Agenda and draft minutes

Penodi Is-Gadeirydd ar gyfer y flwyddyn ddilynol.

Cafodd y Cynghorydd T R Hughes ei enwebu a’i eilio ar gyfer rôl Is-gadeirydd y Pwyllgor. Ni chafwyd unrhyw enwebiadau eraill felly:

PENDERFYNWYD:  penodi’r Cynghorydd T R Hughes yn Is-gadeirydd y Pwyllgor Archwilio Cymunedau ar gyfer blwyddyn y Cyngor 2016/17.

Dylai’r Aelodau ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Datganwyd y cysylltiad canlynol mewn eitem o fusnes a fyddai’n cael ei hystyried yn y cyfarfod.

Eitem 7 ar yr Agenda - Diweddariad am Gontract Cynnal a Chadw Tiroedd Tai – Datganwyd buddiant personol gan y Cynghorydd Cheryl Williams. Y rheswm dros y datganiad oedd bod y Cynghorydd Williams yn denant Tŷ Cyngor.

Rhybudd o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Ni chodwyd unrhyw eitemau a ddylai, ym marn y Cadeirydd, gael eu hystyried yn y cyfarfod fel mater o frys yn unol ag Adran 100B(4) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Cymunedau a gynhaliwyd ar 4 Chwefror 2016 (copi ynghlwm).

Cafodd Cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio Cymunedau a gynhaliwyd ar 24 Mawrth 2016 eu cyflwyno:-

PENDERFYNWYD – derbyn y Cofnodion a’u cymeradwyo fel cofnod cywir.

Ystyried adroddiad a oedd eisoes wedi’i gyhoeddi gan y Swyddog Arweiniol: Hamdden Masnachol, sy'n crynhoi adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru ac yn amlinellu perfformiad Gwasanaethau Hamdden Sir Ddinbych o gymharu ag Awdurdodau Lleol eraill yng Nghymru.

                                                                                                            9.35 a.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Swyddog Arweiniol: Gwasanaethau Hamdden Masnachol (LOCL) wedi cael ei gylchredeg gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol ar gyfer Datblygu Cymunedol adroddiad a oedd yn crynhoi adroddiad cenedlaethol Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) ar Wasanaethau Hamdden o safbwynt Sir Ddinbych. Eglurodd:-

·                     fod yr adroddiad cenedlaethol, ar y cyfan, yn adlewyrchu’n dda ar Wasanaethau Hamdden yn Sir Ddinbych, gyda nifer o enghreifftiau o ‘arfer gorau’ yn cael eu henwi fel rhai sy’n cael eu gweithredu yng Ngwasanaeth Sir Ddinbych, e.e. bod gan y Gwasanaeth weledigaeth a strategaeth hirdymor, a bod proses fanwl iawn ar gyfer herio’r gwasanaeth a honno’n cael ei chefnogi a’i hategu â thystiolaeth trwy ‘ddangosfwrdd’ a oedd yn cynnwys ystod amrywiol o ddata defnyddiol ar berfformiad;

·                     er ei fod, yn wahanol i nifer o awdurdodau lleol, wedi cadw rheolaeth ar ei Wasanaethau Hamdden, fod Cyngor Sir Ddinbych yn defnyddio dull masnachol iawn o ddarparu’r gwasanaeth. Roedd yn darparu’r pedwerydd cymhorthdal isaf yng Nghymru i Wasanaethau Hamdden;

·                     er bod adroddiad cenedlaethol SAC i’w weld fel pe bai’n dadlau o blaid ‘model ymddiriedolaeth’ fel model priodol ar gyfer darparu gwasanaethau hamdden yn ystod cyfnod o gyfyngiadau ariannol, fod Sir Ddinbych yn credu’n gryf nad hwn oedd y model mwyaf cost-effeithiol ar gyfer darparu’r gwasanaethau yr oedd trigolion yn eu disgwyl. Serch hynny, roedd y Cyngor yn adolygu ei fodel busnes ar gyfer y gwasanaeth yn rheolaidd a phe bai model mwy effeithiol ar gyfer darparu’r Gwasanaeth yn dod i’r amlwg ar ôl arfarniad opsiynau, byddai swyddogion yn gofyn i Aelodau ei archwilio.

Gan ymateb i gwestiynau’r Aelodau, hysbysodd yr Aelod Arweiniol a swyddogion fel a ganlyn:-

·                     roedd peth o’r data yn yr adroddiad yn ddryslyd gan nad oedd yn cymharu ffigyrau tebyg, e.e. nifer y defnyddwyr canolfannau hamdden – dim ond y rhai a oedd yn mynd mor bell â defnyddio’r cyfleusterau hamdden yn y sir yr oedd Sir Ddinbych yn eu cyfrif, tra bo rhai o’r siroedd eraill yn cyfrif ‘nifer yr ymwelwyr’ â chanolfannau hamdden, ni waeth pa un a oeddent yn defnyddio unrhyw gyfleusterau, dosbarthiadau neu ddigwyddiadau;

·                     roedd ffigyrau defnydd Sir Ddinbych yn seiliedig ar ddata gwirioneddol ac nid ar amcangyfrifon;

·                     roedd cymhorthdal y Cyngor i’r Gwasanaeth yn mynd yn llai o un flwyddyn i’r llall;

·                     roedd staff y Gwasanaeth Hamdden bellach yn cael eu defnyddio’n ddoethach ac o ganlyniad yn cael eu defnyddio pan oedd angen i leddfu pwysau o fewn y Gwasanaeth ar adegau prysur, e.e. cwrdd ag ymwelwyr sydd ar wyliau yng Nghanolfan Nova ar ei newydd wedd a’u cyfeirio i’r lle y maent yn dymuno mynd, gan hyrwyddo’r gwasanaethau sydd ar gael i wella iechyd a lles defnyddwyr gwasanaethau;

·                     roedd Canolfan Nova eisoes wedi cyrraedd ei tharged gweithredol ar gyfer y flwyddyn gyntaf ac roedd y Ganolfan Hamdden a adnewyddwyd yn ddiweddar yn Rhuthun hefyd yn perfformio’n dda ac ar y trywydd iawn i gyflawni ei hamcanion;

·                     roedd y Gwasanaeth yn monitro ei ddefnydd o ynni drwy’r amser ac roedd yn mynd ati’n barhaus i archwilio dulliau cost-effeithiol a datblygiadau technolegol a allai ostwng costau rhedeg. Hyd yma roedd wedi gosod boeler biomas yn y Rhyl, gorchuddion pwll, goleuadau LED mewn rhai adeiladau, pympiau â chyflymder newidiol a.y.b. Nid oedd gosod paneli solar wedi cael ei ystyried yn opsiwn dichonadwy hyd yma.

Fe wnaeth Aelodau amlygu’r cyfleoedd amrywiol a oedd ar gael yn Sir Ddinbych i hybu a chefnogi iechyd a lles trigolion a’r angen i hyrwyddo’r holl weithgareddau, boed yn rhai a ddarperir gan y Gwasanaethau Hamdden neu’n rhai sydd ar gael trwy’r Gwasanaethau Cefn Gwlad. Fe bwysleision nhw’r angen i’r ddau wasanaeth gydweithio  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad a oedd eisoes wedi’i ddosbarthu gan y Swyddog Arweiniol: Tai Cymunedol, sy'n darparu’r diweddaraf am y cynnydd gyda'r contract cynnal a chadw tiroedd ar gyfer tir sy'n eiddo i’r adran Dai.

                                                                                                        10.05 a.m.

Hysbysodd y Swyddog Arweiniol – Tai Cymunedol, wrth gyflwyno’r adroddiad (a oedd wedi’i gylchredeg yn flaenorol) fod y cyfrifoldeb am gynnal a chadw tiroedd y mae’r Adran Tai yn berchen arnynt bellach yn gorwedd gyda’r Adran, ac nid yr Adran Briffyrdd fel yn flaenorol. Roedd tâl gwasanaeth o £1.50 yr wythnos yn cael ei godi ar denantiaid am y gwasanaeth a ddarperir ac roedd y contract yn cael ei ariannu o gyllideb y Cyfrif Refeniw Tai. Cydnabuwyd fod problemau wedi bod yn ystod 2015 a oedd wedi arwain at gwynion niferus gan denantiaid, a hynny am nad oedd y broses o drosglwyddo’r contract wedi gallu dechrau’n ddigon cynnar, gan olygu nad oedd modd penodi contractwr newydd tan fis Mehefin, a oedd ymhell i mewn i’r tymor tyfu glaswellt. 

Hysbysodd y Swyddog Arweiniol:

·                      fod perchnogaeth tir rhwng gwahanol adrannau yn y Cyngor wedi dod yn llawer cliriach ers i’r trefniadau newydd ar gyfer cynnal a chadw tir gael eu sefydlu;

·                      bod 83% o’r rhai a gyflwynodd gwynion yn ystod 2015 am y trefniadau torri glaswellt wedi dynodi eu bod bellach yn fodlon ar y gwasanaeth yr oeddent yn ei gael;

·                     Gan fod y Cyngor bellach yn rheoli ei Gyfrif Refeniw Tai ei hun, bod ganddo gynlluniau i fuddsoddi mewn cynlluniau i wella’r amgylchedd yn ac o amgylch yr ystadau tai cyngor – gallai cynlluniau arfaethedig i wella’r amgylchedd mewn cymdogaethau gynnwys y gymuned hefyd a bod yn gyfle iddynt gynnig am arian ar gyfer eu prosiectau cyfunol hwy eu hunain;

·                      Roedd manylion cyllid a oedd eisoes wedi’i ddyrannu i brosiectau amrywiol, gan gynnwys meysydd chwarae, wedi’u cynnwys yn Atodiad 2 i’r adroddiad.

Mewn ymateb i gwestiynau’r Aelodau fe wnaeth yr Aelod Arweiniol ar gyfer Tir y Cyhoedd a swyddogion:

·                      addo gwirio gyda’r contractwr pa un a allai godi chwyn mewn cymdogaethau yn hytrach na’u chwistrellu, gan y teimlwyd fod hyn yn ddull mwy effeithiol o waredu’r broblem;

·                     cadarnhau bod gan y Cyngor wybodaeth well am berchnogaeth tir o fewn yr Awdurdod erbyn hyn;

·                     er y gallai cydgysylltu trefniadau torri glaswellt mewn cymunedau fod yn fater cymhleth, roedd pob ymdrech yn cael ei wneud i gwblhau’r gwaith mewn modd cydgysylltiedig. Wrth i berchnogaeth ar barseli o dir ddod yn gliriach dylai’r sefyllfa wella ymhellach;

·                      mae contractwyr fel arfer yn casglu sbwriel cyn eu bod yn torri ardal o dir. Roedd gan yr Adran Tai Gytundeb Lefel Gwasanaeth gyda’r Gwasanaethau Stryd hefyd a oedd yn golygu y gallent alw ar eu gwasanaeth pe bai angen. Roedd yr Adran hefyd â’i bryd ar gydweithio’n agosach gyda chymunedau gyda golwg ar eu gadw’n lân ac yn daclus. Byddai pedwar Swyddog Cymunedol Cymdogaeth yn cael eu penodi cyn bo hir a hwythau’n gyfrifol, ymhlith pethau eraill, am faterion amgylcheddol. Byddai’r swyddogion hyn yn gweithio gyda chymunedau ac yn rhedeg gweithgareddau megis digwyddiadau codi sbwriel mewn ymgais i annog trigolion i gymryd perchnogaeth ar eu cymunedau. Byddai digwyddiadau o’r fath yn cefnogi ac yn gwella iechyd a lles unigolion yn ogystal â chymunedau;

·                      addo siarad gydag Aelodau unigol i drafod materion sy’n achos pryder iddynt yn ardaloedd Cynwyd, Y Rhyl a Phrestatyn;

·                      cadarnhau, er y codir tâl gwasanaeth o £1.50 yr wythnos ar denantiaid y Cyngor am waith cynnal a chadw tiroedd, na allai’r Cyngor godi taliadau o’r fath ar unigolion a oedd yn byw ar yr un ystadau ac a oedd yn berchen-feddianwyr. Gellir codi’r tâl gwasanaeth ar berchen-feddianwyr fflatiau unigol mewn cyfadail tai Cyngor gan mai perchnogion lesddaliadol oeddent yn hytrach na pherchnogion rhydd-ddaliadol, a bod tâl gwasanaeth eisoes yn cael ei godi arnynt am wasanaethau eraill a ddarperir ar gyfer eu heiddo gan y  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Priffyrdd a Gwasanaethau Amgylcheddol a oedd eisoes wedi’i ddosbarthu, am y contract torri gwair.

                                                                                                         10.45 a.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Pennaeth Priffyrdd a Gwasanaethau Amgylcheddol wedi cael ei gylchredeg gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Wrth gyflwyno’r adroddiad a’r atodiadau, pwysleisiodd yr Aelod Arweiniol ar gyfer Tir y Cyhoedd fod dyletswydd ar y Cyngor dan Ddeddf Priffyrdd 1980 i gadw’r briffordd yn ddiogel i bawb a oedd yn ei defnyddio. Roedd dyletswydd statudol arno hefyd, dan Ddeddf yr Amgylchedd Naturiol a Chymunedau Gwledig 2006 i hybu bioamrywiaeth. Ar adegau roedd y ddwy ddyletswydd hon yn gallu bod yn groes i’w gilydd, a dyna pam oedd angen i’r Cyngor lunio polisi torri glaswellt yn yr ardal wledig a fyddai’n ceisio ateb gofynion y ddwy Ddeddf – sicrhau rhwydwaith priffyrdd diogel a hybu a chefnogi bioamrywiaeth ar yr un pryd. Roedd wedi bod yn anodd iawn taro cydbwysedd priodol rhwng gofynion y ddwy Ddeddf, a byddai’n dal i fod felly gan fod y tymor tyfu’n amrywio o un flwyddyn i’r llall. Roedd swyddogion a’r Aelod Arweiniol yn teimlo bod cydbwysedd priodol wedi cael ei daro yn 2015 er mwyn cydymffurfio â’r ddwy Ddeddf. Gan ymateb i gwestiynau’r Aelodau hysbysodd yr Aelod Arweiniol a swyddogion:

·                      y byddai ymylon mewn ardaloedd gwledig, ac eithrio’r ardal sydd o fewn terfynau’r Ardal o Harddwch Naturiol Eithriadol (AHNE), yn cael eu torri ddwywaith y flwyddyn, un ystod ym mis Mai/Mehefin, ac un ystod neu doriad llawn wedyn ym mis Medi/Hydref;

·                     y byddai ffyrdd o fewn yr AHNE, a adwaenir fel yr ardal bioamrywiaeth, yn cael eu torri unwaith ym mis Awst/Medi, gyda lleiniau gwelededd yn cael eu torri ym mis Mehefin/Gorffennaf am resymau diogelwch – erbyn yr amser hwn byddai’r mwyafrif o flodau gwyllt wedi hadu a marw yn ôl;

·                      wrth dorri ymylon neu leiniau am resymau diogelwch, roedd penderfyniadau ynghylch faint i’w dorri’n seiliedig ar asesiadau o’r risg i ddiogelwch;

·                     nid oedd canllawiau swyddogol ar hyd na dyfnder toriadau wrth dorri ymylon, gan mai’r unig ystyriaeth oedd diogelwch defnyddwyr y ffordd boed yn deithwyr mewn cerbydau, yn feicwyr neu’n gerddwyr;

·                      am gyfnod o amser nid oedd y Cyngor wedi bod yn rhoi sylw digonol i ofynion Deddf yr Amgylchedd Naturiol a Chymunedau Gwledig, ond gan fod Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015 bellach wedi sefydlu bioamrywiaeth fel ystyriaeth allweddol, byddai angen i’r Cyngor roi sylw i ofynion bioamrywiaeth;

·                      roedd y Cyngor wedi adnabod yr AHNE fel yr ardal fwyaf priodol ar gyfer y ‘toriad bioamrywiaeth’ gan ei bod yn hawdd i’r contractwyr a phreswylwyr ei hadnabod a’i bod felly’n haws rheoli’r rhaglen a’r contract torri glaswellt;

·                      roedd ymylon mewn rhannau eraill o’r sir wedi cael eu hadnabod fel Gwarchodfeydd Natur Ymyl Ffordd (roedd mapiau lleoliad ar gyfer y rhain wedi’u hatodi wrth yr adroddiad). Roedd y ‘gwarchodfeydd’ hyn yn cael eu torri pan oedd yn briodol gwneud y gwaith, gan ddibynnu ar rywogaethau’r fflora, ffawna a bywyd gwyllt a oedd yn tyfu neu’n byw ynddynt;

·                      gan fod y tymor tyfu’n tueddu i ddechrau’n gynharach yn agos at yr arfordir, roedd y contractwr yn tueddu i gychwyn y rhaglen torri glaswellt yng ngogledd y sir, gan weithio’i ffordd tua’r de er mwyn i ymylon yn Nyffryn Dyfrdwy gael eu torri mewn pryd ar gyfer Eisteddfod Ryngwladol Llangollen ar ddechrau mis Gorffennaf (roedd hyn hefyd yn golygu bod ardaloedd yn Nyffryn Dyfrdwy a oedd o fewn terfynau’r AHNE yn cael eu torri’n gynharach na rhannau eraill o’r AHNE). Serch hynny, roedd yr amserlen torri glaswellt yn ddigon hyblyg i wneud newidiadau os oes angen;

·                      ar y pryd roedd disgwyl i doriad cyntaf eleni mewn ardaloedd y tu allan i’r AHNE gael ei gwblhau erbyn canol mis Gorffennaf;

·                      os oedd gan yr Aelodau  ...  view the full Cofnodion text for item 8.

Ystyried adroddiad gan y cyn Bennaeth Priffyrdd a Gwasanaethau Amgylcheddol a oedd eisoes wedi’i ddosbarthu, am y rheolau sy’n berthnasol ym mynwentydd y Cyngor, a sut caiff y rheolau hyn eu rheoli a’u gorfodi.

                                                                                                          11.15 a.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Pennaeth Priffyrdd a Gwasanaethau Amgylcheddol wedi cael ei gylchredeg gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Wrth ei gyflwyno, dywedodd yr Aelod Arweiniol ar gyfer Tir y Cyhoedd fod yr adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor i geisio cymeradwyaeth yr aelodau i reolaeth a gorfodaeth lymach ar reolau ar gyfer mynwentydd ar draws mynwentydd glaswelltog y sir a chefnogaeth i orfodi’r rheolau lle roeddent yn cael eu torri. Roedd yr adroddiad hefyd yn ceisio cefnogaeth y Pwyllgor i’r dull a ddefnyddir i ateb y galw o du’r cyhoedd am feinciau coffa ac i’r cynnig i gyflwyno Gorchmynion Rheoli Cŵn ym mynwentydd y sir. Pwysleisiodd yr Aelod Arweiniol fod cefnogaeth yr Aelodau’n cael ei cheisio i’r dull argymelledig oherwydd natur sensitif y cynigion. Roedd disgwyl y byddai lefel o feirniadaeth gyhoeddus er gwaethaf y ffaith bod Aelodau wedi cefnogi’r cynigion. Hysbysodd yr Aelod Arweiniol a swyddogion y Pwyllgor fel a ganlyn:-

·                      bod ‘mynwentydd glaswelltog’, sef y math o fynwentydd a berchnogir ac a weithredir gan Gyngor Sir Ddinbych, yn cael eu rheoli gan Reolau Mynwentydd 1999. O dan y Rheolau hyn, dim ond cofebau, a’r rheiny wedi’u gosod ar blinth fel arfer, oedd yn cael eu caniatáu; nid oedd unrhyw addurniadau eraill yn cael eu caniatáu;

·                      pan oedd unigolion yn prynu ‘hawliau claddu’ roedd cymalau a oedd yn nodi’r uchod yn cael eu cynnwys yn y cytundeb cyfreithiol. Mae’n hawdd deall nad oedd prynwyr o bosibl, ar adeg mor anodd yn eu bywydau, yn darllen yr holl ‘brint mân’ ac felly roedd tuedd gynyddol i osod addurniadau neu erddi coffa bychain dros y beddi. Roedd yr arfer hwn, a oedd yn rhwystr i waith cynnal a chadw tiroedd yn y mynwentydd, yn arbennig o gyffredin ym Mynwent Coed Bell ym Mhrestatyn, ond roedd hefyd yn effeithio ar fynwentydd eraill ledled y sir;

·                      er bod unigolion a theuluoedd yn prynu ‘hawliau claddu’ y Cyngor oedd yn dal i fod yn gyfrifol am gynnal a chadw’r ‘mynwentydd glaswelltog’. Gyda golwg ar gadw’r amwynderau hyn yn daclus roedd swyddogion yn ceisio cefnogaeth yr Aelodau i ysgrifennu at berchnogion hawliau claddu neu eu teuluoedd nad oeddent yn ymlynu wrth reolau’r Cyngor ar gyfer ‘mynwentydd glaswelltog’ ar hyn o bryd yn gofyn iddynt symud unrhyw addurniadau o fewn chwe mis. Byddai’r ohebiaeth yn nodi y byddai’r Cyngor yn symud yr eitemau coffa hyn ar ddiwedd y cyfnod o chwe mis os nad oeddent hwy wedi cydymffurfio â’r cais;

·                     roedd problem gynyddol gyda chŵn mewn nifer o fynwentydd yn y sir, gyda pherchnogion cŵn yn defnyddio mynwentydd fel ardaloedd hamdden ar gyfer cŵn. Roedd hyn wedi arwain at gŵn yn gwneud dŵr am ben cerrig beddi a phroblemau gyda chŵn yn baeddu yn y mynwentydd. Cynigiwyd felly y byddai Adran Gwarchod y Cyhoedd yn ymgynghori’n hwyrach yn y flwyddyn ar gyflwyno gorchmynion rheoli cŵn, yn gwahardd yr holl gŵn (ac eithrio cŵn tywys) o fynwentydd y Cyngor;

·                     roedd problem gynyddol o ran cerbydau ffordd yn mynd i mewn i fynwentydd ac yn difrodi llwybrau troed a mynediad at ardaloedd beddi. Roedd bolardiau a oedd yn cael eu gosod yno i’w hatal yn cael eu difrodi neu eu symud felly yn awr roedd y Cyngor yn cynnig gosod bolardiau parhaol cryfach. Byddai sgwteri symudedd, cadeiriau olwyn ac ati yn dal i allu mynd o amgylch y bolardiau hyn a chael mynediad i’r mynwentydd;

·                     er mwyn ateb y galw cynyddol am feinciau coffa mewn mynwentydd ac felly osgoi darparu nifer gormodol roedd y Cyngor yn awr yn prynu meinciau ac yn eu gosod  ...  view the full Cofnodion text for item 9.

Ystyried adroddiad gan y Pennaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd a oedd eisoes wedi’i ddosbarthu, am lawlyfr y weithdrefn reoleiddio drafft.

                                                                                                        11.45 a.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Rheolwr Datblygu: Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd wedi cael ei gylchredeg gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Wrth gyflwyno’r adroddiad, cyfeiriodd yr Aelod Arweiniol ar gyfer Tir y Cyhoedd at gefndir yr adroddiad a’r gwaith a oedd wedi cael ei wneud hyd yma mewn perthynas â chasglu data ar ddefnyddio meysydd carafanau ledled y sir. Pwysleisiodd bwysigrwydd y prosiect arbennig hwn a’r goblygiadau posibl ar gyfer y Cyngor pe bai pobl yn byw ar feysydd ‘gwyliau’ trwy gydol y flwyddyn, h.y. yn defnyddio gwasanaethau lleol ond heb dalu’r Dreth Gyngor a’r Cyngor ei hun ar ei golled o ran cyllid y Grant Cynnal Refeniw gan nad oedd y trigolion hyn yn cael eu cynnwys yn y ffigyrau poblogaeth sy’n sail i’r Grant Cynnal Refeniw.

Hysbysodd yr Aelod Arweiniol a swyddogion y Pwyllgor:-

·                      fod y Weithdrefn Reoleiddiol ar gyfer Carafanau, a oedd yn nodi’r dull corfforaethol ar gyfer rheoleiddio meysydd carafanau’n well, yn cael ei chyflwyno i’r Aelodau gan geisio’u cytundeb â’r egwyddorion ynddi;

·                      bod llawer o ymgysylltu wedi digwydd gyda Chymdeithas Parciau Gwyliau a Pharciau Cartrefi Prydain gyda golwg ar sefydlu arfer gorau yn y diwydiant ac annog y diwydiant i’w reoli a’i reoleiddio ei hun yn effeithiol;

·                      bod Cymdeithas Parciau Gwyliau a Pharciau Cartrefi Prydain wedi trefnu cynhadledd ar y cyd yn ddiweddar yng Nghanolfan Nova ym Mhrestatyn lle darparwyd gwybodaeth mewn perthynas â chynllunio, trwyddedu, safonau masnachu a chymorth busnes ar gyfer perchnogion meysydd carafanau.

Gan ymateb i gwestiynau Aelodau fe wnaeth yr Aelod Arweiniol a swyddogion:

·                      gadarnhau, er bod gorfodi rheoliadau mewn perthynas â meysydd carafanau ledled y sir i’w weld yn ymgymeriad mawr, eu bod o’r farn, gyda lefelau staffio presennol y Gwasanaeth, bod hyn yn bosibl pe bai’r Gwasanaeth yn canolbwyntio ar gamau gorfodi mewn ymateb i achosion o’u torri yn awr ac yn y dyfodol ac achosion a oedd wedi digwydd yn ystod y 12 mis blaenorol;

·                      er y byddai achosion o dorri amodau cynllunio neu drwyddedu a ddigwyddodd fwy na 12 mis yn ôl yn cael eu hadnabod ac y byddai perchennog y garafán a’r maes carafanau’n cael llythyr rhybuddiol yn eu hysbysu eu bod wedi torri’r amodau, gallai swyddogion benderfynu peidio â chymryd camau dilynol mewn perthynas â’r achosion hanesyddol hyn. Fodd bynnag, yn ôl y gyfraith gellid cymryd camau mewn perthynas ag achosion o’r fath o dorri amodau pe baent wedi digwydd o fewn cyfnod o hyd at ddeng mlynedd. Byddai penderfyniad yn cael ei wneud ynghylch cymryd camau mewn ymateb i achosion o dorri amodau a ddigwyddodd fwy na deuddeng mis yn ôl yn seiliedig ar amgylchiadau a maint unrhyw achos unigol, a byddai camau’n cael eu cymryd mewn ymateb i achosion o dorri amodau a ddigwyddodd yn y deuddeng mis diwethaf fel y byddent mewn ymateb i achosion yn y dyfodol;

·                      byddai ymchwiliad yn cael ei gynnal i achosion honedig o dorri amodau o safbwynt perchennog y garafán a pherchennog/gweithredydd y maes carafanau;

·                      byddai mater ‘preswylio’n gyfreithlon’ yn cael sylw ar wahân. Byddai preswylwyr a oedd wedi cael ‘Tystysgrif Cyfreithlondeb Preswylio’ yn atebol i dalu’r Dreth Gyngor ac yn cael mynediad at wasanaethau penodol. Byddai angen cynnal ymholiadau pellach mewn perthynas â’r agwedd hon;

·                      egluro, pe bai perchnogion carafanau yr ymchwiliwyd iddynt am feddiannu carafanau gwyliau’n anghyfreithlon yn cadarnhau y byddent yn cydymffurfio yn y dyfodol â’r amodau cynllunio a thrwyddedu, na fyddai hynny’n effeithio ar unrhyw gamau i ymdrin ag achosion blaenorol o dorri amodau;

·                      hysbysu, er gwaethaf y ffaith y gallai rhai o wasanaethau’r Cyngor gael eu tynnu oddi ar berchnogion carafanau a oedd wedi torri amodau cynllunio a thrwyddedu trwy  ...  view the full Cofnodion text for item 10.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Archwilio (copi wedi’i amgáu) yn gofyn am adolygiad o raglen waith y pwyllgor a rhoi’r diweddaraf i’r aelodau ar faterion perthnasol.

                                                                                                       12.15 p.m.

Roedd copi o adroddiad gan y Cydgysylltydd Archwilio, a oedd yn gofyn i’r Pwyllgor adolygu a chytuno ar ei flaenraglen waith ac a oedd yn rhoi diweddariad ar faterion perthnasol, wedi cael ei gylchredeg gyda’r papurau ar gyfer y cyfarfod.

Roedd copi o’r ‘ffurflen cynnig gan Aelod’ wedi cael ei gynnwys yn Atodiad 2. Roedd Blaenraglen Waith y Cabinet wedi cael ei chynnwys yn Atodiad 3, ac roedd tabl a oedd yn crynhoi penderfyniadau diweddar y Pwyllgor ac yn cynghori ynghylch cynnydd o ran eu rhoi ar waith wedi cael ei atodi yn Atodiad 4.

Rhoddodd y Pwyllgor ystyriaeth i’w Flaenraglen Waith ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol, yn Atodiad 1, a chytunwyd ar y diwygiadau a’r ychwanegiadau canlynol:-

30 Mehefin 2016:- Adolygu’r Polisi ar Gludiant rhwng y Cartref a’r Ysgol – Cytunodd y Pwyllgor y byddai canfyddiadau’r adolygiad yn cael eu harchwilio os bydd yr adolygiad wedi cael ei gwblhau mewn pryd.

Roedd y Grŵp Cadeiryddion ac Is-gadeiryddion Archwilio wedi cwrdd ar 21 Ebrill 2016 ac nid oedd unrhyw eitemau wedi cael eu hatgyfeirio at y Pwyllgor i gael eu hystyried.

Cafodd Aelodau eu hysbysu gan y Pwyllgor Safonau, gan fod y Cyngor Blynyddol wedi cael ei gynnal ar 10 Mai, bod cais i’r Pwyllgorau Archwilio benodi neu ailbenodi Aelodau i wasanaethu ar Grwpiau Herio Gwasanaethau’r Cyngor. Roedd Atodiad 5 yn cynnwys y rhestr bresennol o gynrychiolwyr Pwyllgorau. Gofynnwyd i Aelodau nodi bod enwau rhai o’r gwasanaethau wedi newid yn ystod y flwyddyn ddiwethaf.

Cytunodd Aelodau ar y penodiadau canlynol i Grwpiau Herio Gwasanaethau’r Cyngor:-

Penodi’r Cynghorydd A. Sampson i’r Grŵp Gwasanaethau Plant a Theuluoedd.

Penodi’r Cynghorydd C.H. Williams i’r Grŵp Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd, gyda’r Cynghorydd W.L. Cowie fel dirprwy.

PENDERFYNWYD – yn amodol ar y diwygiadau a’r cytundebau uchod, y byddai’r Rhaglen Waith a oedd wedi’i nodi yn Atodiad 1 wrth yr adroddiad yn cael ei chymeradwyo.

Derbyn unrhyw ddiweddariad gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar amrywiol Fyrddau a Grwpiau'r Cyngor.

                                                                                                         12.25 p.m.

PENDERFYNWYD – Ni chafwyd unrhyw adroddiadau.

Daeth y cyfarfod i ben am 12.45 p.m.