Agenda and draft minutes

Cafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan y Cynghorwyr Diane King ac Andrea Tomlin.

 

Rhoddodd y Cydlynydd Craffu wybod i’r Pwyllgor fod Arweinydd y Grŵp Annibynnol wedi rhoi’r gorau i’w rôl ar y Pwyllgor a’i fod wedi penodi’r Cynghorydd Bobby Feeley i wasanaethu yn ei le fel un o gynrychiolwyr y Grŵp

Aelodau i ddatgan unrhyw gysylltiad personol neu sy’n rhagfarnu ag unrhyw fusnes a nodwyd i’w ystyried yn y cyfarfod hwn.

 

Ni ddatganwyd unrhyw gysylltiad personol na chysylltiad personol oedd yn peri rhagfarn. 

 

Hysbysiad o eitemau y dylid, ym marn y Cadeirydd, eu hystyried yn y cyfarfod fel materion brys yn unol ag Adran 100B(4) Deddf Llywodraeth Leol 1972.

 

Ni chodwyd unrhyw faterion brys gyda'r Cadeirydd na’r Cydlynydd Craffu cyn y cyfarfod.

 

Derbyn cofnodion y Pwyllgor Craffu Partneriaethau a gynhaliwyd ar 28 Medi 2023 (copi’n amgaeedig).

 

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 28 Medi 2023. 

 

Materion yn codi:

Eitem 5, ‘Diweddariad ar Adroddiad Arolwg Ysgol Gatholig Crist y Gair’ – cadarnhaodd y Cadeirydd y byddai adroddiad cynnydd yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor ym mis Gorffennaf 2024 ar gyfer craffu pellach. Pwysleisiodd yr Is-Gadeirydd ei bod yn bwysig i’r Pwyllgor Craffu Perfformiad archwilio a monitro materion sy’n ymwneud ag addysg ar draws y Cyngor, yn enwedig darpariaeth yr awdurdod addysg lleol o ran gwasanaethau a chefnogaeth i ysgolion.

 

Eitem 8, ‘Cynllun Gweithredu Strategaeth Tai a Digartrefedd Sir Ddinbych’ – hysbyswyd yr aelodau y byddai rhagor o waith craffu’n cael ei wneud ar gyflawniad y cynllun gweithredu ym mis Tachwedd 2024.

 

Penderfynwyd: cymeradwyo cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Craffu Perfformiad a gynhaliwyd ar 28 Medi 2023 fel cofnod gwir a chywir o’r gweithrediadau.

 

Ystyried adroddiad ar y Gofrestr Risgiau Corfforaethol gan y Swyddog Cynllunio Strategol a Pherfformiad sy’n adolygu’r risgiau sy’n wynebu’r Cyngor a datganiad parodrwydd y Cyngor i dderbyn risg (copi’n amgaeedig).

10.10am – 11am

                                        EGWYL

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Polisi, Cydraddoldeb a Strategaeth Gorfforaethol yr adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw), gan atgoffa’r aelodau mai pwrpas y Gofrestr Risgiau Gorfforaethol oedd nodi’r digwyddiadau posibl yn y dyfodol a allai gael effaith niweidiol ar allu’r Cyngor i gyflawni ei amcanion a Chynllun Corfforaethol 2022 – 2027.

 

Dywedodd Pennaeth y Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol: Perfformiad, Digidol ac Asedau wrth yr Aelodau fod yr adroddiad diweddaru ar y Gofrestr Risgiau Gorfforaethol wedi’i lunio yn dilyn adolygiad ym mis Medi, a bod nifer o newidiadau wedi cael eu gwneud. Roedd yr atodiadau yn yr adroddiadau yn amlygu:

 

1.     Atodiad 1 – crynodeb o’r newidiadau sylweddol.

2.     Atodiad 2 - tabl a dadansoddiad o dueddiadau’r Risgiau Corfforaethol.

3.     Atodiad 3 – gwybodaeth fanwl am y 13 o Risgiau Corfforaethol.

4.     Atodiad 4 – nodyn atgoffa o’r Datganiad Parodrwydd i Dderbyn Risg - cytunwyd ym mis Tachwedd 2022 i’w adolygu ym mis Chwefror 2024.

 

Gofynnwyd i’r Pwyllgor ddefnyddio atodiadau 2 a 3 ar gyfer nodi meysydd i graffu ymhellach arnynt er mwyn llywio eu cynllun gwaith i’r dyfodol.

 

Eglurodd yr Arweinydd Tîm Cynllunio Strategol a Pherfformiad y bu’r adolygiad yn un cynhwysfawr er mwyn adlewyrchu’r newid o ran strwythur ac amgylchiadau’r Cyngor. Bu’n gyfle hefyd i uno a dad-ddwysau rhai risgiau. 

 

Yn yr adolygiad diwethaf ym mis Chwefror 2023, roedd yna 20 o Risgiau Corfforaethol. O’r risgiau hynny, roedd 9 ohonynt wedi cael eu cyfuno/ dad-ddwysau i lefel gwasanaeth (cyfeirir at hyn ym mharagraff 4.5 yn yr adroddiad). Fe ychwanegwyd dwy risg newydd at y Gofrestr – 51 a 52 – er mwyn adlewyrchu sefyllfa ariannol yr Awdurdod, gan arwain at gyfanswm o 13 o risgiau a nodwyd.  Nid oedd saith o’r risgiau hynny yn gyson â’r Datganiad Parodrwydd i Dderbyn Risg h.y. yn ddigon difrifol i fod ar y Gofrestr.

 

Gan ymateb i gwestiynau’r Pwyllgor, dywedodd y Swyddogion:

·       Bu’r Tîm Cynllunio Strategol yn ymgysylltu â swyddogion y Tîm Gweithredol Corfforaethol a’r timau rheoli gwasanaeth er mwyn mynd i’r afael â materion rheoli perfformiad a risg.

·       Roedd mwy o risg o ran gallu oherwydd y pwysau cyllidebol, ac roedd hynny’n risg gyffredin ar draws pob gwasanaeth.

·       Roedd y Tîm Cynllunio Strategol hefyd yn cefnogi proses y gyllideb trwy gasglu gwybodaeth ynghylch effaith toriadau yn y gyllideb ar lesiant cenedlaethau’r dyfodol trwy ganolbwyntio ar garfannau allweddol mewn cymunedau a nodau lles yn yr Asesiad o’r Effaith ar Les.

·       Roedd proses y gyllideb yn un gynhwysfawr ac ar y gweill, gan weithio trwy weithdai ar gyfer cynigion i ymdrin ag arbedion mawr. Yn ogystal, roedd y cynigion yn cael eu dosbarthu i’r Aelodau ac roedd cyfarfod Teams yn cael ei drefnu ar gyfer eu hystyried. Er yr arferai’r Gyllideb fod yn ‘ddigwyddiad’ blynyddol, bydd yn broses barhaus wrth symud ymlaen.

·       Roedd y papur Cyfeiriad Strategol, a rannwyd yn flaenorol â’r Aelodau, yn nodi ei fod yn anelu i fod yn Gyngor sy’n trawsnewid beth/ sut mae’n gweithio, yn hytrach na rhoi’r gorau i wasanaethau yn raddol.

·       Roedd gwybodaeth am y cynigion wedi’i dosbarthu i’r Aelodau (gweithdai a chyfarfodydd Teams ar gyfer sesiynau holi ac ateb gyda’r Pennaeth Gwasanaeth). Roedd cyfle i’r Aelodau godi pryderon ynghylch unrhyw gynigion yn y cyfarfodydd briffio hynny. 

·       Yna, roedd rhaid i bob cynnig fynd trwy’r broses ddemocrataidd agored a thryloyw ar gyfer gwneud penderfyniadau e.e. y Cabinet. Os nad oedd yr Aelodau’n hapus â’r penderfyniad a wnaed, roedd cyfle iddynt alw’r penderfyniad i mewn i graffu arno.

·       Roedd y gyfraith yn sicrhau bod penderfyniadau sy’n cael eu gwneud gan Awdurdodau Lleol yn cael eu rhannu’n swyddogaethau gweithredol (trwy’r Cabinet, penderfyniad dirprwyedig yr Aelod Arweiniol neu benderfyniad dirprwyedig y Swyddog Arweiniol)  ...  view the full Cofnodion text for item 5.

Ystyried y wybodaeth ddiweddaraf ynghylch perfformiad y Cyngor yn erbyn ei swyddogaethau, gan gynnwys amcanion y Cynllun Corfforaethol a Chydraddoldeb Strategol gan y Swyddog Cynllunio a Pherfformiad (copi’n amgaeedig).

11.15am – 12pm

 

Cyflwynodd yr Aelod Arweiniol Cyllid, Perfformiad ac Asedau Strategol a Phennaeth y Gwasanaeth Cymorth Corfforaethol:  Perfformiad, Digidol ac Asedau yr adroddiad (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) a oedd yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf am berfformiad y Cyngor yn erbyn y Cynllun Corfforaethol hyd at ddiwedd chwarter 2, Medi 2023.

 

Roedd newidiadau o ran cyflwyniad yr Adroddiad Diweddaru Perfformiad o gymharu â chwarter 1, a amlygwyd o dan adran 4.4 yn yr adroddiad, er mwyn ei gwneud yn haws nodi llwyddiannau corfforaethol a meysydd ar gyfer gwella.

 

Roedd y Cabinet wedi ystyried yr Adroddiad Diweddaru Perfformiad yr wythnos gynt, gan nodi dau faes perfformiad ar gyfer gwella, a ychwanegwyd at adroddiad chwarter 2:

 

·       Gwasanaethau Amgylcheddol a Thai – rhoi diweddariad ar berfformiad yn erbyn y dangosydd yn ymwneud â chanran y ffyrdd a phalmentydd wedi’u difrodi a wnaed yn ddiogel o fewn yr amser targed.

·       Bod y Sefydliad yn rhoi trosolwg o’r cynnig diwylliannol a ddarperir ar draws gwasanaethau’r Cyngor fel rhan o’r cynllun i ddatblygu’r gwaith o gyflwyno’r Strategaeth Ddiwylliannol a sut y byddai hynny’n gysylltiedig â lles personol ac economaidd.

 

Rhagwelwyd y byddai cynnal perfformiad yn dueddol o fod yn heriol wrth symud ymlaen, o ystyried y pwysau ariannol a’r gostyngiadau anochel i wasanaethau yn sgil hynny.

 

Rhoddodd y Swyddog Cynllunio a Pherfformiad drosolwg o’r adroddiad, gan egluro mai’r amcan oedd nodi statws y mesuryddion perfformiad ar gyfer pob prosiect, gweithgaredd a naw thema’r Cynllun Corfforaethol.

 

Ar y cyfan, roedd y sgoriau perfformiad ar gyfer:

·       Mesuryddion – oren (derbyniol) a

·       Phrosiectau – melyn (profi rhwystrau) ar wahân i’r thema Sir Ddinbych teg, diogel a mwy cyfartal oedd â sgôr coch (blaenoriaeth ar gyfer gwella) oherwydd y problemau parhaus o ran tlodi a diweithdra.

 

Wrth grynhoi statws y gwahanol Themâu Corfforaethol, dywedodd y Swyddog Cynllunio a Pherfformiad:

 

Tai o ansawdd yn Sir Ddinbych sydd yn bodloni anghenion pobl -

·       Roedd ymyriad newydd ‘Fy Nghartref Sir Ddinbych’ wedi arwain at lai o unigolion yn datgan eu bod yn ddigartref. Roedd llai o bobl ar y rhestr aros Un Llwybr Mynediad at Dai (ULlMaD), ond roedd y niferoedd yn parhau’n uwch na’r hyn roedd yr Awdurdod yn dymuno ei weld ar y rhestr.

·       Bu i bwysau ariannol a diffyg capasiti brofi’n heriol o ran prosiectau effeithlonrwydd ynni cartrefi’r Cyngor er mwyn paratoi ar gyfer Safonau Ansawdd Tai newydd Cymru.

 

Sir Ddinbych ffyniannus -

·       Mae rhai heriau o ran prosiectau mwy yn Ninbych a’r Rhyl yn parhau, oherwydd oedi a phrinder cyllid. Rhagwelwyd y byddai’r cyhoeddiad diweddar o ddyraniad Ffyniant Bro 3 yn mynd i’r afael â’r problemau hyn.

·       Gwelwyd cynnydd o ran twristiaeth a gwariant cysylltiedig.

·       Roedd cyflogau a swyddi yn parhau’n flaenoriaeth ar gyfer gwella. Cafodd strategaeth economaidd ei llunio, gan ddefnyddio gallu ac arbenigedd allanol gan Swyddfa Comisiynydd Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol.

 

Sir Ddinbych iachach, hapusach a gofalus -

·       Roedd rhai heriau o ran cyflwyno’r dull ysgol gyfan ar gyfer iechyd meddwl.

 

Sir Ddinbych sy'n dysgu a thyfu - 

·       Roeddent yn parhau i aros am fesuryddion cyrhaeddiad gan Lywodraeth Cymru er mwyn gallu deall perfformiad ysgolion o fewn y cyd-destun dan sylw.

·       Roedd y Rhaglen Moderneiddio Addysg yn parhau i brofi oedi – cafodd diweddariadau penodol eu cynnwys yn yr adroddiad.

·       Roedd Cymorth y Blynyddoedd Cynnar, Llwybrau a Sir Ddinbych yn Gweithio yn cyflawni canlyniadau cadarnhaol.

 

Sir Ddinbych sydd wedi cysylltu’n well - 

·       Mae trwsio difrod i ffyrdd a phalmentydd yn parhau’n destun pryder.

·       Mae’r terfyn cyflymder 20mya wedi cael ei gyflwyno bellach.

 

 

Sir Ddinbych mwy gwyrdd -

·       Rydym yn parhau i chwilio am ddulliau ar gyfer mesur y gostyngiad mewn tunelledd carbon o gadwyni cyflenwi.

·       Roedd paratoadau ar y gweill i adolygu’r  ...  view the full Cofnodion text for item 6.

Ystyried adroddiad gan y Cydlynydd Craffu (copi ynghlwm) yn gofyn am adolygiad o raglen gwaith i’r dyfodol y pwyllgor a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r aelodau am faterion perthnasol.

12pm – 12.20pm

 

Cyflwynodd y Cydlynydd Craffu’r adroddiad a’r atodiadau (a ddosbarthwyd ymlaen llaw) er mwyn gofyn i’r Pwyllgor adolygu ei raglen gwaith i’r dyfodol. 

 

Roedd cyfarfod nesaf y Pwyllgor Craffu Perfformiad wedi’i drefnu ar gyfer 25 Ionawr 2024, ac roedd dwy eitem ar y gweill ar gyfer rhaglen y cyfarfod hwnnw.

 

       I.          Safonau Gwasanaeth Llyfrgell 2022/23 a

     II.          Sicrhau Ymgysylltiad mewn Addysg.

 

Cafodd yr adroddiad ar y Strategaeth Datblygu Economaidd a Busnes a oedd fod i gael ei gyflwyno yng nghyfarfod mis Ionawr ei symud i gyfarfod mis Mawrth, gyda chaniatâd gan y Cadeirydd.

 

Atgoffwyd y Pwyllgor gan y Cydlynydd Craffu, os oedd unrhyw beth yn yr adroddiadau a gyflwynwyd yn y cyfarfod presennol, yr oeddent o’r farn bod angen craffu ymhellach arnynt, y dylent lenwi’r ffurflen yn atodiad 2 ar gyfer cyfarfod nesaf y Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Craffu ym mis Ionawr.

 

Yn un o gyfarfodydd diweddar y Grŵp Cadeiryddion ac Is-Gadeiryddion Craffu, bu iddynt drafod cynnig i ystyried y prosesau/ gweithdrefnau ar gyfer gwneud cais am gyllid grant e.e. Y Gronfa Ffyniant Gyffredin/ Cronfa Ffyniant Bro, er mwyn sicrhau bod yr Awdurdod yn gallu cyflwyno ac ymateb i geisiadau ar fyr rybudd os oedd angen. Roedd angen gwneud mwy o waith mewn perthynas â dirnad diben yr adroddiad a chanlyniadau archwilio’r mater, ond rhagwelwyd y byddai’n cael ei ychwanegu at y rhaglen gwaith i’r dyfodol, yn ystod gwanwyn 2024 yn ôl pob tebyg.

 

Roedd adroddiad gwybodaeth ynghylch Rheoli Stoc Tai’r Cyngor wedi’i restru ar y rhaglen gwaith i’r dyfodol i’w chyflwyno i’r Pwyllgor ym mis Mawrth 2024. Roedd cyswllt agos rhwng y pwnc hwn ac eitem ar raglen y Pwyllgor Craffu Cymunedau ar 1 Chwefror, ac felly byddai’n cael ei gynnwys yn yr adroddiad hwnnw.

 

 

 

Penderfynwyd: yn amodol ar yr uchod, i gadarnhau rhaglen gwaith i’r dyfodol y Pwyllgor fel y nodir yn Atodiad 1 yr adroddiad.

 

Cael y wybodaeth ddiweddaraf gan gynrychiolwyr y Pwyllgor ar Fyrddau a Grwpiau amrywiol y Cyngor

 

Dywedodd y Cadeirydd, y Cynghorydd Hugh Irving, wrth y Pwyllgor nad oedd wedi gallu mynychu un o gyfarfodydd Bwrdd Prosiect Adeilad y Frenhines yn ddiweddar, gan ei fod ar ei wyliau. Cynhelir cyfarfod nesaf y Bwrdd yr wythnos nesaf, a bydd yn mynychu’r cyfarfod hwnnw.

 

Adroddodd yr Is-Gadeirydd, y Cynghorydd Gareth Sandilands ar un o gyfarfodydd diweddar y Grŵp Craffu Cyfalaf y bu iddo ei fynychu. Yn y cyfarfod hwnnw, bu i’r Grŵp ystyried cynigion ariannol ar gyfer Prosiect Felodrom Rhuthun, estyniad i adeilad yr ysgol, ceisiadau ariannol ar gyfer gwneud mân addasiadau, yn ogystal â sut y byddai cyllid cyfalaf yn cael ei wario yn y dyfodol. Bu i’r Pwyllgor

 

Benderfynu: derbyn yr adroddiadau a dderbyniwyd ar lafar.

 

Daeth y cyfarfod i ben am 12.20pm