y dyfodol.   Y rheswm dros hyn oedd, tra bod yr adeilad yn wag ac ym mherchnogaeth y Cyngor, roedd yr Awdurdod yn atebol am yr adeilad a chynnal a chadw'r safle, yn cynnwys costau ar gyfer gwneud y safle'n ddiogel.   Gan gyfeirio at safleoedd diangen a restrwyd yn yr adroddiad a oedd naill ai ym mherchnogaeth yr Ymddiriedolaeth neu fod eu perchnogaeth yn dal yn destun ymchwiliad, dywedodd yr Aelod Arweiniol y byddai’r safle(oedd) yn cael eu gwerthu a’r derbynebau’n cael eu cadw mewn ymddiriedolaeth, hyd nes y datryswyd y materion ymddiriedolwr, unwaith roedd digon o amser wedi mynd heibio ac os oedd modd olrhain yr ymddiriedolwyr neu eu buddiolwyr.

Wrth ymateb i gwestiynau aelodau, gwnaeth yr Aelod Arweiniol a swyddogion -

·         roi gwybod y byddai achosion busnes a gyflwynwyd yn y dyfodol fel cynigion ar gyfer adeiladau ysgol newydd sy’n cael eu cyflwyno i'r Grŵp Buddsoddi Strategol a'r Cabinet, yn gorfod cynnwys manylion ynghylch beth roedd y Gwasanaeth Addysg yn cynnig ei wneud gydag unrhyw asedau neu safleoedd diangen, yn codi o’r cynnig

·         cadarnhau bod Siarter y Cyngor Sir gyda chynghorau tref a chymuned yn gofyn bod y Cyngor yn ceisio datganiadau o ddiddordeb gan gynghorau tref a chymuned, mewn unrhyw ased sydd ym mherchnogaeth y sir, nad oedd eu hangen   Gallai’r Cyngor Sir gynnig trosglwyddo ased dros ben i gyngor tref neu gymuned, a oedd â chynllun busnes cadarn a chytûn ar gyfer ei ddefnydd yn y dyfodol.  Byddai swyddogion o’r Gwasanaeth a Moderneiddio Busnes (BIMS) ar gael i gynghorau tref a chymuned neu grwpiau cymunedol a gyfansoddwyd, i’w helpu i archwilio opsiynau posibl a llunio'r cynllun busnes gofynnol.  Ni fyddai unrhyw ased yn cael ei drosglwyddo oni bai bod cyllid digonol wedi’i ddiogelu gan y corff a gyfansoddwyd, i weithredu’r cyfleuster ar gyfer y dyfodol hyd y gellir ei ragweld.  Ond os oedd cyfleuster cymunedol eisoes yn gweithredu o fewn y gymuned honno, roedd y Cyngor yn annhebygol o gytuno i drosglwyddo ased i’r  ...  view the full Cofnodion text for item 8.