Agenda and draft minutes

Cafwyd ymddiheuriadau gan y Cynghorwyr Bob Murray, Anton Sampson, David Simmons a’r Aelodau Cyfetholedig Debra Houghton a Gareth Williams

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Cyflwynwyd datganiadau o gysylltiad personol yn seiliedig ar eu rôl fel llywodraethwyr ysgol gan y Cynghorwyr Huw Hildtich-Roberts, Martyn Holland, Rhys Hughes, Cefyn Williams a Cheryl Williams ar gyfer eitemau 7 ac 8.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Nid oedd unrhyw faterion brys.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Cymunedau a gynhaliwyd ar 30 Mehefin 2016 (copi ynghlwm)

Cyflwynwyd Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Cymunedau a gynhaliwyd ar 30 Mehefin, 2016:-

PENDERFYNWYD – y dylid derbyn a chymeradwyo’r Cofnodion fel cofnod cywir.

.

Trafod gweledigaethau'r ddau sefydliad ar gyfer trigolion Sir Ddinbych, sut maen nhw’n bwriadu darparu eu gweledigaethau i wella deilliannau i ddefnyddwyr gwasanaethau, y rhesymau dros y penderfyniad i ail-leoli gwasanaethau yr Adran Gwaith a Phensiynau i'r Fflint a chanlyniad yr asesiadau effaith a wnaed i gael gwybodaeth i benderfynu.

Ymddiheurodd yr Adran Gwaith a Phensiynau (DWP) cyn y cyfarfod nad oedd ganddynt uwch swyddog ar gael ar y diwrnod i fynd i gyfarfod y Pwyllgor ar gyfer y drafodaeth.  Fodd bynnag, roeddent wedi anfon llythyr yn amlinellu cefndir contract y Rhaglen Waith (RhW), y newidiadau diweddar, sicrwydd bod pob cwsmer y RhW yn derbyn yr un lefel o wasanaeth, a gwybodaeth am ddatblygiad y Rhaglen Gwaith ac Iechyd sydd i ddod. 

Roedd PeoplePlus, yr asiantaeth a gontractiwyd i ddarparu'r RhW ar ran y DWP, i fod i anfon cynrychiolydd i'r cyfarfod i drafod y penderfyniad i adleoli gwasanaethau DWP o'r Rhyl i'r Fflint gyda'r Pwyllgor.  Yn anffodus, nid oedd unrhyw gynrychiolwyr yn bresennol.  Cofrestrodd y Pwyllgor ei siom nad oedd cynrychiolwyr yn bresennol ac o ganlyniad:

Penderfynwyd:

(i)            ysgrifennu at yr Adran Gwaith a Phensiynau (DWP) a PeoplePlus, i’w gwahodd i fynychu cyfarfod nesaf y Pwyllgor ar 27 Hydref, 2016 at ddiben trafod y penderfyniad o adleoli gwasanaethau o'r Rhyl i'r Fflint; a

(ii)          thrafod datblygiad y Rhaglen Gwaith ac Iechyd newydd gyda DWP, yn ogystal â chyfleoedd posibl i'r Cyngor weithio gyda DWP, gyda'r nod o wella canlyniadau i drigolion, gan leihau tlodi a nifer y bobl ifanc sy'n dod yn NEET, a chyflawni amcanion y Cynllun Corfforaethol a Lles.

Archwilio canlyniadau’r Arolwg Preswylwyr mwyaf diweddar a pha mor effeithiol yw methodoleg newydd yr arolwg i fesur barn dinasyddion o’r Cyngor

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol dros Gwsmeriaid a Llyfrgelloedd yr adroddiad (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn hysbysu'r Pwyllgor o ganfyddiadau allweddol yr Arolwg Trigolion, a rhoddodd gyfle iddynt roi sylwadau ar y canlyniadau.

Esboniodd yr Aelod Arweiniol fod yr arolwg wedi'i ddarparu’n allanol i ymgynghorwyr yn 2011, ac er bod yr ymateb yn wych, roedd wedi costio £25000 i’r Awdurdod. Yn dilyn hynny yn 2013, roedd yr arolwg wedi'i ddosbarthu gyda Llais y Sir, roedd hyn yn llai costus ond cafwyd llai o ymatebion. Cafodd yr arolwg diweddaraf a gynhaliwyd yn 2015 ei ddosbarthu yn electronig, a arweiniodd at ddim ond 711 o ymatebion - llai na maint y sampl a fwriadwyd o 1000. Er bod gwasanaethau wedi bod yn defnyddio'r wybodaeth a gynhwysir yn yr arolwg, roedd rhywfaint gyda pheth amheuaeth.

Yn absenoldeb awdur yr adroddiad, bu i’r Rheolwr – Swyddfa'r Rhaglen Gorfforaethol, roi manylion dadansoddiad canlyniadau'r arolwg.  Dywedodd y swyddogion:

·         bu cyfradd ymateb i'r arolwg yn siomedig o isel.  Yn ôl pob tebyg, roedd hyn oherwydd bod yr ymarfer wedi ei gynnal yn electronig (ar wahân i'r rhai a gwblhawyd gan ysgolion) gyda’r bwriad o leihau costau;

·         roedd yn bwysig cofio bod canlyniadau'r arolwg yn mesur canfyddiadau pobl o'r Cyngor, a all ar adegau wrth-ddweud data a ddilyswyd ar berfformiad y Cyngor; ac

·         nid oedd yr holl ymatebwyr wedi ateb pob cwestiwn, roedd unigolion yn tueddu i ateb cwestiynau mewn perthynas â meysydd a oedd fwyaf perthnasol i'w hamgylchiadau personol.

Wrth ymateb i gwestiynau ac arsylwadau'r swyddogion, bu i swyddogion wneud y canlynol:

·         cydnabod nad oedd cyfyngu'r arolwg i holiadur electronig wedi cyflawni’r canlyniad a ddymunir.  Serch hynny, mae'r wybodaeth a gafwyd o'r ymatebion wedi darparu gwybodaeth werthfawr i'r Cyngor a fyddai'n helpu i gynllunio a gwella'r gwasanaethau a ddarperir;

·         dweud na fyddai’r arolwg nesaf, sydd i fod i’w gynnal yn ystod 2017, yn cael ei wneud drwy ddulliau electronig yn unig, ac y byddai dulliau eraill hefyd yn cael eu defnyddio er mwyn ei wneud yn hawdd i'r holl drigolion;

·         cytuno mai cynnwys ac ansawdd y cwestiynau a ofynnwyd oedd o'r pwys mwyaf;

·         amlygu pwysigrwydd cydnabod bod y canlyniadau’n mesur canfyddiadau pobl a allai ymddangos yn groes i ddangosyddion perfformiad yr Awdurdod

·         dweud bod y Pennaeth Cwsmeriaid, Cyfathrebu a Marchnata yn edrych ar ddewisiadau ar gyfer System newydd Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid ar hyn o bryd, a fyddai'n diwallu y rhan fwyaf o anghenion y Cyngor;

·         trafod gyda'r swyddogion perthnasol pam na fyddai’r ymarfer 'Sgwrs y Sir’ sydd ar y gweill ar hyn o bryd yn cynnal digwyddiad cyhoeddus yn y Rhyl, ac archwilio a ellid trefnu un ar gyfer y dref; ac

·         amlinellu'r broses a fyddai'n dilyn ymlaen o ymarfer 'Sgwrs y Sir’ at ddiben penderfynu ar flaenoriaethau corfforaethol a Chynllun Corfforaethol 'newydd' y Cyngor.

Pwysleisiodd yr Aelodau bwysigrwydd y Cyngor yn defnyddio'r holl offer sydd ar gael ar ei gyfer, er mwyn ceisio barn trigolion ar faterion, e.e. cynghorwyr sir, grwpiau trigolion ac ati, gan ei bod yn bosibl iddynt estyn allan at wahanol sectorau o'r gymuned a gofyn am eu barn.  Gall caniatáu i breswylwyr alw i mewn i swyddfeydd dinesig ac ati i lenwi holiaduron ac ati hefyd helpu i wella rhyngweithio cyhoeddus gydag arolygon yn y dyfodol.  

Cytunodd y Pwyllgor fod cynllunio gofalus yn gwella ymarferion megis arolygon trigolion yn fawr - er mwyn iddynt fod yn effeithiol, roedd yn bwysig i'r trefnydd bennu beth mae'r sefydliad angen ei wybod, pam oedd angen iddynt ei wybod ac i ba bwrpas y byddai’r wybodaeth a dderbyniwyd yn cael ei defnyddio.

Awgrymodd yr Arweinydd, gan y byddai tymor y Cyngor presennol yn dod i ben ym  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Manylu ar weithredu polisi’r sir mewn perthynas â phresenoldeb ysgolion

Cyflwynodd Arweinydd Tîm Gwaith Cymdeithasol Addysg yr adroddiad a'r atodiadau (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn manylu ar eu cynnwys.  Eglurodd y gwahaniaeth rhwng absenoldebau awdurdodedig ac anawdurdodedig a'r broses a ddilynwyd cyn cyflwyno Rhybuddion Cosb Benodedig.  Cafodd yr holl brosesau yn ymwneud ag absenoldebau ysgol eu hamlygu mewn cyhoeddiadau ysgol i sicrhau bod pob rhiant yn ymwybodol o'u cyfrifoldebau ac o ganlyniadau peidio anfon eu plentyn i'r ysgol. 

Cafodd system rheoli absenoldebau ysgol ei ddatganoli i bob ysgol unigol.  Fodd bynnag, bu'r Cyngor yn monitro absenoldebau yn rheolaidd ac, fel rhan o broses Grŵp Monitro Safon Ysgolion, cafodd penaethiaid a chadeiryddion llywodraethwyr eu dal yn atebol am berfformiad eu hysgolion mewn perthynas â rheoli absenoldebau a chyrhaeddiad academaidd.  Bu’r Tîm Gwaith Cymdeithasol Addysg hefyd yn monitro cyfraddau absenoldeb ysgol yn fisol, gan ystyried ffactor Prydau Ysgol am Ddim a Phlant sy’n Derbyn Gofal.

Dywedodd yr Aelodau eu bod wedi gofyn am adroddiad ar sail y wybodaeth ystadegol a datganiad i'r wasg y gwelsant beth amser yn ôl, gan eu bod yn pryderu na fyddai lefelau tlodi yn y sir yn gwella os yw disgyblion yn absennol o'r ysgol am gyfnodau hir ar y tro.  Mewn ymateb i gwestiynau gan yr Aelodau, dywedodd y swyddogion:

·         Ni chafodd cofnodion eu cadw ar lefel sirol o ran 'absenoldebau awdurdodedig', gan fod absenoldebau o'r fath wedi eu caniatáu gan benaethiaid;

·         roedd penaethiaid wedi bod yn awyddus i'r Cyngor gymhwyso Hysbysiadau Cosb Benodedig yn gyson ar draws y sir.  Ers y dyddiad y cafodd hyn ei roi ar waith yn llym, bu cynnydd sylweddol yn y nifer o lythyrau rhybudd/Hysbysiadau Cosb Benodedig a gyhoeddwyd.  Fodd bynnag, roedd disgwyl i hyn ddisgyn ar ôl i rieni sylweddoli na fyddai'r Cyngor yn oedi wrth orfodi'r polisi;

·         bu’r Sir yn monitro ac yn gwirio’n rheolaidd p’un a oedd ysgolion yn cymhwyso’r holl bolisïau a gweithdrefnau.  Roedd presenoldeb yn yr ysgol yn allweddol gan ei fod yn effeithio ar ganlyniadau bywyd ar gyfer y disgyblion;

·         cafodd diffyg presenoldeb rheolaidd heb awdurdod yn yr ysgol ei archwilio'n fanwl i sefydlu'r rhesymau sylfaenol dros absenoldeb plentyn.  Mewn achosion o'r fath, byddai'r Cyngor wedyn yn cynnig cymorth priodol a pherthnasol i'r plentyn a'r teulu i helpu i oresgyn unrhyw rwystrau, a’u hymgysylltu gyda'r system addysg;

·         ar gyfer y disgyblion mwyaf heriol, roedd cyfleoedd ar gael drwy Brosiect TRAC.  Bu hwn yn Brosiect llwyddiannus iawn yn Sir Ddinbych ac wedi helpu'r sir i symud o safle 19 i safle 16 yng Nghymru.  Ymgysylltu disgyblion â'r Prosiect oedd prif gyfrifoldeb yr ysgol, a chawsant eu cefnogi gan y Tîm GCA Corfforaethol;

·         mae nifer o ysgolion bellach yn cyflogi eu Swyddogion Presenoldeb eu hunain;

·         o dan Fframwaith Presenoldeb Cymru Gyfan Llywodraeth Cymru, roedd gan benaethiaid ddisgresiwn i ganiatáu hyd at 10 diwrnod o absenoldeb awdurdodedig.  Bu apêl yn yr Uchel Lys yn erbyn Cyngor Ynys Wyth yn ddiweddar, a oedd wedi rhoi Hysbysiad Cosb Benodedig i Riant am gymryd ei ferch allan o'r ysgol ar wyliau er gwaethaf cais am 'absenoldeb awdurdodedig' yn cael ei wrthod.  Cafodd yr apêl ei chadarnhau ac ers hynny, mae timau cyfreithiol ar draws y DU wedi bod yn edrych ar y dyfarniad i benderfynu a ddylid tynhau polisïau a gweithdrefnau;

·         er gwaethaf y ffaith bod nifer o rieni wedi bod yn amharod ar y dechrau i swyddogion eu ffonio am bresenoldeb eu plentyn yn yr ysgol, yn y mwyafrif o achosion yn ôl casgliad y sgwrs, roeddent yn deall rhesymau a phryderon y Cyngor;

·         roedd perfformiad yn gwella yn yr ardal hon, a byddai'n parhau i gael ei fonitro gyda’r nod o wella perfformiad hyd yn oed ymhellach  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Rhoi rheolau a chanllawiau ar waith wrth benderfynu ar ddiogelwch ffyrdd at ysgolion fel maen nhw’n berthnasol yng nghyd-destun Mesur Teithio gan Ddysgwyr (Cymru) 2008

Cyflwynodd y Swyddog Traffig, Parcio a Diogelwch ar y Ffyrdd a'r Peiriannydd Diogelwch ar y Ffyrdd yr adroddiad a'r atodiadau (a ddosbarthwyd yn flaenorol) yn esbonio'r fframwaith deddfwriaethol sy'n llywodraethu’r llwybrau peryglus i'r ysgol.  Gwnaethant hefyd amlinellu'r broses asesu a ddilynwyd, yn unol â chanllawiau statudol, wrth asesu diogelwch llwybr cerdded i'r ysgol.  Byddai unrhyw newidiadau i lif neu faint traffig yn achosi adolygiad yn awtomatig.  Mae hyn wedi digwydd yn Rhuddlan yn ddiweddar, ac o ganlyniad wedi arwain at osod ynys draffig i gynorthwyo disgyblion sy’n cerdded i’r ysgol groesi’r briffordd yn ddiogel. 

Er y byddai cyflwyno mesurau gostegu traffig yn cynorthwyo i arafu traffig, ni fyddai byth yn atal damweiniau, gan fod y rhan fwyaf o ddamweiniau’n wall dynol ar ran un parti.  Mewn ymateb i gwestiynau gan yr Aelodau, dywedodd y swyddogion:

·         byddai cost unrhyw addasiadau i'r briffordd i sicrhau diogelwch y disgyblion yn destun trafodaethau cyllidebol rhwng gwasanaethau perthnasol e.e. addysg a phriffyrdd.  Gellid trosglwyddo arian o gyllideb cludiant yr ysgol i'r gyllideb priffyrdd, tuag at gost addasiadau ac ati pe bai angen;

·         er y cydnabuwyd bod rhai ffyrdd, yn enwedig mewn ardaloedd gwledig, yn cael eu hystyried yn beryglus i'r plant gerdded i'r ysgol, cafwyd manteision ychwanegol ar y llwybr ysgol yn y llefydd oedd yn ddiogel iddynt gerdded. Roedd yn cyfrannu at iechyd a lles y disgybl gan fod ymarfer corff yn cael ei gydnabod fel ffordd o leihau gordewdra;  

·         pe ceid hysbysiad o newid mewn maint neu lif traffig ar unrhyw lwybrau ysgol, neu pe ceid cais am gludiant ysgol oherwydd bod y llwybr cerdded wedi dod yn beryglus, byddai asesiad llwybr peryglus yn cael ei gynnal.  Anogwyd cynghorwyr i roi gwybod i swyddogion pe bai unrhyw newidiadau i faint neu lif yn eu wardiau;

·         pe bai aelodau yn dymuno hynny, gallai swyddogion roi gwybod i Grwpiau Ardal Aelodau yn flynyddol o lwybrau i’w hadolygu o fewn eu hardaloedd, a chynnwys cynghorwyr yn y broses ymgynghori.  Cytunodd yr Aelodau â'r awgrym hwn a chytunodd y swyddogion i fabwysiadu'r dull hwn o hyn ymlaen;

·         mewn perthynas â llwybrau sy’n amodol ar drefn torri glaswellt bioamrywiol, gweithredodd y swyddogion yn ofalus wrth asesu llwybrau a rhoi blaenoriaeth i fywyd dynol dros fywyd gwyllt.  Fodd bynnag, gwnaethant gydnabod y gellid seilio’r asesiad yn unig ar y dystiolaeth weledol a oedd ar gael ar yr adeg y cafodd ei wneud.  Os oedd tyfiannau ar ymylon yn peri perygl, byddai Tîm Strydwedd yn delio gyda hyn fel mater o frys, ac os mai tirfeddianwyr oedd yn gyfrifol am wrychoedd ac ati, byddent yn gofyn iddynt eu torri ar sail diogelwch.  Os na fyddai'r perchennog / unigolyn cyfrifol yn ymateb i'r cais, byddai Tîm Strydwedd yn torri’r tyfiant am resymau diogelwch, ac yn adennill y costau yn ddiweddarach gan yr unigolyn cyfrifol.

Cyfeiriodd yr Aelodau at nifer o enghreifftiau ar draws y sir lle bu help swyddogion i leihau cyflymder traffig neu gyflwyno mesurau gostegu traffig, yn enwedig o amgylch ysgolion, yn amhrisiadwy.  Roedd gwaith yn parhau yn yr ardaloedd hynny gyda'r bwriad o gael swyddogion gorfodi i orfodi'r mesurau mewn ardaloedd yr ymddengys bod rhai defnyddwyr ffyrdd yn diystyru'r cyfyngiadau.

Cyn diwedd y drafodaeth, gofynnodd y Pwyllgor i swyddogion Diogelwch y Ffyrdd e-bostio pob cynghorydd sir sydd â llwybrau nad ydynt yn beryglus yn eu wardiau, gan ofyn iddynt roi gwybod i swyddogion yn syth os dônt yn ymwybodol o lwybr cerdded i’r ysgol nad yw'n un diogel mwyach, er mwyn galluogi swyddogion i’w asesu cyn gynted ag y bo modd.    Dylid gofyn i Gynghorwyr hefyd hysbysu swyddogion Gwasanaethau’r Amgylchedd a Phriffyrdd ar unwaith os byddant yn dod  ...  view the full Cofnodion text for item 8.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi wedi’i amgáu) yn gofyn am adolygiad o raglen waith y pwyllgor a rhoi’r diweddaraf i’r aelodau ar faterion perthnasol.

Roedd copi o adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (SC), a oedd yn gofyn i'r Pwyllgor adolygu a chytuno ar ei raglen gwaith i'r dyfodol ac oedd yn rhoi diweddariad ar faterion perthnasol, wedi ei ddosbarthu gyda'r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Roedd copi o ‘ffurflen gynnig Aelodau’ wedi ei chynnwys yn Atodiad 2. Gofynnodd y Cydlynydd Archwilio bod unrhyw gynigion yn cael eu cyflwyno iddi hi.   Roedd Rhaglen Gwaith i’r Dyfodol y Cabinet wedi’i chynnwys yn Atodiad 3 ac roedd tabl yn rhoi crynodeb o'r penderfyniadau Pwyllgor diweddar ac a oedd yn hysbysu’r Aelodau ynglŷn â’r cynnydd gyda’u gweithrediad, wedi’i gynnwys yn Atodiad 4.  

Ystyriodd y Pwyllgor fersiwn ddrafft o’i Raglen Gwaith i'r Dyfodol ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol, Atodiad 1, a chytunwyd ar gyfraniad yr Adran Gwaith a Phensiynau a PeoplePlus i’r Pwyllgor Archwilio Cymunedau ar 27 Hydref.

Gofynnodd y Pwyllgor fod yr Arweinydd a’r Aelod Arweiniol dros Ofal Cymdeithasol, Gofal Oedolion a Gwasanaethau Plant yn cael eu gwahodd i fod yn bresennol yn y cyfarfod nesaf.

Derbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr ar amrywiol Fyrddau a Grwpiau Cyngor

Gan fod y cyfarfod yn dilyn gwyliau mis Awst, ni fu unrhyw gyfarfodydd i Aelodau roi adborth.

Daeth y cyfarfod i ben am 11.55am.

.