Agenda and draft minutes

Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorydd Alan Hughes.

Ethol Is-gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer blwyddyn y cyngor 2021/2022 (gweler ynghlwm gopi o ddisgrifiad swydd ar gyfer Aelod Craffu a Chadeirydd / Is-gadeirydd).

Gofynnwyd am enwebiadau ar gyfer Is-Gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer blwyddyn y Cyngor 2021/22.  Enwebwyd y Cynghorydd Graham Timms gan y Cynghorydd Brian Blakeley ar gyfer y swydd Is-Gadeirydd y Pwyllgor.  Eiliodd y Cynghorydd Merfyn Parry enwebiad y Cynghorydd Timms.  Ni dderbyniwyd enwebiadau eraill, a gyda mwyafrif y bleidlais:

PENDERFYNWYD: penodi’r Cynghorydd Graham Timms yn Is-gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer 2021/22.

Diolchodd y Cynghorydd Timms i’r aelodau am eu cefnogaeth barhaus.

Yr Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu gysylltiad sy'n rhagfarnu mewn unrhyw fater a nodwyd i'w ystyried yn y cyfarfod hwn.

Datganodd y Cynghorydd Cheryl Williams gysylltiad personol yn eitem 7 fel tenant eiddo’r Cyngor.

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Nid oedd unrhyw faterion brys wedi eu codi gyda’r Cadeirydd cyn y cyfarfod.

Derbyn cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Cymunedau a gynhaliwyd ar 13 Mai 2021 (copi ynghlwm).

10:10am – 10:15am

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Cymunedau a gynhaliwyd ar 13 Mai 2021. 

Ni chodwyd unrhyw fater mewn perthynas â chynnwys y cofnodion.

Felly:

Penderfynwyd:  y dylid derbyn a chymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 13 Mai 2021 fel cofnod cywir.

Ystyried Adran 19 o Adroddiad Ymchwiliad i’r Llifogydd (copi ynghlwm) gan Bennaeth Priffyrdd a Gwasanaethau Amgylcheddol a Pheiriannydd Perygl Llifogydd ar lifogydd 2020 yn Sir Ddinbych.

10.15am – 11am

Yn ei gyflwyniad, amlygodd y Cynghorydd Brian Jones, Aelod Arweiniol Gwastraff, Cludiant a’r Amgylchedd, bod y llifogydd a brofwyd ar draws Sir Ddinbych yn Chwefror 2020 wedi bod yn ddigwyddiad arwyddocaol.  Cyflwynodd y Pennaeth Priffyrdd a’r Amgylchedd (TW) Adran 19 Adroddiad Llifogydd (rhannwyd yn flaenorol) mewn perthynas â’r llifogydd a ddigwyddodd o ganlyniad i Storm Ciara. Mae gan Gyngor Sir Ddinbych, fel Awdurdod Llifogydd Lleol Arweiniol, ddyletswydd o dan Adran 19 o Ddeddf Rheoli Llifogydd a Dŵr i archwilio llifogydd a chyhoeddi’r canfyddiadau.

Roedd mwyafrif y llifogydd wedi digwydd o’r prif afonydd – Ceidiog, Clwyd, Elwy a’r Ystrad – a oedd yn dod o dan gylch gwaith Cyfoeth Naturiol Cymru (CNC) ar gyfer ymchwiliad. Hefyd Cyngor Sir Ddinbych oedd â chyfrifoldeb i ymchwilio i lifogydd dŵr wyneb.

Roedd yr adroddiad yn ceisio ateb 3 cwestiwn mewn perthynas â phob ardal yr oedd llifogydd:

1.    Pam ddigwyddodd y llifogydd?

2.    Pa mor debygol y bydd llifogydd o’r raddfa honno yn digwydd eto?

3.    Pa welliannau oedd eu hangen i sicrhau bod risg llifogydd y Sir yn cael ei reoli’n briodol yn y dyfodol?

Roedd mwyafrif y camau gwella a argymhellwyd yn gyfrifoldeb ar CNC (tudalennau 33 i 35) gan mai nhw sydd gan yr awdurdod a’r pwerau i weithredu ar y prif afonydd.

Mynegodd aelodau eu siom bod y mwyafrif o’r wybodaeth yn yr adroddiad yn ymwneud â chyfrifoldebau yng nghylch gwaith CNC, ond nid oedd cynrychiolydd CNC yn y cyfarfod i ymateb i’r cwestiynau oedd yn codi.  Dywedodd y Swyddogion bod yr adroddiad ei hun yn cynnwys canfyddiadau o ymchwiliad y Cyngor i’r llifogydd a’r achosion, y bwriad oedd cyflwyno’r adroddiad, ynghyd â sylwadau’r Pwyllgor i’r Cyngor Sir ym Medi 2021. Os oedd yr aelodau yn dymuno, gall gynrychiolwyr o CNC gael eu gwahodd i’r cyfarfod hwnnw.  Cytunwyd gwneud cais am ddiweddariad gan CNC o ran eu bwriad mewn perthynas â’u camau gweithredu a’r terfynau amser, er mwyn eu cynnwys yn yr adroddiad i’r Cyngor llawn a gwahodd cynrychiolwyr CNC i fynychu hefyd.

Gwnaeth yr aelodau gais bod adroddiad neu gyflwyniad hanesyddol yn cael ei ddarparu gan CNC ar fesuriadau glawiad dros y 10 i 15 mlynedd diwethaf (o fewn Sir Ddinbych), ynghyd â dadansoddiad ar ansawdd a dibynadwyedd y data o’u mesuryddion glaw.  Gall hyn gynorthwyo’r Awdurdod i ddeall effaith posibl newid hinsawdd ar lifogydd yn lleol.  Gall y wybodaeth hon ffurfio rhan o’r eitem busnes yng nghyfarfod y Cyngor Sir ym Medi, neu ei gyflwyno i’r Grŵp Tasg a Gorffen Rheoli Perygl Llifogydd a Pherchnogion Glannau Afonydd.

Cadarnhawyd bod CNC eisoes wedi’u gwahodd i gyflwyno canfyddiadau eu gwaith modelu mewn perthynas â Ffos y Rhyl a Gwter Prestatyn, yn y Pwyllgor Craffu Cymunedau ar 9 Medi 2021.

Wrth ymateb i gwestiynau gan yr Aelodau, dywedodd y Swyddogion:

·         Roedd mesuryddion glaw a gorsafoedd lefel afonydd yn eiddo i CNC. Rhaid cael eglurder o ran eu cywirdeb.

·         O ran casglu data, roedd gan CSDd delemetreg mewn lleoliadau allweddol, a’u pwrpas oedd hysbysu’r Awdurdod o lefelau uchel mewn afonydd er mwyn ymateb i rwystrau posibl. Roedd CSDd yn chwilio i ychwanegu telemetreg i gyrsiau dŵr llai yn y dyfodol.

·         Cylch gwaith yr Awdurdod oedd deall y patrwm o ran y risg o lifogydd o fewn y Sir.

·         Gall y derminoleg asesu risg a fabwysiadwyd gan CNC e.e. 1 mewn 100, fod yn ddryslyd a gall arwain at y gred ei fod yn risg llifogydd lefel isel.

·         Roedd datblygiadau tai newydd wedi’u cynnwys o dan ganllawiau cynllunio TAN15 sy’n ceisio cyflawni amddiffyniad o 1 i 1000 mewn tebygolrwydd gormodiant blynyddol. Nid oedd unrhyw safonau cenedlaethol ar gyfer datblygiadau  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad (copi ynghlwm) gan y Prif Arweinydd – Tai Cymunedol, ar adborth o’r arolwg STAR ar denantiaid y Cyngor a chynigion Gwasanaeth Tai Cymunedol y Cyngor i Arolygu’r darganfyddiadau.

11am – 11.30am

Cyflwynodd Aelod Arweiniol Tai a Chymunedau, y Cynghorydd Tony Thomas yr adroddiad (rhannwyd yn flaenorol) yn hysbysu’r pwyllgor bod 381 o ymatebion (11%) wedi cael eu derbyn o’r 3277 o arolygon Tenantiaid a Phreswylwyr Safonol (STAR) a anfonwyd.  Byddai canlyniadau’r arolwg hefyd yn cael eu rhannu gyda Ffederasiwn Tenantiaid Sir Ddinbych.

Er bod gofyniad statudol i gyflawni’r arolwg bob 2 flynedd, roedd rhai Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig wedi cyflwyno data a gasglwyd cyn Covid-19. Roedd Cyngor Sir Ddinbych wedi cyflawni’r arolwg yn ystod hydref/gaeaf 2020/2021 ac fe nodwyd gan Lywodraeth Cymru bod yr ymateb wedi cael ei effeithio gan y pandemig.

Roedd cyfraddau boddhad cyffredinol yn llai na’r canlyniadau arolwg 2019 gan adlewyrchu’r cynnydd mewn ymatebion nad oeddynt yn fodlon nac yn anfodlon – gan ddynodi nad oedd tenantiaid yn gallu sgorio’r gwasanaeth yn llawn yn sgil cyfnod clo’r pandemig.

Mynegodd y Swyddog Arweiniol – Tai Cymunedol (GD) ei siom o ran y cyfraddau bodlonrwydd cyffredinol llai, ond roeddent yn ddisgwyliedig yn sgil y gwasanaeth cyfyngedig (argyfyngau yn unig yn ystod y cyfnod clo). Yn flaenorol, roedd preswylwyr yn blaenoriaethu safonau gwasanaeth ar gyfer eu cartrefi eu hunain, ond yn ystod y pandemig, roedd y canolbwynt wedi newid i ddiogelwch eu cymdogaeth a’u cymuned.

Roedd meysydd ar gyfer gwella wedi’u nodi gan gynnwys ail-redeg yr arolwg STAR ar ddiwedd y flwyddyn er mwyn ailosod y data mewn trefn fel bod yr holl gynghorau a’r Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig yn gallu eu cymharu gyda data o fewn yr un ystod data.

Gan ymateb i gwestiynau gan yr Aelodau, dywedodd Swyddog Arweiniol – Tai Cymunedol:

·         roedd yn bwysig bod tenantiaid landlordiaid cymdeithasol yn derbyn gwasanaeth tebyg am y rhent roeddent yn ei dalu. Roedd data meincnodi wedi ei gyhoeddi gan Lywodraeth Cymru. Byddai’r wybodaeth yn cael eu rannu i aelodau.

·         Bod perthynas weithio da yn bodoli rhwng y Cyngor a Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig yn y sir.

·         Roedd mwy o ymatebion iau ac ar-lein i’r arolwg na’r blynyddoedd blaenorol.

·         Ymdrechwyd i sicrhau bod sampl cynrychioladol yn ymateb i’r arolwg. Cynhaliwyd arolygon deinamig yn ystod y flwyddyn hefyd.

·         Y pryder cadw a chynnal mwyaf ar gyfer preswylwyr oedd materion damprwydd/cyddwysiad yn y stoc dai hŷn, tra bod problemau mewn perthynas â baw cŵn yn bodoli ymysg y nifer uchaf o gwynion yn barhaus.

·         Roedd safon y gwaith ar brosiectau cyfalaf wedi derbyn cyfradd boddhad uchel yn gyson, tra bod cyfathrebu gyda thenantiaid ar y lefel isaf o foddhad, er gwaethaf pob ymdrech i wella ac addasu rhyngweithiad a dulliau cyfathrebu gyda thenantiaid y Cyngor.

·         Roedd cyfle i fynd ymlaen o dan y rhaglen effeithlonrwydd carbon i newid systemau gwresogi i ran arbed ynni - pympiau gwres yr awyr a phaneli solar ac ati.

·         Roedd tenantiaid yn gyfrifol am gynnal a chadw eu gerddi eu hunain. Roedd arfer archwiliad rhagweithiol gan y Swyddogion Tai. Rhoddwyd ystyriaeth i fentrau megis ‘no mow May’.  Lle bod angen, gall y Cyngor helpu tenantiaid i gynnal a chadw eu gerddi trwy roi’r offer angenrheidiol iddynt.

·         Cafodd tenantiaid Cymdeithas Tai Adra yn y datblygiad newydd yn Trefnant oll eu dewis o’r gofrestr tai cyffredin – a ddefnyddir gan y Cyngor a holl Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig, sy’n gorfodi tenantiaid posibl i roi tystiolaeth o’u cysylltiad i’r ardal leol.

Penderfynwyd:  yn amodol ar y sylwadau uchod -

(i)   cefnogi’r Cynllun Gweithredu Tenantiaid a Phreswylwyr Safonol Tai Cymunedol 2021 a luniwyd er mwyn ymateb i ganfyddiadau arolwg Hydref 2020 o denantiaid tai y Cyngor a chefnogi’r ddarpariaeth o flaenoriaethau corfforaethol Tai a Chymunedau Gwydn; a

(ii)          gwneud cais bod Adroddiad Gwybodaeth yn cael ei ddarparu i aelodau’r Pwyllgor yn nodi canlyniadau arolwg boddhad  ...  view the full Cofnodion text for item 7.

Derbyn adroddiad yn diweddaru (copi ynghlwm) gan y Pennaeth Cyllid ac Eiddo ar y cynnydd gyda’r Isadeiledd – thema adfer Adeiladau’r Cyngor.

11.45am – 12.15pm

Rhoddodd y Cynghorydd Julian Thompson-Hill, Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol, y wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor o’r Thema Adferiad Covid-19 ar gyfer Adeiladau’r Cyngor ers Medi 2020. Dywedodd wrth y Pwyllgor nad oedd cylch gwaith yr adroddiad yn cynnwys deiliadaeth ysgolion neu’r stoc dai.

Roedd yr Awdurdod yn dal i weithredu o dan ganllawiau Llywodraeth Cymru i gynghori staff a all weithio o gartref, barhau i wneud hynny. Roedd presenoldeb yn y swyddfa yn cael ei reoli gan reolwyr atebol a’r Uned Rheoli Cyfleusterau i sicrhau cydymffurfiaeth gyda’r rheoliadau presennol.

Unwaith fydd yr amodau yn caniatáu a phan fydd staff yn symud yn ôl i’r swyddfeydd, bydd hyn yn cael ei reoli yn ôl trefn rota, er mwyn cyfyngu ar y nifer o staff mewn unrhyw adeilad ar un adeg, gydag uchafswm deiliadaeth o 50%. Yn yr hirdymor, rhagwelwyd y byddai system hybrid yn cael ei ddefnyddio, lle byddai presenoldeb yn yr adeiladau ar gyfer cyfarfodydd yn hytrach na dibenion trafodaethol.

O ran cynnal a chadw adeiladau, roedd lleihad mewn gwaith cynnal a chadw rhagweithiol dros y 12 mis diwethaf, ond roedd hynny wedi rhoi cyfle i waith ar brosiectau mawr gael eu cwblhau. Nid oedd unrhyw ymyrraeth sylweddol i’r rhaglen waith.

Gan ymateb i gwestiynau gan aelodau, cafodd y Pwyllgor wybod gan yr Aelod Arweiniol a’r Pennaeth Cyllid ac Eiddo:

·         Y llynedd roedd tanwariant o ganlyniad i staff yn gweithio o gartref e.e. llai o wresogi, teithio a chostau argraffu, ad-daliadau Trethi Annomestig Cenedlaethol. Roedd cau adeiladau ysgolion am gyfnodau hir hefyd wedi lleihau costau.  Fodd bynnag, wrth symud ymlaen bydd costau a ysgwyddir ar gyfer buddsoddiadau TGCh, Iechyd a Diogelwch ac argraffu yn cynyddu eto.

·         Rhagwelwyd y byddai ffyrdd newydd o weithio yn arwain at ddeiliadaeth llai, ond nid yn angenrheidiol llai o adeiladau swyddfa. Mae gofodau a rennir yn dal i gael ei ymchwilio gyda sefydliadau partner.

·         Er bod canllawiau cyffredinol wedi cael eu rhannu gyda Chynghorau Tref, Dinas a Chymuned ar reoli eu hadeiladau ar ddechrau’r pandemig, nid oedd gan yr Awdurdod ddigon o adnoddau i helpu gyda rheoli a chynnal a chadw eiddo.

·         Roedd gweithgor hefyd yn edrych ar ffyrdd newydd o weithio ar gyfer aelodau etholedig.  Gobeithir cwblhau a gweithredu’r gwaith mewn amser ar gyfer yr etholiadau lleol nesaf.  Roedd bob aelod etholedig wedi cael cyfle i roi mewnbwn i’r gwaith trwy holiadur/arolwg.

Felly:

Penderfynwyd: - yn amodol ar y sylwadau uchod, derbyn y wybodaeth a ddarparwyd mewn perthynas â’r sefyllfa ddiweddaraf o ran trefniadau adeiladau swyddfa’r Cyngor a’r gwaith cynnal a chadw a gyflawnwyd trwy gydol y cyfnodau clo a’r pandemig.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Craffu (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r aelodau am faterion perthnasol.

12:15pm – 12:30pm

Cyflwynodd y Cydlynydd Craffu adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) yn gofyn i’r Aelodau adolygu Rhaglen Waith y Pwyllgor ac yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf ynglŷn â materion perthnasol.

Rhoddwyd gwybod i’r Pwyllgor bod cyfarfod arbennig o’r Pwyllgor Craffu Cymunedau wedi’i drefnu ar gyfer 26 Gorffennaf i ystyried adroddiad gan y grŵp tasg a gorffen a sefydlwyd i gefnogi a monitro’r broses o ddatblygu Asesiad o Lety Sipsiwn a Theithwyr statudol.

Bydd y cyfarfod nesaf ar 9 Medi. Yr unig eitem ar y rhaglen oedd ar Gyfrifoldebau Rheoli Llifogydd mewn perthynas â Ffos y Rhyl a Gwter Prestatyn. Roedd y Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Craffu yn cyfarfod ar brynhawn 1 Gorffennaf ac fe allai arwain at eitemau eraill i gael eu hychwanegu ar y rhaglen waith ar gyfer cyfarfod Pwyllgor Craffu Cymunedau ym mis Medi.

Gwnaed cais am adroddiad gwybodaeth ar feincnodi gyda’r Arolygon Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig ar gyfer y cyfarfod nesaf.

Felly:

Penderfynwyd:  cymeradwyo rhaglen gwaith i'r dyfodol y Pwyllgor yn amodol ar yr uchod.

Derbyn unrhyw ddiweddariadau gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar wahanol fyrddau a grwpiau’r Cyngor.

Dywedodd y Cynghorydd Huw Williams bod y Grŵp Tasg a Gorffen Rheoli Perygl Llifogydd a Pherchnogion Glannau Afon yn barhaus, a bod cynnydd yn cael ei wneud.

Dywedodd y Cynghorydd Peter Scott bod nifer o gyfarfodydd wedi cael eu cynnal o’r Grŵp Tasg a Gorffen Asesiad Llety Sipsiwn a Theithwyr, a oedd hefyd yn gwneud cynnydd da, ac roedd y cyfarfod nesaf ar ddydd Llun , 5 Gorffennaf.

Felly:

Penderfynwyd: derbyn y wybodaeth a ddarparwyd ar waith y grwpiau amrywiol gan gynrychiolwyr y Pwyllgor.

Daeth y cyfarfod i ben am 12:30pm